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103.09.01 高階簡報製作技巧-印刷工業技術研究中心-詹翔霖教授
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00995555--226688999977 教學部落格hhttttpp::////mmyyppaappeerr..ppcchhoommee..ccoomm..ttww//cchhaannrrss
2.
• 大陸國務院發展研究中心訪問教授 •
大陸清華大學醫藥經營管理所教授 • 大葉大學企管、休管系副教授 • 高苑科技大學企管系助理教授 • 文化大學國企系兼任副教授 • 實踐大學國企系兼任副教授 • 日本產經協會MTP 講師 • 行政院勞委會創業顧問師評審委員 • 經濟部企業經營管理協會諮詢輔導顧問 • 行政院勞委會員工協助方案師 • 台灣創意設計中心諮詢輔導顧問 • 行政院勞委會/ 圓夢計劃創業諮詢輔導顧問 • 經濟部中小企業升級轉型諮詢輔導健診顧問 • 高雄市政府教育局教學策略聯盟專任委員 • 職訓局產學訓審查委員 • 三寶教育基金會執行委員 主 要 經 歷
3.
著 作 •
2001.07- 顧客導向之服務系統與作業流程規劃 • 2001.08- 公司多元經營管理策略 • 2002.08- 加盟連鎖體制與運作 • 2003.02- 產業知識管理運用 • 2007.11- 知識管理價值及運用機制 • 2008.06- 【EAPs 】在企業之運用及建置流程 • 2008.11- 創新管理與企業改革之運用 • 2009.09-MBA 企業個案實務分析 • 2010.01- 共通核心職能課程實務 • 2010.07- 如何建立TTQS 系統為企業教育訓練架構 • 2011.10- 管理與人生【有聲書】 • 2011.12-EMBA 管理學決勝關鍵/ EMBA 領導學決勝關 鍵 • 2012.06- 領導統御- 主管職責與管理技巧【有聲書】
4.
人生就像舞臺般不到謝 幕永 遠不知道自己有多精
彩
5.
自我推銷的方式之一,就是簡報 • 簡報之所以讓人害怕的原因,在於從事前準備、
製作投影片、彩排演練到正式上台,往往是個不 斷取捨、刪減的過程。 • 簡報是能與繁忙的客戶、老闆或主管接觸的稀有 機會,一場直指人心、激發改變的簡報,往往和 工作能力劃上等號。 • 凡是必須「講話」的溝通場合,能夠清晰、精確 地表達自己的想法,達到溝通說服的效果,幾乎 是職場工作者必須具備的軟實力。
6.
無法溝通把想法傳達給其他人 等於是放棄了…你 •
人們能夠藉由簡報的視覺和口語溝通,引 發共鳴、促使改變。 • 巴菲特年輕時曾經懼怕上台發表意見,日 後成功時,被問到是否曾經刻意培養哪些 習慣獲取成功時,巴菲特如此回答:「你 必須在生活中培養溝通能力,如果你無法 好好溝通,設法把想法傳達給其他人,這 等於是放棄了你的潛力。」
7.
三種簡報 • 三種簡報
• 告知(inform) • 說服 (persuade ) • 訓練(train)
8.
簡報是一項複雜的任務 • 需要不斷的反饋和調整,才能改進。
• 每一場簡報前,先確認你希望製造的結果 • 每場簡報後,反思一下簡報的結果,然後 做出調整。 • 把「計畫、準備、進行、審思-PDCA」流 程融會貫通,就不會再害怕。
9.
分析聽眾、找出關鍵目標,簡報成功率最大 化 《為什麼要聽你說?》木馬文化
• 成功的簡報,除了發話者流暢的溝通術、 訊息本身有足夠意義,多數人容易忽略 「受眾」在簡報中的重要性。 • 簡報的重點不是你說了多少,而是聽眾吸 收了多少;重要的不在你說了什麼,而是 聽眾理解到什麼。 • 別忙著埋頭製作簡報,先分析你的聽眾。
10.
小白兔釣魚 • 第一天,小白兔去釣魚,一無所獲。
• 第二天,牠又去釣魚,還是如此。 • 第三天牠剛到,一條大魚從河裏跳出來, • 大叫:你要是敢再用胡蘿蔔當魚餌,我就 扁死你。
11.
