La dematerializzazione- Massimiliano Grippaldi
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Intervento di Massimiliano Grippaldi, Partner & Marketing Manager di PFU Fujitsu Italia, al Meeting Nazionale ACEF 2014, 14/10/2014 - Convento san Domenico, Bologna
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La dematerializzazione- Massimiliano Grippaldi
- 1. Fujitsu: efficienza e performance per dematerializzare i documenti Massimiliano Grippaldi Partner Manager All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 1
- 2. Presentazione della società PFU PFU, una società controllata interamente da Fujitsu, responsabile dello sviluppo, della produzione e del marketing degli scanner per immagini di Fujitsu nel mondo intero. Presidente e amministratore delegato: Kiyoshi Hasegawa Dipendenti: 4.295 (nel mese di marzo 2012) Capitale versato: ¥ 4.980 milioni (US$ 50 milioni)* Ricavi dalle vendite (Risultati consolidati per l'anno finanziario 2011): ¥ 110,5 miliardi (US$ 1,1 miliardo)* Società affiliate: 5 internazionali 12 nazionali Creazione: Novembre 1960 Azionista : Fujitsu Ltd. Sede di Ishikawa - Sviluppo hardware - Sviluppo software - Garanzia qualità Centro ProDeS - Sviluppo e produzione Sede di Tokyo - Vendite e marketing PFU Imaging Solutions Europe Limited PFU Shanghai Co., Ltd. PFU Technology Singapore Pte. Ltd. *US$1 =JP ¥ 100 PFU Systems, Inc. 2 KnowledgeLake, Inc. All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 2
- 3. Tutti hanno a che fare con la carta All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 3
- 4. Perché eseguire la scansione? - Costo della carta 1. In media, la carta occupa il 15,3% dello spazio in ufficio. (AIIM 2012) 2. La gestione elettronica dei file consentirebbe dopo 5 anni di dimezzare lo spazio necessario per conservare la carta, permettendo di risparmiare in media l'8% dei costi di ufficio (AIIM 2012) 3. Dal 2010, il costo medio dello spazio per uffici nel mondo è aumentato di circa il 10% (Cushman & Wakefield 2013) Dati AIIM: © AIIM 2012, www.aiim.org All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 4
- 5. Perché scansionare? – È un'opportunità per creare valore aggiunto • Maggiore produttività • Accesso immediato e condivisione semplificata • Processi controllati e ripetibili • Riduzione del lavoro manuale Automazione del processo aziendale Integrazione con le applicazioni di Valore scannerizzata cliente - La qualità è tutto! • Conformità alle norme • Migliore coinvolgimento • Fedeltà del cliente • Riduzione dei costi Leve di attività settore La realizzazione degli obiettivi inizia con l'immagine All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 5
- 6. Leve di azione: motivi per investire Questo grafico mostra i maggiori fattori che inducono a utilizzare gli scanner in un'organizzazione 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% © AIIM 2012, www.aiim.org Consultazione/condivisione di documenti aziendali Processo più produttivo Riduzione dello spazio fisico di stoccaggio Sicurezza dei dati e conformità Tempi di risposta più rapidi per clienti/cittadini/personale Accuratezza e qualità dei dati migliorate Accesso remoto per telelavoro o continuità aziendale Riduzione dei costi di affrancatura/trasporto e gestione della documentazione Sostenibilità/iniziative ambientali Flessibilità per la modifica e l'esternalizzazione dei processi All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 6
