epurchasing cty TBS.pdf

i
CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG
STT Chữ
viết tắt
Giải thích Tiếng Anh Giải thích Tiếng Việt
1 AOS Advance Order Notification Mã đơn hàng
2 API Application Programing Interface Giao diện lập trình ứng dụng
3 BOM Bill of material Danh mục nguyên vật liệu
4 CFM Confirm Xác nhận
5 CO Costing Chi phí
6 CP Cổ Phần
CSI Bộ chỉ số Doanh nghiệp bền vững
7 DEV Develop Phát triển
8 ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
9 ETD Estimated time of departure Thời gian hàng đến
10 FI Finance Tài chính
11 JIT Just in time
12 MM Material management Quản trị nguyên vật liệu
13 MRP Material Requirements Planning Hoạch định vật tư
14 NCC Nhà Cung Cấp
15 PO Purchasing Order Đơn đặt hàng
16 PP Production planning Kế hoạch sản xuất
17 PR Purchasing Requisition Yêu cầu mua hàng
18 SAP System Application Programing
19 SD Sourcing Development Phát triển mẫu
20 SPEC Specific Bản lưu mẫu
21 SK Skechers
22 VBCSD Vietnam Business Council for
Sustainable Development
Hội đồng Doanh nghiệp vì sự Phát
triển bền vững Việt Nam
23 VCCI Vietnam Chamber of Commerce
& Industry
Phòng Thương mại & Công nghiệp
Việt Nam
24 VT Vật Tư

iii
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY............................................................1
1.1 Thông tin chung về đơn vị..........................................................................................1
1.2 Quá trình hình thành và phát triển.............................................................................3
1.3 Chức năng và các lĩnh vực kinh doanh........................................................................4
1.4 Chiến lược và phương hướng phát triển trong tương lai..............................................7
1.5 Cơ cấu tổ chức của Chuỗi SK thuộc TBS Group .........................................................8
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY.........................10
3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của công ty ............................ 10
3.2.1 Quản trị Mua hàng theo quy trình mua hàng tại công ty................... 14
3.2.2 Phần mềm sử dụng trong quản trị nguyên vật liệu tại công ty .......... 23
3.2.3 Thương lượng với NCC.......................................................................... 29
3.2.4 Tiếp nhận kiểm tra và nhập kho NVL.................................................. 30

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
1.1 Thông tin chung về đơn vị
− Tên công ty: Công ty CP Đầu tư Thái Bình
− Tên viết tắt: TBS Group
− Tên giao dịch: THAIBINH GROUP
− Địa chỉ: 5A Xa lộ Xuyên Á, Phường An Bình, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương
− Đại diện pháp luật: Nguyễn Đức Thuấn
− Giấy phép kinh doanh: 3700148737 Cấp ngày: 13/06/2005
− MST: 3700148737 Ngày hoạt động: 01/07/1993
Nguồn: Tài liệu công ty
Công ty CP Đầu tư Thái Bình được thành lập năm 1989 với tên ban đầu được
gọi là công ty giày da Thái Bình – Thái Bình Shoes, vì lĩnh vực hoạt động chủ yếu
lúc bấy giờ là gia công sản xuất giày da. Công ty hiện đang sở hữu một trang web
riêng cho mình là www.tbsgroup.vn, tại đây công ty chia sẻ khái quát về các lĩnh vực
hoạt động, sứ mệnh và tầm nhìn mà công ty đang hướng tới.
Công ty hiện đang sở hữu một mạng lưới khá rộng mang tính toàn cầu bao
gồm 01 trụ sở chính tại Việt Nam và 04 văn phòng đại diện tại Mỹ, Trung Quốc,
Hồng Kông và Hàn Quốc. Công ty có mạng lưới các nhà máy sản xuất trên toàn lãnh
thổ Việt Nam với số lượng là 16 nhà máy sản xuất, 33 phân xưởng, 02 Trung tâm
R&D và với hơn 30,000 công nhân viên đang làm việc tại TBS.
Hình 1. 1 Hình Logo Công ty Cổ Phần Đầu tư Thái Bình – TBS Group

Sơ đồ 1. 1 Cấu trúc hoạt động của TBS
Nguồn: Nội bộ công ty
Head Quarter
Trụ sở chính
Representation
Đại diện
US office
Hong Kong office
Sourcing
Nguồn cung ứng
China office
Korea office
Production
Sản xuất
South VN
Center VN
North VN

1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Năm 1989, ba nhà thành lập công ty là Nguyễn Đức Thuấn, Cao Thanh Bích
và Nguyễn Thanh Sơn đã cùng nhau tạo dựng và cùng với 500 sĩ quan quân đội sau
chiến tranh mong ước là làm giàu trên đất nước của mình. Công ty tại thời điểm lúc
đó bắt đầu với công việc kinh doanh chính là gia công giày nữ.
Năm 1992, công ty đã thực hiện dự án xây dựng “Nhà máy số 1” và được phê
duyệt và cấp phép hoạt động. Đây cũng chính là trụ sở của công ty ngày nay.
Nhà máy số 2 được xây dựng với nhiệm vụ chuyên sản xuất giày thể thao được
xây dựng vào năm 1995. Hai năm sau đó, TBS với Decathlon trở thành đối tác của
nhau. Decathlon lúc bấy giờ là khách hàng chủ yếu của công ty.
Năm 2002, TBS đã thành lập cho mình một nhà máy đế đầu tiên. Đồng thời,
công ty cũng đạt được thành tựu với sản lượng sản xuất là 05 triệu đôi giày.
Năm 2005, chính thức hợp tác với khách hàng lớn thứ hai - Skechers. Hiện
đây cũng là một trong những đối tác chính, chiếm sản lượng sản xuất lớn của công
ty. Cũng vào thời gian này, công ty Giày Thái Bình chính thức lấy tên đại diện là
Công ty CP đầu tư Thái Bình. Điều này cho thấy sự phát triển của công ty ngày một
càng lớn mạnh, chuẩn bị cho một bước tiến mới, đó là công ty không muốn giới hạn
khả năng chỉ trong lĩnh vực sản xuất giày mà còn là bước đệm cho những lĩnh vực
đầu tư sau này.
Năm 2008, thành lập TBS Logistics, các hoạt động vận tải giao nhận hỗ trợ
cho sản xuất đều được TBS Logistics đảm nhiệm. Năm 2011, công ty tiến hành thành
lập nhà máy sản xuất túi xách đầu tiên, hợp tác với thương hiệu túi xách lớn của Mỹ
- Coach. Năm 2014, TBS đã mở rộng gia công thêm mặt hàng balo cho Decathlon,
và trong năm này công ty cũng đã đầu tư vào nhà máy nội thất của mình.
Năm 2015 đến năm 2016, công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh hơn tại khu
vực phía tây Việt Nam. Thành lập hai nhà máy sản xuất tại Kiên Giang và An Giang,
mở rộng các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài lớn như Victoria Secret
và Vera Bradley.
TBS đã đi qua một khoảng thời gian hình thành khá dài để có thể đạt được
những thành tựu cũng như đang trên đà phát triển như bây giờ, tạo ra cho tổ chức
những thành công rực rỡ và TBS dần khẳng định tên tuổi của mình trên thị trường

