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Fondazione Milano- Principali aree di attività<br />Milano Civica Scuola di Musica articolata in Istituti (Musica Antica, ...
Il 4 agosto il Sindaco ne ha firmato l’Atto Costitutivo, scegliendo il modello giuridico istituzionale della “fondazione d...
3<br />Offerta formativa<br />CORSICURRICOLARI<br />FORMAZIONE PERMANENTE<br />FORMAZIONE PER PROFESSIONISTI<br />Corsi di...
4<br />15.000.000 €<br />Bilancio<br />3.139<br />2009/2010<br />Allievi<br />203<br />Dipendenti<br />510<br />Collaborat...
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7<br />Rapporti con il Comune di Milano<br />Una convenzione trentennale ed alcune linee guida regolano la gestione dei qu...
Bilancio non in disavanzo
Iniziale aumento e mantenimento delle Ore di Formazione Allievo
Qualità
Certificazione ISO 9001 entro il primo anno
Progetto di benchmarking (analisi competitiva) entro il terzo anno</li></li></ul><li>EFFICACIA ED EFFICIENZA<br />8<br />
Revisione del processo di gestione dei contratti dei collaboratori esterni, predisposizione per la firma massiva e la prot...
Creare un sistema flessibile ed innovativo per la gestione dei contratti dei collaboratori esterni<br />Semplificare i pro...
Sistema che permette la gestione delle relazioni con gli Stakeholder aziendali <br />Microsoft Dynamics CRM 4.0<br />11<br...
Creazione su CRM di una “entità” personalizzata che permettesse di:<br /><ul><li>Memorizzare le informazioni sui contratti
Calcolare il totale aziendale in base al regime fiscale del collaboratore
Fornire una reportistica aggiornata in tempo reale sul budget impegnato per ogni gestore
Tenere traccia degli step di approvazione
Mostrare uno scadenziario dei pagamenti </li></ul>Realizzazione<br />12<br />
Processo di approvazione<br />13<br />
In ogni istante si può vedere lo stato in cui si trova un contratto <br />Ogni step all’interno del processo presuppone l’...
Nell’ottica del processo di dematerializzazione i contratti non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per...
Processo di Firma<br />16<br />Contratti <br />DispSign<br />File Indice <br />
Le code<br />17<br />M<br />T<br />L<br />SC<br />C<br />       CODA  <br />Una coda è un contenitore di documenti omogene...
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Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione Milano

  1. 1. Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione Milano<br />
  2. 2. Fondazione Milano- Principali aree di attività<br />Milano Civica Scuola di Musica articolata in Istituti (Musica Antica, Musica Classica, Ricerca Musicale, Civici Corsi di Jazz, I Civici Cori, CEM)<br /><ul><li>Il 24 luglio 2000 il Consiglio Comunale approva la costituzione della Fondazione di Partecipazione Scuole Civiche di Milano
  3. 3. Il 4 agosto il Sindaco ne ha firmato l’Atto Costitutivo, scegliendo il modello giuridico istituzionale della “fondazione di partecipazione” e conservando al Comune funzioni di indirizzo e controllo</li></ul>Milano Lingue, ha al proprio interno la Scuola Superiore per Mediatori Linguistici e l’Istituto Superiore per Interpreti e Traduttori<br />Milano Progetti<br />Milano Teatro Scuola Paolo Grassi <br />Milano Cinema e Televisione<br />2<br />
  4. 4. 3<br />Offerta formativa<br />CORSICURRICOLARI<br />FORMAZIONE PERMANENTE<br />FORMAZIONE PER PROFESSIONISTI<br />Corsi di Base (solo Dip. di Musica): sviluppo di competenze tecniche, approf. di materie teoriche, storiche e di insieme in ambito pre-universitario<br />Corsi introduttivi: corsi propedeutici e attività di orientamento che forniscono le basi per approfondimenti successivi<br />Fondazione Milano nel complesso è un’agenzia formativa che offre anche seminari e corsi brevi su argomenti molto specifici e mirati al completamento di competenze di persone già inserite nel mondo del lavoro<br />Corsi di 1° livello (tutti i dipartimenti): modellati sui percorsi universitari di 1° livello, forniscono gli strumenti di base per affrontare la professione<br />Corsi di approfondimento: corsi monografici che offrono livelli<br />diversi di approfondimento delle materie e degli insegnamenti<br />Corsi di 2° livello (solo Dip. di Lingue e Musica): modellati sui percorsi universitari di 2° livello, approfondiscono le competenze acquisite nei percorsi di primo livello<br />