- 7. Perchè scegliere Fujitsu? Perchè Fujitsu è #1 ? • Competenza Dedicata Focus esclusivo di PFU nel mercato scanner EMEA Obiettivo: creare più customer value, più facilmente Ampia gamma per ogni esigenza • Prodotti di alta qualità Affidabilità, garanzia di valore Medesimo standard per i clienti, anche nelle future generazioni • Channel Loyal Model Esclusivamente attraverso una rete di partner con esperienza Programma & supporto tecnico Andamento Quota di mercato EMEA negli ultimi 12 Mesi Fujitsu Source: Infosource Switzerland European High Speed Scanner Report 15ppm+ Scanners, Q1 2013 All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 7
- 8. Quote del mercato degli scanner a livello mondiale N.America Fujitsu, Other, 44% 56% Japan Fujitsu, 64% Other, 36% W.Europe Fujitsu, 56% Others, 44% Fonti: Infotrends 2012, Infosource 2012 All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 8
- 9. Scanner per immagini Fujitsu fi-6800 fi-5950 N1800 fi-5530C2 fi-6750S fi-6670 fi-6770 ScanSnap S1300i (Win e Mac) fi-7160 fi-7180 fi-7260 fi-7280 ScanSnap S1300i Deluxe (Win) fi-65F Fi-6110 fi-6010N ScanSnap IX100 (Win e Mac) ScanSnap iX500 Deluxe (Win e dispositivi mobili) ScanSnap iX500 (Win, Mac e dispositivi mobili) ScanSnap SV600 (Win e Mac) ScanSnap S1100i (Win e Mac) All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 9
- 10. Affidabilità: disallineamento ridotto Tempo risparmiato prevenendo e correggendo questo problema Approccio tradizionale I documenti disallineati verranno trascinati e collocati di traverso in corrispondenza dei fogli Lavoro di preparazione aggiuntivo per allineare in modo corretto i fogli nei batch misti Innovazione: allineamento meccanico Rulli di prelievo indipendenti 1. Rotazione indipendente 2. Arresti rotazione 2ª pagina Direzione di alimentazione della carta 2ª pagina Direzione di alimentazione della carta 1. 2. All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 10
- 11. Affidabilità: protezione alimentazione innovativa iSOP – intelligent Sonic Paper Protection Innovazione Esistente Rilevamento delle irregolarità durante L'iSOP rileva i disturbi acustici l'alimentazione della carta Un sensore a ultrasuoni rileva un inceppamento durante l'alimentazione della carta per evitare danni alla documentazione Sensore Rullo di arresto Braccio di pressione Codificatore Rullo di prelievo Protegge in modo efficace l'alimentazione di documenti con carta sottile Due sensori acustici rilevano in anticipo le irregolarità percependo durante il processo il rumore della carta. Sensore acustico 1 Documenti disallineati Graffette Sensore acustico 2 Batch misti 160 gm2-27 gm2 Previene in modo attivo lo stropicciamento Arresto scansione e il danneggiamento di documenti (anche nel caso di carta di riso) All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 11
- 12. La famiglia ScanSnap Semplice, veloce, compatto NUOVO Scanner wireless con Wi-Fi e batteria integrata Simplex 5,2 secondi per foglio Tipo a testa mobile Il modello base con funzionalità avanzate a un prezzo conveniente Simplex 7,5 secondi per foglio con alimentatore di documenti Modello standard per l'utilizzo più versatile Duplex 12 ppm Scanner a testa mobile contactless per la scansione di pagine di giornali e libri senza rimuovere la rilegatura Simplex 3 secondi per foglio (fino al formato A3 ) Modello di punta con funzionalità di scansione ad alta velocità e alta qualità Duplex 25 ppm All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 © PFU LIMITED 210214
- 13. Il concetto ScanSnap Acquisizione “One Touch” facile e veloce Compatibile con i software più comuni Soluzione completa e facile da usare che include le più comuni applicazioni di produttività! All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 13
- 14. Una copia esatta senza sforzo Bianco & Nero Colori All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 14