關鍵目標聽眾
12.
《成功簡報》作者珍妮佛‧羅騰多 • 熟悉vs.陌生:視主題調整資訊蒐集法
羅騰多建議,碰到十分熟悉的主題,簡報者應聚焦於「如 何精準掌握目標對象的需求」,將資訊蒐集的重點放在 「對於簡報對象的了解程度」和「對方為何需要這項產品 或服務」。 • 面對不熟悉的主題,研究主軸則是「如何快速讓自己成為 相關領域專家」,並將資料蒐集的重點放在「如何才能取 得正確資訊」以及「如果碰到一些短期無法學會的技術性 資訊,該怎麼辦」。 • 對此,羅騰多提出的解決方法是「善用公司資源」。例如 ,儘管自己對於所要簡報的新產品一無所知,但公司裡一 定有人知之甚詳,只要虛心請教研發、行銷、客服等部門 的專家,並加以彙整,就能一窺全貌。 • 蒐集資料時,擁有能打聽消息的人脈當然最好;但如果找 不到人,對方的公司網站與文宣品,會是很好的研究起點 。
13.
必要vs.更好 依聽眾需求提供進階訊息 •
無論蒐集到的資訊再怎麼多元豐富,簡報者都要設法將資 訊區分為兩大類:「(聽眾)務必知道的」(need-to-know) 和「(聽眾)知道了也很不錯的」(nice-to-know) 。 • 前者指的是聽眾不能不知道的資訊,所以務必要放入投影 片中,以達到預設的簡報目的;後者雖然重要性較低,卻 可以充當補充資料,以增加簡報吸引力。 • 例如,如果你即將向客戶就軟體升級議題做簡報,那麼 「後端軟體升級的必要性」與「軟體由6.0版升級至8.0 版可創造的效益」等資訊,就屬於客戶「務必知道的資 訊」;至於「敝公司上半年度獲利成長兩倍」「軟體的研 發者」等訊息,則屬於客戶「知道了也很不錯的資訊」。 • 羅騰多強調,資訊分類的關鍵在於依照「聽眾需求」、而 非「簡報者的認知」來思考。否則,就算簡報者說得再頭 頭是道,萬一內容並不是聽眾想聽的,簡報效果就會大打 折扣。
14.
導言→主體→結論 選取適合的流程結構 •
完成資料蒐集與整理後,最後一步就是將資訊分 門別類,架構簡報大綱。簡報大致包含導言、主 體、結論,如何有效連貫這三個層次,取決於簡 報者選取什麼形式的「流程結構」。 • 《簡報聖經》作者傑瑞‧魏斯曼(Jerry Weissman)指出,「流程架構」是簡報者說故 事的邏輯與脈絡,用以帶領聽眾從「單一投影 片」提升到「理解整體」的層次,讓人「見樹又 見林」。
15.
撰寫腳本、設計投影片、製作簡 報 •
克里夫.艾金森:「想要讓自己的簡報突飛猛進 ,最重要的作法就是在建立PowerPoint 檔案之前 ,就先想好整個簡報的故事。」艾金森也提出了 以故事為中心的簡報製作3步驟:撰寫腳本、設 計投影片、製作簡報。 • 簡報者製作簡報之前,要先撰寫腳本,再以視覺 化思維來設計投影片的效果。 • PowerPoint是一種將故事視覺化的工具,腳本能 夠開啟它未曾發揮的潛能,讓簡報者與觀眾得到 意外的驚喜。無論如何,簡報者千萬要先寫好腳 本之後,再動手製作投影片。
16.
最適用於商業簡報的形式,便是 「問題與解決之道」: •
通篇簡報環繞著問題層層開展,說明自己所能提 出的解決方案,強調「我們對你有什麼好處?」 這種流程,正類似麥肯錫顧問們簡報時常用的 「金字塔結構」。 • 要小心的是,許多人使用「問題與解決之道」這 種流程時,往往會過於強調問題的嚴重與複雜性 ,導致聽眾只聽到一個又一個問題,卻遲遲等不 到解決方案。 • 因此,比較恰當的做法應該是,先簡要帶過問題 ,緊接著說明解決方案,強調「我們能如何幫你 解決問題」,因為這是簡報者最希望、也最需要 聽眾記得的內容。
17.
