Valtion yhteinen viestintäratkaisu (VYVI) - esittely Valtiokonttorin Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivässä 26.10.2011. Puhujana Mika Knuutila, Valtion IT-palvelukeskus (VIP).

1. Valtion yhteinen viestintäratkaisu
- edistykselliset viestintä- ja
yhteistyövälineet valtionhallintoon
Projektipäällikkö Mika Knuutila
Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskus
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011

2. VYVI – Valtion yhteinen viestintäratkaisu
• Herätys
• Ratkaisu
• Lopuksi
• Lisätietoja
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 2

3. Herätys
3

4. Organisaation toiminnan haasteita
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 4

5. Tuntuuko Sinusta siltä, että
• Sähköpostini tukkeutuu helposti viesteillä, jotka voisi
hoitaa tehokkaammin muilla nykyaikaisilla välineillä?
• Työtä kollegojen, tiimien ja kumppaneiden kanssa voisi
tehostaa merkittävästi nykyaikaisilla viestintäratkaisuilla?
• Aikaa perheelle, harrastuksille ja muulle vapaa-ajalle ei
jää tarpeeksi työmatkustamisen takia?
• Viestintävälineiden tietoturvaan ei oikein enää voi luottaa
julkisuudessa esiintyneiden tapausten takia?
• Olet ehkä tekemässä jotain sellaista, jonka joku muu on
jo tehnyt tai tekee sitä parhaillaan?
• Lisääntyvä liikenne ja liikkuminen paikasta toiseen
rasittaa luontoa ja se kaiken kukkuraksi on useimmiten
matka-aikaa pidentäviä yllätyksiä täynnä?
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 5

6. Onnistumisen ydinkysymys
Miten saamme
- oikeat ihmiset,
- oikeaan aikaan ja
- oikeaan paikkaan
toimimaan yhdessä?
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 6

7. Ratkaisu
Edistykselliset viestintä- ja yhteistyövälineet
valtionhallintoon
7

8. Valtion yhteinen viestintäratkaisu ja
VYVI-palvelut
Tele
presence
Videoneuvottelu
Sosiaalinen Wiki, Blogit
media
Ryhmätyö
VYVI-palvelut
Työasematason videoneuvottelu
Läsnäolo Pikaviestit Verkkokokous
Sähköposti Kalenteri
Puheratkaisut
Toimintatapojen muutos ja muutoshallinta

9. Posti
VYVI- palvelut Pika
 Palvelu sisältää sähköpostin, kalenterin ja  Palvelu sisältää pikaviestinnän ja läsnäolotiedon
viestien varastoinnin.  Pikaviestintä mahdollistaa käyttäjien välisen
 Sähköpostilaatikon koko voidaan valita nopean keskustelun tekstimuodossa
käyttäjäkohtaisesti. Oletusarvoinen  Läsnäolotiedon avulla käyttäjä voi ilmaista muille
sähköpostilaatikon koko on 200 Mt. käyttäjille oman saavutettavuutensa.
 Sähköpostilaatikon lisäksi käyttäjällä on  Läsnäolotieto päivittyy automaattisesti henkilön
käytettävissä helppokäyttöinen ja turvallinen kalenterimerkintöjen tai muun tietolähteen
viestien varastointipalvelu. perusteella
Käyttäjäkohtaisen varastoinnille on varattu
1Gt.
Kokous
Tekstari  Mahdollistaa verkkokokouksen,
jossa osallistujat voivat esittää,
 Palvelu mahdollistaa jakaa ja työstää yhdessä
tekstiviestien ja faksien dokumentteja
lähettämisen suoraan  Kokouksessa voidaan myös
sähköpostiohjelmasta välittää reaaliaikaista kuvaa
 Fax- lähetykset voivat sisältää  Kokoukseen voi osallistua myös
myös liitetiedostoja videoneuvottelulaitteella tai
puhelimen välityksellä
Turva
 Palvelu mahdollistaa turvallisen Ryhmä
suojaluokitellun (ST III –IV) aineiston  Palvelu mahdollistaa ryhmätyötilojen
lähettämisen ja vastaanottamisen perustamisen ja hallinnan
sähköpostina  Palvelu sisältää ryhmätyötä tukevia
 Viestejä voi käsitellä selaimella ominaisuuksia, kuten kalenteri ja
tehtävälista sekä Wiki - ja Blogi –palveluita