- 15. Cos’ è ScanSnap SV600? Scansione dall’alto, senza contatto, di alta qualità Permette di gestire qualsiasi documento, dal biglietto da visita alla rivista Offre tutti i vantaggi che da sempre contraddistinguono la famiglia ScanSnap Include Rack2-Filer Smart, software professionale per la gestione dei documenti personali Una nuova prospettiva di scansione All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 15
- 16. ScanSnap SV600 offre… Accesso immediato allo scanner Posizionare il documento Premere il pulsante Scan Girare pagina per proseguire la scansione di un documento rilegato All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 16
- 17. ScanSnap SV600 offre… All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 17
- 18. ScanSnap SV600 offre… Funzionalità di scansione multi-pagina Design compatto per un minimo ingombro All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 18
- 19. La mobilità sta cambiando il panorama aziendale Entro il 2017, quando Android avrà superato iPad, i tablet metteranno alla prova i PC in fatto di vendite. Fonte: IDC Worldwide Quarterly Tablet Tracker, marzo 2013 Entro il 2015, la popolazione di lavoratori mobili mondiale raggiungerà la cifra di 1,3 miliardi, ovvero il 37,2% della forza lavoro totale. IDC - Worldwide Mobile Worker Population 2011-2015 Forecast, dicembre 2011 Tra il 2013 e 2017 il mercato della mobilità aziendale e BYOD crescerà ogni anno del 15%. CompTIA - Trends In Enterprise Mobility, febbraio 2013 Entro il 2015, il 60 percento degli Information Worker interagirà con applicazioni per contenuti tramite un dispositivo mobile. Gartner - How to Take Video Mobile With Enterprise Video Content Management, giugno 2013 All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 19
- 20. ScanSnap iX100… Contribuisce ad aumentare la produttività Scansione su più dispositivi via Wi-Fi Batteria agli ioni di litio integrata Dotato di processore GI Soluzione portatile (400 g) All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 20
- 21. Due modalità Wi-Fi Punto di accesso Collegamento diretto Commutazione automatica All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 21
- 22. Scansione fino al formato A3 Unione delle pagine senza foglio di supporto A B A B All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 © PFU LIMITED 220214
- 23. ScanSnap iX100 Software ScanSnap Manager Driver Automatizzato per lo Scanner Win Mac CardMinder Software per la gestione dei biglietti da visita Win Mac ScanSnap Organizer Organizer per file PDF/JPEG Win Mac ScanSnap Connect App Crea e organizza file PDF utilizzando Smart Device ABBYY FineReader per ScanSnapTM Software OCR Win Mac 3 mesi Premium All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 © PFU LIMITED 220314
- 24. All rights reserved ©PFU Imaging Solutions Europe Ltd 2013 24
Editor's Notes
- Fujitsu è il quarto fornitore di servizi IT al mondo. Creata nel 1960, la stessa PFU è un'azienda da $ 1,1 miliardo presente a livello internazionale e completamente controllata da Fujitsu che progetta, sviluppa, produce, vende e gestisce l'hardware dei computer, le periferiche e il software e i sistemi delle imprese. Con a capo il presidente Kiyoshi Hasegawa, la società conta più di 4.000 dipendenti nel mondo e possiede 12 società affiliate in Giappone e 5 all'estero, tra cui PFU EMEA. La sede per la gestione internazionale di PFU è in Giappone a Ishikawa e invece la sede per l'area EMEA è a Londra.
- The main purpose of a scanner is to turn paper into an electronic file in order to get all the benefits of a digital document as opposed to a paper document. No matter how hard we try to digitize most of our work, paper is still all around us. Everybody, whether we want it or not, deals with paper.
