1. Helse Sør-Øst RHF
Gode og likeverdige helsetjenester til alle som
trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder,
bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi.
En praktisk tilnærming til
gevinstrealisering
Prosjekt 2012 - 10.10. 2012
Knut Hellwege
Spesialrådgiver Gevinstrealisering
Teknologi og eHelse

2. Innsatsområder
Dette er Helse Sør-Øst 1.
2.
Pasientbehandling
Forskning
3. Kunnskapsutvikling og
god praksis
• 7 sykehusområder - 10 helseforetak
4. Organisering og
– Akershus universitetssykehus HF
utvikling
– Oslo universitetssykehus HF av fellestjenester
– Sunnaas sykehus HF 5. Mobilisering av
– Sykehuset i Vestfold HF medarbeidere og ledere
– Sykehuset i Innlandet HF 6. Bærekraftig utvikling
– Sykehuset Telemark HF gjennom god
– Sykehuset Østfold HF økonomistyring
– Sørlandet sykehus HF
– Vestre Viken HF
– Sykehusapotekene HF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som
trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder,
bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og personlig
• Helse Sør-Øst RHF sørger for økonomi
spesialisthelsetjenester til 2,7 millioner
mennesker i regionen
• Helse Sør-Øst RHF eier 10 helseforetak
(=foretaksgruppen)
• Det arbeider til sammen 70.000
medarbeidere i helseforetakene
• Samlet budsjett for foretaksgruppen er
omlag 60 milliarder

3. Resultatmål og effektmål
Avhengighet

4. Håndsopprekning…
Hvor mange av dere er,
eller har vært,
prosjektdeltaker eller
prosjektleder?

5. Håndsopprekning 2
Tenk deg veldig godt om:
På ett eller flere av de
prosjektene du har deltatt
i, - vet du at (alle)
gevinstmålene/effektmål
er oppnådd 85% eller
bedre ?

6. Årsaker ?
(forarbeid-gjennomføring-etterarbeid)
• Gevinstene kommunisert ? • Realistiske gevinster
(kategori/tid/volum) ?
• En god interessent-analyse som
ble fulgt opp ? • Gevinstavtale ?
• Planlagt tiltak/aktiviteter ift • Styring på gevinstuttaks-
endringsledelse ? risiko ?
• Gap analyse med fra ”nå” • Gjennomført systematiske
til ”fremtidig” situasjon ift målinger ?
virksomhet og prosess-
utvikling ?

7. Faktagrunnlag
• (Kun) 27% av gevinstene oppgitt i kost/nytteanalysen oppnås
(J. Ward m flere 2006: Basert på 60 store engelske organisasjoner, 3 års forskning, med mer)
• Hele tre av fire it-prosjekter som settes i gang i Norge oppnår ikke
gevinstmålene for prosjektet
(foretatt av Synovate for konsulentfirmaet Devoteam Davinci blant et utvalg på omlag 200 beslutningstakere involvert
i it-prosjekter i offentlig og privat sektor i 2010).
• ”Det var kun 5 % som var helt enig og 25 % som var noe enig i at
foretaket har god kompetanse på gevinstrealisering”.
(Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP): EPJ Monitor, Årsrapport 2008, Oversikt over utbredelse og bruk
av IKT i helsetjenesten)
• Halvparten av omstillinger som iverksettes i arbeidslivet, mislykkes på
et eller annet tidspunkt i prosessforløpet
(Clegg & Walsh, 2004; Kramer, Dougherty, & Pierce, 2004)

8. ”den store sammenhengen”
Ressurser
Prosjekt
”linjen” (IKT)
”linjen” (klinisk) Tid

9. HSØ’s gevinstrealiseringsparaply

10. HSØ’s tilnærming
1. 2. 3. 4.
Tydeliggjøring av Vurdere nå- Gjennomføre Måle og rap-
endringsbehovet situasjon opp mot endringen portere i forhold
med forventede ønsket situasjon til besluttede
gevinster og definere gevinster med
nullinje og referanse til klar
måleparametre nullinje

