Mid- en Front Office CIPAL

3,931 views

Published on

Published in: Business, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
3,931
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,314
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Mid- en Front Office CIPAL

  1. 1. Mid- en Front Office informatiesessie aankoopcentrale 23 augustus te CIPAL in Geel 25 augustus te Provinciebestuur Vlaams-Brabant in Leuven 26 augustus te Holiday Inn Gent Expo 29 september te CIPAL in Geel 4 oktober te Holiday Inn Gent Expo HELIUS DSH - FC - 1
  2. 2. Mid- en Front Office Agenda • 13u30 ontvangst • 13u45 CIPAL dv (Koen Goor) • 14u00 Mid- en Front Office aankoopcentrale en vragenronde (Koen Renders) • 15u30 Helius Front Office (Philippe Schaep) • 15u45 Athena Beleidsinformatie (Philippe Schaep) • 16u00 Einde 2
  3. 3. Mid- en Front Office CIPAL DV Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband HELIUS DSH - FC - 3
  4. 4. Mid- en Front Office STRATEGISCHE PIJLERS 4 Dienstverlenende vereniging (DV) CIPAL Ten dienste van de provinciale en gemeentelijke overheden (deelnemers) Kostendelend Naamloze vennootschap (NV) CIPAL Commerciële activiteiten voor niet-deelnemers Regionale, federale en internationale opdrachten Voornaamste aandeelhouder : D.V. CIPAL
  5. 5. Mid- en Front Office Omzetcijfer 2010 : 29.273.372 euro 2009 : 29.056.073 euro Personeelsleden : 265 Marktpenetratie : 60 % 5 Jaarrekening 2010
  6. 6. Mid- en Front Office Werkterreinen CIPAL-groep 6 • Beleid • Mid en frontoffice • HRM • Financiën • Grondgebiedzaken (GIS) • Burgerzaken • Zorg en Welzijn • Huisvesting • Bibliotheken en culturele centra • Politie en veiligheid • Regionale, federale en internationale projecten
  7. 7. Mid- en Front Office Structuur D.V.CIPAL : 7 • Algemene Vergadering : vertegenwoordigers van de deelnemers : - vergadert ten minste 2 maal per jaar - wordt om de 6 jaar vernieuwd, na gemeenteraadsverkiezingen • Raad van Bestuur : gekozen onder de leden van de Algemene Vergadering - vergadert alle 2 maanden • Directiecomité : gekozen onder de leden van de Raad van Bestuur - vergadert elke maand
  8. 8. Mid- en Front Office Voordelen van de D.V.-structuur 8 • Kostendelend • CIPAL is de enige informatica-onderneming met publiek karakter in Vlaanderen • Eigendom en beheer zijn in handen van de provinciale en gemeentelijke overheden in Vlaanderen met voordelen voor meer dan 200 deelnemers • CIPAL biedt garanties inzake continuïteit en veiligheid • CIPAL volgt de evoluties en de uitdagingen van de markt ten voordele van zijn klanten • CIPAL behoudt een grote onafhankelijkheid tegenover privé-leveranciers • Slechts éénmalige bijdrage
  9. 9. Mid- en Front Office N.V. CIPAL : projectvoorbeeld De D.V. CIPAL is de voornaamste aandeelhouder van de N.V. CIPAL : zijn expertise staat ter beschikking van de N.V. in functie van internationale projecten. Voorbeeld : de D.V. CIPAL heeft een belangrijke ervaring opgebouwd inzake bibliotheekautomatisatie in Vlaanderen; via de N.V. werd deze ervaring toegepast in Zuid-Afrika, waar reeds honderden bibliotheken werden geautomatiseerd
  10. 10. Mid- en Front Office CIPAL kiest voor OPENHEID 10 • OPEN bedrijfscultuur • OPEN communicatiestijl • OPEN SOURCE OUVERTE componenten in de softwareontwikkeling • OPEN BELEID inzake koppelingen met derde leveranciers
  11. 11. Mid- en Front Office CIPAL stelt KWALITEIT voorop 11 • Kwaliteitsvol aanbod, afgestemd op de markt • Continue evolutie/vernieuwing van het aanbod • Aanbod via uitgebreid specialistenteam • Integratie • Expertise in wetgeving • Juridische ondersteuning HR (communicatie via website, nieuwsbrieven, helpdesk , ...) • Specialisten inzake fiscaliteit