TED風格 • 全球都在瘋「TED」,在美國「TED
式風 格」演說已經成為專有名詞! • 「TED」分別代表科技( Technology)、娛 樂( Entertainment)和設計( Design), 邀請不同領域的講者「散播好的idea」。 • 從柯林頓、高爾到Google創辦人,都曾經受 邀至TED發表18分鐘的演講。
18.
為什麼TED 吸引人? •
每場TED 簡報,都傳遞著「言之有 物」 、 「言之有理」 、 「言之有據」 、 「原來如此」的觀點,在精簡的時間 內,精確的訴求「關鍵重點」 • 聽眾者吸收到知識、觀點的感覺會有一 股求知慾上升、欲求不滿足、意猶未盡 的感受。
19.
為什麼是18分鐘的簡報? • 研究顯示,人腦平均最能專注的時間是18
分鐘 • 因此TED就以18分鐘為上限,把精華濃 縮在18分鐘內,讓觀眾在最短時間內獲得 最重要的資訊。
20.
真誠的訊息,觸發改變 • 隨著科技的演進,輔助演說的工具愈來愈多元,
例如投影片、影音檔等;然而,溝通的本質始終 沒有改變,那就是用真誠的訊息,引起共鳴、驅 使人們改變想法、獲得啟發進而採取行動。 • 透過TED,全世界各地的人在歷史上第一次可以 直接面對面或透過網路,接觸到當代最才華洋溢 的頭腦與心靈,從他們身上學習與人面對面溝通 和有效傳達的心法,掌握「說話」這項能夠發揮 重大影響力的武器。
21.
具體( specific) 獨一無二的主張、體驗與觀點
• 「我們講的是故事,一定要有個人的情感 與觀點。」TEDxTaipei 2012 講者、現任 Code for Tomorrow 基金會發起人徐子涵表 示,台上分享的內容一定是自己做過的事 情,絕不是抄來或聽來的。而第一手經驗 的真實故事(real story),可以讓現場 「亮起來」。
22.
簡潔( simple) 「一槍命中」的說服力道
• 「世人不會留意也不會長久記住我們在此地說的 話,但他們永遠不會忘記勇士們在此地所做過的 事情。」1863年,林肯(Abraham Lincoln ) 發表的〈蓋茲堡演說〉(Gettysburg Address ) ,短短278字,只用了二分多鐘,道盡了追求民 主的決心。而今,TED規定18分鐘發言時間 (這是人類注意力的極限),形同考驗每一個講 者如何安排發言與訊息的順序(process),在 有限的框架內,既要讓人想一直聽下去,也學到 東西。
23.
真誠( sincere) 來自情感的共鳴最有效
• 以12年時間研究人類心靈脆弱的布芮妮‧布朗 (Brené Brown;《脆弱的力量》作者),回想 她在TED演講的經驗時表示:「如果演講要有 效果,就不能模仿別人,必須和觀眾產生共鳴。 當我在台下時,發現前面幾場和我最有共鳴的演 講,講者就只是真情流露而已。」 • 從TED講者的分享中,不僅從中了解每一位講者 的專業知識,更能學到如何在18分鐘之內善用短 講技巧向觀眾傳達理念,也許你不一定能站上 TED舞台,卻能透過簡報推銷自己,提高自己在 職場中的能見度,進而讓老闆點頭、客戶下單, 以軟實力提高自己在職場中的價值!
24.
個案研析 • 向蘋果學4個精湛的簡報技巧
http://www.managertoday.com.tw/?p
25.
簡報就是化繁為簡的藝術 • 史蒂夫‧賈伯斯在新產品問世的簡報中,經
常用「三重點法則」(rule of 3),以強 而有力的方式傳播概念。 • 而且,賈伯斯一張投影片只會出現一則最 主要的訊息和一幅圖片,讓全球蘋果迷心 甘情願熬夜看著線上直播,一次次感受賈 伯斯的魔力。
26.
• 從蘋果公司的全球開發者大會學到一些簡 報技巧。他們高超而專業的展演方式,總
是令人印象深刻,也為產品加分。 • 專欄作家卡曼.蓋洛整理出以下4個蘋果 簡報的原則,多加練習,下次上台時換你 驚豔全場
27.