  5. 5. 4<br />15.000.000 €<br />Bilancio<br />3.139<br />2009/2010<br />Allievi<br />203<br />Dipendenti<br />510<br />Collaboratori<br />
  6. 6. 5<br />Esiti professionali<br />Oltre 2/3 degli studenti impiegati entro un anno dalla conclusione dei corsi della Fondazione, con percentuali vicine al 100% nei 5 anni<br />* Dati tratti dall’“Indagine sugli esiti occupazionali degli ex-allievi” svolta dalla società SWG nel settembre 2008<br />
  7. 7. 6<br />ALLIEVI<br />MERCATO <br />DEL LAVORO<br />EVENTUALI <br />NUOVI SOCI<br />RISORSE <br />UMANE<br />COMUNE <br />DI MILANO<br />Fondazione <br />Milano<br />ENTI LOCALI<br />COLLETTIVITÀ<br />PARTNER<br />Stakeholder<br />
  8. 8. 7<br />Rapporti con il Comune di Milano<br />Una convenzione trentennale ed alcune linee guida regolano la gestione dei quattro dipartimenti<br />OBIETTIVI<br /><ul><li>Efficacia ed efficienza
  9. 9. Bilancio non in disavanzo
  10. 10. Iniziale aumento e mantenimento delle Ore di Formazione Allievo
  11. 11. Qualità
  12. 12. Certificazione ISO 9001 entro il primo anno
  13. 13. Progetto di benchmarking (analisi competitiva) entro il terzo anno</li></li></ul><li>EFFICACIA ED EFFICIENZA<br />8<br />
  14. 14. Revisione del processo di gestione dei contratti dei collaboratori esterni, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica<br />Revisione del processo di gestione degli ordini, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica<br />Sommario<br />9<br />
  15. 15. Creare un sistema flessibile ed innovativo per la gestione dei contratti dei collaboratori esterni<br />Semplificare i processi aziendali ed in particolare il processo di di approvazione<br />Migliorare il processo di Dematerializzazione<br />Ridurre il tempo di firma dei documenti<br />Predisporre un sistema di protocollazione automatica<br />Processo Contratti: Obiettivi<br />10<br />
  16. 16. Sistema che permette la gestione delle relazioni con gli Stakeholder aziendali <br />Microsoft Dynamics CRM 4.0<br />11<br /> Studenti/Ex studenti <br />Dipendenti (docenti e non docenti) <br />Partner<br />Consulenti<br />Aziende<br /> Fornitori <br />
  17. 17. Creazione su CRM di una “entità” personalizzata che permettesse di:<br /><ul><li>Memorizzare le informazioni sui contratti
  18. 18. Calcolare il totale aziendale in base al regime fiscale del collaboratore
  19. 19. Fornire una reportistica aggiornata in tempo reale sul budget impegnato per ogni gestore
  20. 20. Tenere traccia degli step di approvazione
  21. 21. Mostrare uno scadenziario dei pagamenti </li></ul>Realizzazione<br />12<br />
  22. 22. Processo di approvazione<br />13<br />
  23. 23. In ogni istante si può vedere lo stato in cui si trova un contratto <br />Ogni step all’interno del processo presuppone l’esecuzione di un workflow di approvazione che avviene tramite un click con conseguente risparmio di tempo<br />Ogni fase di approvazione non prevede più carta stampata, ma il sistema automaticamente registra la data e l’ora relativa all’esecuzione del workflow<br />Vantaggi <br />14<br />
  24. 24. Nell’ottica del processo di dematerializzazione i contratti non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva<br />Tramite E-Dispatcherè possibile firmare con un click tutti i contratti<br />Firma con E-Dispatcher<br />15<br />
  25. 25. Processo di Firma<br />16<br />Contratti <br />DispSign<br />File Indice <br />
  26. 26. Le code<br />17<br />M<br />T<br />L<br />SC<br />C<br /> CODA <br />Una coda è un contenitore di documenti omogenei <br />Con un click vengono firmati tutti i documenti all’interno di una coda<br />