  12. 12. Mid- en Front Office CIPAL en de juiste KLANTBENADERING 12 • Relatiegericht • Vaste relatiebeheerder voor elke klant • Competentiecentra/Business Unit (Financiën, HR, ..) • Aanpak gekenmerkt door PROJECT-organisatie en -begeleiding: ICT-plan • Flexibiliteit • Begeleiding in veranderingsprocessen/consultancy (van advies, over installatie, tot opleiding en verwerking in service)
  13. 13. Mid- en Front Office AANKOOPCENTRALE MID- EN FRONT OFFICE één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 HELIUS DSH - FC - 13
  14. 14. Mid- en Front Office 14 kwalitatieve dienstverlening klantvriendelijke dienstverlening dienstverlening aan burgers, verenigingen en bedrijven nieuwe kanalen zoals het internet 24 uur op 24, 7 dagen op 7 geïntegreerde werkomgeving efficiënt werken gebruiksvriendelijk werken administratieve vereenvoudiging intern beleidsondersteunend extern beleidsondersteunend 360° inzicht procesoptimalisatie Interne controle integratie kwaliteit NIEUWE WERKOMGEVING Waarom Mid- en Front Office? beleid kan zelf info opvragen stand van zaken in één oogopslag alle documenten direct beschikbaar
  15. 15. Mid- en Front Office 15
  16. 16. Mid- en Front Office 16Het gemeentelijk fundament (KwaliteitsInstituut van Nederlandse Gemeenten) online
  17. 17. Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 VisieProcessenApplicaties Organisatieenmensen Cultuur & Vrije Tijd Beleid & interne controle Relation Management e-Government Training Change management Competentie Centra CRM, Processen & Content BeleidsInformatie Cultuur & Vrije Tijd Visie projecten Consultancy & begeleiding Front Office Productencatalogus, iLoket, PIP Authentieke Broncrm, dossiers, processen, mailing Back Office Applicaties Beleidsinformatie Burgers, Ondernemingen, Overheid Notulenbeheer Service Bus (broker) Content Management & Scanning Cultuur & Vrije Tijd Implementatie projecten Service Werking Financiën, Zorg & Welzijn, HRM, grondgebiedszaken, burgerzaken, bibliotheken,… … …
  18. 18. Mid- en Front Office Missie De referentie worden op het gebied van ICT-oplossingen en diensten voor Vlaamse lokale overheden voor het volledige domein Mid- en Front Office. De nummer één positie in de markt versterken. 18
  19. 19. Mid- en Front Office Werkgroep Mid- en Front Office 19
  20. 20. Mid- en Front Office Werkgroep Mid- en Front Office • Samenkomsten van een halve dag op – 29 maart – 28 april – 30 mei – 5 juli – 9 augustus – 2 september – 28 september – … • Agendapunten – Mid- en Front Office + principes – Content Management & Scanning – Service Bus – Innovatie CRM, dossierbeheer, mailing en notulen – Gunningscriteria + aanbestedingsprocedure – Varia • Doornemen documenten en formuleren feedback • Alle info is te vinden op http://midenfrontoffice.cipal.be/content.php?hmID=1833&smID=1561 20
  21. 21. Mid- en Front Office Principes CLOUD Mogelijk SaaS samenwerkingsverband Professionalisering
  22. 22. Mid- en Front Office Verkennen markt lastenboeken 23 1 2 3 5 4 Formuliermotor
  23. 23. Mid- en Front Office Aankoopcentrale Mid- en Front Office • MIFRON20110001 – Content Management • MIFRON20110002 – Scanning • MIFRON20110003 – Service Bus • MIFRON20110004 – Dossierbeheer, mailing & notulen • MIFRON20110005 – e-loket/Formuliermotor 24
  24. 24. Mid- en Front Office 25 Authentieke BronService Bus CRM, Dossiers, Notulen, Mailing Content Management & Scanning Beleidsinformatie Front Office