1.吸引觀眾注意 • 只有90秒的時間抓住觀眾的眼球,如果甫
開場就令人感覺無聊,想重新吸引他們的 注意力將十分困難。 • 以蘋果為例,2012年的大會上,觀眾原本 預期由執行長提姆‧庫克開場,結果首先說 話的是iPhone智慧語音助理Siri。 • 一開頭便引人注目,觀眾當然感興趣。
28.
2.避免使用列點 • 蘋果的投影片充斥豐富的照片與文字,但
沒有條列式的項目符號。 • 一旦使用項目符號,你的簡報容易充滿一 行行文字,陷入視覺匱乏的排版窘境。 • 建議若想使用清單,可在左邊放圖像、右 邊放列表,亦可逐項加上動畫,增添展示 的變化。
29.
3.加強訊息的易讀性 • 庫克等人說明資料時,經常會強化資料與
觀眾的關聯,讓觀眾更容易理解。 • 如,當蘋果介紹一款厚度僅0.71英寸的筆 記型電腦時,講者便把自己的手指放在電 腦旁比對,說:「它比我的手指還要 薄。」 • 不只提供資料,應設想如何讓觀眾更容易 理解它。
30.
4.投影片力求簡潔與圖像化 • 每當庫克提供一個統計資料時,簡報上只
會出現這個數字;因此,別寫上滿滿的資 訊,一次只需要告訴觀眾一件事。 • 盡量將文字和概念都圖像化,例如庫克說 蘋果已向應用程式開發者開了50億美元的 支票,簡報上便顯示一張「開給開發者、 金額為50億美元」的支票。
31.
打造簡報的「入口」 節錄自《1分鐘簡報法》一書,由商周出版發行 •
「十五秒內拋出問題」是為了引起聽者的興趣,因此不是 拋出任何問題都可以的。 大家最常犯的毛病是—— 「各位!你們認為大幅提升公司生產力的方法是什麼 呢?」 聽者只會覺得:「我哪知道啊!」 • 有一種狀況,伴隨著投影畫面上出現大大的數字(譬如 「1235」),簡報者常會大聲問道:「各位知道這個數字 代表了什麼意思嗎?」 聽者反應通常同上。 • 拋出這類問題,一般來說效果都很差。接著簡報者繼續說 :「其實呢,這是敝公司去年的客戶總數!」 聽者反應通常是:「那又怎樣?」 要是在這一開始的階段就讓場子變冷,之後是不可能挽回 的。
32.
發問的重點 • 是針對對方也有所認知、能夠共同思考的話題進
行切入。 首先稍微提起聽者也曉得的話題,把這當作入口 ,帶領聽者一同進入你的簡報世界 • 等聽者一踏進來,就立刻清楚點出當前面對的課 題(問題點、困境、待解決事項),如此一來, 聽者心中便會湧上問號:「是啊,這該怎麼辦才 好呢?」這時你再帶出整場簡報的主題。
33.
34.
講重點! • 如孩子希望父母在說話時,弄清楚的一件
事。孩子覺得囉嗦,常在於我們說得太多 ,無法停止。 • 請先想想,我要表達的重點在哪裡?請清 楚聚焦在這個重點,讓說話用在刀口上, 句句關鍵。
35.
用HOW、WHY、WHAT,打造好「問 題」-網載 •
使用開放式問法的關鍵詞:「HOW」、 「WHY」、「WHAT」,會是個好方法 ,因為能夠誘導聽者擴大思考範圍。 • 另一方面,由於簡報的目的是透過你的提 案,讓不好的現狀,在將來能變好,你該 拋出的問題就不出這兩者。
36.
想讓聽者對將來的美好遠景有所想 像時,請使用下列三種問句之一 •
【HOW+GOOD】 • 如何做才能變好呢? 【WHY+GOOD】 • 為什麼好呢? 【WHAT+GOOD】 • 哪一點好呢?
37.
想讓聽者對目前的問題點有所認知 時,請使用下列三種問句之一 •
【HOW+BAD】 • 如何解決問題點呢? 【WHY+BAD】 • 為什麼不好呢? 【WHAT+BAD】 • 哪一點不好呢?
38.
39.