  27. 27. Tutti i documenti vengono firmati digitalmente in chiaro (firma Adobe nativa) <br />Viene apposta su ogni documento un’immagine statica che rappresenta la firma autografa del firmatario <br />La firma digitale è conforme alle normative CNIPA<br />E’ possibile anche annullare uno o più contratti <br />Proprietà di firma<br />18<br />
  28. 28. I documenti firmati in digitale vengono poi protocollati in automatico sul sistema documentale <br />I documenti vengono inviati in automatico al collaboratore e per copia conoscenza alla segreteria del dipartimento<br />Il processo post firma non prevede quindi alcuna operazione da parte della segreteria del dipartimento<br />Processo post - firma<br />19<br />
  29. 29. Migliorare il processo degli ordini, riducendo il tempo di firma e di protocollazione<br />Processo Ordini: obiettivi e realizzazione<br />20<br />Ordini<br />Sistema di contabilità<br />File Indice<br />DispSign<br />
  30. 30. Integrazione di E-Dispatcher con il sistema della contabilità<br />Nell’ottica del processo di dematerializzazione gli ordini non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva <br />Il processo post-firma prevede la protocollazione in automatico sul sistema documentale, senza alcuna operazione da parte dell’utente<br />Vantaggi<br />21<br />
  31. 31. CRM 4.0 è estremamente flessibile, semplice, intuitivo e facilmente personalizzabile<br />Tramite il sistema delle viste è possibile sapere in ogni istante in che stato si trova ogni contratto<br />I centri di responsabilità hanno sempre a disposizione la situazione realtime del budget impegnato<br />Permette l’esportazione dei dati in excelvelocizzando la reportistica<br />Ha apportato miglioramenti al processo di dematerializzazione con una sensibile riduzione della carta stampata<br />Ha apportato una riduzione dei costi del service esterno di archiviazione documentale<br />Ha apportato un notevole risparmio di tempo in quanto ora il processo di autorizzazione avviene con un semplice click <br />Conclusioni (1/2)<br />22<br />
  32. 32. E-Dispatcher è estremamente flessibile e permette la firma massiva di una qualunque tipologia di documenti omogenei<br />E-Dispatcher è facilmente integrabile con CRM<br />Ha apportato un notevole risparmio del tempo di firma in quanto con un semplice click permette la firma di tutti i contratti <br />Anche il processo post-firma migliora l’efficienza del processo stesso in quanto la protocollazione e l’invio di mail viene fatto in automatico senza bisogno dell’intervento della segreteria di dipartimento<br />Conclusioni (2/2)<br />23<br />
  33. 33. Crescita di una PA (1/2)<br />24<br />
  34. 34. E’necessaria una evoluzione del sistema documentale per consentire un dialogo tra le pubbliche amministrazioni (interoperabilità dei sistemi di protocollo)<br />Bisogna migliorare la quantità di informazioni e snellire la loro ricerca<br />Bisogna ridurre i tempi tra la protocollazione e l’elaborazione della corrispondenza<br />Bisogna migliorare la sicurezza dei dati<br />Crescita di una PA (2/2)<br />25<br />
  35. 35. Sviluppi futuri (1/3)<br />26<br />Revisione del processo di stage tramite <br /> CRM 4.0 ed E-Dispatcher<br /><ul><li>Ulteriore spinta al processo di dematerializzazione
  36. 36. Creazione di un DB unico aziendale
  37. 37. Riduzione tempi di protocollazione e firma</li></li></ul><li>Sviluppi futuri (2/3)<br />27<br />Automazione dell’elaborazione delle mail in arrivo sulla casella di posta certificata tramite E-Dispatcher<br /><ul><li>Riduzione del lavoro manuale della segreteria che non dovrà più smistare mail in arrivo
  38. 38. Aggiornamento automatico di Database aziendali
  39. 39. Alimentazione automatica di una rubrica delle pec </li></li></ul><li>Sviluppi futuri (3/3)<br />28<br />Dematerializzazione pagamenti studenti (MAV online)<br /><ul><li>Gestione delle pratiche dello studente in modo completamente dematerializzato
  40. 40. Risparmio di tempo per la riconciliazione
  41. 41. Eliminazione delle ricevute di pagamento</li>

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