  25. 25. Mid- en Front Office Opslag LeverenBeheerCapteer Archief Inhoud Intranet Extranet Website Communicatie Back Office Mid OfficeESB Workflow -BPM Inzichten Integratie Waarde creatieSamen brengen Collaboratie Gericht Open Content Management en Scanning
  26. 26. Mid- en Front Office Service Bus - Broker De uitdaging De oplossing A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 AN A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 AN ESB
  27. 27. Mid- en Front Office Waarom een service bus – broker? • Op een open manier de noodzakelijke koppelingen realiseren – 3xI • Herbruikbaarheid koppeling – bvb. 3P gekoppeld met boekhouding én dossierbeheer • Integratie van verschillende diensten: totaalbeeld vanuit één burger • Meer integratie voor slechts een kleine prijsstijging – Administratieve vereenvoudiging (Contactendatabases onderhouden kost momenteel veel geld) – Kwaliteitswinst (gedaan met foutieve adressen, telefoonnummers,…) • Personeel vrijmaken: extra diensten leveren • Fraude detectie & interne controle door het feit dat het centraal direct te monitoren is; anders zou men daar mandagen tot weken tijd in besteden. U ziet wat er gebeurt! • Is het een must! 28
  28. 28. Mid- en Front Office Service Bus - Broker • Mid- en Front Office Rijksregister, VKBO, iPDC, Website, 3P, Beleidsinformatie,… Winkind, Reinaert, Geracc, Stemsystemen,… • Financiën Rustoorden, Facility Management, Kinderdagverblijven,… • HRM Dimona, Dmfa- & Capela-aangifte, tijdsregistratie, planning • Grondgebiedszaken Rijksregister, VKBO, iPDC, Website, 3P,… • Sociale Dienst KSZ,… • Cultuur & vrije tijd Cultuurdatabank, ogone, kassasystemen, self service kiosken (bibliotheken),… • Burgerzaken Cevi, Schaubroeck, Remmicom,… • Andere Brandweer,… 29
  29. 29. Mid- en Front Office Dossierbeheer, mailing en notulen • Integratie dossierbeheer, notulenbeheer, mailing, CRM,... • BPMN 2.0 – ook op uw smartphone • Principes toepassen: Web, Cloud, Open, Make or Buy, embeddable, Usability,…
  30. 30. Mid- en Front Office e-loket / formuliermotor • Zelf webformulieren kunnen maken
  31. 31. Mid- en Front Office e-loket / formuliermotor • Zelf webformulieren kunnen maken • Integreerbaar in website • Integreerbaar in productencatalogus • Integreerbaar met Mid Office en Back Office • Formulier“pakketten” bvb. bevolking, ruimtelijke ordening, sociale dienst, human resources,…
  32. 32. Mid- en Front Office Mid- en Front Office Embedded Front Office Authentieke Bron CRM, Dossiers, Notulen, Mailing Content Management & Scanning Service Bus Mid- en Front Office Applicaties Back Office Applicaties … Integratie SOA
  33. 33. Mid- en Front Office Gunningscriteria • Kwaliteit: 50% – Algemene eisen (15%) – Functionele eisen (20%) • Content Management • Service Bus • Scanning – Technische eisen (15%) • Ondersteuning en engagement partnership: 20% • Prijs: 30%
  34. 34. Mid- en Front Office Algemene vereisten • Visie • Voorgestelde oplossing met architectuur • Modulariteit • Openheid • Mogelijkheden maatwerk en verdere ontwikkelingen • Impact CIPAL-besturen op evolutie en roadmap oplossing • Integratiemogelijkheden • Kwaliteitsgaranties • Nederlandse taal en meertaligheid • Gebruiksgemak • Leercurve • Flexibiliteit, parametrisering, zelfredzaamheid bestuur na implementatie • Documentatie en handleidingen • Opleidingen • Aanpak distributie nieuwe versies en impact besturen • Schaalbaarheid oplossing • Projectplan, timing en aanpak pilootwerking • Audit, logging en beveiliging 35
