Stöd för att utarbeta gemensamma handlingssätt samt ta avvikelser från dem till tals.

1. Stöd för att utarbeta
gemensamma
handlingssätt för
arbetsgemenskapen
samt ta avvikelser från
dem till tals
Praktiska råd till chefen
Sakkunniga Seija Moilanen och Elina Ravantti

2. Så här kan du
definiera gemensamma handlingssätt
tillsammans med din grupp/ditt team.

3. När du börjar planera spelregler eller övriga gemensamma
handlingssätt
• Kom ihåg: Du kan inte ge färdiga spelregler.
• Reservera tid och plats där diskussioner i olika sammansättningar är möjliga.
• Försäkra dig om att så många som möjligt kan delta och påverka.
• Om inte alla kan delta i det förberedande mötet, ska du fundera på hur de som inte är
närvarande kan påverka utarbetandet av spelreglerna.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 3

4. Tänk igenom hur ni ska gå till väga så att alla kan delta och
påverka
• Vad är ert mål?Vilka är de frågor som du vill att ni tillsammans ska finna svar på?
• Vilka frågor ska du ställa?
• Hur ska ni arbeta för att alla ska kunna delta jämlikt?Till exempel, när ska alla
fundera på frågan på egen hand, när ska man diskutera med den som man arbetar i
par med och när diskuteras frågan tillsammans av hela gruppen/teamet.
• Utgående från hur många olika synpunkter bildas gruppens/teamets gemensamma
uppfattning?
• Hur dokumenterar ni resultatet av arbetet?
• Hur planerar ni att i fortsättningen följa upp att alla följer de gemensamt
överenskomna riktlinjerna?
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 4
Använd exemplen som ingår senare i diabildspelet om hur du kan gå tillväga i praktiken.

5. Hurdan är en bra spelregel eller ett bra handlingssätt?
När syftet är att ändra på den nuvarande verksamheten eller situationen, beskriver en
bra spelregel eller ett handlingssätt
• vad man vill ha mer av i den nuvarande verksamheten
och/eller
• vad man vill avlägsna från eller minska på i den nuvarande verksamheten.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 5
Endast en entydig och konkret spelregel eller anvisning kan fungera.

6. Hurdan är en bra spelregel eller ett bra handlingssätt?
Varje spelregel eller handlingssätt innehåller ett sätt eller en handling som definierats
tillsammans: hur jag/vi ska göra, hur jag/vi agerar eller uppför mig/oss och vid behov på
motsvarande sätt: vad jag/vi inte gör, hur jag/vi inte agerar, hur jag/vi inte beter
mig/oss.
Jämför:
Exempel 1:
a) Jag är en bra arbetskamrat.
b) Jag utför min del av våra uppgifter så bra som möjligt. Jag accepterar olika synpunkter. Jag är
välvilligt inställd mot alla och jag kritiserar inte andra bakom deras rygg.
Exempel 2:
a) Vi deltar aktivt i möten.
b) Var och en kommer med åtminstone ett inlägg vid varje möte.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 6

7. Hur genomför du i praktiken ett förberedande möte?
• Reservera anteckningsmaterial för varje deltagare. Penna och papper är en bra
kombination.
• Reservera utrustning för teamets/gruppens gemensamma anteckning, exempelvis
ett blädderblock.
• Inled om mötets ämne, måla upp en bild av ett lyckat resultat.
• Du kan ta experten Elina Ravanttis blogginlägg (på finska) till hjälp.
• Du kan se på webinarinspelningarna Luottamuksen rakentaminen työyhteisössä (Hur man
bygger förtroende inom arbetsgemenskapen) (tre ca 30 min. långa videofilmer, på finska).
• Den ovannämnda bloggen och videorna ger dig synvinklar på hur förtroende och avsaknad
av det återspeglas till exempel i hur smidigt arbetet löper och i arbetsklimatet.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 7

8. Kolla in de tre olika alternativen för att gå
vidare (A, B och C) och välj det som är
lämpligast.

9. Hur genomför du i praktiken ett förberedande möte?
Alternativ A:
1. Be alla fundera och skriva för sig själv: Hurdan är en fungerande och bra
arbetsgemenskap? Ju konkretare exemplen är desto bättre.
2. Be deltagarna diskutera frågan med personen som de arbetar i par med eller i en
grupp om tre.
3. Varje par/grupp om tre skriver upp minst x st. tankar som deras lilla grupp har
framfört. De presenteras kortfattat för hela gruppen. Under presentationerna kan
medlemmarna i de andra små grupperna ställa preciserande frågor, men inte
framföra kritik.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 9
Visa att du sätter värde på att alla deltar. Lyssna, ta hänsyn, fråga, tacka, uppmuntra.
Detta gäller även de andra alternativen (B och C).