kinh doanh, từng bước vững chắc đưa giá trị ngành công nghiệp sản xuất của Việt
Nam tham góp mặt vào chuỗi cung ứng toàn cầu.
1.3 Chức năng và các lĩnh vực kinh doanh
Sau hơn 30 năm của quá trình hình thành và phát triển, TBS đang đẩy mạnh
giá trị của mình trên thị trường kinh doanh trong nước. TBS hướng tới mục tiêu phát
triển trở thành một công ty đầu tư quốc tế đa ngành uy tín tại Việt Nam. Đến nay TBS
đang hoạt động kinh doanh khá tốt 06 lĩnh vực kinh doanh chính: Sản xuất Công
nghiệp Da giày, Sản xuất Công nghiệp Túi xách, Đầu tư và quản lý hạ tầng Công
nghiệp, Cảng & Logistics, Du lịch, Thương mại & Dịch vụ.
− Sản xuất Công nghiệp Da giày: lĩnh vực sản xuất giày của TBS đã đạt được
nhiều thành tựu nhờ vào năng lực sản xuất quy mô lớn cùng chất lượng sản
phẩm đáng tin cậy. Hiện nay, TBS được biết đến là một trong những đơn vị đi
đầu trong ngành sản xuất da giày tại thị trường Việt Nam, hiện sở hữu hệ thống
nhà máy rộng khắp cả nước với tổng cộng 06 nhà máy sản xuất giày tại Bình
Dương, Bình Phước, Đà Nẵng, An Giang, Kiên Giang. Khách hàng chủ yếu
của lĩnh vực này là Decathlon, Skechers và Wolverine.
− Sản xuất Công nghiệp Túi xách: túi xách là lĩnh vực sản xuất lớn thứ hai của
TBS, chuyên sản xuất các mặt hàng túi xách cao cấp và đa dạng về mẫu mã.
Khách hàng chính của lĩnh vực này là Coach, Decathlon, Vera Bradley,
Tommy, Calvin Klein, Victoria Secret, v.v. Hiện công ty có 01 nhà máy sản
xuất ở mỗi khu vực phía bắc, phía nam và phía Tây Việt Nam.
− Đầu tư và quản lý hạ tầng Công nghiệp: chuyên về đầu tư, phát triển, quản lý
và kinh doanh dịch vụ hạ tầng công nghiệp, các khu công nghiệp, các dự án
bất động sản công nghiệp và dân dụng.
− Cảng & Logistics: các khu vực phân phối được đặt tại các vị trí chiến lược,
thuận lợi cho việc giao thương với các vùng kinh tế khác và nước ngoài. Không
những vậy, việc tự chủ về các dịch vụ Logistics đã hỗ trợ rất lớn trong việc
hoàn thiện chuỗi cung ứng cho các ngành sản xuất khác. Đây là một điểm khác
biệt giữa TBS và các đối thủ cạnh tranh khác, việc tự chủ này mang đến sự uy
tín hơn của công ty đối với khách hàng.

− Du lịch: bao gồm các dịch vụ về sân golf, khách sạn và resort, nhà hàng và
tour du lịch. Các địa điểm sân golf và khách sạn 5 sao được đặt tại các vùng
du lịch trọng điểm như Hội An, trung tâm Hồ Chí Minh, mong muốn mang
đến trải nghiệm mới cho khách hàng.
− Thương mại và Dịch vụ: với sự thấu hiểu thị trường bán lẻ tại Việt Nam, TBS
Sport đang từng bước khẳng định vai trò trong lĩnh vực phân phối bán lẻ,
chuyên phân phối các thương hiệu thời trang hàng đầu và là nhà phân phối bán
lẻ độc quyền cho ECCO và Cole Haan tại thị trường Việt Nam.
Nguồn: Tài liệu công ty 2019
Đối với ngành công nghiệp sản xuất gia công tại Việt Nam có hai hình thức
chủ yếu, đó là gia công; mua và sản xuất
− Gia công là hình thức nhận đơn hàng từ phía đơn vị đặt gia công sau đó tiến
hành sản xuất theo đơn đặt hàng đó. Theo luật Thương mại Việt Nam 2005,
Điều 178: “Gia công trong thương mại là hoạt động kinh doanh sản xuất
thương mại, Theo đó bên thuê gia công cung cấp một phần hoặc toàn bộ
Hình 1. 2 Sáu lĩnh vực kinh doanh chính của TBS Group

nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, hoặc có thể cả chuyên gia, tài liệu kỹ thuật
để bên nhận gia công thực hiện một phần hoặc toàn bộ quá trình sản xuất ra
sản phẩm và nhận về thù lao”.
− Mua và sản xuất, đây là hình thức mà TBS ngành sản xuất đang vận hành. Đó
là nhận thiết kế của khách hàng hợp tác sau đó tiến hành sản xuất mẫu để chào
hàng với khách hàng. Nếu chất lượng, giá cả và các điều kiện liên quan đáp
ứng được tiêu chí khách hàng, thì mẫu đó sẽ được bán thành công và được đưa
vào công đoạn sản xuất hàng loạt.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hình 1. 3 Các sản phẩm giày Skechers do TBS Group sản xuất

1.4 Chiến lược và phương hướng phát triển trong tương lai
Công ty trong tương lai sẽ tập trung phát triển về nguồn nhân lực, công ty cho
rằng hiện tại công ty chỉ đang dừng ở mức dùng sức hoặc cao hơn chút nữa là dùng
mưu chứ chưa thật sự biết dùng người. Trong thời đại phát triển công nghệ 4.0 như
hiện nay, ngoài việc đầu tư vào các thiết bị công cụ hỗ trợ công nghệ, ngoài ra phải
đào tạo nguồn nhân lực một cách hiệu quả để có thể sử dụng tối đa những trang thiết
bị để tạo ra lợi nhuận tốt nhất. Công ty luôn với tâm thế sẵn sàng đón nhận thời đại
mới, TBS đề ra các mục tiêu xuyên suốt cho nhiều năm tới như liên tục kiện toàn
công nghệ học hệ thống dựa trên một nền tảng SAP và 05 trụ cột, đưa công ty đến
năm 2021 trong top 10 chuỗi cung ứng toàn cầu ngành Da giày – Túi xách, xây dựng
và quản trị kế hoạch sản xuất – kinh doanh theo từng chu kỳ.
Ngoài những khách hàng đối tác hiện tại, công ty luôn nỗ lực tạo ra những mối
quan hệ khách hàng mới. Một số nhà máy của công ty đang tiến hành xây dựng mối
quan hệ với thương hiệu giày thể thao hàng đầu – Adidas, thực hiện một số đơn hàng
mẫu nhỏ lẻ để chào hàng thương hiệu này, mong rằng với sự nỗ lực và trách nhiệm
công ty có thể xây dựng những quan hệ hợp tác chất lượng trong tương lai.
Song với việc tạo dựng quan hệ mới, công ty luôn lên chiến lược đẩy mạnh
năng lực sản xuất của mình. Tìm ra những vị trí địa lý phù hợp để mở rộng quy mô
sản xuất, luôn đẩy mạnh công tác đào tạo nhân viên cho những vị trí mới trong tương
lai, góp phần vào việc phát triển công ty đến một vị thế xa hơn.

