1. MMiiccrroossoofftt EEXXCCEELL
MMSS EExxcceell iiss aa uuttiilliittyy ssooffttwwaarree wwhhiicchh iiss
uusseedd ttoo ssttoorree,, mmooddiiffyy,, mmaanniippuullaattee,,
rreettrriieevvee aanndd ddiissttrriibbuuttee ddaattaa iinn tthhee
ffoorrmm ooff ttaabblleess,, ggrraapphhss aanndd ffuunnccttiioonnss..

2. Applications ooff MMiiccrroossoofftt
EExxcceell
 IInn AAccccoouunnttiinngg aanndd ssttaattiissttiiccaall ppuurrppoossee
 IInn RReesseeaarrcchh,, wwhheerree ssttaattiissttiiccaall ddaattaa iiss
iimmppoorrttaanntt
 IInn ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ffoorr ddeevveellooppiinngg
bbaallaannccee sshheeeettss
 IInn ddeevveellooppiinngg//ddeessiiggnniinngg ddaattaabbaasseess
ffoorr eexxaammppllee:: ffoorr lliibbrraarryy,, ffoorr aa ccllaassss ooff
ssttuuddeennttss eettcc..
 IInn ddeessiiggnniinngg mmaarrkkss sshheeeett

3. GGooaallss
 TThhee bbaassiicc ggooaall ooff tthhee EExxcceell ssooffttwwaarree iiss ttoo
ssaavvee yyoouurr TTIIMMEE aanndd EEFFFFOORRTT..
 FFoorr eexxaammppllee,, iiff yyoouu hhaavvee ttoo ffiinndd tthhee ssuumm ooff
110000 nnuummbbeerrss,, yyoouu jjuusstt hhaavvee ttoo uussee tthhee
SSUUMM ffuunnccttiioonn aanndd EExxcceell wwiillll rreettuurrnn yyoouurr
aannsswweerr iinn aa ssiinnggllee sstteepp..

4.  AAnnootthheerr eexxaammppllee ccoouulldd bbee ooff aa llaarrggee ddaattaa
bbaassee,, ssuuppppoossee yyoouu hhaavvee ccrreeaatteedd aa ddaattaa
bbaassee ooff 110000 rreeccoorrddss,, aanndd yyoouu hhaavvee ttoo ggoo
ttoo aa ssppeecciiffiicc rreeccoorrdd oorr yyoouu hhaavvee ttoo sseeaarrcchh
aa ppaarrttiiccuullaarr rreeccoorrdd bbyy iittss ddaattee ooff bbiirrtthh..
 YYoouu ccaann uussee FFIILLTTEERR ooppttiioonn ffoorr tthhiiss
ppuurrppoossee aanndd ccaann ffiinndd yyoouurr ddeessiirreedd rreeccoorrdd
iinn aa ffrraaccttiioonn ooff aa sseeccoonndd..

5. Distinguishing FFeeaattuurree
 MMSS EExxcceell ooffffeerrss aallmmoosstt eevveerryy ooppttiioonn ((tthhaatt
iiss ooffffeerreedd bbyy MMSS WWoorrdd)) ttoo ccrreeaattee oorr ffoorrmmaatt
ddooccuummeennttss..
 TThhee ddiissttiinngguuiisshhiinngg ffeeaattuurree iinn EEXXCCEELL iiss tthhee
ffoorrmmuullaa bbaarr wwhhiicchh aalllloowwss yyoouu ttoo wwrriittee aa
ffoorrmmuullaa ffoorr ccaallccuullaattiinngg ssuumm,, aavveerraaggee,,
ppeerrcceennttaaggee,, mmeeddiiaann,, ccoonnddiittiioonnaall ssuumm aanndd
ootthheerr aaccccoouunnttiinngg aanndd ssttaattiissttiiccaall ddaattaa eettcc..