10. Hur genomför du i praktiken ett förberedande möte?
Alternativ B:
1. Be alla fundera och skriva för sig själv: Hurdan är den värsta möjliga arbetsgemenskapen?
Hurdant är det att vara i den?Vad gör man och hur beter man sig? Ju konkretare
exemplen är desto bättre.
2. Be deltagarna diskutera frågan med personen som de arbetar i par med eller i en grupp
om tre. Se till att var och en har möjlighet att berätta om sina egna tankar.
3. Varje par/grupp om tre skriver upp minst x st. tankar som deras lilla grupp har framfört.
De presenteras kortfattat för hela gruppen. Under presentationerna kan medlemmarna i
de andra små grupperna ställa preciserande frågor, men inte framföra kritik.
4. Be varje par/grupp om tre att omvandla exemplen/observationerna till positiva
handlingssätt och åtgärder.
5. Varje par/grupp om tre berättar om sina tankar, som skrivs upp så att alla kan se dem:
Detta är den typ av agerande och uppförande vi önskar/ förutsätter att få se.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 10

11. Hur genomför du i praktiken ett förberedande möte?
Alternativen A och B fortsätter:
• Ge liknande frågor till samma grupp vid behov.
• Om det behövs, vägled till att prioritera frågor, varje par eller trio kan till exempel
använda fem röster av vilka högst två får ges till ett eget förslag.
• De handlingssätt som upplevs som viktigast bildar arbetsgemenskapens
handlingssätt.
• Fastställ tillsammans reglerna vid överträdelser (se diabilder 13–15).
• Se till att de gemensamma handlingssätten finns synliga. Följ upp att de tillämpas.
• Kontrollera tillsammans om ungefär en månad:Är det nödvändigt att ändra,
precisera, lägga till eller ta bort något?
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 11

12. Hur genomför du i praktiken ett förberedande möte?
Alternativ C: Använd arbetsboken Luottamustunti (Förtroendetimme) (på finska) som
stöd (avgiftsfri).
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 12

13. Exempel på uppföljningsmetoder:
överträdelseregeln gemensamt
bearbetad

14. Överträdelseregel
Vad är en överträdelseregel?
• Gemensamt överenskomna konsekvensrutiner för hur man ska gå till väga om någon
upptäcker att någon annan agerar på ett skadligt eller dåligt sätt, till exempel avviker från
det som har överenskommits.
• Fastställer gradvis hårdare steg i en dylik situation, exempelvis
• Om jag upptäcker att någon agerar i strid med de gemensamma handlingssätten,
tar jag upp frågan med henne/honom. (Se videon Det var en gång en
arbetsgemenskap.)
• Om personen fortsätter att agera i strid med handlingssätten efter att frågan förts
på tal, informerar jag chefen om saken och chefen diskuterar med personen i fråga.
• Om situationen fortsätter, leder detta till åtgärder av arbetsledningen, exempelvis
ett allvarligt samtal, en anmärkning eller en varning. I egenskap av chef ska du, om
det behövs, gå igenom principerna och handlingssätten som tillämpas på din
arbetsplats.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 14

15. Varför behövs överträdelseregler?
• Gör det möjligt för alla medlemmar i arbetsgemenskapen att ingripa i skadligt
beteende
• Sänker tröskeln för att ta knepiga frågor till tals och bidrar till att förebygga skadliga
kretslopp
• Underlättar din egen börda som chef
• Ger alla medlemmar i arbetsgemenskapen ansvar att agera
• Förhindrar att det uppstår en kultur där man inte talar och inte ingriper
• Bidrar till att spelreglerna eller andra gemensamt överenskomna handlingssätt
fungerar i praktiken
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 15
Ju tidigare man ingriper i saken desto färre negativa effekter uppstår det, exempelvis elakt tal och undvikande.

16. Sänk tröskeln för att ta frågor till tals.

17. Varför lönar det sig att öva på att ta frågor till tals?
• Ett yrkesmässig, sakligt och mänskligt sätt att ta frågor till tals utan att såra den
andra är en färdighet med hjälp av vilken man bygger ett positivt känsloklimat inom
gruppen/teamet och bidrar till att arbetet flyter.
• Det är svårt för oss alla att ta svåra frågor till tals.
• I samband med övningarna fick vi lära oss att det är möjligt och tillåtet att ta frågor
till tals.
• Genom att öva hittar vi ord och uttryck för olika situationer som gör det lättare att ta
en fråga till tals.
• Genom att öva blir vi alla vana vid att frågor tas till tals.
• När våra färdigheter ökar är vi bättre rustade att förebygga meningsskiljaktigheter
och konflikter.
• Att ta frågor till tals vid behov är en del av yrkesmässigheten.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 17
Feedback är ett viktigt sätt att korrigera verksamheten.

18. Hur övar man på att ta frågor till tals? Övning 1
1. Händelse: Berätta konkret vad som hände, exempelvis:
Jag lade märke till att du avbröt Lisas anförande flera gånger under mötet.
2. Känsla: Berätta vilka känslor som händelsen väckte hos dig, till exempel:
Det kändes orättvist. / Det irriterade mig.
3. Behov: Berätta vad du vill eller önskar, till exempel:
Jag anser att det är viktigt att vi lyssnar på allas åsikter lika mycket.
4. Önskemål: Framför ett konkret önskemål om hur du vill att hon eller han ska agera
i framtiden.
Därför hoppas jag att du på nästa möte låter även Liisa dela med sig av sina
åsikter i lugn och ro.
Använd videon Det var en gång en arbetsgemenskap när ni övar er.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 18

19. Hur övar man på att ta frågor till tals? Övning 2
1. Be var och en att fundera för sig själv vilken fråga hon eller han vill att ska tas till
tals med henne eller honom.
• Till exempel en situation där en arbetskamrat märker att du har agerat annorlunda än
vad man kommit överens om tillsammans.
2. Be alla att berätta om sina önskemål för den som de arbetar i par med.
3. Om möjligt, be varje par att berätta om sina önskemål för hela gruppen. Se till att
önskemålen inte blir föremål för kritik eller värdesatta. Det väsentliga är att
fokusera på att lyssna på vilka önskemål de andra har.
23.3.2020Seija Moilanen och Elina Ravantti 19