1.5 Cơ cấu tổ chức của Chuỗi SK thuộc TBS Group
Skechers là một trong những khách hàng lớn của công ty. Bắt đầu hợp tác từ
năm 2005, Skechers đã và đang chiếm một tỷ trọng rất lớn trong sản lượng sản xuất
của công ty hằng năm. Không chỉ sản xuất theo yêu cầu của khách hàng, công ty đã
thành lập ra một Chuỗi Skechers để đầu tư hơn và quản lý một cách chặt chẽ hơn,
hình thành một quy trình làm việc hiệu quả hơn để có thể đưa tới khách hàng những
sản phẩm chất lượng nhất.
Bên cạnh sản xuất sản phẩm theo thiết kế của khách hàng, Chuỗi SK của TBS
đang đẩy mạnh hơn việc phát triển mẫu mã sản phẩm để có thể chào bán và gia tăng
giá trị dịch vụ tới khách hàng của mình. Vì vậy Trung tâm nghiên cứu và phát triển
sản phẩm (R&D Center) đã nỗ lực rất nhiều để đưa ra những sản phẩm chất lượng
cao nhất. Tại Trung tâm R&D, TBS đã dành ra một không gian văn phòng riêng dành
cho đại diện khách hàng để làm việc, đảm bảo rằng quy trình làm việc của công ty
đang thực hiện đúng theo tiêu chuẩn chung của Skechers và những thông tin thay đổi
được cập nhật kịp thời và chính xác nhất tới khách hàng. Ngoài ra, với sự đóng góp
trực tiếp của khách hàng, công ty phần nào giảm được sai sót trong công việc và tiết
kiệm được thời gian trao đổi. Trước khi sản phẩm mẫu được đưa đến khách hàng,
công ty luôn kiểm tra chặt chẽ chất lượng sản phẩm từ nguyên liệu đầu vào đến sản
phẩm hoàn chỉnh và phòng LAB TEST sẽ đảm nhận trách nhiệm này. Công ty còn
tiến hành cho nhân viên mang thử giày để theo dõi chất lượng sau khi sử dụng nhằm
tạo ra một sản phẩm chất lượng nhất.
Chuỗi SK thực hiện công việc như một chuỗi cung ứng thu nhỏ, đảm nhận
trách nhiệm từ việc tiếp nhận đơn hàng và hoạch định nhu cầu để thực hiện hoạt động
mua hàng. Sau đó, việc vận chuyển nguyên liệu và phát hành kế hoạch sản xuất đến
các nhà máy để tiến hành sản xuất đều do công ty đảm nhận. Ngoài ra, công ty còn
đảm nhận việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ NCC, lên kế hoạch định mức sử dụng
nguyên vật liệu và quản lý tồn kho vật tư. Tại các nhà máy, khâu sản xuất luôn được
quản lý và giám sát chặt chẽ để đảm bảo sản phẩm luôn đạt chất lượng theo mẫu. Và
trong những giai đoạn cuối cùng của chuỗi cung ứng, công ty vẫn luôn thực hiện tốt
nhiệm vụ quản lý thanh toán và kiểm soát tốt dòng tài chính của mình.

Nguồn: Phòng Nhân sự công ty TBS
Hình 1. 4 Sơ đồ tổ chức của chuỗi sản xuất giày Skechers – Chuỗi SK

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY
3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của công ty
3.1.2.1 Chiến lược mua hàng
Chiến lược mua hàng hiện tại của công ty đang áp dụng đó là mua hàng đúng
đủ theo số lượng sản xuất, lưu nguyên vật liệu và vật tư tại kho sản xuất. Chi trả cho
việc vận chuyển nguyên vật liệu chỉ khi có nhu cầu đáp ứng, không tồn kho dự trữ và
thuê kho ngoài để dự trữ. Do tính chất hoạt động đặc thù của công ty, đơn hàng sản
xuất là những đơn hàng lẻ, đa dạng về mẫu mã sản xuất và giá thành của nguyên vật
liệu khá cao. Nên việc tồn kho nguyên vật liệu sẽ xảy ra một số khả năng dẫn đến chi
phí cao như là thuê nhà kho, chi phí về nhân công quản lý nhà kho và tìm vị trí nhà
kho phù hợp để phân phối đến các cơ sở sản xuất với vị trí địa lý và chi phí tối ưu
nhất và quan trọng nhất những nguyên vật liệu đó có thể thành rác sau một đơn hàng
sản xuất. Ngoài ra, một câu hỏi phát sinh là tồn kho bao nhiêu là đủ và tồn kho những
nguyên vật liệu nào, việc này sẽ dẫn đến một khó khăn khác do tính đa dạng của đơn
hàng từ phía khách hàng. Nên việc tốn chi phí vào việc vận chuyển nhiều là một
phương án chi phí tối ưu nhất cho công ty, hàng có thể vừa đủ sản xuất và có thể xử
lý các trường hợp rủi ro có thể xảy ra.
3.1.2.2 Nhà cung cấp
Khác với những doanh nghiệp khác họ có thể linh động trong việc lựa chọn
các nhà cung ứng nguyên vật liệu thì đối với nhà cung ứng của TBS đa phần do bên
khách hàng lựa chọn. Chủ yếu các NCC tại TBS là các doanh nghiệp tại Trung Quốc,
Hàn Quốc và một số doanh nghiệp tại Việt Nam.
Công ty sẽ chia NCC theo ba nhóm chính để quản lý việc đặt hàng theo dõi
hàng hóa và thanh toán và sẽ có những nhân viên phụ trách chính cho từng nhóm
nguyên vật liệu:
− Phần Mũ (Leather, PU, Mesh dệt, Lót giày...)
− Phần Phụ liệu may (chỉ, dây giày và một số phụ liệu trang trí,...)