6. KKeeyy TTeerrmmss
EExxcceell WWoorrkksshheeeett
 TThhee ppaarrttiiccuullaarr aarreeaa iinn wwhhiicchh tthhee uusseerr ccaann
ccrreeaattee hhiiss//hheerr EExxcceell ddooccuummeenntt oorr wwhheerree
hhee//sshhee ccaann uussee ddiiffffeerreenntt ffoorrmmuullaaee,, iiss
kknnoowwnn aass aa WWoorrkksshheeeett..

7.  c A worksheet coommpprriisseess ooff cceellllss wwhhiicchh aarree
vviissiibbllee oonnllyy ffoorr yyoouurr ccoonnvveenniieennccee,, aanndd tthhee
cceellllss aarree NNOOTT vviissiibbllee wwhheenn yyoouu sseeee tthhee
pprriinntt pprreevviieeww oorr wwhheenn yyoouu aaccttuuaallllyy ttaakkee aa
pprriinntt oouutt ooff yyoouurr wwoorrkksshheeeett,, uunnlleessss yyoouu
hhaavvee ddeeffiinneedd yyoouurr ssppeecciiffiieedd PPRRIINNTT AARREEAA..

8.  RRoowwss
 TThhee hhoorriizzoonnttaall lliinneess ssppeecciiffiieedd bbyy tthhee
ddiiggiittss oorr nnuummbbeerrss..
 CCoolluummnnss
 TThhee vveerrttiiccaall lliinneess ssppeecciiffiieedd bbyy tthhee
aallpphhaabbeettss..

9.  AA CCeellll
 AA cceellll iinn EExxcceell wwoorrkksshheeeett iiss aa ccoommbbiinnaattiioonn
ooff rroowwss aanndd ccoolluummnnss aarrrraannggeedd iinn aa
ssppeecciiffiicc ppaatttteerrnn..
 AA cceellll nnuummbbeerr rreeffeerrss ttoo aa ppaarrttiiccuullaarr rrooww--
ccoolluummnn ggrriidd aarrrraannggeedd iinn ssuucchh aa wwaayy tthhaatt
tthhee aallpphhaabbeett aappppeeaarrss ffiirrsstt aanndd tthheenn tthhee
ddiiggiitt..

10.  FFoorr eexxaammppllee,, iiff yyoouu aarree oonn rrooww nnuummbbeerr
’’1100’’ aanndd ccoolluummnn nnuummbbeerr ‘‘BB’’
 TThhee ffoorrmmuullaa bbaarr wwiillll bbee sshhoowwiinngg tthhaatt yyoouu
aarree ccuurrrreennttllyy wwoorrkkiinngg iinn cceellll nnuummbbeerr BB1100

11. Other ffeeaattuurreess ooff EExxcceell
 AArrrraannggiinngg ddaattaa iinn AAsscceennddiinngg//ddeesscceennddiinngg
oorrddeerr..
 SShhoorrttccuutt bbuuttttoonnss ttoo SSUUMM,, AAVVEERRAAGGEE,,
MMAAXXIIMMUUMM NNUUMMBBEERR,, MMIINNIIMMUUMM
NNUUMMBBEERR && CCOOUUNNTT ffuunnccttiioonnss..

12. Other ffeeaattuurreess ooff EExxcceell
((ccoonnttdd..))
 FFOORRMMAATT mmeennuu
 IInnsseerrtt rroowwss aanndd//oorr ccoolluummnnss
 HHiiddee//UUnnhhiiddee rroowwss aanndd//oorr ccoolluummnnss
 HHiiddee//uunnhhiiddee aa wwoorrkksshheeeett
 RReennaammee aann EExxcceell wwoorrkksshheeeett
 IInnsseerrtt aa ppiiccttuurree iinn tthhee bbaacckkggrroouunndd ooff aann
EExxcceell wwoorrkksshheeeett