- Ecco alcuni dati che fanno riflettere su quanto possono costare a una società gli attuali processi cartacei...e le aree in cui la scansione dei documenti potrebbe aiutare a ridurre i costi... In sostanza, nonostante il maggiore utilizzo di documentazione elettronica, nel mondo viene utilizzata ancora molta carta; non solo la carta richiede di essere conservata in spazi sempre più costosi, ma quando si tratta di recuperare e riutilizzare le informazioni, questa è anche un supporto molto inefficiente e insicuro. Dati AIIM: © AIIM 2012, www.aiim.org "Industry Watch: Paper Free Capture 2012"
- Perché ci concentriamo solo sugli scanner? Perché rappresentano un'ottima opportunità per creare valore per i clienti e di conseguenza migliorare la loro attività, la nostra e quella dei nostri partner di canale. Questo valore può manifestarsi attivando l'automazione aziendale...consentendo ai clienti di implementare processi di conoscenza semplificati e coerenti, migliorando la produttività e riducendo i costi operativi. Questo valore può essere anche realizzato facendo leva su altri fattori che stimolano l'attività, come la crescente necessità di conformarsi alle norme e il desiderio di rafforzare l'interesse degli utenti, con il risultato di migliorare la fedeltà e la differenziazione. Quasi ogni settore ha la capacità di usufruire dell'integrazione tra le informazioni scannerizzate e i processi e le applicazioni. Tutti, dalle grandi aziende, fino alle piccole e persino piccolissime imprese, passando da enti governativi, servizi sanitari e strutture educative, hanno l'opportunità di generare valore e un maggiore ritorno sugli investimenti utilizzando i sistemi aziendali esistenti. E tutto inizia con la qualità dell'immagine scannerizzata. Gli scanner Fujitsu sono la rampa di lancio per ridurre la gestione e il lavoro manuale richiesti per trattare le informazioni fisiche, basate su carta, nonché per offrire la possibilità di utilizzare le stesse informazioni in modo più efficace.
- La possibilità di cercare e condividere meglio i documenti è in realtà il primo motivo per eseguire la scansione e l'acquisizione dei dati. Nella dispersiva organizzazione di oggi, la distanza dall'armadietto dei documenti o peggio, dalla scrivania di un collega, può essere molto lunga e fonte di distrazione. Un processo più produttivo e minori costi di archiviazione sono considerati essere il secondo motivo, seguito dalla necessità di conformarsi alle norme e infine dal desiderio di migliorare i tempi di risposta a favore dei clienti, dei cittadini e del personale. (Il 70% dei partecipanti al sondaggio di AIIM ha segnalato che la sua velocità di risposta a favore dei clienti è migliorata di un fattore di minimo 3, oltre il 30% per un fattore di almeno 10) La riduzione dei costi di affrancatura, del trasporto e della logistica legata alla gestione della documentazione (ad es. trasporto della carta verso le stampanti e poi verso le strutture di archiviazione) è naturalmente un motivo più importante per le organizzazioni che utilizzano maggiori quantità di carta e consente di ridurre non solo i costi, ma anche l'impronta ecologica delle società. © AIIM 2012, www.aiim.org "Industry Watch: Paper Free Capture 2012" I risultati si basano sulle risposte a un sondaggio sul web al quale hanno partecipato 395 membri della comunità AIIM tra il 30 novembre 2011 e il 3 gennaio 2012 ed esclude le organizzazioni con meno di 10 dipendenti e fornitori di prodotti o servizi correlati alla gestione di contenuti elettronici. Gli inviti a partecipare al sondaggio sono stati inviati via e-mail a 65.000 membri selezionati della comunità di AIIM. Il 69% dei partecipanti era del Nord America (US 56%, Canada 13%) con 22% dall'Europa e il 4% dal Medio Oriente e dall'Africa.
- So Why Choose Fujitsu? Fujitsu scanners continue to be the market leader within the European marketplace, gaining share year-on-year from 2011 to 2012. The reason for this continued success is simple: PFU is exclusively focused on the scanner market. This means all of our expertise and resource is aimed at finding new ways to help our customers generate and be able to realise additional value opportunities for Customers and Channel Partners alike from scanning and document imaging. We also provide a wide range of products allowing us to build solutions that are relevant to a wide range of customer situations and needs. We have high quality products that are reliable and effective, backed up with an industry leading Assurance Program – ensuring that our customers are able to realise that value with as little interruption as possible. The resulting experience is that many of our customers trust us enough to award us multiple generation replacement business. And we have a channel friendly model that supports and rewards our channel partners, be they distribution or reseller partners, not just monetarily, but also with loyalty. We protect our channel partners with the knowledge that PFU will not take business away from them by selling scanners directly to end users, building strong relationships that mutually benefit PFU, our Partners and our Customers. In a nutshell, we educate, we enable, we generate leads and drive the marketplace forwards by developing of innovative applications for new, robust technology.