− Phần Đế giày (sẽ được một bộ phận riêng đảm nhận vì công ty TBS có một
dây chuyền sản xuất đế giày riêng và đây cũng được coi như một ngành sản
xuất độc lập)
Bảng 3. 1 Danh sách một số NCC chủ lực cung cấp vật tư mũ và phụ liệu may
Nguồn: Phòng Sourcing và Mua hàng Nhà máy sản xuất giày Skechers – Công ty
TBS
Nếu như trong trường hợp về phía TBS muốn thay đổi nhà cung ứng thì phải
nêu rõ lý do vì sao muốn thay đổi và đưa NCC đề xuất lên phía khách hàng, sau đó
tiến hành phê duyệt mẫu giữa NCC và bên khách hàng. Một số NCC tại Việt Nam đã
được TBS đề xuất nhằm tối ưu được chi phí vận chuyển cũng như rút ngắn thời gian
đáp ứng hàng hóa.
Các NCC sẽ gửi cho công ty bộ catalogue danh mục mẫu vật liệu mà họ có
sẵn màu, mẫu và mã số. Nếu có nhu cầu thì nhân viên dựa vào bảng catalogue của
NCC đó gửi đơn hàng đến họ và kèm theo những thông tin chi tiết của vật tư mẫu đó.
Nhóm Vật Tư NCC Quốc Gia
Mũ
Daewoo Hàn Quốc
Hua Feng Trung Quốc
Minh Anh Việt Nam
MSL Hồng Kông
Sang Tang Trung Quốc
Sheng Huang Trung Quốc
Tong Hong Việt Nan
Yu Cheng Trung Quốc
PLM
Liên Châu Việt Nam
Lianda Trung Quốc
Phong Phú (Coats) Việt Nam
Chen Tai Việt Nam, Trung Quốc
Jun May Trung Quốc
Jiamei Trung Quốc
Chinshin Trung Quốc

Trong trường hợp xuất hiện các dự án mà các vật tư không nằm trong mẫu có sẵn, thì
các nhân viên chịu trách nhiệm với nhà cung ứng của vật đó liên hệ và trao đổi về
thông tin vật tư mới này có thể sản xuất được không và tiến hàng duyệt mẫu.
3.1.2.3 Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh của nhà máy là các cơ sở sản xuất khác là đối tác sản xuất
của Skechers tại Việt Nam, có thể là trong nước hoặc có thể là nước ngoài và những
cơ sở xuất này có thể có được những đơn hàng sản xuất của Skechers thay vì công ty
TBS. Do vậy, công ty phải đảm bảo được cho khách hàng về mẫu mã và chất lượng
thành phẩm và đảm bảo được chi phí gia công thấp. Một số cơ sở sản xuất gia công
cho Skechers tại Việt Nam: Kingmaker Footwear, Adora Footwear, Phucdat Shoes,
v.v.
Đối với một công ty sản xuất thì tính chất cạnh tranh là giữa các nhà máy với
nhau, họ cạnh tranh với nhau dựa theo 04 yếu tố:
− Chất lượng đạt yêu cầu khách hàng.
− Mẫu mã đa dạng, đẹp, đảm bảo được mục tiêu đặt ra của khách hàng và thời
gian chào mẫu đúng hạn, phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng.
− Giá cả phải cạnh tranh giữa các nhà máy khác.
− Cam kết về thời gian giao hàng.
Theo nguồn thông tin nội công ty trong các nhà sản xuất cho Skechers tại thị trường
Việt Nam cũng như nước ngoài thì TBS hiện đang đứng thứ vị trí thứ hai sau Công
ty Dah Lih Puh tại Đài Loan. TBS đang thực hiện chiến lược cạnh tranh khá tốt và
đây cũng là một động lực để TBS có thể ngày càng phát triển hơn và cam kết đạt
được tốt độ tăng trưởng đề ra với khách hàng mỗi kỳ kinh doanh.
Nếu như là các đối thủ trong nước thì tất cả những yếu tố sẵn có tác động là
như nhau ví dụ như vị trí địa lý, các vấn đề về pháp lý thì công ty chỉ cần tập trung
vào phát triển chất lượng sản phẩm. Vì so với những đối thủ cạnh tranh nội địa thì
công ty đang sử dụng các hoạt động Logistics và lưu trữ “in-house” và đây là một lợi
thế rất lớn về chi phí và dịch vụ dành cho khách hàng của mình. Ngoài ra, công ty
hiện đang sở hữu cho mình một dây chuyền công nghệ sản xuất đế do đó công ty có
thể tự chủ cho mình về chất lượng của đế giày hơn.

Nhưng bài toán kinh doanh đã trở nên khó khăn hơn vì ngoài Việt Nam ra thì
Trung Quốc là quốc gia có giá lao động rẻ, đây là một thị trường sản xuất lớn, tập
trung các trung tâm phân phối đa quốc gia lớn và chủ yếu các NCC của Skechers đều
nằm ở Trung Quốc. Nhờ tất cả các yếu tố thuận lợi đó, thì các đối thủ cạnh tranh tại
Trung Quốc họ có lợi thế rất lớn về mặt tối ưu chi phí sản phẩm. Công ty lúc này phải
đảm bảo chất lượng và chi phí có lợi đến khách hàng để có thể chiếm ưu thế trong sự
lựa chọn của Skechers.
3.1.2.4 Tình trạng bệnh dịch COVID – 19 tác động đến hoạt động mua hàng
tại công ty
Đại dịch COVID – 19 bùng phát ở tỉnh Vũ Hán, Trung Quốc vào tháng
12/2019. Đại dịch này đã gây ra thiệt hại lớn về người ở Trung Quốc với tốc độ lây
lan giữa người với người cực kì nhanh và điều này cũng có tác động không hề nhỏ
đến nền kinh tế ở Trung Quốc lúc bấy giờ. Theo như thông tin ở nhà máy, các NCC
ở Trung Quốc nghỉ Tết trước Việt Nam một tuần và sau thời gian nghỉ Tết, Trung
Quốc là quốc gia bị ảnh hưởng từ dịch nặng nề nhất nên kỳ nghỉ của quốc gia này đã
kéo dài hơn dự kiến, các doanh nghiệp ở Trung Quốc đã phải dừng hoạt động do dịch
bùng phát. Vì vậy, khoảng thời gian sau Tết, tức là khoảng đầu tháng 02/2020, nhà
máy phải đối mặt với tình trạng thiếu hàng hóa, vật tư từ NCC Trung Quốc. Nhà máy
đã chuyển hướng sang các nhà cung ứng Hàn Quốc và chịu chi phí vận chuyển tăng
do khoảng cách về địa lý thì Hàn Quốc xa hơn so với Trung Quốc, nhưng không lâu
sau đó dịch lại bùng phát ở Hàn Quốc, nhà máy lại một lần nữa đối mặt với khó khăn
và phải huy động các NCC nội địa.
Tới thời gian giữa tháng 3/2020, khi tình hình bệnh dịch ở Trung Quốc ổn
định, nguồn cung ứng trở về trạng thái bình thường thì công ty lại đối mặt với tình
hình tại Mỹ, hiện đang là quốc gia ảnh hưởng bởi dịch bệnh nặng nề nhất, đây là thị
trường tiêu thụ chính của Skechers. Vì vậy, thương hiệu này đã hủy đơn hàng gia
công tại nhà máy rất nhiều, trong khoảng thời gian này nhà máy đang căng thẳng với
việc đơn hàng bị hủy còn nguyên vật liệu đang trên đường về và lưu kho không biết
khi nào mới được sản xuất dẫn đến việc có thể giảm chất lượng vật tư sau này khi có
đơn hàng sản xuất lại. Thêm vào đó, trong tình trạng dịch bệnh bùng phát toàn cầu
thì việc các chuyến bay được khai thác rất ít thậm chí không có chuyến bay nào ra