13.  IINNSSEERRTT mmeennuu
 IInnsseerrtt rroowwss aanndd//oorr ccoolluummnnss
 IInnsseerrtt wwoorrkksshheeeett
 IInnsseerrtt ggrraapphhss aanndd cchhaarrttss
 IInnsseerrtt ssyymmbboollss
 SShhiifftt cceellllss
 VVIIEEWW mmeennuu
 VViieeww//hhiiddee tthhee ffoorrmmuullaa bbaarr
 VViieeww//hhiiddee tthhee SSttaannddaarrdd bbaarr

14. Important FFoorrmmuullaaee//FFuunnccttiioonnss
iinn EExxcceell
11.. SSuumm
TToo ffiinndd tthhee SSUUMM ooff 22 nnuummbbeerrss
FFoorrmmuullaa :: ==cceellll11++cceellll22
 TToo ffiinndd tthhee SSUUMM ooff mmoorree tthhaann 22 nnuummbbeerrss
wwiitthhoouutt uussiinngg SSUUMM ffuunnccttiioonn
FFoorrmmuullaa:: ==cceellll11++cceellll22++cceellll33++------------
 BByy uussiinngg SSUUMM ffuunnccttiioonn ffiinnddiinngg tthhee ssuumm ooff 110000
nnuummbbeerrss
FFoorrmmuullaa:: ==ssuumm((rraannggee ooff ddaattaa))

15. 22.. DDiiffffeerreennccee
DDiiffffeerreennccee ooff 22 nnuummbbeerrss
==cceellll11--cceellll22
DDiiffffeerreennccee ooff mmoorree tthhaann 22 nnuummbbeerrss
==((cceellll11--cceellll22))--cceellll33
33.. MMuullttiipplliiccaattiioonn
==cceellll11**cceellll22**cceellll33**------------------

16. 44.. DDiivviissiioonn
==cceellll11//cceellll22
FFoorr eexxaammppllee,, ddiivviiddee 55 bbyy 77
 55 iiss iinn cceellll AA22 aanndd 77 iiss iinn cceellll AA11
ffoorrmmuullaa ffoorr ddiivviissiioonn == AA22//AA11

17. SSUUMMIIFF ffuunnccttiioonn
 AApppplliiccaattiioonn::
 IIff yyoouu hhaavvee aa llaarrggee ssiizzee ddaattaa sseett ooff 110000 ssttuuddeennttss
iinn aa ccllaassss aanndd yyoouu hhaavvee ttoo ffiinndd tthhee ssuumm ooff mmaarrkkss
oobbttaaiinneedd bbyy aa ssiinnggllee ssttuuddeenntt ((oouutt ooff 110000)) iinn 66
ddiiffffeerreenntt ssuubbjjeeccttss,, SSUUMMIIFF ffuunnccttiioonn ccaann rreettuurrnn tthhee
aannsswweerr iinn aa ssiinnggllee sstteepp..
 FFoorrmmuullaa ==ssuummiiff((rraannggee ooff tthhee ddaattaasseett,,
””ppaarrttiiccuullaarr nnaammee””,, rraannggee ooff tthhee ddaattaa))

18.  Calculating PPeerrcceennttaaggee
ffoorrmmuullaa::
==mmaarrkkss oobbttaaiinneedd//ttoottaall mmaarrkkss**110000
 CCaallccuullaattiinngg ssiimmppllee iinntteerreesstt
ffoorrmmuullaa::
SS..II== pprriinncciippllee xx rraattee xx ttiimmee//110000

19.  CCaallccuullaattiinngg AAvveerraaggee ((wwiitthhoouutt uussiinngg
AAVVEERRAAGGEE ffuunnccttiioonn))
ffoorrmmuullaa::
==ssuumm((rraannggee ooff ddaattaa))//ttoottaall nnuummbbeerr ooff ffiigguurreess
 CCaallccuullaattiinngg AAvveerraaggee ((bbyy uussiinngg
AAVVEERRAAGGEE ffuunnccttiioonn))
ffoorrmmuullaa::
==aavveerraaggee((rraannggee ooff ddaattaa))

