Sistem Informasi Keuangan berbasis komputer dikembangkan UGM bersama BPKP untuk mendukung penyusunan laporan keuangan. Sistem ini terdiri atas SIMAGAMA untuk anggaran dan SIMAKUN untuk akuntansi, yang memungkinkan pengelolaan data keuangan secara online dari 380 unit UGM. Implementasi sistem ini dimulai pada 2003 dan telah mendukung penyusunan laporan keuangan UGM.

1. Lahirnya Sistem Informasi keuangan berbasis komputer kerjasama BPKP dan UGM.
Setelah mencatat berbagai prestasi yang monumental dengan terbitnya laporan keuangan selama 3
periode berturut mulai dari tahun buku 2002, 2003 dan 2004; dimana yang dua tahun terakhir pun sudah
diaudit oleh BPK (Badan Pemeriksa Keuangan); kita harus memberikan penghargaan khusus kepada
UGM. Bandingkan dengan Perguruan Tinggi BHMN (Badan Hukum Milik Negara) lainnya yang belum
berhasil untuk menerbitkan laporan keuangannya. Padahal kalau kita sebut nama UI, ITB, dan IPB
adalah Perguruan tinggi dengan nama besar di bidang masing-masing yang sesuai amanat dalam PP
(Peraturan Pemerintah) menjadikan mereka sebagai PT BHMN; khusus untuk penyajian laporan
keuangan mereka harus belajar kepada UGM
Berbeda dengan tahun sebelumnya, penyajian laporan keuangan tahun 2005 menjadi lebih istimewa,
karena mulai diterapkannya sistem informasi keuangan berbasis komputer dalam mendukung penyajian
laporan keuangan. Pengembangan sistem informasi ini mulai dirasakan kebutuhannya ketika manajemen
UGM harus menghimpun laporan keuangan dari kurang lebih 380 unit kerja di lingkungan UGM. Belajar
dari kerumitan dan lambatnya arus informasi yang diperlukan untuk penyajian laporan keuangan, maka
manajemen UGM memutuskan untuk menggunakan aplikasi komputer dalam merekam seluruh aktivitas
keuangan UGM.
Dengan menggandeng BPKP yang notabene juga telah bertindak sebagai konsultan dalam
pengembangan sistem informasi manual dengan menghasilkan 3 periode laporan keuangan sejak tahun
2002 hingga 2004, manajemen UGM meningkatkan kerjasama ini dalam pengembangan sistem
informasi berbasis komputer. Ada 4 aplikasi yang dikembangkan dalam kerjasama ini, yakni:
* Untuk melayani Direktur Keuangan dalam penyajian sistem informasi keuangan dikembangkan aplikasi
anggaran dan aplikasi akuntansi yang kemudian disebut SIMAGAMA dan SIMAKUN.
* Untuk melayani Direktur Perencanaan dan Pengembangan (Renbang) dalam menyusun anggaran
berbasis kinerja dan laporan akuntabilitas kinerja dikembangkan aplikasi anggaran berbasis kinerja yang
kemudian disebut SIABEKA.
* Untuk melayani Direktur Pemeliharaan dan Pengelolaan Aset (PPA) dikembangkan aplikasi untuk
mencatat dan mengelola aset yang kemudian disebut SIASET. Aplikasi ini juga pada akhirnya akan
memberikan out put bagi sistem informasi keuangan berupa daftar aset yang ada pada masing-masing
Unit Pengelola Barang (UPB).
Keempat aplikasi diatas sudah keluar dari dapur tim pengembang dan telah diujicobakan pada berbagai
unit di lingkungan UGM. Bahkan untuk aplikasi SIMAGAMA dan SIMAKUN karena memang telah
dikembangkan terlebih dahulu telah mencapai versi masing-masing 2.4 untuk SIMAGAMA dan 2.18
untuk SIMAKUN. Atas desakan dari manajemen UGM pula pada tahun 2005 aplikasi ini menjadi tools
untuk menyusun laporan keuangan.
