Hotel concepts casestorymscrm_nl

490 views

Published on

Published in: Education, Travel, Business
1 Comment
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
490
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
1
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Hotel concepts casestorymscrm_nl

  1. 1. Microsoft Dynamics CRM 4.0 Hotel Concepts helpt klanten sneller met intelligente bedrijfssoftware Voor het dagelijkse activiteitenbeheer gebruikte hotelsoftwaremaker Hotel Concepts niet minder dan zeven verschillende softwarepakketten, elk met eigen informatie. Dankzij de overstap naar Microsoft Dynamics CRM kon het bedrijf de interne samenwerking op elkaar afstemmen. Vandaag stoppen ver- kopers alle informatie over hun klanten in de CRM-database. Ze vinden er nu www.traviata.be ook de 280 producten en koppelingen terug van Hotel Concepts' hotelsoftwa- +32 (0)2 721 88 80 re. Die zaten vroeger 'in de hoofden van de medewerkers'. info@traviata.be De verkopers zetten via geautomatiseerde workflows in CRM hun collega's aan het werk. Van zodra contracten getekend worden, krijgen de projectve- rantwoordelijken een overzicht van de uit te voeren taken. De boekhouding weet meteen ook wanneer de facturatie kan starten. Ook de helpdeskmedewerkers gebruiken de software. Elk klantencontact leidt tot een nieuw ticket. Op 2 jaar tijd maakten ze er al 90.000 aan. Tickets over complexe problemen met de hotelsoftware worden snel doorgestuurd naar de dienst ontwikkeling. Zo krijgen de klanten sneller een upgrade voor- geschoteld die hun probleem aanpakt. Dankzij de CRM-rapporten weet Hotel Concepts ook welke andere klanten met soortgelijke configuraties de upgra- de moeten doorvoeren.
  2. 2. Overzicht Land: België M et de aanschaf van Microsoft Dynamics CRM koos hotelsoftwareleverancier Hotel Concepts voor een nieuwe technologische aanpak van zijn bedrijfs- activiteiten. "Onze verschillende afdelingen gebruikten niet Sector: Softwareontwikkeling minder dan zeven softwareprogramma's voor het beheer Profiel van de dagelijkse taken", vertelt de CEO van Hotel Con- Het Nederlandse Hotel Concepts maakt ERP- cepts Jan Teblick. "We legden ons hele bedrijfsproces daarom eens goed onder de loep. Door een aantal interne beheersoftware voor zowel individuele logiesverstrekkers processen op elkaar af te stemmen, wilden we Hotel Con- als ketens. 1400 hotels overal ter wereld beheren met de cepts klaarstomen voor een nieuwe groeifase. Met Micro- Hotel & Resort Management Software onder meer hun soft Dynamics CRM werken we nu allemaal op dezelfde overnachtingen, betaaltelevisie en barconsumpties. Hotel manier en vinden we alles op één plaats. Voor een micro- Concepts werd opgericht in 1994 en stelt 80 personen multinational is dat een absolute must." tewerk in zijn kantoren in Atlanta, Breda, Parijs en Syd- Het leven van verkoopmedewerkers van Hotel Concepts ney. was vroeger eenvoudig: je koos zelf zo'n beetje je manier van werken en persoonlijke verkoopinformatie hoefde je Uitdaging nooit te registreren. Jammer genoeg was teamwerk op die Hotel Concepts gebruikte minstens zeven verschillende manier vrijwel onmogelijk. Alle informatie over klanten en informaticapakketten voor onder meer verkoop, gebrui- hun projecten stond op de persoonlijke pc's of in notitie- kersondersteuning, ontwikkeling en algemeen beheer. boekjes. Met een 1400-tal hotels bleef het klantenbe- Om zijn groeiambities kracht bij te zetten, wilde Hotel stand, en dus verkoopadministratie, echter groeien. Boven- dien was Hotel Concept's software door de jaren heen uit- Concepts een geïntegreerde samenwerkingssoftware in gebruik nemen. Oplossing Microsoft CRM partner Travi@ta installeerde en