- PFU Fujitsu è leader nel mercato mondiale in termini di volume e valore degli scanner venduti. In molti mercati, rappresentiamo circa la metà o più di tutti gli scanner venduti e innoviamo continuamente i nostri prodotti per aumentare la quota e l'estensione generale del nostro mercato creando opportunità per altre società di approfittare dei vantaggi della scansione.
- Pertanto, qui possiamo vedere esattamente a chi si adattano i nuovi modelli desktop: all'impiegato che dovrà svolgere scansioni ad-hoc e in batch dal volume regolare ma relativamente basso come parte della propria routine giornaliera, utilizzando uno scanner situato sulla propria scrivania, ma che non è una persona specializzata nella scansione a volume elevato per il ruolo che ricopre.
- Garantire una corretta alimentazione negli scanner desktop tradizionali può richiedere un'ulteriore preparazione per il corretto allineamento di fogli misti o una quantità notevole di lavoro extra in caso di disallineamento di un foglio, in quanto ciò potrebbe causare l'inceppamento e il conseguente disallineamento dei fogli successivi. Negli scanner fi-7160, 7260, 7180 e 7280, questo problema è stato risolto tramite il meccanismo di allineamento meccanico che consente di risparmiare perdite di tempo dovute a disallineamenti composti (tempo precedente speso in contromisure preventive) e di scansionare in modo affidabile batch misti di documenti di varie dimensioni e tipi. Entrambi i rulli di prelievo agiscono in modo indipendente sui lati sinistro e destro. Un disallineamento della carta non avrà ripercussioni sui successivi fogli, in quanto il rullo che non è più in contatto con il foglio guida arresterà l'alimentazione mentre il rullo sinistro che è ancora in contatto con il foglio guida continuerà l'alimentazione. Questo meccanismo consente ai nuovi modelli di scansionare in modo sicuro una serie record di documenti di vario tipo; con carta che parte da 27 e arriva ai 413 grammi per metro quadro.
- La serie Z vantava il primo posto nel percepire gli inceppamenti di documenti su carta sottile: un caricamento scorretto della carta che passava attraverso il meccanismo a rullo veniva percepito con errore di un millimetro. La nuova gamma ha migliorato ulteriormente questo aspetto; l'aggiunta di due sensori acustici rileva ora anche irregolarità nel suono dell'alimentazione della carta, non appena questa entra nel meccanismo di alimentazione a rullo, riducendo il rischio di disallineamenti o danni. I sensori sono in grado di riconoscere suoni errati relativamente a documenti con graffette e batch misti con pesi e dimensioni della carta differenti (da un tipo di carta da 160 gm2 fino alla carta di riso da 27 gm2. Le alimentazioni multiple (quando due o più fogli vengono alimentati nello scanner) vengono ora rilevate con maggiore precisione e l'utente viene avvisato in tempo in modo da evitare spiegazzamenti o perdite accidentali di informazioni importanti. Tuttavia, il sistema è anche abbastanza intelligente da riconoscere quando ci sono i documenti che presentano volutamente allegati cartacei, quali note adesive o foto, ed è in grado di evitare che tali zone facciano scattare l'allarme del sensore, consentendo una scansione continua senza interruzioni.
- Per soddisfare le esigenze di questi lavoratori mobili, Fujitsu ha introdotto nella gamma ScanSnap lo scanner wireless ScanSnap iX100 caratterizzato da un'elevata praticità di utilizzo.