  35. 35. Mid- en Front Office Functionele vereisten Content Management • Document Management • Records Management • Workflow/business process management • Web Content Management • Intranet • Collaboration • Social Networking • Knowledge Management • Case Management • Formuliergenerator • DAM-functionaliteit • Statistieken • Archivering • Mogelijkheden ter inbedding in de CIPAL Back Office Applicaties • Ondersteunde open formaten en open standaarden 36
  36. 36. Mid- en Front Office Functionele vereisten Scanning• Koppelbaarheid/Integratie met scanners en multi-functionals • Meta Data • Optical Character Recognition • Optical Mark Recognition • Intelligent Character Recognition • Barcode Recognition • Regular expressions Recognition • Kwaliteit van de afgeleverde scans • Mogelijkheden inzake kwaliteitsverbetering van de scans • Taalondersteuning OCR • Imprinter • Import- en exportformaten • Integratie met ECM • Output-kanalen • Koppeling met Backend applicaties • Bulkverwerking • In service mogelijkheid 37
  37. 37. Mid- en Front Office Functionele vereisten Service Bus• SOA Governance • Integration Infrastructure • Service Registry en Repository • Koppelbaar met externe registry • Adapters • Routing • Messaging • Security • Management & Monitoring • Message monitoring/tracking • Deployment • Transaction management • Service orchestration • Aanwezigheid of integratie met een Process Engine • Aanwezigheid of Integratie met een Rules Engine • Errorr handling • Reliability 38
  38. 38. Mid- en Front Office Functionele vereisten Dossierbeheer, mailing, notulen• Mogelijkheden ter inbedding in de CIPAL Back Office Applicaties • Postbeheer • Dossierbeheer • Archivering post- en dossiers • Procesbeheer • Beheer Business Rules • Documentgeneratie- en sjablonenbeheer • Marketing en Mailing • Notulenbeheer • Koppeling facturatie • Export, import, dossieroplader • Zoekfuncties • Integratie met CIPAL-product Ariadne iLoket (formulieren in websites) • Integratie met CIPAL-product Themis Centraal Adressenbestand • Integratie met CIPAL-product Helius Productencatalogus • Open en transparante integratie met DMS • Open en transparante integratie met ESB • Conversie 39
  39. 39. Mid- en Front Office Technische vereisten • Cloud en SAAS mogelijkheid • Infrastructuurbenodigdheden; voorstel CIPAL-cloud en voorstel on- premise bij een bestuur • Load balancing, clustering, high availability mogelijkheden • Monitoring mogelijkheden • Mogelijkheden gebruik op verschillende devices (browsers, OS, iPad, smartphones,…) • Exploiteerbaar op verschillende applicatie servers (bvb. Tomcat) • Exploiteerbaar op verschillende databases (bvb. Oracle) • Exploiteerbaar op verschillende besturingssystemen (bvb. Red Hat Linux) • Conformiteit CIPAL Software Architectuur • Integratie LDAP, AD, Novell,… 40
  40. 40. Mid- en Front Office Ondersteuning en engagement partnership • Snel kunnen en willen inspelen op veranderde noden • Ondersteuning, documentatie en trainingsvoorstel • SLA’s voor implementatie, ondersteuning en onderhoud • Opdeling en kwaliteit voorgestelde profielen • Licentie- en pricing-model • Partnership CIPAL 41
  41. 41. Mid- en Front Office Gunningscriteria Prijs • Totaalprijs 5 jaar – Licenties, onderhoud, installaties voor – Let op: lagere aantallen voor scanning • Dagtarief diensten Inwoners aantal per bestuur Besturen 200 SAAS % Gebruikers / bestuur 0 - 9000 28 40% 10 9001 - 19000 86 35% 20 19001 - 29000 28 30% 40 29001 - 39000 20 30% 60 39001 - 49000 12 30% 80 49001 - 59000 6 25% 100 59001 - 69000 6 25% 125 69001 - 79000 6 20% 150 79001 - ... 8 20% 175 Totaal 200
