Intervento di Giacomo Barbieri, Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti e Consulente per l'Innovazione degli Studi professionali, in occasione del Tour Organizzazione ACEF 2015.

1. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
TecnologieTecnologie
ed e-businessed e-business
Giacomo Barbieri
Membro della Commissione «Organizzazione
e Gestione Studio» – ODCEC di Bologna
Consulente per l’Innovazione degli Studi
Professionali

2. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Programmare gli investimenti inProgrammare gli investimenti in
IT per il 2014IT per il 2014
Il sistema IT di uno studio deveIl sistema IT di uno studio deve
garantiregarantire
affidabilitàaffidabilità
prestazioniprestazioni
attraverso la massima semplicitàattraverso la massima semplicità
•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»
•Quello che c’è deve servire a qualcosaQuello che c’è deve servire a qualcosa

3. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Siamo in grado
di controllare la
tecnologia e le
novità che
introduciamo o
rischiamo di
esserne
ostaggio?

4. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Siamo soddisfatti di comeSiamo soddisfatti di come
stiamo già gestendo lestiamo già gestendo le
singole aree applicative?singole aree applicative?
• Partenza obbligata sono le personepersone che
dovranno usare gli strumenti, altrimenti
potremmo arrivare ad una soluzione ideale
ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
• Di quali aspetti si lamentano?
 tenere traccia delle anomalie!
• Che cosa non sarebbero assolutamente in
grado di usare?
• Come valorizzare i giovani?

5. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Di cosa non si puòDi cosa non si può
fare a meno?fare a meno?
• Flessibilità/versatilità/elasticitàFlessibilità/versatilità/elasticità
• ScalabilitàScalabilità
• SicurezzaSicurezza
• ProtezioneProtezione
• ManutenibilitàManutenibilità
• SemplicitàSemplicità

6. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Di quali applicazioniDi quali applicazioni
ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?
• gestionale specifico da
commercialista
• produttività personale
• collaborazione
• archiviazione/classificazione/
ricerca
• banca dati

7. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Le scelte strategicheLe scelte strategiche
Quale dei vari software «guida» la
filiera?
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolovincolo del
progetto?)
A quale software affidiamo
organizzazione del lavoro,
consuntivazione, fatturazione?
In quale modulo risiedono i dati critici
per la gestione dello studio? Anagrafiche,
elenco pratiche, modelli, archivi

8. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
I buoni propositiI buoni propositi
finite lefinite le
dichiarazionidichiarazioni
questa voltaquesta volta
cambiamo ilcambiamo il
softwaresoftware
gestionale !gestionale !

9. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
«finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
Perché?Perché?Perché?Perché?
costacosta
troppotroppo
costacosta
troppotroppo
non fanon fa
quello chequello che
ci serveci serve
non fanon fa
quello chequello che
ci serveci serve
non ènon è
nellanella
nuvolanuvola
non ènon è
nellanella
nuvolanuvola
nonnon
interagisceinteragisce
coi clienticoi clienti
nonnon
interagisceinteragisce
coi clienticoi clienti
È lento, èÈ lento, è
vecchiovecchio
È lento, èÈ lento, è
vecchiovecchio
È troppoÈ troppo
complicatocomplicato
È troppoÈ troppo
complicatocomplicato
gligli
aggiornamentiaggiornamenti
tardanotardano
gligli
aggiornamentiaggiornamenti
tardanotardano
l’assistenzal’assistenza
fa acquafa acqua
l’assistenzal’assistenza
fa acquafa acqua

10. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
sarebbe ilsarebbe il
31 dicembre e31 dicembre e
non l’abbiamonon l’abbiamo
ancoraancora
cambiato…cambiato…

11. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
… e perché non l’abbiamo cambiato?
ComeCome
mai?mai?
ComeCome
mai?mai?
Avevamo poiAvevamo poi
deciso dideciso di
cambiarlo?cambiarlo?
Avevamo poiAvevamo poi
deciso dideciso di
cambiarlo?cambiarlo?
E cosa stateE cosa state
aspettando,aspettando,
di grazia?di grazia?
E cosa stateE cosa state
aspettando,aspettando,
di grazia?di grazia?
CostanoCostano
troppotroppo
CostanoCostano
troppotroppo
Fanno leFanno le
stessestesse
cosecose
Fanno leFanno le
stessestesse
cosecose
La nuvolaLa nuvola
è unè un
rischiorischio
La nuvolaLa nuvola
è unè un
rischiorischio
I mieiI miei
clienti nonclienti non
sono prontisono pronti
I mieiI miei
clienti nonclienti non
sono prontisono pronti
È già ilÈ già il
31???31???
È già ilÈ già il
31???31???
I call centerI call center
sono tuttisono tutti
ugualiuguali
I call centerI call center
sono tuttisono tutti
ugualiuguali
E imparareE imparare
tutto datutto da
capo? A checapo? A che
pro?pro?
E imparareE imparare
tutto datutto da
capo? A checapo? A che
pro?pro?

12. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Il software gestionaleIl software gestionale
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti
stanno integrando funzionalità per il
controllo di gestione, la collaborazione,
l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni
paragonabili ai software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni
proprietarie valgono la maggiore
integrazione con il gestionale?

13. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Il software gestionaleIl software gestionale
• Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione
• Come capire quando è ora di cambiare?
• Come gestire la transizione?

14. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
La produttività personaleLa produttività personale
• Outlook: generazione di azioni partendo da
un messaggio, sincronizzazione tra
dispositivi differenti, PEC, integrazione con i
social network
• Word: stampa unione, indici/sommario,
revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di
controllo dei dati, formattazione
condizionale
• Access: analisi dati
• Powerpoint

15. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Strumenti per la collaborazioneStrumenti per la collaborazione
• gestione agenda
• contatti
• scambio documenti
• condivisione processo di
creazione documenti nello
studio, con i clienti, con altri
professionisti, con la p.a., da
remoto

16. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Nuovi strumenti da valutare
• www.wetransfer.com
• www.dropbox.com
• www.evernote.com
• www.teamviewer.com
• www.webex.com
• www.ifttt.com
• www.wappwolf.com

17. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox

18. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Elaborazione di una stima aziendale da
parte del perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio
automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo
traccia automatica delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei
documenti viene aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro
ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda,
sia da casa
Esempio di uso di Dropbox

19. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox

20. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca
• Capitalizzare la conoscenza dello
Studio
• Seguire il ciclo di vita di un
documento (workflow)
• Raccolta dati dagli altri software
• Pubblicazione di dati per gli altri
software

21. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Banche datiBanche dati
• Sono ancora strumenti attuali?
• Perché spendere in costosi
abbonamenti se gli utilizzatori
preferiscono fare ricerche su
Google o Wikipedia?
• Qual è il valore aggiunto? Lo
stiamo realmente usando?

22. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Architetture a confronto
Fisica / Virtuale / CloudFisica / Virtuale / Cloud
Quale è più adatta al nostro scopo?
Stiamo già usando prodotti cloud?
Lo scenario BYOD (Bring Your Own
Device) per gestire gli end-point

23. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Una proposta concretaUna proposta concreta
Fisica / Virtuale / Cloud
per gli end-point
(con ricorso al BYOD)
periferiche
(stampanti,
multifunzione, switch,
connettività, server,
storage di rete)
per l’infrastruttura IT
(server applicativi e
desktop virtuali)
costo fisso da ammortizzare costo variabile

24. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Client TipoClient Tipo
PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA
mobilitàmobilità
integrazioneintegrazione
ergonomiaergonomia
archiviazionearchiviazione
sicurezzasicurezza

25. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Client Tipo PROFESSIONISTA
mobilitàmobilità
integrazioneintegrazione
ergonomiaergonomia
archiviazionearchiviazione
sicurezza!sicurezza!

26. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Alcuni obiettivi spiccioliAlcuni obiettivi spiccioli
validi per tuttivalidi per tutti
• Minimizzare la ripetizione dei dati
• Avere le informazioni che servono quando
servono
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1) Condividere la rubrica telefonicarubrica telefonica (con sé stessi sui vari
dispositivi e con i colleghi)
2) Condividere l’agendaagenda (dentro e fuori studio)
3) Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio documenti
4) Raccogliere dati gestionalidati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)

27. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
A cosa prestare attenzione in unA cosa prestare attenzione in un
progetto Cloud?progetto Cloud?
• Complessità tecnica della soluzione /
manutenibilità
• Business continuity: un’architettura cloud ha
punti deboli diversi (tipicamente la
connettività…)
• Informativa adeguata al cliente per non
incorrere in violazione del segreto
professionale, valorizzazione dei vantaggi

28. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
A cosa prestare attenzione in unA cosa prestare attenzione in un
progetto Cloud?progetto Cloud?
• Controlli sulla riservatezza più serrati
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio,
garanzie di riservatezza e rispetto del
segreto professionale, di protezione dei dati,
di collocazione dei dati, nomina a
responsabile del trattamento, obbligo di
informativa sulle variazioni tecniche,
modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!

29. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
RiflessioniRiflessioni
• Oggi si può fare a menoOggi si può fare a meno
dell’infrastruttura IT comedell’infrastruttura IT come
tradizionalmente intesa?tradizionalmente intesa?
• Perché devo mantenere un server diPerché devo mantenere un server di
posta interno? Che vantaggio mi dà?posta interno? Che vantaggio mi dà?
La versione online di Exchange costaLa versione online di Exchange costa
78€/anno per utente…78€/anno per utente…
• Come fare la scelta del gestionale?Come fare la scelta del gestionale?

30. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
In conclusioneIn conclusione
conviene investireconviene investire
inin strumentistrumenti, in, in
softwaresoftware o ino in
conoscenzaconoscenza??

31. Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Grazie dell’attenzione
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
@dott_barbieri
Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna
www.barbieri.it