1. Selvangivelsen
hvordan små tiltak har gitt store gevinster
Unni Bjørndal, Skatteetatens IT- og servicepartner
Thomas Flatøe, PROMIS

3. Bestiller-leverandørmodellen
SITS (leverandør)
SKATTEDIREKTORATET
(kunden)
Utviklingskrav
Skatteetaten
DRIFT OG
FORVALTNING
UTVIKLING
SELVANGIVELSEN
produksjonskrav
PLANLEGGING
22.10.2013
3

4. Selvangivelsesprosessen
LEDELSE
UTV.
..
TEST
. .
MANNTALL
GRUNNLAGSDATA
(GAMMEL)
GRUNNLAGSDATA
(NY)
EIENDOM
AKSJER
PROD.
FOND
MOTTA
ALTINN
LØNN
Skatteetaten
DISTR.
ALTINN
DISTR.
PAPIR
MOTTA
PAPIR
22.10.2013
4

5. Selvangivelsen i 2012 – Hva skjedde?
• Vanskelig
produksjon;
regelverksendringer
og pensjonsreform
• Stort omfang av feil
og mangler,
oppdaget for sent.
Ingen handlingsrom
• Roller, ansvar,
prosesser og rutiner
ikke entydige nok
• Organisasjonen var
ikke erfaren nok i
avvikssituasjonene
Skatteetaten
• Negativ
oppmerksomhet
internt og eksternt
• Høy temperatur over
lang tid resulterte i
en sliten
organisasjon
• Erkjennelse av at
tiltak er nødvendig
• God tid til evaluering
og analyse
Avvik -> rotårsak ->
tiltak
• Produksjon er kjernen
i vår virksomhet
• Prosjektorganisering?
Nei
22.10.2013
5

6. Selvangivelsen i 2012 – mediebildet
Skatteetaten
22.10.2013
6

7. Selvangivelsen i 2013 – resultat
KVALITET
Oppgavegiver - ikke
innrapportert
Oppgavegiver - Feil
innrapportert
SITS - Feil i
datamottak/innlasting
SITS - Feil i
produksjon
SITS - Feil i
distribusjon
SKD - Feil i
spesifikasjon til SITS
TOTALT
Endring
- 80 %
- 67 %
- 100 %
- 98 %
0%
- 45 %
EFFEKTER
• Færre
papirinnleveringer
• Færre
innleveringer med
endring
• Flere
leveringsfritak
• Færre
henvendelser
• Enklere
sakssbehandling
• Færre klager
GEVINSTER
• Intern nytte:
kr 66 mill
• Ekstern nytte:
kr 65 mill
• Investering:
kr 3 mill
- 88 %
«Det er april, dere. Vi har ikke snakket om selvangivelsen. Er det ingen som
skal si noe om selvangivelsen?»
Skatteetaten
22.10.2013
7

8. Selvangivelsen i 2013 - mediebildet
Skatteetaten
22.10.2013
8

9. Selvangivelsen i 2013 - suksessfaktorer
• God (topp)lederforankring –
produksjon av selvangivelse er
det viktigste vi leverer
• Gode holdninger og samarbeid
på alle nivåer – oppnådd
gjennom systematisk innsats
• Prosjekttenking uten
prosjektorganisering
• Roller og ansvar
• Prosesser og rutiner
• Systematisk og grundig
læringssløyfe fra år til år:
Avvik – rotårsak – tiltak
• Fokus på Tjenesteansvarligrollens viktighet
Skatteetaten
• Små regelverksendringer og
skjemaendringer, helhetlig
prioritering
• Gode prosjektleveranser –
Altinn II og MAG
• God risikostyring –Gjennomførte
tiltak for alle viktige risikofaktorer
• Satsing på kvalitet –
risikoreduserende og relevante
tiltak høyt prioritert
22.10.2013
9

10. Fra 2012 til 2013 - tiltak
helhetsfokus
LEDELSE
holdninger
UTV.
..
bedre
helhetlig
prioritering
TEST
. .
bedre
tidlig
test
erfaringslæring
MANNTALL
bedre
rutine
ny test:
prekjøring
planlegging
tydeligere
ansvar
ekstern
kvalitetssikrer
GRUNNLAGSDATA
(GAMMEL)
bedre
kvalitetskontroller
ekstra
purring
GRUNNLAGSDATA
(NY)
bedre
kvalitetskontroller
bedre
dialog
EIENDOM
AKSJER
bedre
grensnittkontroller
bedre
samarbeid
LØNN
PROD.
bedre ytelse
DISTR.
ALTINN
FOND
Skatteetaten
risikostyring
sårbarhetsanalyse
erfaringslæring
scenarietrening
tettere
forventningsoppfølging
styring
bedre
kvalitetskontroller
todelt MOTTA
åpning ALTINN
DISTR.
PAPIR
MOTTA
PAPIR
22.10.2013
10

11. Fra 2013 til 2014 – hva gjør vi nå?
• Krav fra skattedirektøren: opprettholde samme kvalitetsnivå
• Bearbeider organisjonen – opprettholder fokus
• Erkjenner at årets suksess ikke gjentas uten bedre prosess
• Systematisk prosessdokumentasjon og –forbedring
• Gjenta suksessfaktorer – hva gikk bra? hvorfor?
• Utfordring: Ingen avvik å lære av. Lære av det som kunne gått galt, ikke
stole på tilfeldighetene
• Kortsiktige tiltak for neste års produksjon
• Langsiktige tiltak som krever modning
evalueringsworkshops
Skatteetaten
as is
workshops
to be
workshops
tiltaksliste
helhetlig
prioritering
gjennomføre
tiltak
22.10.2013
11

12. Fra 2013 til 2014 - tiltak
bedre
kvalitetssystem
LEDELSE
UTV.
..
TEST
. .
bedre
samarbeid
bedre
prioritering
bedre
testmiljø
bedre
prekjøring
MANNTALL
bedre
prosesser
tydeligere
ansvar
GRUNNLAGSDATA
(GAMMEL)
bedre
GRUNNLAGSDATA
logiske
(NY)
kontroller
EIENDOM
AKSJER
bedre
grensnittkontroller
PROD.
bedre
grensnittkontroller
FOND
MOTTA
ALTINN
LØNN
Skatteetaten
DISTR.
ALTINN
DISTR.
PAPIR
MOTTA
PAPIR
økt
kapasitet
bedre
grensnitt22.10.2013 12
kontroller

13. Oppsummering - hva har vi lært?
• Små grep kan gi store effekter
• Våg å prioritere – og å prioritere
bort
• Forbedringer tidlig i verdikjeden
er kraftfulle
• Problemer kan bli gevinster, og
gevinster kan bli problemer
• Kort sagt er prosjektet ikke den
eneste mulige nøkkelen til
suksess
Skatteetaten
22.10.2013
13