configu- reerde de software Microsoft Dynamics CRM 4.0 bij Hotel Concepts. Alle bedrijfsinformatie zit in de software: van leads tot contractondertekening, helpdesk, ontwikkeling en verkoopresultaten of -voorspellingen. Voordelen  280 softwareopties in CRM vereenvoudigen verkoop- én projectwerk  alle klanteninformatie is gecentraliseerd  directie kan duidelijke verkoopprognoses maken  helpdesk communiceert vlotter met ontwikkelaars  sneller inspelen op problemen dankzij configuratierap- porten  betere communicatie tussen helpdesk in Amerika en "Met Microsoft Dynamics CRM werken Breda we nu allemaal op dezelfde manier en  offertes en configuraties kunnen 'gerecycleerd' worden vinden we alles op één plaats. Voor een  makkelijke planning van technische adviseurs dankzij micromultinational is dat een absolute CRM scheduler must."  korte terugverdienwaarde dankzij betere opvolging van onderhoudscontracten Jan Teblick, CEO van Hotel Concepts
  3. 3. gegroeid tot een volwassen programma met heel wat op- ticket ook meteen af. Bij problemen die een mogelijk finan- ties, en die waren niet gecatalogeerd. ciële impact inhouden, verwijzen ze de tickets snel door naar hun collega's voor tweede- of derdelijnsondersteu- Voor Jan Teblick was de keuze voor Microsoft Dynamics ning." snel gemaakt. "Ikzelf ben geen informaticus, maar econo- mist. En uit ervaring weet ik dat de instapdrempel met Mi- crosoft laag ligt. Bovendien kwamen we met CRM-specialist Travi@ta bij een Microsoft-partner die CRM als zijn broek- zak kent. Ze stemden Microsoft Dynamics CRM volledig af op onze maat, zodat alle afdelingen de software gebrui- ken." Verkopers initiëren bedrijfsproces in CRM Vandaag stoppen Hotel Concepts' verkopers al hun contac- ten en afspraken meteen in CRM. Travi@ta zorgde ervoor dat alle producten en 280 producten en koppelingen voor de hotelsoftware in de CRM-database zitten. Verkopers kunnen nu heel eenvoudig de historiek van een klant of prospect opvolgen. Wanneer ze de klant effectief binnenha- "Dankzij de CRM-rapporten kunnen we len, initieert de contractondertekening automatisch de aan- kijken of een bepaald probleem met een maak van een nieuw project. Dankzij de duidelijke optielijst telefooncentrale ook bij andere klanten weet de projectverantwoordelijke perfect wat de nieuwe klant nodig heeft. Alle opties zijn afzonderlijke project deli- met dezelfde configuratie zou kunnen verables en krijgen een welbepaalde levertermijn. voorvallen. Zo kunnen we problemen in Zo kunnen klanten kiezen om de software te integreren soortgelijke situaties aanpakken voor ze met bijvoorbeeld hun telefooncentrale. Hotel Concepts' zich ook effectief voordoen." projectmanager gaat op basis van de gekozen opties na welke technische adviseur beschikbaar is en plant het in Jan Teblick, CEO van Hotel Concepts via de CRM scheduler. De adviseurs installeren en configu- reren de technologie en geven een gebruikerstraining. Sommige klanten vragen de helpdesk om wijzigingen aan Met de ondertekening van het contract begint ook de factu- Hotel Concepts' software. Die komen via een automatische ratie. "Projecten worden in drie luiken gefactureerd: bij de wachtrij in CRM en worden wekelijks besproken in een spe- start, de eerste installatie en de eindoplevering", zegt Te- ciale adviesraad. Die beslist of Hotel Concepts de extra blick. "Onze CRM-software weet nu wanneer een nieuwe functies zal ontwikkelen voor de klant. Het hoofd van de factuur de deur mag uitgaan. Voorlopig worden de facturen ontwikkelingafdeling raadpleegt elke week de lijst en orga- zelf nog opgemaakt in ons boekhoudpakket en is er nog niseert de planning volgens prioriteit met behulp van Micro- geen integratie met Dynamics CRM. Dat