20. RROOUUNNDD ffuunnccttiioonn
 RROOUUNNDD ffuunnccttiioonn rroouunnddss ooffff aa nnuummeerriicc
ffiigguurree uupp ttoo ssppeecciiffiieedd nnuummbbeerr ooff ddeecciimmaall
ppllaacceess..
ffoorrmmuullaa::
==rroouunndd((cceellll11//cceellll22**110000,,00)) rroouunnddss ooffff ttoo 00 ddeecciimmaall ppllaacceess
OOrr ==rroouunndd((cceellll11//cceellll22**110000,,11)) rroouunnddss ooffff ttoo 11 ddeecciimmaall ppllaaccee
OOrr ==rroouunndd((cceellll11//cceellll2288110000,,22)) rroouunnddss ooffff ttoo 22 ddeecciimmaall
ppllaacceess

21. MMAAXX ffuunnccttiioonn
 IItt rreettuurrnnss tthhee mmaaxxiimmuumm vvaalluuee ooff aa sseelleecctteedd
ddaattaa sseett
ffoorrmmuullaa:: ==mmaaxx((rraannggee ooff ddaattaa))
MMIINN ffuunnccttiioonn
 IItt rreettuurrnnss tthhee mmiinniimmuumm vvaalluuee ooff aa sseelleecctteedd
ddaattaa sseett
ffoorrmmuullaa:: ==mmiinn((rraannggee ooff ddaattaa))

22. Excel iinn SSttaattiissttiiccss
11.. MMeeaann
IItt iiss tthhee aavveerraaggee vvaalluuee ooff aa sseett ooff ddaattaa..
ffoorrmmuullaa:: ==aavveerraaggee((rraannggee ooff ddaattaa))
22.. MMeeddiiaann
IItt iiss tthhee vvaalluuee wwhhiicchh iiss ffoouunndd iinn tthhee
mmiiddddllee ooff aa ddaattaa sseett..
ffoorrmmuullaa:: ==mmeeddiiaann((rraannggee ooff ddaattaa))

23. Excel in SSttaattiissttiiccss ((ccoonnttdd..))
33.. MMooddee
MMooddee iiss tthhaatt vvaalluuee wwhhiicchh ooccccuurrss mmoosstt
ffrreeqquueennttllyy iinn aa ddaattaa sseett..
ffoorrmmuullaa:: ==mmooddee((rraannggee ooff ddaattaa))
44.. SSttaannddaarrdd ddeevviiaattiioonn
ffoorrmmuullaa:: ==ssttddeevv((rraannggee ooff ddaattaa))
55.. VVaarriiaannccee
ffoorrmmuullaa:: ==vvaarr((rraannggee ooff ddaattaa))

24. Working wwiitthh TTAABBLLEESS iinn
EExxcceell
 TTaabblleess aarree uusseeffuull ffoorr ddeessiiggnniinngg llaarrggee ssiizzee
ddaattaabbaasseess wwiitthh FFIILLTTEERRIINNGG aanndd DDAATTAA
VVAALLIIDDAATTIIOONN tteecchhnniiqquueess..
 SSiinnccee aann EExxcceell wwoorrkksshheeeett iiss aallrreeaaddyy
ddiivviiddeedd iinnttoo rroowwss aanndd ccoolluummnnss,, tthheerreeffoorree
yyoouu ddoonn’’tt hhaavvee ttoo ssppeecciiffyy aa rraannggee ffoorr rroowwss
aanndd ccoolluummnnss ttoo ccrreeaattee ttaabbllee ((aass yyoouu
nnoorrmmaallllyy ddoo iinn MMSS WWoorrdd))..