nước ngoài vì vậy chi phí vận chuyển dội lên rất nhiều và các đơn hàng vận chuyển
bằng hàng không có thể bị hoãn. Bệnh dịch COVID – 19 đã gây ra tổn thất rất lớn
cho chuỗi cung ứng của Việt Nam cũng như toàn thế giới. Theo báo cáo Thống kê
của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và đầu tư) đánh giả ảnh hưởng
của COVID – 19 đối với Việt Nam, Bộ Kế hoạch và đầu tư đã giảm mức dự báo GDP
từ 6,8% xuống chỉ còn 5,96% nếu dịch bệnh kéo dài đến quý II- mức thấp nhất trong
7 năm gần đây.
3.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng tại công ty
3.2.1 Quản trị Mua hàng theo quy trình mua hàng tại công ty
3.2.1.1 Quy trình chuẩn bị mẫu và quy cách duyệt mẫu tại công ty

Nguồn: Phòng Sourcing Nhà máy sản xuất giày Skechers – Công ty TBS
- Nhận thiết kế theo khách hàng
- Phân nhóm vật tư
- Kiểm tra và Mã hóa SAP
- Kiểm tra định mức vật tư
- Lên nhu cầu chưa may mẫu đến thời điểm hiện tại
- Lên nhu cầu vật tư mẫu
Xác định NCC
- Thay đổi theo từng đơn hàng
- Tìm NCC trên hệ thống theo dõi NCC
- Phát hành PR (Purchasing Requisition) và gửi thông tin đến
từng nhóm order vật tư
- Tạo PO trên hệ thống SAP
- Upload lên hệ thống theo dõi NCC
- Gửi PO đến NCC qua email
- Cập nhật ngày ETD
- Phương thức ship
- Kiểm tra chứng từ ship
- Tập hợp chứng từ thanh toán (trả trước)
- Update thông tin ship hàng từ NCC
- Tiếp nhận vật tư, chứng từ nhập
- Kiểm tra vật tư (chất lượng, số lượng)
- Báo cáo tiến độ vật tư mẫu đến các bộ phận liên quan
- Giải quyết sự cố phát sinh
- Tiếp nhận chứng từ giao hàng
- Kiểm tra chứng từ
- So sánh với bản lưu mẫu
- Trình ký thanh toán (trả sau)
- Lưu chứng từ
Bảng 3. 2 Quy trình chuẩn bị vật tư mẫu tại nhà máy
TIẾP NHẬN
BOM VÀ LÊN
NC VT MẪU
XÁC ĐỊNH
SUPPLIER
KIỂM
TRA
NO
OK
ORDER MẪU
KIỂM TRA TIẾN
ĐỘ VẬT TƯ
TẬP KẾT VẬT
MẪU
THEO DÕI TT VT
MẪU

Phòng Sourcing sẽ là phòng ban đảm nhận việc mua hàng vật tư mẫu. Nhân viên Kế
hoạch vật tư mẫu sẽ là người nhận Sample Request (Hay còn gọi là bản SPEC) từ
Phòng Kinh doanh như Hình 3.1, sau đó sẽ tổng hợp cái chi tiết giống nhau lại và gửi
cho các Nhân viên mua hàng mẫu đảm nhận nhóm NCC để tiến hành đặt hàng và gắn
mã SAP cho những vật tư mới để quản trị trên hệ thống. Trước khi mua hàng vật tư
mẫu, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành kiểm tra tồn kho của vật tư đó, nếu không còn
sẽ tiến hành đặt hàng với NCC.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên mua hàng đó là kiểm tra
tiến độ vật tư. Vì một giai đoạn phát triển mẫu chỉ tiến hàng trong vòng 2 – 3 tuần,
nếu như vật tư được cung cấp trễ sẽ ảnh hưởng đến các giai đoạn khác. Nhân viên
mua hàng cần phải xác định ETD rõ rang với NCC trước khi duyệt PO.
Một quy trình phát triển sản phẩm mẫu bao gồm bốn giai đoạn chính
− Giai đoạn Develop (DEV): khi một thiết kế sản phẩm của khách hàng được
gửi xuống với những chi tiết hoàn toàn trên giấy và chỉ hưởng dẫn bộ phận
này nên dùng NVL nào, nên giai đoạn này Phòng Thiết kế sẽ hoàn chỉnh bản
thiết kế một cách chi tiết hơn, tạo rập và Phòng Kinh doanh sẽ tạo SPEC tiến
hành mua VT và sản xuất mẫu.
− Giai đoạn Pre-line: ở giai đoạn này sản phẩm mẫu sẽ được kiểm tra với khách
hàng. Vì khi một sản phẩm từ hình đến khi thực tế có thể sẽ khác nhau rất
nhiều. Khách hàng có thể yêu cầu đổi vật tư nếu không phù hợp và yêu cầu
thay thế đến khi tất cả vật tư được dùng đạt yêu cầu về thiết kế. Ở giai đoạn
này nếu sau khi chỉnh sửa mà giày vẫn không đạt được yêu cầu sẽ bị dừng phát
triển ở giai đoạn tiếp theo, nếu như sản phẩm được duyệt thì 70% khả năng
mẫu này có thể đi vào sản xuất.
− Giai đoạn In-line (NA): lúc này một đôi giày mẫu sẽ được hoàn chỉnh và được
phê duyệt bởi khách hàng và công ty cũng sẽ lựa chọn nhân viên mang thử
giày trong thời gian ngắn để đưa ra phản hồi về chất lượng. Nếu sản phẩm
được khách hàng phê duyệt, thì công ty sẽ được nhận một đơn hàng nhỏ từ
khách hàng, đơn hàng này có thể được dùng với mục đích bán thử nghiên cứu
thị trường hoặc trưng bày showroom tùy theo mục đích phía khách hàng.

