event, как правильно согласовать бюджет мероприятий

1. Экономика ивента
и экономия на ивенте
Бондарев Владимир
Гильдия Кейтеринга
http://gildia-catering.ru/

2. Основные форматы мероприятий
• Бизнес-мероприятия: семинары, конференции, форумы, цикловые совещания,
торжественные церемонии, открытия, презентации, показы, салоны, дни открытых
дверей, открытия новых офисов, церемонии и торжества по случаю вручения
премий, наград, завершения отчетного года.
• Клиентские мероприятия: приемы и праздники для инвесторов, партнеров и
VIP-клиентов, дилерские съезды, выездные мероприятия для партнеров и
сотрудников, дистрибьюторские программы.
• Маркетинговые, медийные и PR-мероприятия: специальные события и промо-
акции, направленные на продвижение брендов, продуктов и сервисов, лончакции, направленные на продвижение брендов, продуктов и сервисов, лонч
продукта, запуски новых марок, тест-драйвы, BTL-проекты, пресс-мероприятия
(пресс-конференции, пресс-туры, презентации для СМИ), имиджевые события
(лотереи, благотворительные вечера).
• Обучающие и командообразующие мероприятия: тренинг,и тимбилдинги,
квесты, деловые и ролевые игры, интенсивы и мероприятия по развитию
корпоративной культуры.
• Корпоративные мероприятия: юбилеи компаний, корпоративные праздники
(День компании, День Бренда), профессиональные праздники (День Нефтяника),
корпоративные выезды на природу (опен-эйры и пикники), корпоративный Новый
Год, детские праздники (для детей сотрудников).

3.  МЫ ВСЕ – ЛЮДИ. Еда – всему голова. Развлечения, зрелища – вторичны.
 ЛЮБОЕ мероприятие в программе содержит еду/застолье/перекус.
 МНОГИЕ мероприятия полностью состоят из еды/застолья.

4. КЕЙТЕРИНГ – самое важное и сложное в ивенте.
Провалить кейтеринг – верный способ провалить ивент.

5.  У каждой площадки свои правила!
 Всё входит в арендную стоимость  Тарифицируется отдельно
- оборудование (свет, звук, проектор)
- люди к оборудованию (а к ним оплата)
- дополнительная плата за возможную задержку
 У каждой площадки есть хозяин

6. Зная правила на площадке, можно существенно сэкономить

8. Стоимость сценария корпоративного мероприятия на рынке услуг- $500-1000
• Сценарий совершенно не обязательно должен делать основной подрядчик
• Сценарии ивент-агентств «запрограммированы» на высокобюджетные проекты
• Помните! Креатив делают не агентства, а конкретные люди!
• После разработки сценария можно объявить тендер на организацию ивента «под ключ»

9. Это ОДИН сценарий, а не 5 сценариев,
как представляют заказчику ивент-агентства...

10. Не забудьте бытовые расходы и «мелочи»!
• Транспорт и парковка
• Уборщицы и урны для мусора
• Грузчики и чернорабочие
• Охрана
• Указатели
• Гардероб
• Дополнительный генератор
• Удлинители, дополнительные розетки
• Конференция: вода для выступающих
• Кто и куда собирает грязную посуду?
• Расчет с исполнителями за наличные
заложить потери на банковские конвертации
+ 5% на дополнительные расходы
• Конференция: вода для выступающих
• Кто и куда собирает грязную посуду?
• Невообразимое множество «случаев»
• дополнительная бутылка воды
• дополнительное блюдо для гостя
• внезапно вышедший из строя микрофон
• срочный трансфер из аэропорта

11. Полиграфия и рекламные конструкции –
важнейшая часть мероприятия!
• рекламные конструкции (press-wall, roll-up, перетяжки, арт-объекты
• рекламная и промо-продукция
• бизнес-подарки и сувениры
• распечатка пресс-релизов, простых бланков, листков с программой
* для подготовки «бумажного минимума» уходит 1-2 картриджа

13. …И ПЕРЕДАТЬ ВСЕ ПРОБЛЕМЫ
В РУКИ НАШИХ ДОБРЫХ И ВЕРНЫХ ДРУЗЕЙ
ИВЕНТ-АГЕНТСТВ?!

14. • Разработка креативной концепции
мероприятия
• Подбор и бронирование площадки
• Приглашение гостей на мероприятие
• Обеспечение доставки материалов и
персонала
• Организация питания (кейтеринг)
• Организация развлекат.
программы
• Декорирование помещений
• Тех.обеспечение – свет, звук
• Производство бренд. продукции
• Подбор и тренинг промо-персонала
• Администрирование и проведение
мероприятий
• Подготовка фото и видео-отчетов

15. ЭТО КРУТЫЕ РЕБЯТА. У НИХ ВСЕ КРУТО
И они справятся с любым вашим «крутым» бюджетом
Отдел развития — поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах.
Отдел по работе с Клиентами — менеджеры-посредники между Клиентом и event-агентством.
Творческий отдел — создание концепций мероприятия и другого креатива.
Штат копирайтеров, режиссеров, сценаристов. Несколько креативных директоров.
Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди,
помогающие воплотить идею, рожденную в творческом отделе.
Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.
Бюджет среднего ивент-агентства (офис и персонал) – $40 000 – 50 000/мес.
Крутость и престиж необходимо поддерживать…за наш счет

17. + 20-40%
+ 30-50%
+ 60-100%
+ «налог» ивент-агентству
+ 30-50%
+ 50-300%
+ 100-300%
+ 20-40%
+ 100-300%
+ 50-300%
+ 30-40%
+ 50-300%
+ 20-50%
+ 30-100%
+ 50-300%
+ 30-50%
+ 30-40%
+ 100-300%
+ 30-100%
+ 100-300%

18. Особенности национального ивентинга…
Почему мы ИХ не любим?

19. Почему мы ИХ не любим?

20. Почему мы ИХ не любим?

21. - Event-менеджер - координатор действия, которое будет проходить на
площадке, далеко не всегда компетентно принимает решения, от которых
зависит успешность работы кейтеринга.
- Агентство не информирует кейтеринг о том, какого заказчика предстоит
обслуживать (уровень обслуживания, особенности аудитории и многое
другое).
Почему мы ИХ не любим?
- Количество гостей отличается от заявленных – объявляют, что нужно
накормить 400 человек, а реальное количество гостей – 450 или даже 550
С заказчика берутся средства с 550 чел. Заказано меню для обслуживания
скажем 500 гостей, а уже в процессе мероприятия агентство обращается к
кейтеринг службе с просьбой покормить сотрудников агентства,
музыкантов, аниматоров, световиков-звуковиков, пару водителей и
оркестр.
- Когда площадку для мероприятия выбирает клиент либо организатор –
100 % неожиданностей в кармане у кейтеринга.

22.  Способ 1. Кейтеринг «на коленке»
 Способ 2. «Стандартизированный кейтеринг»
 Способ 3. Кейтеринг без сервиса
 Способ 4. «Эконом»-кейтеринг

23. Где выход?
Работайте с профессионалами кейтеринга и ивента напрямую!
Классную работу делают не агентства, а
отдельные люди…

24. Полезные советы
для экономии бюджета мероприятия
от Гильдии Кейтеринга

34. Спасибо за внимание!
http://gildia-catering.ru/
+7(499) 411-19-62
+7 (916) 191-45-86