  42. 42. Mid- en Front Office Kernboodschap lastenboeken • Content Management – Documentbeheer aangebonden onder alle CIPAL toepassingen (versiebeheer, full text search, (libre) office-integratie, alle documenten van één burger samen,…) – Kan veel meer: intranet, extranet, internet, collaboratie, wiki, fora, kennismanagement, workflow,… • Scanning – Eén scanoplossing voor alle CIPAL-toepassingen (Mercurius, Ariadne,…) en uw scan-noden – Zoneherkenning, OCR, koppeling scanners • Service Bus – Integratie naar alle andere leveranciers, binnen CIPAL, andere overheden, website,… – Veilig, 24/7, geen programmatie maar configuratie, toekomstgericht,…. • CRM, dossiers, mailing en notulen – Make or buy van totaaloplossing of componenten – Sowieso innovatie • e-loket / formuliermotor – Minimaal zelf formulieren op uw website te kunnen bouwen die gekoppeld zijn aan CIPAL- applicaties en anderen
  43. 43. Mid- en Front Office Aankoopcentrale • CIPAL vervult rol van aankoopcentrale • CIPAL doet aanbesteding • Deelnemers van CIPAL kunnen aankopen zonder aanbestedingsprocedure • CIPAL verkrijgt gunstige voorwaarden door interlokaal samenwerkingsverband • Diensten en producten worden zonder mark-up aangeboden • CIPAL wordt vergoed voor activiteiten aankoopcentrale • Kostendelende solidariteitsprincipes (aankoopcentrale en potentieel diensten) • CIPAL rapporteert kosten transparant 44
  44. 44. Mid- en Front Office Aankoopcentrale Activiteiten CIPAL – Werkgroepen & Communicatie besturen ter voorbereiding van het project dat in de markt wordt geplaatst – Procedure lastenboek (redactie lastenboeken, evaluaties, …) – Administratieve verwerkingskosten – Eerstelijnsondersteuning en coördinatie – Gebruikersvergaderingen en werkgroepen – Definiëren en opvolgen van te realiseren vervolgprojecten – Andere in overleg met de besturen gedefinieerde activiteiten 45
  45. 45. Mid- en Front Office Deelnemende besturen • 65 intentieverklaringen – 59 effectief ontvangen – 6 onderweg • We weten dat vele gemeenten, steden, OCMW’s en provincies de beslissing al namen, agendeerden of aan het uitwerken zijn. • Termijn tot 16 november 2011 verlengd op vraag van de besturen 46
  46. 46. Mid- en Front Office Vragenronde • Voor alle al bezorgde vragen, zie steeds http://midenfrontoffice.cipal.be/content.php? hmID=1825&smID=1562&ssmID=40&sssmID= 6 • Zijn er nog vragen?
  47. 47. Mid- en Front Office Samenvatting • Besturen hebben alle componenten nodig die middels de aankoopcentrale bevraagd worden. • Uw collega’s van de besturen en CIPAL kan u vertrouwen op hun professionaliteit, objectiviteit, marktkennis, behoeftenkennis etc. in de keuze, vormgeving en gunning van de bestekken. 48
  48. 48. Mid- en Front Office Call to action • Maak u als bestuur deelnemer van CIPAL • Stop eventuele eigen analyses, aanbestedingsprocedures enz. en kijk wat CIPAL voor u behartigt krijgt. • Bezorg ons uw ondertekende intentieverklaring uiterlijk op 15 september 2011. • Voorzie de componenten in uw budget voor 2012 of 2013. • Plaats uw bestellingen vóór 31 maart 2013. Vroeger mag  • Start op en maak er samen met alle besturen een succes van! 49
  49. 49. Mid- en Front Office 50
  50. 50. Mid- en Front Office HELIUS FRONT OFFICE Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband HELIUS DSH - FC - 51 Administratieve vereenvoudiging Optimale dienstverlening