Chính vì vậy, ở giai đoạn này có thể giúp công ty thu hồi vốn thông qua những
đơn hàng nhỏ của khách hàng.
− Giai đoạn Confirm (CFM): khi một sản phẩm tới giai đoạn này có nghĩa là sản
phẩm này được phê duyệt và vào sản xuất với những đơn hàng với số lượng
lớn hơn. Lúc này, phòng Công nghệ sẽ thiết kế lại quy trình sản xuất sản phẩm
hoàn, các thông số kỹ thuật dùng trong sản xuất.
Phòng Kinh doanh sẽ lập ra một bảng mẫu được gọi là Swatch (Hình 3.3) –
đây là bảng dùng để lưu mẫu của NCC được duyệt bởi khách hàng, những mẫu này
sẽ được lưu lại và sử dụng so sánh chất lượng cho những đợt hàng tiếp theo được gửi
từ NCC.

Nguồn: Phòng Mua hàng Chuỗi sản xuất giày Skechers – Công ty TBS
Hình 3. 1 Bảng SPEC (Specific) bộ phận Kinh Doanh gửi qua phòng mẫu để lên
nhu cầu vật tư

Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hình 3. 2 Bảng Swatch lưu mẫu đã được khách hàng Skechers phê duyệt

3.2.1.2 Quy trình mua hàng khi sản xuất đồng loạt và cách xác định nhu cầu
mua hàng
Từ 2003, công ty đã bắt đầu áp dụng SAP vào quá trình quản trị nguyên vật
liệu của mình và phải mất 02 năm sau đó, công ty mới có thể thiết kế một quy trình
hoàn thiện nhất và tối ưu hiệu quả của mỗi giai đoạn. Hình 3.2 thể hiện chi tiết từ giai
đoạn phát triển chào giá thành công sản phẩm mẫu và nhận đơn hàng từ khách hàng
(SD) đến khi được khách hàng đặt hàng và lên quy trình sản xuất đơn hàng (PP) và
tiến hành mua vật tư sản xuất theo đơn hàng (MM) cuối cùng là tính giá thành đơn
Hình 3. 3 Quy trình tổng quát liên phân hệ trên phần mềm SAP tại Chuỗi sản xuất giày
Skechers thuộc TBS Group

hàng (CO) và thực hiện thanh toán với NCC và khách hàng (FI). Nhiệm vụ của một
nhân viên mua hàng ứng với bước (7) đến bước (19) trên quy trình phân hệ (MM).
Mô tả sơ lược cách xác định nhu cầu và tiến hành mua hàng theo nhu cầu
từ bước (7) – (10) Hình 3.2
Plan Order (6) và PR (7) sẽ đồng thời được tạo tự động trên SAP dựa trên Sale
Order (4) những đơn hàng được tiếp nhận từ khách hàng và BOM (2) theo kế hoạch
sản xuất. Công ty sẽ có một bộ phận tiếp nhận đơn hàng của khách hàng hằng tuần
vào mỗi ngày thứ Ba và thứ Sáu để tiến hành các bước mua hàng tiếp theo. Thực tế,
đơn hàng của khách hàng được gửi xuống công ty hằng ngày nhưng để tối ưu được
chi phí mua hàng, thì công ty tập trung gom hàng của khách hàng vào hai ngày này
để tránh tình trạng mua nguyên vật liệu từ NCC và vận chuyển một cách lắt nhắt.
Đơn hàng mới hay những điều chỉnh liên quan đến đơn hàng như tăng hoặc giảm số
lượng hay có các trường hợp hủy bỏ đơn hàng đều được bộ phận Quản trị thông báo
đến phòng mua hàng và thực hiện trên hệ thống quản lý hàng hóa – SAP. BOM của
đơn hàng sẽ được cập nhật lên hệ thống để tính được tổng nhu cầu cho từng chi tiết
VT. Sau đó, nhân viên mua hàng từng nhóm NCC mà nhân viên đó đảm nhận, tương
tự như bên mẫu bao gồm Phụ liệu may và Mũ, sẽ tiếp nhập PR và thực hiện các quy
trình trên SAP để duyệt PR và chuyển PR thành PO (8) và gửi cho NCC. Chỉ số
Balance thể hiện trạng thái giữa nhu cầu VT và mức đáp ứng. Khi một nhu cầu phát
sinh thì hệ thống sẽ kiểm tra mức đáp ứng của công ty bằng cách kiểm tra mức tồn
kho và PO. Nếu hai Tồn kho và PO không đủ số lượng đáp ứng nhu cầu thì hệ thống
sẽ bắt đầu sinh ra PR.
Balance = Nhu cầu – (Tồn kho + PO + PR)
Nếu chỉ số Balance = 0 có nghĩa là số lượng vật tư được mua đang chính xác với nhu
cầu, nếu số Balance này nhỏ hơn hoặc lớn hơn 0, có nghĩa rằng lượng vật tư đang
được mua với tình trạng thiếu hoặc thừa với số lượng bằng với số Balance. Nếu trong
trường hợp thiếu hàng hóa không mong muốn thì bộ phận sản xuất sẽ báo với phòng
mua hàng để kiểm tra hàng tồn trong kho, mượn vật tư từ phòng mẫu, xem xét thêm
có PO nào của vật tư đó đang trên đường về hay không, và PR sẽ được tự độn tạo ra.
Không phải sau khi thành PO thì đơn hàng có thể chuyển đi tới NCC mà phải
tiếp tục được phê duyệt sau 03 cấp: cấp 01 được phê duyệt bởi nhân viên phòng mua,

cấp 02 và 03 sẽ được phê duyệt (9) bởi phòng quản trị và tất cả quy trình phê duyệt
này đều được thực hiện trên hệ thống SAP. Lý do mà nhà máy có các bước phê duyệt
đơn hàng một cách khắt khe như vậy là để tiết kiệm chi phí mua hàng một cách triệt
để nhất, tránh tình trạng thừa hàng hóa gây ra lãng phí. Chính vì vậy, có thể giảm
thiểu được tình trạng sai sót trong quy trình mua hàng luôn được công ty coi trọng
hàng đầu, vật tư có thể được đặt hàng với số lượng đúng đủ theo như kế hoạch của
sản xuất. Ngoài ra, việc duyệt PO qua từng cấp này để kiểm tra tiến độ của PO (10)
có đáp ứng được đúng với tiến độ sản xuất hay không. Nếu PO đáp ứng được kế
hoạch nhập thì nhân viên mua hàng sẽ nhận bộ chứng từ
Trong phòng mua hàng sẽ có một nhóm nhân viên làm việc với chức năng
định mức vật tư. Cụ thể các nhân viên này sẽ đảm nhận trách nhiệm tính toán vật dư
của mỗi đôi giày theo từng dự án. Với mỗi đơn vị đo vật tư nhất định sẽ làm được
bao nhiêu đôi giày và cách cắt như thế nào để có thể sử dụng tối ưu vật nhất, tránh
tình trạng sử dụng vật tư quá thừa. Sau khi có thể tính toán được cách sử dụng tối ưu
thì gửi xuống cho bộ phận Sản xuất để áp dụng trong quá trình sản xuất. Đây cũng là
một cách nhà máy áp dụng để có thể tiết kiệm được chi phí và đảm bảo được mức giá
cho khách hàng.
3.2.2 Phần mềm sử dụng trong quản trị nguyên vật liệu tại công ty
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm SAP (System Application
Programing) là công cụ quản lý nguyên vật liệu của mình. Đây là phần mềm ERP
hàng đầu, được rất nhiều đơn vị uy tín tin dùng. Với sự hỗ trợ của SAP, công ty đã
tối ưu công việc liên quan đến quản trị nguyên vật liệu, có thể thực hiện nhiều công
việc cùng lúc như phê duyệt PO cùng lúc, theo dõi tình trạng đơn hàng và quản trị số
liệu vật tư tốt hơn.
Với định hướng ngày một phát triển hơn của công ty, đồng nghĩa với việc gia
tăng số lượng vật tư cần phải quản lý, số liệu hàng hóa ngày một gia tăng và công
việc chưa bao giờ tối ưu hơn với phần mềm hỗ trợ lưu trữ giúp nhân viên làm việc
hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí của công ty. Ngoài ra, đây còn là công cụ
liên kết giữa các bộ phận với nhau như là Kinh doanh, Mua hàng, Phát triển sản phẩm,
Sản xuất, Kế toán và Kho, các bộ phận có thể truyền thông tin số liệu với nhau một
cách chính xác nhất.

