Davide Spagnuolo, Project Manager di ThinkOpen, vi dà appuntamento con il workshop Discover Facilitation: gestire le riunioni in modo efficace . Davide ci porta alla scoperta dell’ambito Facilitation approfondendo i processi e le tecniche da applicare per gestire riunioni e incontri in modo produttivo, valorizzando i diversi punti di vista. Nel corso del workshop viene analizzato il ruolo del facilitatore e delle best practice da utilizzare, basate sulla metodologia Process Iceberg®, una metodologia solida applicata all’interno di un’ampia gamma di organizzazioni e situazioni, sia nel settore pubblico che in quello privato. La presentazione è dedicata a tutti coloro che vogliono approfondire le proprie conoscenze riguardo ai processi di Facilitation e alle sue applicazioni nei diversi ambiti.

2. Introduzione
Una infarinata di teoria
Il Process Iceberg Model
L’agenda e le sue componenti
Tecniche di comunicazione
L’iceberg review model

3. 00 - L’obiettivo

4. 01.1 - La Facilitazione e il suo sacerdote

5. 01.1 - La Facilitazione e il suo sacerdote
Facilitazione aiutare un gruppo a realizzare un cambiamento nel modo più semplice possibile.
Si riduce tutto al aiutare un gruppo ad andare dal punto A al punto B.
● Migliorare la produttività
● Efficientare I processi di problem solving
● Aumentare il coinvolgimento degli stakeholder
● Incoraggiare le attività di miglioramento dei processi di business
Facilitatore un guida, esterna al gruppo, che pianifica e gestisce il meeting per assicurare che gli
obiettivi del gruppo stesso vengano raggiunti in maniera efficiente ed efficace
● Disegna e pianifica il processo di gruppo
● Seleziona i tool migliori per guidare il gruppo
● Assicura che:
○ tutti partecipino attivamente alla riunione
○ i partecipanti arrivino ad una reciproca comprensione
○ siano considerati i contributi di tutti e inclusi nelle soluzioni/decisioni prese
○ partecipanti condividano la responsabilità per l’outcome prodotto
● Gestisce il reporting delle decisioni, delle azioni e dei dubbi emersi, la loro assegnazione
e la successiva gestione

7. 02.1 - Un Iceberg un po’ così

8. 02.2 - I pensieri di una riunione

10. 03.1 - Un’agenda per facilitarli tutti

11. 03.2 - I task non sono tutti uguali
Certainty
Complexity
Uncertainty
La richiesta è chiara e la risposta (o lo svolgimento del task)
è facilmente ottenibile dalle persone del gruppo.
Sappiamo dove vogliamo arrivare e come vogliamo arrivarci
La richiesta è relativamente chiara ma la risposta (o lo
svolgimento del task) deve essere sviluppata.
Sappiamo cosa dobbiamo fare ma non come farla
Persino la natura della richiesta non è chiara e deve essere
definita. Solo allora si può pensare ad una soluzione.
Non sappiamo nemmeno cosa è giusto fare
T = T
T = T*2,5
T = T*4,5

12. 03.3 - Un’agenda ai 4 formati
All Il task che il team deve svolgere viene eseguito da ogni partecipante da solo e in
silenzio. Solo dopo gli output ottenuti vengono uniti.
Utile quando ci sono livelli di seniority/skill differenti
All-to-One Il task viene svolto da tutti i partecipanti insieme. Facendo convergere il contributo di
tutti su un qualche strumento che tutti possano utilizzare (tabellone, excel, etc.)
Utile per garantire la partecipazione di tutti. Il metodo migliore per i gruppi process-aware
One-to-All Quando una sola persona svolge il task, in virtù delle sue competenze.
Utile in casi di workshop, presentazioni, etc.
Group Si suddivide il team originario in sottogruppi tematici, per analizzare il task da punti di
vista diversi. Ogni gruppo lavorerà secondo una delle modalità residue.
Utile quando sono presenti diverse specializzazioni

13. 03.4 - Che mondo sarebbe senza tecniche
La tecnica non è altro che il modo in cui la soluzione del problema viene raccolta per essere registrata e
poi condivisa con tutto il team.
Tecniche fisiche Post-it e pennarelli - Lavagna - Carte numerate - Bollini
Tecniche digitali Excel - Kanban - Slide - Google Forms - Teamwork.com - Skype
Le tecniche possono essere utilizzate con tool diversi.
Four Box Model - RIG - Dot Voting - Brain Dumping - Cosa vedrò se
Oltre 100 tool
Feedback Model - Si…e… - Analogia - Out of the box - SPO - etc...

15. 04.1 - Feedback

16. 04.2 - SPO

17. 04.3 - Cosa vedrò se...

18. 04.4 - La giusta comunicazione è tutto
Analogia Rielaborare con esempi in modo da gettare nuova luce sul problema e facilitare
l’adozione di una nuova prospettiva, evitando che subentrino atteggiamenti
negativi.
Si...e… Affrontare un’opinione diversa evitando la chiusura dell’interlocutore, per poi
man mano portarlo dalla propria parte.
Out of the box Mettere da parte un elemento non previsto dall’agenda, per quanto
interessante. Non si butta via ma si mette da parte da trattare in separata
sede.

19. 05.1 - Un Iceberg sottosopra

20. 05.1 - Un Iceberg sottosopra