In elke gemeente worden kleine activiteiten en grote evenementen georganiseerd door de lokale verenigingen én de gemeente. Hoe communiceer je al deze activiteiten? Wat kan de gemeente wel of niet doen? De gemeente Mol verspreidt een tweewekelijkse activiteitenkrant voor de promotie van gemeentelijke én externe activiteiten. Roeland Kortleven (communicatieambtenaar Mol) overloopt de middelen, procedures en afspraken bij de promotie van activiteiten in de gemeente.

1. Vrijetijdscommunicatie in
Mol
Leuven, 28 januari 2014

2. PRINCIPES
• Actief beheer activiteitenkalender en
promotie = kerntaak van
communicatiedienst
– Ondersteuning verenigingen en
gemeenschapsleven
– Promotie eigen activiteiten en evenementen
– Toeristisch belang van evenementen
• Belang van activiteitenkalender bij
onderzoek naar gebruik website

3. PRINCIPES
• Beheer niet overlaten aan Uit in
Vlaanderen
– Historiek Uit in Vlaanderen
– Service aan verenigingen en eigen diensten
– Flexibiliteit van eigen moederdatabank
• Wél: vanaf 2014: doorsturen naar Uit in
Vlaanderen

4. DATABANK: 1 GEINTEGREERDE
DATABANK
• Alle OPEN activiteiten van verenigingen,
bedrijven,…
• Géén wekelijkse activiteiten
(voetbalwedstrijden,…): occasionele activiteiten
of toegelaten vanaf maandelijkse frequentie
• OPEN = je moet géén lid zijn
• Géén probleem met commerciële activiteiten,
activiteiten politieke partijen,…

5. DATABANK
• Activiteiten van verenigingen, bedrijven,…
• Activiteiten en evenementen van:
– Gemeentebestuur en OCMW
– Cultuurcentrum ’t Getouw
– Lokaal dienstencentrum
– Sportactiviteiten
– Grabbelpas en SWAP
• Eenvoudig lijsten ‘trekken’ voor publicaties

6. WERKING: INGAVE
• Via e-formulier op
www.gemeentemol.be
– Formulier uitgebreid en vernieuwd in september
2012
•
•
•
•
Foto’s, affiches, bestanden,… mee opladen
Flexibiliteit voor openingsuren, herhaalde activiteiten,…
Uiterste inschrijvingsdatum
…
– Ook verplichting voor eigen gemeente- en
OCMW-diensten
– Automatische koppeling met Recreatex voor
sportactiviteiten en Grabbelpas & SWAP

8. WERKING:
KWALITEITSCONTROLE
• Automatische opname in databank
website
– Kwaliteitscontrole door activiteitenbeheerder
• Toevoegen categorieën
• Snelle tekstcontrole
• Status ‘topactiviteit’
– Extra promotie via gemeentelijke
communicatiekanalen nodig?
– Goedkeuring en publicatie op website
– Mail naar organisator met publicatienotificatie en
duidelijkheid over de verantwoordelijkheden

10. WERKING: PUBLICATIE OP
WEBSITE
• Vier topactiviteiten op de
homepagina
• Lijst ‘alle activiteiten’
– Onderscheid ‘Wordt verwacht’ & ‘lopende
activiteiten’
– Inschrijvingsdatum krijgt extra vermelding
– Segmenteren op
categorie, leeftijdscategorie, datum

13. WERKING: PUBLICATIE OP
WEBSITE
• Activiteitendetail
– Praktische informatie afzonderlijk linksboven
(‘hot spot’)
– Meerdere foto’s
– ‘Verwante activiteiten’: overeenkomsten in
categorieën
– ‘Andere activiteiten’: alle activiteiten binnen
één ‘koepelactiviteit’
– Reageren via Facebook-forum & alle sharefuncties

15. ANDERE KANALEN
• OPTIE 1: STANDAARD
• Standaard?
– Alle activiteiten, als ze niet als topper worden
aangeduid of in aanmerking komen voor extra
promotie

16. ANDERE KANALEN
• OPTIE 1: STANDAARD
• Hoe?
– Doorsturen naar databank Uit in Vlaanderen
(opstart 2014)
– Opname in de wekelijkse activiteitenkalender
in De Streekkrant
– Opname in de wekelijkse e-nieuwsbrief Uit in
Mol (woensdagvoormiddag)
– Opname in de tweemaandelijkse
activiteitenkrant Uit in Mol (huis-aan-huis)

19. ANDERE KANALEN
OPTIE 2: TOPACTIVITEIT
• Toppers?
– Beslissing tweemaandelijkse redactieraad
– Opvallend, uitzonderlijk, toegevoegde
waarde,…

20. ANDERE KANALEN
OPTIE 2: TOPACTIVITEIT
• Hoe?
– Alles van ‘standaard’ én extra’s
– Groter artikel in activiteitenkrant Uit in Mol
– Groter artikel in de e-nieuwsbrief Uit in Mol
– Verschijning als topactiviteit op de
homepagina

22. ANDERE KANALEN
OPTIE 3: EXTRA PROMO
• Extra promo?
– Alle activiteiten en evenementen van
gemeentebestuur en OCMW
– Activiteiten van onze cultureel ambassadeur
– Toeristische evenementen die we financieel of
logistiek ondersteunen

23. ANDERE KANALEN
OPTIE 3: EXTRA PROMO
• Hoe?
– Alles wat ‘toppers’ krijgen én extra’s
– Opmaak nieuwsbericht voor persbericht, De
Streekkrant,…
– Opname elektronische informatieborden
– Opname intern televisiecircuit
– Automatische of manuele opname Facebookpagina(’s): gemeente, jeugd, sport en/of toerisme
– Automatische of manuele opname Twitter
– Optie: opname carrousel homepagina site

26. ACTIVITEITENKRANT UIT IN
MOL
• Tweemaandelijks huis-aan-huis en toeristische
informatiepunten
• Redactieraad beslist: zoeken naar evenwichten
• Selectie van 30-tal activiteiten en themapagina’s
• Geselecteerden krijgen mail voor extra foto’s &
update informatie
• Eindredactie in de databank
• Informatie automatisch uit de databank
• Opmaak, controle én drukken

28. ACTIVITEITENKRANT UIT IN
MOL
• Klein broertje: Uit in Mol for kids
– Zelfde frequentie
– Focus op activiteiten voor kinderen
– Via de basisscholen

30. DEADLINES
• Stimuleren om zo snel mogelijk activiteiten in
te sturen
– Werk van lange adem!
• Deadlines afgestemd op vergaderingen
redactieraad Uit in Mol
• Elke twee maanden:
‘herinneringsnieuwsbrief’ naar al wie ooit
activiteit instuurde
• Na de deadline: minder mogelijkheden, wel
altijd online opname