10. VYVI- ekosysteemi – enemmän kuin
ydinpalvelut
Asiantuntijaosaa-
”VYVI – VORUM” misen jakaminen
• Yhteiset kokemukset • Hankintaverkosto
• Kehitysideat • Kielenkääntäjät
• Käyttöpolitiikat • Taloushallinto
• Keskustelut • Henkilöstöhallinto
• Uudet palvelut • Jne.
Integraatio Prosessit
• Toiminnanohjaus • Yhteispalvelupiste
• CRM • Laiska tieto liikkumaan
• Työnohjaus • Aikainen reagointi
• Asianhallinta • ”Kerralla kuntoon”
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 10

11. VYVI-palveluiden hyödyt asiakkaalle
Käyttäjälle Tietohallinnolle Organisaatiolle
Käytön kustannusten Viestintä kansalaisten ja sidosryhmien
Vaikutusmahdolli-
alentuminen kanssa monipuolistuu ja helpottuu
suudet omiin
työtapoihin ja
Ei kilpailutusta Henkilöstön tavoitettavuus
ajanhallintaan
kasvavat asiakaspalvelu parantuvat.
Kevyt hallinta
Henkilökohtainen Prosessit tehostuvat , nopeampi
Valmiita toimintamalleja ja – vasteaika ja läpäisykyky.
työn tuottavuus
tapoja
paranee
Matkaan käytetty työaika vähenee,
Koestettua käyttöönottoa, matkustamista voidaan vähentää,
Työn tekeminen
tukea toiminnallisten matkakustannukset laskevat
ajasta ja paikasta
hyötyjen tavoittamiselle
riippumatta
Työnantajakuva ja työtyytyväisyys
Volyymiedusta paranevat
Uudet tavat toimia ja kustannustehokkaasti hyvät
tehdä töitä tulevat palvelutasot, korkea Parantaa henkilöstön liikkuvuutta yli
mahdollisiksi suorituskyky ja organisaatiorajojen
vikasietoisuus
Tilaisuus, Esittäjä 11

12. Käyttöönotto
Valtion yhteinen viestintäratkaisu
– uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen
12

13. VYVI-palvelukonsepti
Käyttöönotto
Tekninen
Käyttöönotto
Muutoksen tuki
Jatkuva palvelu
Käytön tuki
Verkkoinfo
Verkkoinfo
Asiantuntija- Palveluvastaava
koulutus
VYVI-VORUM
Koulutus- Seminaarit
suunnitelma Posti Pika Kokous Ryhmä Turva Tekstari
Seuranta&
Raportointi
Viestintä- Palvelukehitys
suunnitelma
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 13

14. Askel suunnitelman mukainen käyttöönotto
Hankesalkunhallinta ja hankejohtaminen (Proke)
Muutosjohtaminen (viestintä, koulutus, ekosysteeminen edellytysten luominen)
Jatkuva palvelun kehittäminen
Hyötyjen mittaaminen ja seuranta
HANKETASO
PP1 PP2 VIRASTON KÄYTTÖÖNOTTO
PP3
Projektijohtaminen (sis. hyötytavoitteet) Seuranta
Muutosjohtaminen ,
Asiakas- viestintä ja koulutus
kohtainen Muutos
sopimus Muutosjohtamisen aloitus (viestintä, koulutus, uudet johtamisen
Käyttöön-
otosta
toimintatavat) toteutus
Tekninen käyttöönotto
Vko 1 Vko 2 Vko 3 Vko 4 Vko 5 Vko 6 Vko 7 Vko 8
ASIAKASKOHTAINEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTI JATKUVA PALVELU
PP1 – Suunnittelu: Käyttöönoton tavoitteiden ja hyötytavoitteiden hyväksyntä Projektin ohjausryhmän päätöspiste
PP2 – Toteutus: Muutossuunnitelman (koulutus- ja viestintäsuunnitelma, muutosagentit ) sekä käyttöönottosuunitelman hyväksyntä
PP3– Lopetus: Siirtyminen jatkuvan palveluun, muutosagenttien liittyminen palveluekosysteemiin, käyttöönottoprojektin päätös