25. Operations oonn TTaabblleess
44 iimmppoorrttaanntt ooppeerraattiioonnss
11.. FFiilltteerriinngg ooff aa ttaabbllee iinn EExxcceell
22.. SSoorrttiinngg
33.. ddaattaa VVaalliiddaattiioonn
44.. EErrrroorr AAlleerrtt ddeeffiinniittiioonn

26. 11.. FFIILLTTEERRIINNGG
IItt ccrreeaatteess aa ffiilltteerr ttoo tthhee wwhhoollee ccoolluummnn ooff
tthhee ttaabbllee,, wwhheenn yyoouu cclliicckk oonn tthhee ffiilltteerr
bbuuttttoonn,, iitt sshhoowwss yyoouu aallll tthhee ddaattaa wwhhiicchh iiss
pprreevviioouussllyy bbeeiinngg ssaavveedd oorr wwrriitttteenn iinn tthhaatt
ppaarrttiiccuullaarr ccoolluummnn..
22.. SSOORRTTIINNGG
IItt ssoorrttss yyoouurr ddaattaa iinn aasscceennddiinngg oorr
ddeesscceennddiinngg oorrddeerr..

27. 33.. DDAATTAA VVAALLIIDDAATTIIOONN
TThhee ddaattaa vvaalliiddaattiioonn ooppttiioonn vvaalliiddaatteess oorr
rreessttrriiccttss yyoouurr ddaattaa iinn aa ppaarrttiiccuullaarr cceellll ttoo aa
ssppeecciiffiieedd ddaattaa ttyyppee,, eexxaacctt oorr aann iinn--bbeettwweeeenn
vvaalluuee..
44.. EERRRROORR AALLEERRTT
TThhiiss ooppttiioonn mmaakkeess iitt ppoossssiibbllee ffoorr tthhee uusseerr
ttoo ddeeffiinnee hhiiss//hheerr oowwnn EErrrroorr ddeeffiinniittiioonn,,
wwhheenn aann eerrrroorr iiss ooccccuurrrreedd oorr iinn ootthheerr
wwoorrddss,, wwhheenn ssoommee iinnvvaalliidd ddaattaa iiss eenntteerreedd..

28. serial no. name roll number D.O.B department signature
1 A 11 5/5/1980 Civil
2 B 12 6/7/1979 Mechanical
3 C 13 8/14/1980 Electrical
4 D 14 7/13/1979 Computer
5 E 15 12/3/1977 Electronics
6 F 16 1/16/1979 Civil
7 G 17 5/24/1977 Computer
8 H 18 9/9/1978 Electronics
9 I 19 2/28/1981 Mechanical
10 J 20 8/7/1980 Electrical

29. Selecting the PPrriinntt AArreeaa ooff aann
EExxcceell WWoorrkksshheeeett
 PPrriinntt AArreeaa ooppttiioonn iiss uusseedd ttoo sseelleecctt yyoouurr
ddeessiirreedd pprriinntt aarreeaa,, bbeeccaauussee EExxcceell sshheeeett
ddooeess nnoott ttaakkeess iitt ppaaggee--bbyy--ppaaggee,, aass iinn MMSS
wwoorrdd,, tthheerreeffoorree bbyy uuttiilliizziinngg tthhiiss ooppttiioonn,, yyoouu
ccaann sseelleecctt yyoouurr aarreeaa ooff tthhee wwoorrkksshheeeett ttoo
bbee pprriinntteedd..

30. Inserting aa CChhaarrtt iinn tthhee
wwoorrkksshheeeett
 YYoouu ccaann iinnsseerrtt aa BBaarr ggrraapphh oorr aa lliinnee ggrraapphh
 YYoouu ccaann aallssoo iinnsseerrtt aa ppiiee cchhaarrtt oorr aa ssccaatttteerr
ddiiaaggrraamm
 FFoorr eexxaammppllee,, iiff yyoouu hhaavvee aa ddaattaa sseett ooff
1100,, 2200,, 3300,, 4400,, 5500,, 6600,, 7700,, 8800,, 9900,, 110000

31. DDAATTAA
1100
2200
3300
4400
5500
6600
7700
8800
9900
110000
BAR graph
120
100
80
60
40
20
0
1
Series1
Series2
Series3
Series4
Series5
Series6
Series7
Series8
Series9
Series10
PIE chart
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10