Valentino Macri, esperto Event Manager, descrive i punti salienti per stilare un piano vendita relativo ad un evento.

1. Il Piano di Vendita

2.  Il “piano di vendita" è uno strumento che deve essere
predisposto per quelle manifestazioni in cui sono presenti
voci di ricavo.
 Dovrà contenere, a seconda della tipologia di evento che si
andrà a realizzare, gli elementi che possono costituire voci di
ricavo, e che pertanto possono essere venduti.

3.  Per ciascuna delle possibili voci di ricavo si dovranno
specificare:
1. Prezzo di vendita (di ciascun prodotto/servizio);
2. Eventuale validità temporale;
3. Caratteristiche di riduzione (se previste);
4. Quantità totale disponibile;
5. Canali di vendita;
6. Quantità vendibile su ciascun canale;
7. Data di inizio e di fine della vendita;
8. Modalità di pagamento e le eventuali scadenze.

4.  Di seguito una possibile serie delle voci di ricavo più
comuni:
1. Biglietti;
2. Offerta per espositori;
3. Merchandising;
4. Ricavi da sponsorizzazioni.

5.  L’organizzatore dovrà predisporre l’offerta al pubblico, definendo in
maniera completa le diverse tipologie possibili di biglietti:
1. Intero;
2. Ridotto generico;
3. Ridotto speciale (ad es. bambini al di sotto di una certa età, classi, comitive, studenti
universitari, espositori, etc.);
4. Abbonamenti;
5. Gratuiti.
 L’offerta dovrà essere accompagnata da una accurata descrizione
della modalità d’acquisto (come e dove), oltre che dalle possibilità
di fruizione cui danno diritto.
 Un capitolo a parte, a mio avviso, deve essere dedicato all’accesso
per le persone diversamente abili, specificando nel migliore dei
modi le indicazioni per ottenere la riduzione del titolo di ingresso
e/o l’eventuale gratuità sia del disabile che dell’accompagnatore.

6.  Dopo la presentazione delle diverse tipologie di biglietti a disposizione del
pubblico, è possibile passare all’esame delle modalità con cui possono
essere acquistati.
 I principali canali di vendita possono essere:
◦ online, sito web dell’evento, piattaforme web, app;
◦ offline, luogo dell’evento, punti vendita fisici.
 A questo punto, è opportuno introdurre il concetto di procedura, inteso
come “insieme di regole, passi sequenziali che un attore deve effettuare per
raggiungere un determinato obiettivo”. (cit. Gli eventi. Come progettarli e realizzarli Di
Collesei,Checchinato,Dalle Carbonare – Franco Angeli editore)
 L’organizzatore avrà, infatti, deciso in precedenza quali regole dovranno
essere adottate per gestire gli aspetti in oggetto (ritiro del biglietto
acquistato; parcheggio in un’area specifica a seconda del biglietto
acquistato; gestione di eventuali criticità).

7.  Un aspetto fondamentale della procedura è la comunicazione della stessa
agli attori interessati.
 Per quanto riguarda le quantità disponibili all’interno dei canali menzionati,
occorrerà tenere conto della capacità fisica del luogo, per ciascun periodo
di validità: si dovrà, pertanto, indicare per ogni categoria la quantità
disponibile su ciascun canale.
 Per ogni canale di vendita, inoltre, dovrà essere indicata la data di inizio e
chiusura delle vendite, nonché le diverse modalità di pagamento,
ricordando che va evitato l’overbooking.
 Gli organizzatori potranno anche decidere di effettuare una politica di
advance selling, secondo la quale chi acquista il biglietto in anticipo, entro
una determinata data, potrà usufruire di un particolare sconto.
 La data di chiusura delle vendite su un determinato canale è importante
perché può consentite di dirottare tutte le quantità invendute su un altro
canale.

8.  Negli eventi di grandi dimensioni, la vendita online può proseguire sino
all’inizio dell’evento o, in alcuni casi, per tutta la durata. In questa
eventualità si rende necessario che la biglietteria offline sia collegata al
sistema di vendite online, per evitare la vendita dello stesso biglietto.
 Nella maggior parte dei casi si preferisce chiudere la vendita online un
giorno prima dell’inizio dell’evento e trasferire alla tradizionale biglietteria
offline le giacenze ancora disponibili.
 Per quanto concerne, infine, i metodi di pagamento, i più diffusi sono:
◦ Carta di credito;
◦ Paypal;
◦ Bonifico bancario;
◦ Contrassegno.

9.  Un’offerta tipica riguarda l’organizzazione di fiere, mostre e saloni espositivi,
in cui un’azienda interessata a presentare i propri prodotti paga una serie di
costi.
 Questi costi possono essere semplificati nel seguente elenco:
◦ Quota di partecipazione o tassa di iscrizione;
◦ Plateatico (superficie espositiva);
◦ Stand (preallestito o libero);
◦ Servizi tecnici vari (allacci elettrici, idrici, wi-fi, linea telefonica, etc.)
 In questa situazione, rimane invariata la logica di definire in modo accurato
le tipologie di servizi/prodotti offerti e i prezzi. Ciò che varia sono i
contenuti dell’offerta e i canali di vendita.
 Per gli eventi di medie/grandi dimensioni non può mancare un modulo di
partecipazione scaricabile dal sito dedicato all’evento, unitamente alla guida
ai servizi.

10.  Il merchandising, talvolta, può necessitare di un piano di
vendita specifico.
 Può seguire dei canali alternativi a quelli previsti per l’offerta
dei biglietti.
 Per la vendita online è possibile studiare aree dedicate
all’interno del sito web istituzionale, o all’interno di portali
specializzati.
 Per la vendita offline, solitamente, vengono predisposti
appositi corner in alcune zone della location dell’evento.

11.  Quest’ultimo aspetto è particolarmente complesso e merita
una trattazione a parte, dato che di norma esiste un piano
dedicato, il cosiddetto piano di sponsorizzazione.
 In questa sede, mi limito a introdurre una considerazione di
ordine generale. Esistono diverse tipologie di
sponsorizzazione:
◦ Economica: versamento di un importo economico;
◦ Tecnica: fornitura di un particolare prodotto/servizio.

12. Grazie per l’attenzione
Una presentazione a cura di Valentino Macri
(dicembre 2017)