15. Käyttöönottomalli
• Käyttöönottomallin avulla pyritään toteuttamaan kaikki käyttöönotot vakioituna ja
systemaattisena prosessina
• Käyttöönottomalli sisältää hankkeen tuottamia ohjeistuksia ja malleja asiakasvirastojen
tekniseen ja toiminnalliseen käyttöönottoon
• Käyttöönottomallia kehitetään käyttöönottoprojektien palautteen perusteella
• Käyttöönottoprosessiin ei sisälly integrointeja asiakkaan operatiivisiin järjestelmiin.
Asiakkaan integrointitarpeet tunnistetaan osana käyttöönottoprosessia, mutta
integroinnit projektoidaan erikseen.
• Käyttöönottomallin kautta asiakkaat saavat muutosjohtamisen ohjeita sekä työkaluja
käyttöönsä, muutosjohtamisen toteutus on asiakkaan vastuulla ja jatkuu
käyttöönottoprojektin jälkeen
Siniset ”dokumentit” ovat hankkeelta
tulevia ohjeistuksia, pohjia, työkaluja
tai toimintatapoja
Vihreät nuolet ovat Oranssit nuolet ovat Moniväriset nuolet
asiakasvirastojen toimittajan tai muun 3. kuvaavat,
toimenpiteitä osapuolen asiakasvirastojen, VIP ja
toimenpiteitä/palveluita toimittajan
yhteistyötä/vastuuta
2011-04-21
15

16. KÄYTTÖÖNOTTOMALLI
Nykytilan kartoitus ja Tavoitetila ja käyttöönoton Käyttöönotto ja muutoksen Käyttöönoton päättäminen
analysointi valmistelu aloittaminen Käyttöönottoprojektin päätös,
Tavoitteiden hyväksyntä Suunnitelmien hyväksyntä toiminnallisen muutoksen jatkuminen
Projektijohtaminen
Käyttöönoton tavoitteiden Roadmap ja käyttöönoton Käyttöönoton seuranta Mittaamisen ja seurannan
ja hyötytavoitteiden resursointi/organisointi (budjetit, resurssit) aloittaminen
määrittely
VYVI –roadmap ja palvelut Ohjausmalli Mittaamisen ja seurannan
Käyttöönoton tavoitteet, Esimerkki malli
hyötytavoitteet ja muutosvisio
Ohjeet ja suositukset hyöty Käyttöönotonprojektisuunnite Jatkuvan parantamisen malli
tavoitteista ja esimerkki lma pohja
muutosvisiosta
Käyttöönoton roolit ja vastuut
Muutosjohtaminen
Asiakasviraston nykytilan Muutossuunitelman luominen Viestinnän toteuttaminen Muutoksen jalkauttaminen
kartoitus Koulutuksen toteuttaminen
Viesintäsuunnitelman luominen
Tulosten analysointi Verkkokoulutus Co-innovation prosessi (1-10 kk)
Koulutussuunnitelman luominen
Pääkäyttäjä/Asiantunti Parhaiden käytäntöjen
Asiakasviraston jakoulutus jakaminen/muutosagenti
Asiakasviraston nykytilan t
muutossuunnitelmapohja Mahdollinen
kartoitus
• esimerkki muutoksen Viestinnän tukimateriaali ja luokkakoulutus
• tarve / asenne/ osaamis
vaiheistuksesta, sidosryhmistä esimerkit
kartoitus kyselypohja
• Muutosagenttikuvaukset Verkkokoulutusmoduulit Co-innovation konsepti
• Esimerkkikuvaukset uusista
toimintatavoista Ekosysteemin edellytykset
Viestintäsuunnitelmapohja
Koulutussuunnitelmapohja
Käyttöönotto
Käyttöönoton valmistelu Käyttöönottosuunnitelman Käyttöönoton toteutus Käyttöönoton päättäminen
tietoteknisen nyky-ympäristön luominen
kartoitus •Yhteistyö 3. osapuolten kanssa
• migraatiosuunnitelma • Palveluiden käyttöönoton Data migraatio (posti ja Hyväksymistestaus
• Käyttöönoton teknisten vaiheistus kalenterimerkintöjen siirto,
edellytysten varmistaminen • Valmistelevien toimenpiteiden käyttäjätietojen siirto) Siirto jatkuvaan palveluun
ohjeistaminen
• Järjestelmäintegraatioiden Työasema- ja Jälkiarviointi
Käyttöönotonprojektisuunnite suunnittelu päätelaiteasennuksissa
lma pohja •Tukimallin toteutuksen Tuki, raportointi ja
tarvittavien
suunnittelu laskutus toimintamallien
ohjelmistopakettien
1
Käyttöönoton ohjeistus sopiminen ja
6 toteutus
käyttöönotto