  51. 51. Mid- en Front Office Front Office Visitekaartje bestuur Helius Front Office 1. Het gedeelte van de organisatie waar het daadwerkelijke contact tussen dienstverlener en burger plaatsvindt. De Front Office kan gezien worden als de 'buitenste schil' van de organisatie waarmee de burger in contact komt. 2. Front Office kan ook via internet Een gemeente is nu via verschillende kanalen bereikbaar, post, e-mail, telefoon, balie. Streefdoel diensten meer en meer over het internet. bv : Tax on Web > 3.000.000 registraties bv : 70% banktransacties online
  52. 52. Mid- en Front Office Administratieve vereenvoudiging Helius Front Office Doel 1. Klantgericht en interactief 2. Efficiënt en resultaatgericht 3. Aantrekkelijk en dynamisch Een goed werkende Front-Office creëert een WIN-WIN situatie Resultaat 1. Minimalisatie administratieve lasten voor bestuur en burger. 2. Voor bestuur : minder lasten, meer tijd 3. Voor burger : tijdswinst, minder verplaatsingen
  53. 53. Mid- en Front Office E-Gov dienstenplatformHelius Front Office 1. Productencatalogus (Digitaal Huis) Bevat éénduidige beschrijving van alle gemeentelijke producten en diensten en aanvullende (proces)informatie. Burgers vinden snel en eenvoudig de (juiste) informatie over producten en diensten. Rechtenverkenner, Premiezoeker... en IPDC (2012) 2. i-Loket Burgers met vragen aan de overheid willen niet van het kastje naar de muur gestuurd worden. Of te maken hebben met sluitingstijden. Het liefst krijgen ze zeven dagen per week en 24 uur per dag antwoord.
  54. 54. Mid- en Front Office Productencatalogus IPDC wordt een succes ! – CIPAL koppelde hieraan de brede uitrol van Helius – Consortium VVSG, V-ICT-OR, VVP – Vlaamse overheid Infolijn, CORVE – Glasheldere planning – Quick win voor bestuur (besparing, kwaliteitswinst,…) – Zeer veel interesse vanuit besturen (meer dan 100 inschrijvingen op infosessies) Helius Front Office
  55. 55. Mid- en Front Office HELIUS FRONT OFFICE Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband 56 1. Productencatalogus i-Loket
  56. 56. Mid- en Front Office Producten en diensten catalogus Beheerloket Helius Front Office Zoekfunctie Filterfunctie Productenlijst Boomstructuur
  57. 57. Mid- en Front Office Productencatalogus Uw Website Helius Front Office Trefwoorden Gelinkte producten Permanente link naar product
  58. 58. Mid- en Front Office Productencatalogus Samenvatting • Ideaal hulpmiddel voor onthaal en backoffice medewerkers Interne kennisdatabank, beheer van alle producten en diensten van uw bestuur • Hergebruik van bestaande bronnen Producten uitwisselen met andere besturen en koppeling met authentieke bronnen (rechtenverkenner, IPDC) • Abonnementsfunctie Eenmaal aanpassen – steeds recentste informatie beschikbaar • i-Loket ready Helius Front Office
  59. 59. Mid- en Front Office HELIUS FRONT OFFICE Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband 60 2. i-Loket Productencatalogus
  60. 60. Mid- en Front Office i-Loket Integratie Helius Front Office Ariadne Mid Office Helius Front Office Postregistratie Dossier- & Documentbeheer Processbeheer Workflowmanagement i-Loket Productencatalogus PIP - Personal Internet Page
  61. 61. Mid- en Front Office i-Loket • Met Helius i-Loket hebben burgers 24 uur per dag toegang tot het digitale loket van een gemeente. • Op deze manier biedt een gemeente niet alleen een efficiënte, maar ook een klantvriendelijke dienstverlening aan haar burgers. Helius Front Office
  62. 62. Mid- en Front Office i-Loket • Een burger of bedrijf kan zich bij het loket aanmelden met zijn eID of token • Via Persoonlijk Internet Pagina (PIP), persoonlijk aanbod van diensten (profiel) en raadplegen van statussen Helius Front Office