12. PTO-modellen
(arbeids-)
Prosesser
Teknologi
Organisasjon

13. Hvis vi ikke vet hvor vi er,
-hvordan vet vi da hvor vi skal gå ?
?
? ?
?

14. Her er en påstand:
Ingen interessent,
- ingen gevinst!

15. Interessent-tilnærming i TOGAF*
Interessent
• Et individ, en gruppe eller en organisasjon (eller deler av en
organisasjon) med interesser i, og som er opptatt av utfallet
tiltaket/prosjektet. Ulike interessenter med ulike roller vil være
opptatt av forskjellige forhold
”Opptatt av”
• Hvilke sentrale forhold som interessenten er opptatt av . Det kan f.eks
være avgjørende viktig ting som : systemets funksjon, utvikling,
forvaltning eller drift, herunder ytelse, stabilitet,
informasjonssikkerhet, integrasjoner med mer
Synspunkt
• Synspunkt er en samling av beslektete forhold/ting som
interessenten er opptatt av. Et synspunkt er det som er sett fra et
ståsted.
Ståsted
• Beskriver hvilket ståsted vedkommende har. Et synspunkt er det du
ser, et ståsted er der du ser fra - utsiktspunktet eller perspektiv som
avgjør hva du ser
*The Open Group Architecture Framework (TOGAF) version 9

16. Rubiks kube sett fra 3 ”Viewpoints”
• F.eks Helsepersonell
(”ser” blå, rød, gul)
• F.eks IT-personell
(”ser” oransje, hvit og grønn)
• Balansering av interessentenes
ønsker og behov.

18. Gapanalyse

19. Tre kjernespørsmål:
• Hva er det vi ønsker å oppnå?
– Fastsette gevinstområder og gevinstmål
• Hvordan vet vi at en endring er en forbedring?
– Hva kan vi måle på? Kvantitativt og
kvalitativt?
• Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet?
– Hva skal vi slutte med?
– Hva skal vi endre/gjøre bedre?
– Hva skal vi begynne med?

20. Om endringsprosesser og potensielle
”negative” gevinster…
• Hvordan få med de ansatte i endringsprosesser
(Albrecht, 1985):
– Vi må påvirke deres oppfatning av forandringen, få
dem til å se at det er noe å hente i den.
”Den beste måten å få folk til å akseptere en
forandring på, er å sørge for at forandringen er
en forbedring også for dem, slik de ser den.”
– Dette kan bety å modifisere forandringen eller å
gjøre kompromisser i gjennomføringsfasen.
– Det kan også innebære å utvikle realistiske
forventninger til deres reaksjon.

21. Både økonomiske og ikke-økonomiske gevinster,
- for å tilfredsstille alle interessentene
Forhold som ikke kan måles direkte, kan evt måles indirekte.
Kan det ikke måles, skal det ikke tas med som en gevinst.

22. Om måleparametere og målinger…
• Selve prosessen med å finne måleparameterne er
verdifull fordi den bidrar til eierskap og
forpliktelser ift tiltak og aktiviteter.
• Alle avskygninger:
– Fra estimater – via ad hoc-målinger – til
kvalitetsikrede datauttrekk
– kartlegg fordeler/ulemper de forskjellige
metodene. Vær tydelig på valget og
konsekvensene av dette. (tidsforbruk,
nøyaktighet, kostnader ved valget etc)
”Syre-testen”:
Har vi en eller flere målinger som dekker hver
enkelt av interessentene, -og er målingen(e)
relevante for disse?

24. Nå-situasjonen vil være forskjellig….
Felles nytt mål: Arbeidsprosesser: A – B – C
Endring: Klinikk 3
-F
Endring: Klinikk 2
Endring: Klinikk 1 –E
–D +C
–E
+B
+C Dagens: Klinikk 3
A– B – C - F
Dagens: Klinikk 2
A– B – E
Dagens: Klinikk 1
A– D – E

25. Kommunikasjon: Hva må vi igangsette av
tiltak for å nå målet?
1. Hvilke arbeidsoppgaver
skal vi slutte med?
2. Hvilke arbeidsoppgaver
skal endres?
3. Hvilke arbeidsoppgaver er
nye?

26. Eierskap og forpliktelser med mer …
• Hvilke foretningsprosesser blir påvirket?
– Hvem ”eier” disse prosessene, og har
vedkommende eierskap og ikke minst har
den/de forpliktet seg til endringen ?
• Hva må til av aktiviteter/tiltak for at disse
prosessene skal kunne endres?
– Hvem utfører disse aktivitetene, og når ?
– Har de forpliktet seg til dette ?
– Hvem kontrollerer at aktivitetene er utført?
• Hvordan påvirker vi kultur, adferd og
holdninger ifm endringen?