17. Käyttöönottoprojektin päätös
Suositus koulutuksen vaiheistamisesta
Vko 1 Vko 2 Vko 3 Vko 4 Vko 5 Vko 6 Vko 7 Vko 8
Koulutusluennot
ja
luokkakoulutuks
Muutos et koko
visio henkilöstölle
Muutos Muutosagenttien Muutosagenttien
suunnit tunnistaminen luokkakoulutus
elma
Koulutus Verkkokoulutus Verkkokoulutus: nanomoduulit 1-6 Koulutusklinikat
Osaamis koko
kartoitus suunnitel intro (materiaali käytössä 6 kk)
ma henkilöstölle
Asiantuntijoiden Esimiesten Käyttöpolitiikkasu
lähikoulutus infopaketti ositukset
Tekninen käyttöönotto
Sisältyy Käyttöönoton Asiakas vastaa:
käyttöönottoon: optio: Suositeltava Mahdollinen
VIP:n tuottama toiminta/koulutusm koulutusmuoto
materiaali/koulutus uoto
17

18. Lopuksi
Valtion yhteinen viestintäratkaisu
– uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen
18

19. Tuntuuko Sinusta siltä, että
• Työpäivääsi ja organisaatiotasi helpottaisi, jos
- oikeat ihmiset,
- oikeaan aikaan ja
- oikeassa paikassa saataisiin toimimaan enemmän
yhdessä ?
• Tarvitset uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen?
• VYVI-palvelu olisi oikea ratkaisu?
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 26.10.2011 19

20. Lisätietoa:
http://www.valtiokonttori.fi/vip Palvelun esittely- ja
demotilaisuudet
Asiakaspalvelut 15.11. ja 15.12.
Asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen 040 750 0603
Tervetuloa mukaan!
Asiakasvastaavat:
Pekka Lahti (VM, VNK) 040 734 6939
Risto-Matti Helminen (LVM, OM, PLM) 050 566 2952
Pekka Nykänen (VM, VNK, OKV) 040 849 2154
Heli Parkkonen (TPK, OKM, SM, Eduskunta) 050 375 2249
Mika Sormunen (UM, TEM, STM) 050 410 2281
Laura Salmi (MMM, YM, kunnat) 050 597 0776
20

21. Kiitos!
Mika Knuutila
mika.knuutila@valtiokonttori.fi
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,
Mika Knuutila 26.10.2011 21