Archiviazione elettronica e gestione della conoscenza - Timur Khoussainov

Archiviazione elettronica

e Gestione della conoscenza
Dott. Timur Khoussainov

Toffoletto De Luca Tamajo e Soci

Studio Legale
Bologna, 30 ottobre 2015

© Toffoletto De Luca Tamajo e Soci 2015 2
CHE COS’È (PER NOI)
LA CONOSCENZA?

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© Toffoletto De Luca Tamajo e Soci 2015
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
E GESTIONE DELLA CONOSCENZA
Che cos’è la conoscenza?

dal Webster:

the fact or condition of knowing (…) something with familiarity
gained through experience or association
dal Devoto:

apprendimento / presa di contatto / consapevolezza acquisita /
acquisizione sul piano logico o dell’esperienza
“Experience or association” o “Acquisizione”
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Che cos’è (per noi) la conoscenza?

La conoscenza è prevalentemente

esperienza
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Caratteristiche del “knowledge management” negli studi legali:

Il settore legale è fra i primi (in media 10 anni) ad aver adottato
sistemi di knowledge management.

Il motivo è sempre stato quello di incrementare la qualità del
servizio.
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Caratteristiche del “knowledge management” negli studi legali:

La gestione della conoscenza negli studi legali ha un ambito
oggettivo ristretto (nel nostro caso il diritto del lavoro);

La tipologia di materiale è anch'essa limitata (giurisprudenza,
dottrina, pareri, contratti, etc.).

L’archiviazione e la classificazione sono fatte da professionisti
del settore.
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IL SISTEMA
DI KNOWLEDGE MANAGEMENT
DEL NOSTRO STUDIO

Le tre funzioni del nostro sistema di Knowledge Management
archiviazione di materiale;

ricerca libera e ricerca per temi e wiki;

creazione di documenti (contratti di lavoro, transazioni,
etc.).
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ARCHIVIAZIONE

Archiviazione:
Selezione e upload dei documenti nel sistema da parte
dei collaboratori (giurisprudenza, dottrina, pareri,
contratti, etc.).

Classificazione manuale dei documenti da parte dei
collaboratori.

…Ricerca dei documenti da parte dei collaboratori.
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RICERCA LIBERA

Ricerca libera:
Una banca dati unica per contenere tutti i diversi tipi di informazione:
giurisprudenza, dottrina, stampa, legislazione, conoscenza interna
(collegamento con il gestionale di studio).
Automazione di alcuni processi di data entry: l’estrattore di informazioni;
Multiclassify: lo stesso documento può essere archiviato sotto diverse voci
(cc.dd. tag). Ad esempio una sentenza che tratta di licenziamento per
giusta causa, di contratto a termine e di patto di non concorrenza può
essere inserita nelle diverse cartelle (licenziamento/licenziamento per
giusta causa/contratto a termine/patto di non concorrenza), senza
necessità di duplicare il documento.
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Ricerca libera:
Ricerca full text e semplificata senza standards di inserimento (per esempio
per cercare sentenze sull’art. 18 dello Statuto dei lavoratori è sufficiente
digitare: 18 300).
Riferimenti normativi e giurisprudenziali vengono estratti automaticamente e
vengono creati collegamenti automatici tra i documenti: questo consente
ad esempio di ricercare tutte le sentenze che citano una certa sentenza
o una norma giuridica etc.
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CREAZIONE DI DOCUMENTI

Punti critici del modello tradizionale di creazione dei documenti:

Centinaia di modelli con nomi incomprensibili;

Difficoltà a mantenere un elenco unico e aggiornato
(nascono tanti archivi non condivisi);

Facile sottrazione da parte di collaboratori in uscita;

Difficoltà nel controllo della qualità (ogni volta bisogna
rileggere tutto perché non si sa dove si è andato a
prendere il modello).
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Punti critici del modello tradizionale di creazione dei documenti:
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Tempo
1 ora
Studio
Ricerca del
modello
Revisioni
Parte
creativa
Invio al
cliente
Bozza
Errore
Attività

Creazione di documenti

Abbiamo invertito il processo tradizionale di gestione della conoscenza,
fondato principalmente sull'archiviazione di modelli predeterminati
che comportava: lungo tempo di ricerca, incertezza, moltiplicazione di
modelli non facilmente catalogabili, impossibilità di tenere conto delle
innovazioni.

Lo abbiamo, quindi, sostituito con un procedimento che crea ogni volta il
documento, tenuto conto delle variabili della fattispecie, con la stessa
logica che sta alla base del ragionamento dell’avvocato.

Il sistema ha anche una funzione didattica: spiega il perché delle
domande.
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Quindi, l’avvocato può concentrarsi soltanto sul contenuto invece che
sull'aspetto formale del documento (cosa che avviene nel normale
processo fondato su directory/word processor).
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Tempo
1 ora
Studio e
creazione
documento
Revisione
Parte
creativa
Invio al
cliente
Attività

Il nostro processo di creazione dei documenti

Il processo di creazione si svolge attraverso un’intervista, che richiede di
rispondere a una serie di domande, facendo una scelta tra le possibili
opzioni. Al termine dell’intervista, viene redatto dal sistema un
documento.

Il documento può essere corretto in ogni sua parte, ritornando alla
domanda inerente la singola clausola e modificando la risposta.

Al termine del processo di redazione, il documento viene convertito in
formato testo (RTF) o PDF.
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Conclusioni
Da una corretta gestione della conoscenza consegue non solo un
incremento nella qualità del prodotto offerto al cliente ma anche
nell’efficienza del lavoro.

Il modello di gestione della conoscenza non deve uniformare gli
utilizzatori ma deve essere in grado di adattarsi alle caratteristiche del
singolo. Perché?

1. Uniformare gli utilizzatori richiede energie e tempo (è inefficiente);

2. È più semplice creare un modello di gestione della conoscenza che
recepisca le diverse tipologie di input e le classifichi in modo
uniforme (facilitando la ricerca).

3. La partecipazione degli utilizzatori è naturalmente incentivata.
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Milano
Via Rovello, 12
Milano - 20121
Tel. (+39) 02 721441
Fax (+39) 02 72144500
Napoli
Viale Antonio Gramsci, 14
Napoli - 80122
Tel. (+39) 081 684771
Fax (+39) 081 7614453
Roma
Piazza Cavour, 19
Roma - 00193
Tel (+39) 06 95550765
Fax(+39) 06 95550766
Bergamo
Via XX Settembre, 18/b
Bergamo - 24122
Tel. (+39) 02 721441
Fax (+39) 02 72144500
North America: Canada - Mexico - United States
Central & South America: Argentina - Brazil - Colombia - Panama - Peru
Western Europe: Austria - Belgium - Cyprus - Denmark - Finland - France - Germany - Greece - Ireland - Italy
Luxembourg - Netherlands - Norway - Portugal - Spain - Sweden - Switzerland - United Kingdom
Eastern Europe: Belarus - Czech Republic - Estonia - Hungary - Latvia - Lithuania - Poland - Romania - Russia - Slovakia - Turkey - Ukraine
Middle East & Asia Pacific: China - India - Israel - Japan - Korea, Republic of - New Zealand - Singapore - United Arab Emirates
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