- Quando è stata l'ultima volta che ti sei trovato in una riunione dove almeno una persona prendeva appunti su un tablet? Quando è stata l'ultima volta che hai ricevuto un messaggio e-mail di lavoro "inviato da iPhone"? Ieri? Uno dei principali fattori trainanti dell'attuale mercato della tecnologia è la mobilità. Sono testimoni di questo fatto tutte le società e i servizi che tentano di assecondare il movimento BYOD (Bring Your Own Device) e il modo in cui sempre più dispositivi personali divenuti di uso comune sono ormai perfettamente integrati, favorendo l'espansione del cosiddetto Internet degli oggetti. Grazie alla diffusione della tecnologia IP sarà Internet a seguire noi. Poiché non ci dovremo più preoccupare di trovarci in determinati luoghi per accedervi, i lavoratori mobili potranno trarne molti più vantaggi e al contempo fornire molto più valore al posto di lavoro connesso. Collegamento al rapporto IDC: http://www.idc.com/research/viewtoc.jsp?containerId=232073 Collegamento al rapporto Gartner: https://www.gartner.com/doc/2516615/video-mobile-enterprise-video-content Collegamento al secondo rapporto IDC: https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS24002213 Collegamento al rapporto CompTIA: http://www.virsage.com/cloud-computing/assets/files/Microsites/Latest%20Trends/Report_CompTIA_Mobility_study_Full_Report.pdf La maggior parte dei professionisti IT è ormai consapevole che Bring Your Own Device (BYOD) non è un movimento passeggero. Per il mercato della mobilità aziendale e BYOD è infatti previsto un aumento annuo del 15 percento per i prossimi quattro anni, fino a raggiungere la cifra di 181 miliardi di dollari USA entro il 2017. Questa statistica è contenuta in un nuovo rapporto CompTIA risultato di un sondaggio condotto nel mese di febbraio 2013 su 500 dirigenti aziendali e IT responsabili delle decisioni sulla mobilità. Vedere a questo proposito il grafico. Nel settore della scansione, i lavoratori mobili che hanno la possibilità di trarre i massimi benefici dalla connessione ai servizi online includono gli agenti immobiliari e coloro che prestano servizi sul campo come i tecnici dell'assistenza, gli operatori sanitari a domicilio, gli agenti assicurativi, i liquidatori e i periti che spesso recano visita ai loro clienti per la revisione dei contratti e la gestione dei sinistri. In breve, qualsiasi lavoratore mobile che richiede una firma per portare a termine la sua attività avrà la possibilità di digitalizzare immediatamente i documenti firmati e di introdurli automaticamente nel flusso di lavoro sicuro dell'organizzazione.
- Impostare il router come punto di accesso per stabilire la connessione Wi-Fi. Lo scanner è collegato al punto di accesso per trasferire i dati acquisiti ai dispositivi. Le informazioni digitalizzate possono essere trasmesse ai dispositivi mobili tramite iX100 anche in movimento o in assenza di un punto di accesso.
- Scansione senza problemi di documenti di formato superiore all'A4. Basterà piegare a metà i documenti grandi e a scansione terminata l'iX100 riunirà automaticamente i diagrammi o i grafici suddivisi su due pagine. *Funzioni di ScanSnap Manager (Windows/Mac OS) e non disponibili nell'applicazione ScanSnap Connect. *È necessario eseguire l'aggiornamento alla versione più recente di ScanSnap Manager.
- *1 L’applicazione è disponibile per il download gratuito per sistemi WindowsⓇ e Mac OS sul sito ScanSnap, su Google Play by Google Inc. per utenti AndroidTM (su Amazon Appstore by Amazon.com, Inc. per utenti kindle) e su App Store by Apple Inc. per utenti iOS (costi utilizzati per effettuare il download sono a carico dell'utente). Evernote è un servizio cloud che aiuta a organizzare e salvaguardare informazioni e idee. ScanSnap iX100 è collegato a Evernote, quindi gli utenti potranno inviare i documenti digitalizzati su Evernote con facilità. In bundle con ScanSnap iX100 tre mesi di Evernote Premium * La vendita di iX100 che include Evernote Premium (licenza di 3 mesi) è fino ad esaurimento scorte e può variare in base al paese in cui si acquista.