willen we in de soft Dynamics CRM. Wanneer een wijzigingsaanvraag is toekomst anders aanpakken." uitgevoerd, brengt hij de software op de hoogte. Na zo'n 150 aanpassingen publiceert Hotel Concepts een nieuwe upgrade, hoewel een dringend en algemeen probleem ook Helpdesk als eerste van start met CRM meteen tot een nieuwe upgrade kan leiden. Een van de grootste aandachtspunten bij Hotel Concepts is de gebruikersondersteuning. "Een van onze Nederlandse De helpdeskmedewerkers kunnen dankzij de online toe- klanten heeft elke dag rond 15u00 een 350-tal check-outs: gang tot CRM hun weekendbeurtrol thuis afwerken. Ze kun- als er een probleem is met de software, is dat een drama", nen ook opvolgen of hun collega's aan de andere kant van vertelt Jan Teblick. "Onze dienst-na-verkoop is uitermate de oceaan 's nachts een oproep hebben gekregen voor een belangrijk. Onze helpdesks in Atlanta en Breda nemen elk van hun eigen klanten. Wanneer de klant 's ochtends terug- twaalf uur voor hun rekening. Zij namen als eersten de belt, weten ze meteen waar het over gaat en kunnen ze CRM-software in gebruik. Onze helpdeskmedewerkers ma- hem snel verder helpen. ken in CRM een nieuw ticket aan voor elk klantencontact. Als ze de klant telefonisch kunnen helpen, sluiten ze het
  4. 4. Al 90.000 tickets in CRM De helpdeskmedewerkers maakten intussen al 90.000 Voor meer informatie tickets aan in CRM. De hotelsoftware is eenvoudig te ge- Voor meer informatie over de beschreven producten en diens- bruiken, maar het omvat heel veel bedrijfsprocessen van ten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek het hotelwezen. Voor de nieuwe receptioniste die twee www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die dagen werkt in het hotel, is het dus even zoeken. Dat ver- soortgelijke toepassingen gebruiken. klaart het hoge aantal telefoontjes. Dankzij Microsoft Dy- namics CRM kan Hotel Concepts ze echter zonder pro- bleem opvolgen. Voor meer informatie over Travi@ta, bel naar +32 (0)2 721 88 80 of bezoek http://www.traviata.be. Dat kon Hotel Concepts met de vorige teamsoftware ook wel, weet Teblick, maar daar bleef het bij: "De integratie en Voor meer informatie over Hotel Concepts surft u naar http:// samenwerking met ons programmeerteam was er niet. We www.hotelconcepts.com/ kunnen nu sneller inspelen op de problemen van onze klanten. Bovendien kunnen we ook verbanden leggen; dankzij de CRM-rapporten kunnen we namelijk kijken of een bepaald probleem met een telefooncentrale ook bij andere klanten met dezelfde configuratie zou kunnen voor- vallen. Zo kunnen we problemen in soortgelijke situaties aanpakken voor ze zich ook effectief voordoen." Ook zusterbedrijf werkt nu met Microsoft Dynamics CRM De directie en verkopers kregen dankzij CRM een beter overzicht van de activiteiten. "De salesmanager in Amerika had geen zicht op onze acties hier", zegt Teblick. "Hij kan nu bijvoorbeeld configuraties hergebruiken die voor zijn prospecten interessant kunnen blijken. Zo bespaar je ui- teraard heel wat tijd. Ook kunnen nieuwe medewerkers veel sneller van start gaan omdat de onderneming en de bedrijfsprocessen transparanter zijn." Ten slotte heeft het management nu betere sturingssyste- men en is het onder meer heel tevreden met de sales fore- cast. "Die helpt ons om beter te plannen. We zijn dermate tevreden dat we Microsoft Dynamics CRM ook hebben ge- installeerd bij onze zusteronderneming Brilliant Software, die werkte met salesforce.com. Er is bij een migratieproject altijd wat drempelvrees, maar onze medewerkers zagen er Software and Services snel de voordelen van." Servers Windows Desktop Applications Business Solutions Microsoft Dynamics CRM 4.0 Partner Travi@ta

×