Hình 3. 4 Tạo PR trên SAP
Hình 3. 5 Nhập thông tin PR và chuyển PR thành PO
Hệ thống sẽ tự động đưa những thông tin từ PR qua PO như mã vật tư, số
lượng, PR text, thời gian giao hàng và giá trị.

Hình 3. 6 Tạo PO trên SAP
Bảng 3. 3 Yêu cầu dữ liệu cần nhập khi tạo PO khi tham chiếu từ PR
Tên Trường Giá trị của người dùng Ghi chú
Order type NB: Standard PO Loại PO
Vendor VENDOR88 Nhập mã nhà cung cấp
Org. Data
Purchasing Org. 1000 Nhập Purchasing Org.
Purch. Group 101 Chọn nhóm mua hàng
Company Code 1000 Nhập mã công ty
Item Overview

Material RH002 Không cần nhập mã vật tư
(Material number)
PO Quantity 100 Số lượng trong PO
Oun M Đơn vị mua hàng
Delivery date 02.05.2013 Nhập ngày yêu cầu giao hàng
Net Price 1000000 USA Nhập đơn giá
Plnt 1100 Nhà máy yêu cầu mua
Bảng 3. 4 Các thông tin yêu cầu nhập khi tạo PO không tham chiếu từ PR
Order type NB: Standard PO Loại PO
Vendor VENDOR88 Nhà cung cấp
Org. Data
Purchasing Org. 1000 Tổ chức mua hàng
1000
Purch. Group 101 Nhóm mua hàng
Company Code 1000 Mã công ty
Item Overview
Material Mã vật tư (material number)

Không cần nhập
Account assign
category
“K” Account assign category:
Chọn K -> chi phí cho Cost
center
PO Quantity 100 Số lượng trong PO
Short Text Mua Văn phòng phẩm Nhập phần diễn giải vào short
text
Oun EA Nhập đơn vị mua
Delivery date 15.07.2013 Nhập thời gian giao hàng
Material group ZZZZ – others Chọn nhóm vật tư
Plnt 1100 Chọn nhà máy
G/L account 62780300 Chọn đúng định khoản
Cost center 1001 Chọn đúng trung tâm chi phí
(Cost Center)
Hình 3. 7 Kết quả SAP tự sinh ra số PO
Nguồn: Phòng Mua hàng Nhà máy sản xuất giày Skechers – Công ty TBS

Hình 3. 8 Các cấp phê duyệt PO trước khi gửi đi cho NCC – theo quy trình đã
các nhận phê duyệt của TBS
Hình 3. 9 Thông tin chi tiết của một PO

Hình 3. 10 Xem toàn bộ PO và trạng thái của PO
* Coi kết quả màn hình
-XXX số cấp đã phê duyệt
-Y: PO đã được duyệt
3.2.3 Thương lượng với NCC
Do hầu hết mối quan hệ giữa NCC với nhà máy làm mối quan hệ lâu đời nên
việc duy trì và xây đắp các mối quan hệ sẵn có luôn được nhà máy chú trọng. Vì vậy
những nguyên tắc làm việc giữa hai bên luôn được đảm bảo dựa trên sự thuận lợi cho
cả hai bên.
Khi có nhu cầu mua hàng được thực hiện thì mỗi nhân viên mua hàng đảm
nhận mỗi nhóm NCC có trách nhiệm thương lượng với các NCC đó về số lượng, loại
hàng, chất lượng hàng, giá cả, thời gian và địa điểm nhận hàng. Đối với những đơn
hàng cần gấp, các nhân viên phải đảm bảo việc hối thúc NCC về việc vận chuyển
hàng hóa kịp thời kế hoạch sản xuất.
Ngoài ra, trách nhiệm thương lượng và đặt hàng càng trở nên quan trọng hơn
trong những trường hợp xấu có thể xảy ra với nguyên vật liệu nhận như là hàng không
đạt chất lượng như mẫu ban đầu, hàng về trễ hoặc sản xuất cần hàng bổ sung gấp.
Trong trường hợp này bước tiếp nhận kiểm tra (13) sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu
mọi thứ đều đạt yêu cầu thì sẽ đi vào các bước tiếp theo, còn nếu ngược lại, nhân viên