  63. 63. Mid- en Front Office i-Loket Samenvatting Helius Front Office
  64. 64. Mid- en Front Office Front Office Kostendeling Helius Front Office Prijzen zijn gebaseerd op 25% afname van onze besturen Conservatieve raming Cipal’s kosten zullen in mindering gebracht op de prijzen indien meer besturen inschrijven (kostendelend solidariteitsprincipe) Cipal zal op een open manier deze cijfers kenbaar maken
  65. 65. Mid- en Front Office Front Office Advies Helius Front Office 1. Budgetteer Helius (productencatalogus en i-Loket) • Vraag info aan uw Cipal relatiebeheerder 2. Vraag offerte en ontvang een fixed price • Licenties, opstart, configuratie, huisstijl 3. Schrijf u in voor uitgebreide informatiesessies • 1 en 2 december 2011 (start pilootfase IPDC) 4. Implementeer Helius (IPDC) en i-Loket ready
  66. 66. Mid- en Front Office HELIUS FRONT OFFICE Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband 69 Vragen? Tot in december
  67. 67. Mid- en Front Office ATHENA BELEIDSINFORMATIE Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband HELIUS DSH - FC - 70
  68. 68.  Wat is de evolutie van het aantal VTE’s (aanstelling/effectief/aanwezig)?  Hoe zit het met de prestatie –en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting?  Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor? Management cockpit  Hoe lang staan bepaalde opbrengsten open?  Gemiddelde doorlooptijd betaling factuur?  Welke facturen worden snelst betaald?  Aantal inwoners per geslacht/jaar/leeftijd/…?  Aantal aankomsten/ vertrekkers/adreswijziging?  Aantal geboorten/ overlijdens/huwelijken/…?  Aantal steungerechtigden per maatregel?  Aantal intakes/herintakes per MA/maand?  Aantal intrekkingen (reden)? …  Aantal bouwaanvragen?  Hoeveel bouwaanvragen worden tijdig verwerkt?  Evolutie leegstand?
  69. 69. Mid- en Front Office Wat? Webtoepassing ‘Athenaweb Beleidsinformatie’ • Alle beleidsinfo overkoepelend over diverse domeinen (HRM, sociale dienst, burgerzaken, financiën/BBC, CRM/proces, …) • Kant-en-klaar aanbod + zelf rapporten, dashboards (KPI’s) en analyses creëren Centraal BI platform • Datawarehouse gehost op Cipal (kostendelend) (lokaal kan) • Benchmarking mogelijk tussen besturen Gebaseerd op PENTAHO software (partnership EE) • De nummer 1 inzake open source BI software! • Betaalbaar alternatief voor peperdure traditionele BI vendors • Referentie: Brussels Airport De standaard voor BI voor lokale overheden • Gebruik van open standaarden en open naar externe bronnen • Athena werkgroep zorgt voor marktconforme oplossingen Athena Beleidsinformatie
  70. 70. Mid- en Front Office Wat doet Athena Beleidsinformatie? Data verzamelen (via open standaarden) uit verschillende systemen en in een centrale datawarehouse plaatsen. De verzamelde gegevens omvormen, uniformiseren en integreren ifv beleidsinfo. De informatie presenteren in een dashboard, rapport of analyse. (manager cockpit) BESTUUR A BESTUUR B BESTUUR C BESTUUR A BESTUUR B BI ‘on the fly’ DW H CIPALCIPAL
  71. 71. Mid- en Front Office 74 Athenaweb analysis • Drag-and-drop analyse functionaliteiten • Zelf totalen, berekeningen, conditioneringen toevoegen • Zeer gebruiksvriendelijke interface Athenaweb rapporten • Standaardaanbod rapporten • Nadruk op hoofdlijnen met drill-down mogelijkheden • Dynamisch door middel van rapportparameters Athenaweb dashboards • Knappe visualisaties (grafieken, meters, wijzers, maps, …) • Opvolgen van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) in één oogopslag • Interactie tussen dashboardcomponenten Athenaweb modules