28. ”Gevinstbudsjett” og ”gevinstregnskap” både for
alle økonomiske og ikke-økonomiske gevinster

29. Rapportering: når/hvor ?
• Hvor ofte skal det rapporteres?
• Hvem skal det rapporteres til?
• Har de det rapporteres til , ansvar og
myndighet til å korrigere kursen?
• Blir den ”gode historien” fortalt?
– Og til hvem ?
• Feirer dere de gode historiene?
– og retter dere (dvs: gjør om igjen eller
korrigerer kurs) i forhold til det som gikk
galt?

30. Noen ”øyeblikksbilder” fra vår
metode/modell…

31. Program og prosjektmetode –
Integrert gevinstrealisering
B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8
Gjennomføringsfase
Behovs-/ Foranalyse-/ Planleggings-/ Drifts / gevinst-
Ibruk-
idéfase konseptfase forprosjektfase Pilotfase realiseringsfase
takelsefase
Første identifisering Utarbeide Utarbeide Linjen måler
Oppdatere gevinster
av gevinster gevinstrealiserings- gevinstrealiserings- og følger opp
i prosjektforslaget
i prosjektforslaget plan plan definerte gevinster
Utarbeide Utarbeide
Etablere Følge opp
risikoanalyse for risikoanalyse for
gevinstavtaler gevinstporteføljen
gevinstrealisering gevinstrealisering
Prioritere Rapportere på Rapportere på Prosjekteier
bl.a. på bakgrunn av gevinstrealiserings- gevinstrealiserings- utarbeider sluttrapport
gevinster potensial potensial gevinstrealisering

32. Rollefordeling: HSØ Gevinstrealiseringskonsept

34. To typer risiko…
Prosjektrisiko
Gevinstrisiko

35. Eksempel på tiltak: Gevinstoppfølging - Risikovurdering av
gevinstuttak -”Hva kan hindre oss i å få tatt ut gevinstene?”
• Eksempler:
– Det er ikke tilstrekkelig eierskap og
forpliktelser til effektene ift
linjeledelsen (RHF/HF) som skal
realisere gevinstene
– Motstand i organisasjonen av de som
opplever en negativ endring av egen
arbeidssituasjon (blant annet når
arbeidsoppgaver blir vesentlig endret
eller ved avvikling av stillinger når
arbeidsoppgaver opphører)
– Løsningen som prosjektet leverer
tilfredsstiller ikke kravene til ordinær
drift i linjen (for eksempel så støtter
den ikke de kliniske prosessene som
den skulle støtte)
– Løsningen er ikke teknisk stabil, har
ikke god nok ytelse, eller tilfredsstiller
ikke andre krav til løsningen (f.eks
informasjonssikkerhet)

36. HSØ har utarbeidet 7 eLæringsmoduler i Gevinstrealisering
Interessentanalyse
Metodekunnskap:Prosesskartlegging
Gevinstavhengighetsmatrise
Systematikk og verktøyunderstøttelse
Gode råd med faglig forankring
Understøtter reell
problemløsning

37. Anbefaling:
• Absolutt minimum 3-5 % av
programmet/ prosjektets totale
timeantall, avsettes til
gevinstplanlegging:
– nedbryte prosjektets effektmål til
relevante gevinstområder.
– identifisere konkrete økonomiske
og kvalitetsmessige målepunkt
innenfor hvert gevinstområde,
herunder måltall for gevinster.
– fasilitere arbeidet med å identifisere
relevante og realistiske gevinster
– utarbeide gevinstplaner i samarbeid
med linjen

38. Målrettet og systematisk gevinstrealisering
• Interessentanalyse
• Skape endringsberedskap
i organisasjonen
• Prosessmodellering
(nå og fremtidig situasjon)
• Realisme i gevinstpotensialet
gjennom forpliktelser ift
linjeorganisasjonen
• Styring på både prosjektrisiko
og gevinstrisiko
• Systematisk oppfølging (målinger)
av fastlagte krav

40. Nyhetsbrev og sosiale medier: www.helse-sorost.no/sosialemedier