規劃簡報起承轉合 • 起:精心設計的「開場白」,以吸引聽眾。
• 承:讓聽眾的腦、眼、心全聚焦於簡報「主體」。 • 轉:聽眾的問與答。 • 合:「結論」要能引發聽眾後續的思考、討論與行動 。
40.
態度、形象、聲音展現台風 • 成功的簡報最主要的關鍵是
• 態度與形象,佔58% • 其次是聲音,佔35% • 準備的內容只佔7%
41.
七個標準 1、言之有物——有知識、有思想、有內容 ,這是根本
2、言之有序——有邏輯性 3、言之有理——有道理 4、言之有禮——有禮節 5、言之有文——有文采 6、言之有情——有情感 7、言之有趣——有幽默
42.
國際奧會 • 形容這場簡報「震憾人心」,96名投票委
員對於日本是否已走出遭震災的疑慮,因 此一掃而空。 • 負責規畫東京申奧團隊簡報的創辦人暨執 行長尼克‧法雷表示,成功的簡報,不但可 以堅定支持者的決心,也可以令心存猶疑 者改變立場。
43.
一場成功的簡報,可以創造多少價值? 400億美元 •
2013年9月8日,日本東京獲得2020年奧運主辦 權。申奧成功的關鍵,在於一場45分鐘的簡報。 初估舉辦奧運可為日本創造的經濟效益,就是400 億美元。 • 「我會站在這裡,是因為運動救回了我的人生」。 • 負責開場的人,不是簡報團隊7名成員中職銜最高 的日本首相安倍晉三,而是一位右腳戴著義肢、出 身於311大地震災區宮城縣氣仙沼市的跳遠選手佐 藤真海。緊接著,現場播出佐藤戴著義肢練習的影 片,依序再由每個人以英語或法語分享「運動如何 改變我的人生」的心得。
44.
簡報無往不利 3秘訣 http://www.managertoday.com.tw/?p=30015
• 好的溝通技巧,不只展現在有效的提案報 告上,更會帶動你的事業生涯;若溝通欠 佳,即使想出再好的點子也是枉然。 • 蓋洛(Carmine Gallo),講述成功的展演 ,必須具備以下3個要素,讓你的點子與 接收者無縫接軌。
45.
1.易懂( understandable) •
好的簡報,會屏除賣弄專業的行話、過度 修飾的詞藻或複雜難懂的概念。讓簡報易 懂的方法很多,卡曼最推崇「推特標題 法」(Twitter-Friendly Headlines ),擬 出140個字以內的訴求,用一句話說明你 的中心主旨。以史提夫‧賈伯斯(Steve Jobs)為例,他於2001年推出iPod時, 用「把1000首歌放進你的口袋」說明; 2008年推出 MacBook Air時,則是「世界 上最輕薄的筆電」。
46.
2.好記( memorable) •
如果接收者沒辦法記住你報告的內容,那 麼內容再優質也無用。根據神經學家的研 究,人在短期內只能記住3到7個項目, 為求最佳效果,卡曼建議使用魔法數字── 3:試著將你的報告整理出3個重點;將簡 報一共分成3個部份;告訴受眾應當執行 的3個步驟。當然,本篇文章也是3個最 精華的重點。
47.
3.有情緒張力( emotional) •
想佐證你的說法,不能缺乏數據資料與理 性說明;但是想激勵受眾採取行動,你需 要的是具備感染力的感性說服。卡曼主張 ,「故事」具有張力、能引發情緒感受與 行動,且甚少被使用。試著說一個簡短的 故事,讓你的簡報更突出。
48.
魅力型演說 • 精彩演說=很多天分+臨場發揮
• 好演說=練習、練習、再練習 +不斷準備
49.
你無法叫醒一個裝睡的人 也無法感動一個不愛你的人
50.
【 比山高的是人】 有人說,前進的路上總是
阻著高山,成功的目標總是路 途遙遠。是的,如果你只想在 家門口轉悠,不會有高山阻擋,不過永遠也不會有迷人的風 景。如果你把目標定在蹲下就 能夠著的地方,也不會感覺遙 遠,只是一生也不會體驗什麼 叫排除萬難的快感。一位詩人 說過,比山高的是人,比路長 的是腿。拿出這種氣概,是不 是感覺人生如此豪邁!
51.
永遠不要放棄夢想!
52.
今天做別人不願做的事 明天才能做別人做不到的事
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