mua sẽ đám phán lại với NCC. Nếu hàng hư, NCC sẽ tiến hành sản xuất lại lô hàng
đó, và có hai yếu tố để xem xét đơn hàng bổ sung:
− Đơn hàng bổ sung nhận được có ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất hay không.
Nếu không thì sẽ điều chỉnh đơn hàng đợi nhập đơn hàng bổ sung vào sản
xuất.
− Đơn hàng bổ sung ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, sẽ thông báo lên khách
hàng và tìm ra giải pháp. Trường hợp nếu thay thế vật tư, sẽ gửi thông tin cho
khách hàng bên Mỹ, nếu đồng ý thay đổi tiến hành nhận hàng nhập kho, còn
nếu không thì sẽ phải chấp nhận chập trễ đơn hàng.
Nhân viên mua hàng sẽ là người trực tiếp thương lượng với NCC và yêu cầu cải
tiến về các vấn đề sự cố thường xuyên xảy ra để có thể đạt được hiệu quả tốt hơn
trong tương lai.
3.2.4 Tiếp nhận kiểm tra và nhập kho NVL
3.2.4.1 Tiếp nhận kiểm tra
Nhân viên mua hàng sẽ là người lấy bộ chứng từ từ NCC (B/L, Invoice,
Packing List) để nhân viên kho kiểm tra số vật tư nhận thực tế có khớp với trên giấy
tờ hay không. Ngoài ra, nhân viên Kho cũng dựa vào bản Swatch lưu mẫu đã được
khách hàng duyệt để so sánh chất lượng với mẫu lưu ban đầu.
Mỗi khi nhân viên mua hàng tiến hành đặt hàng cho nhà cung cấp đều phải
cập nhật lên một file tổng hợp. File đó bắt buộc phải có những thông tin sau: tên nhân
viên chịu trách nhiệm đặt hàng, số PO, NCC và Vendor Code, các mô tả chi tiết của
NVL, Leadtime và ngày vật tư đến. Nhờ những thông tin này, bộ phận mua hàng có
thể đánh giá được dịch vụ của nhà cung cấp và đưa ra những đánh giá kết quả mua
chính xác nhất. Ngoài ra, để tránh những sai sót trên hệ thống, những thông tin này
cũng được cập nhật để đối chứng với những sự cố xảy ra với hệ thống.
3.2.4.2 Quy định Nhập kho vật tư
Toàn bộ vật tư khi nhập vào kho phải có chứng từ kèm theo và được bàn giao
cho nhân viên tại kho.

Chứng từ được chia làm hai loại như sau:
− Đối với những vật tư cho TBS trả tiền: chứng từ phải bao gồm Invoice (bắt
buộc và ghi rõ các thông tin), Packing List, Bill đối với vật nhập khẩu hay
Delivery Note đối với vật tư nội địa (bắt buộc)
− Đối với những vật tư mẫu được khách hàng trả tiền (ở giai đoạn phát triển sản
phẩm) chứng từ phải bao gồm phiếu đặt hàng.
Quy định cụ thể:
− Vật tư khi nhập về phải được tập kết tại lễ tân hoặc tại kho sản xuất. Tuyệt đối
không được tập kết tại bất kỳ vị trí nào khác nếu không có sự thông báo đến
ban quản lý kho.
− Vật tư chỉ được chuyển từ điểm tập kết về kho với chứng từ đầy đủ cũng như
có sự ký nhận bàn giao vật tư phải được thể hiện qua các chữ ký xác nhận bàn
giao từ bộ phận cung cấp vật tư.
− Sự ký nhận bàn giao vật tư phải được thể hiện qua chữ ký xác nhận của bộ
phận cung cấp vật tư trên Invoice hoặc phiếu đặt hàng.
− Nhân viên kho mẫu khi chuyển vật tư về phải ghi rõ thông tin vật tư lên thẻ
treo trong đó xác định số kệ/ hộc lưu giữ cho từng danh mục vật tư cụ thể. Sau
đó chuyển thông tin lưu trữ và bộ chứng từ đi kèm cho Kế toán kho.
− Kế toán tiến hành làm phiếu nhập kho và lưu số liệu. Phiếu nhập kho được ký
bởi Kế toán kho và nhân viên tiếp nhận vật tư.
Đây là công tác mà công ty hiện đang thực hiện khá tốt, việc theo dõi từ bước
đầu đặt hàng đến khi hàng hóa được nhập kho đều có những quy trình quy định cụ
thể, phân công rõ được nhiệm vụ của các phòng ban từ đó có thể dễ dàng truy cứu
trách nhiệm và khắc phục được những trường hợp sự cố xảy ra. Công ty có thể kịp
thời đưa ra các biện pháp thúc giục NCC giao hàng nếu gần ngày mà NCC vẫn chưa
cập nhật được trạng thái. Khi nhận hàng, công ty cũng đưa ra được các điều kiện nhập
kho rõ ràng, chỉ ra được những chứng từ cần thiết khi nhập kho. Nếu mà có sự chuẩn
bị kỹ càng về mặt chứng từ nhận hàng hóa, có thể cho thấy công ty luôn đảm bảo
được hàng hóa đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng.

3.2.4.3 Phương tiện vận chuyển hàng hóa
Nguyên vật liệu và thành phẩm được công ty vận chuyển theo 03 hình thức
chính đó là đường biển, hàng không và chuyển phát nhanh bằng đường hàng không.
Hai hình thức vận chuyển đầu tiên được nhà máy sử dụng phổ biến trong điều kiện
giao nhận hàng hóa bình thường theo địa lý vận chuyển. Đối với hình thức chuyển
phát nhanh bằng hàng không, nhà máy sẽ dùng để vận chuyển những hàng hóa cần
gấp nhưng số lượng không nhiều hoặc gửi hàng mẫu cho khách hàng. Cùng với bộ
chứng từ được nhận từ NCC, sẽ được gửi sang Xuất Nhập Khẩu đi khai hải quan.
3.2.6 Phương thức tiến hành thanh toán với các bộ phận liên quan
Mọi công việc trở nên tối ưu và hiệu quả hơn với phần mềm hỗ trợ SAP. Dựa
trên phần mềm này Kế toán có thể tìm được đơn hàng cần thực hiện thanh toán với
khách hàng cũng như NCC, đơn hàng nào chưa tới hạn thanh toán hoặc đang còn
công nợ và chờ thanh toán. Kế toán có thể biết được chi phí cho mỗi đơn hàng từ đó
có thể đưa ra số liệu chính xác để phân tích tình hình tài chính của công ty.
Các hình thức thanh toán hiện có ở nhà máy là thanh toán trả trước và thanh
toán trả sau. Thường thị thanh toán trả sau sẽ được thương lượng với nhà cung cấp
công nợ từ 30 – 45 ngày, thời gian công nợ càng lâu càng thuận tiện cho nhà máy.
Bộ chứng từ nhận từ NCC, sau khi được chuyển qua kho để nhận hàng hóa,
thì tiếp theo sẽ chuyển đến kế toán để kiểm tra chứng từ lại một lần nữa và thực hiện
thanh toán.
Trước đây, thủ tục thanh toán của nhà máy đơn giản hơn rất nhiều, chỉ cần bộ
phận Mua hàng gửi mail cho Kế toán yêu cầu thanh toán kèm theo bản scan Invoice
và Sales Contract. Nhưng sau đó thì công ty đã bị Hacker tấn công, chỉnh sửa số liệu
thông tin để làm bộ chứng từ thanh toán giả. Để ngăn ngừa trường hợp đó tái diễn,
thì bộ yêu cầu thanh toán sẽ bao gồm bản gốc Sales Contract và Invoice được gửi từ
NCC để tránh sự cố lặp lại. Sau khi Kế toán thực hiện thanh toán cho NCC xong thì
sẽ báo bộ phận Mua hàng thông báo đến NCC.

epurchasing cty TBS.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to epurchasing cty TBS.pdf

Similar to epurchasing cty TBS.pdf (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (14)

epurchasing cty TBS.pdf