  72. 72. Mid- en Front Office 7 5 Beleid Athenaweb Dashboard Burgerzaken
  73. 73. Mid- en Front Office 7 6 Beleid Athenaweb Dashboard CRM/procesbeheer
  74. 74. Mid- en Front Office 7 7 Beleid Athenaweb analyse Sleep dimensies en indicatoren op het werkblad en stel zelf dynamisch uw analyse samen
  75. 75. Mid- en Front Office 7 8 Beleid Athenaweb analyse Zet uw tabel eenvoudig om in een grafiek volgens het gewenste type
  76. 76. Mid- en Front Office 7 9 Beleid Athenaweb Dashboard Geografische analyse (vb. politie)
  77. 77. Mid- en Front Office 8 0 Beleid Athenaweb Rapporten Klik door naar onderliggende detailrapporten
  78. 78. Mid- en Front Office 8 1 Beleid Athenaweb Rapporten
  79. 79. Mid- en Front Office 8 2 Beleid Centraal BI platform • Datawarehouse • Eindgebruikerlaag (BI functionaliteiten) Kostendelende factor • Kosten infrastructuur (opzet, beheer, onderhoud, …) worden gedeeld • Kosten datacontrole (FTP-beheer) worden gedeeld Managed/Kant-en-klare beleidsinfo • Standaardaanbod rapporten • Standaardaanbod dashboards Centrale BI expertise • Know-how bij Cipal • Bestuur kan focussen op kern competenties DWH Centrale oplossing “in the cloud”
  80. 80. Mid- en Front Office 8 3 Beleid Benchmarking • Vergelijkingen tussen besturen voor identieke Prestatie-indicatoren (KPI’s) Centrale oplossing “in the cloud” Genk Mechelen
  81. 81. Mid- en Front Office • Open standaarden – Werking via gestandaardiseerde extractiebestanden (XML en XSD) – Alle logica zit in de ETL-transformaties – Geen beperking tot enkel Cipal-toepassingen – Contact met Corve: opzet algemene standaard • Overige databronnen – Mogelijkheid tot inladen van andere databronnen (CSV, MDB, …) – Alle BI-functionaliteiten hierop toepasbaar Openheid
  82. 82. Mid- en Front Office • BI ‘on the fly’ – iPad + smartphone (Android/IOS) Athena Beleidsinformatie overal en altijd
  83. 83. Mid- en Front Office Waarom? Wetgevende incentives • Nieuwe beleids- en beheercyclus (BBC) uiterlijk 2014! • Interne controle (decreten) Zijn we goed bezig? Modern bestuur • Onmisbaar instrument voor een modern beleid Athena Beleidsinformatie Meten is weten
  84. 84. Mid- en Front Office Athena in functie van BBC DATA WAREHOUSE Indicatoren Acties Actieplannen Beleidsdoelstellingen Inhoudstabel BD BD1 AP1 A1 I1 I2 A2 AP2 BD2 AP3 A3 I3 I4 A4 I5 indicatoren Extractie Olympus Visualisatie Mid- en Backoffice toepassingen … Extracties BO BBC Mid- en Front Office
  85. 85. 8 9 Beleid Athenaweb dashboards BBC
  86. 86. Mid- en Front Office BI roadmapAthena Beleidsinformatie Wervingsprocedures 02/2011 Sollicitaties 04/2011 Beslissingen 07/2011 bezettingen/in-uitstroom/afwezigheden 10/2011 Cliëntsystemen/intakes 10/2011 Personeelsbudget 12/2011 Debiteuren/crediteuren 03/2012 Inwoners/attesten 02/2012 OVERIGE BRONNEN
  87. 87. Mid- en Front Office Kostendeling De dienstverlenende vereniging Cipal: uw partner! Athena Beleidsinformatie Aantal besturen t.o.v. huidige kostendelende prijszetting (60% van de CIPAL-besturen) Korting (%) 110% 5% 120% 10% 130% 14% 140% 17% 150% 20% 160% 23% Ieder CIPAL-bestuur 25% Gans Vlaanderen 50%
  88. 88. Mid- en Front Office Call to action • Voorzie Athena in uw budgetten • Athena basis (rapporten) • Optionele modules dashboards/analysis • Inhoudspakketten • Opleiding • Begeleiding • Vraag een offerte aan via uw relatiebeheerder Athena Beleidsinformatie
  89. 89. Mid- en Front Office ATHENA BELEIDSINFORMATIE Uw uniek interlokaal samenwerkingsverband HELIUS DSH - FC - 93 Bedankt voor uw aandacht Vragen ?
  90. 90. Mid- en Front Office EINDE HELIUS DSH - FC - 94

×