Case study by Peak Consulting Group

1. Sølvgade 10, 5 | 1307 København K | +45 3526 2880 | info@peakconsulting.dk | www.peakconsulting.dk
Coop har for nyligt lanceret SAP Finans. På forhånd vidste man at, skepsis blandt brugerne var stor.
SAPs ensartethed og fælles standarder var nemlig en udfordring for butikkernes normale frihedsgrader
til at gøre tingene, som den enkelte selv vurderer er bedst.
Desuden havde Coop næsten to år forinden haft en udfordrende lancering af SAP HR. Udover tekniske
problemer ville mange brugere nemlig have haft fordel af mere information og træning forud for idrift-
sættelsen, og supportorganisationen var ikke tilstrækkelig dimensioneret. Ydermere viste satsningen
på e-læring på bekostning af traditionel træning sig ikke at være tilstrækkelig.
Derfor skulle der en ekstraordinær indsats til, for at implementeringen af SAP Finans kunne blive
en succes. Der blev således lagt op til organisatorisk implementering via samarbejde, inddragelse,
ydmyghed og kommunikation i øjenhøjde med brugerne.
“Uddelere og butikschefer har været positive over for implementeringen af SAP Finans takket være
den høje grad af involvering, vi har opnået gennem at holde informationsmøder, nedsætte referen-
cegrupper og uddanne 90 superbrugere, som har spredt et positivt budskabt om it-systemet i resten
af organisationen. Det har været med til at skabe en oplevelse ude i butikkerne af, at alting fungerer
rigtigt godt,” siger Malene Kingo, Chef for Forandring og Forankring i Coops HR-afdeling.
Analyser af målgrupperne
Forud for implementeringen blev påvirkningsanalyser udarbejdet for at kortlægge, hvilke forandringer
de forskellige målgrupper ville komme til at opleve. Analyserne dannede fundament for den videre
håndtering af interessenter og udvikling af træning.
Forandringsstrategien såsom principper for kommunikation, inddragelse og udrulning af systemtræning
blev udviklet i tæt samarbejde med væsentlige interessenter, hvilket sikrede ejerskab hos en lang
række interessenter og superbrugere i butikkerne.
Der blev gjort en dyd ud af at tale åbent om og anerkende udfordringerne fra SAP HR lanceringen og
invitere til dialog om, hvordan implementeringen af SAP Finans kunne gøres bedre. Herved blev der
god lejlighed til at lytte til forretningens bekymringer og gode idéer, hvilket har medvirket til at aflive
myter og begrænse modstand.
For at sikre at Coops butikker var klar til at tage SAP Finans løsningen i brug, blev et træningsforløb
sat i gang, hvor mere end 1.150 ansatte fra 700 butikker modtog træning i de nye finansielle processer
og systemet.
COOP SAP Finans
Presse
Implementering af SAP Finans i Coop i øjenhøjde
med uddelerne
“Uddelere og butikschefer
har været positive over for
implementeringen af SAP
Finans takket være den
høje grad af involvering”
Malene Kingo
Chef for Forandring og For-
ankring, COOP HR-afdeling

2. Sølvgade 10, 5 | 1307 København K | +45 3526 2880 | info@peakconsulting.dk | www.peakconsulting.dk
Hands on træning
Butiksledere er praktiske mennesker, så løsningen var at skabe en træning, der var relevant i forhold
til deres daglig praksis ude i butikken og med mest mulig hands on. Træningen afspejlede de opga-
ver, som deltagerne selv skulle kunne udføre hjemme i butikkerne og blev varetaget af professionelle
erhvervsundervisere med erfaring i at undervise Coops ansatte i IT systemer, samt af superbrugere
og butikskonsulenter fra Coop.
Dette sikrede et højt voksenpædagogisk niveau med solide SAP- og systemkompetencer og tilste-
deværelse af viden om den administrative praksis ude i Coops egne butikker. Det er efterfølgende
blevet rost meget.
At der var tilfredshed med butikstræningen vidner en evalueringsscore på 4,3 ud af fem mulige om.
Brugerne kan i dag finde ud af at bruge SAP Finans, de nye arbejdsgange er taget i brug, og organi-
sationen er ved godt mod. Missionen ser ud til at være lykkedes. Og der tales på alle niveauer om en
historisk velgennemført implementering.
Sådan har Peaks konsulenter medvirket
Peak har igennem hele implementeringen været tilknyttet programmets forandringsteam og ydet
rådgivning i forhold til den samlede organisatoriske implementering
I forhold til klargøring af Coops butikker har Peak specifikt haft ansvar for:
• Konceptudvikling og gennemførelse af den obligatoriske træning til alle Coops butikker
• Klargøring af butikstrænere via et train-the-trainer forløb
• Træningsplanen for 700 butikker (herunder ressourceaftaler og logistik)
• Koncept for målinger af tilfredshed og parathed
• Koncept for træningsmaterialer
• Ledet processen omkring udvikling af træningsmaterialer
• Levering af ledelsesinformation om fremdrift og målinger til styregruppe og topledelse
• Overdragelse af træningskoncept til forretningen efter idriftsættelse
Peak har endvidere været ansvarlig for træning og klargøring af koncernens outsourcede regnskabs-
afdeling i Indien, medarbejdere i Coops Koncern Regnskab, samt ledelse og medarbejdere på Coops
hovedkontor.
I Peak Consulting Group hjælper vi vores kunder med at omsætte strategier til realiserede gevinster.
Peak Consulting Group er en førende Skandinavisk management konsulentvirksomhed med fokus på ledelse af strategiske
projekter og forretnings- transformationer, governance samt porteføljestyring.
”Jeg er dybt imponeret over
den grundige proces, vi har
været igennem forud for
implementeringen. Der har
hele vejen igennem været
en vilje til forandring i
samarbejdet. Hvis vi som
superbrugere har påpeget
noget, der ikke var optimalt
i løsningen, er der blevet
lyttet, og det har ført til
ændringer,” siger Daniel
Bereta, souschef i Super-
Brugsen i Trørød.