Tercatat 18 Fakultas dan Kantor Pusat Universitas (KPU) menjadi unit contoh implementasi sistem
informasi keuangan berbasis komputer ini. Ditambah dengan beberapa unit dilingkungan Magister dan
Program Pasca Sarjana diantaranya Magister Ekonomi Pembangunan (MEP), Magister Manajemen
(MM), dan Program Pasca Sarjana sendiri serta di lingkungan Pusat Studi dipilih Pusat Studi

2. Kependudukan dan Kebijakan. Secara kuantitatif aset dan kegiatan unit-unit tersebut diatas kurang lebih
mencapai 70 % kegiatan UGM secara keseluruhan. Atau dengan kata lain penyusunan laporan
keuangan UGM pada tahun 2005 ini 70 % akan didukung oleh sistem informasi keuangan berbasis
komputer, melalui aplikasi SIMAGAMA dan SIMAKUN.
Lebih jauh mengenal SIMAGAMA dan SIMAKUN yang mulai dikembangkan sejak Juli tahun 2002 (lihat
bagan 1) memang sudah sepantasnya menjadi tulang punggung dalam menghimpun transaction
processing system (TPS) untuk kegiatan anggaran dan akuntansi UGM. Bahkan ada beberapa unit kerja
yang telah memasukkannya ke dalam komponen Information and Communication Technology (ICT) yang
digunakan sehingga akan meningkatkan nilai dalam akreditasi program studi yang bersangkutan.
Sebagaimana terungkap dalam diskusi panel dan workshop tetang “Standar Akuntansi Pelaporan
Keuangan untuk Perguruan Tinggi BHMN dan Non BHMN” yang diselenggarakan oleh UGM
bekerjasama dengan IAI di Multimedia Room Gedung Pusat UGM Yogyakarta tanggal 7 Oktober 2004,
belum secara tegas dinyatakan standar apa yang diberlakukan untuk penyajian laporan keuangan PT
baik BHMN maupun Non BHMN. Maka tidak ada salahnya bila Tim Pengembang menggunakan standar
berikut ini untuk mengembangkan aplikasi, yaitu:
* PSAK NO.45 AKUNTANSI UNTUK ORGANISASI NIRLABA,
* ACUAN STANDAR INTERNASIONAL YAITU GASB [1] STATEMENT NO. 35 BASIC FINANCIAL
STATEMENTS—AND MANAGEMENT’S DISCUSSION AND ANALYSIS—FOR PUBLIC COLLEGES
AND UNIVERSITIES—AN AMENDMENT OF GASB STATEMENT NO. 34,
* MODEL PRAKTEK AKUNTANSI PADA BEBERAPA PERGURUAN TINGGI DI LUAR NEGERI.
Dengan ditetapkannya UGM menjadi Perguruan Tinggi BHMN melalui PP 153 Tahun 2000 dituntut
adanya suatu sistem akuntansi khusus untuk menghasilkan data dan laporan yang akuntabel. Karena
standar khusus untuk PT BHMN belum dikeluarkan, maka standar yang digunakan adalah PSAK no 45
Akuntansi untuk Organisasi Nirlaba.
Lalu bagaimana UGM mengembangkan aplikasi tersebut dengan BPKP ?
Yang pertama dikembangkan adalah sistem anggaran. Sistem perencanaan dan pengelolaan anggaran
UGM ini kemudian di kenal dengan SIMAGAMA (Sistem Informasi Managemen Anggaran Universitas
Gadjah Mada). Sampai dengan tahun 2005 telah mengalami 3 kali perkembangan, yaitu SIMAGAMA
versi 2003 dengan menggunakan pendekatan 8 Program dan Kegiatan yang mengacu pada Rencana
Stratejik UGM. SIMAGAMA Versi 2004, dimana dalam versi ini ditambahkan aplikasi konversi dari 8
program ke dalam 6 program sesuai dengan anggaran tahun 2004. Dan pada tahun 2005 ini sedang
dilakukan proses pengembangan SIMAGAMA dengan pendekatan anggaran berbasis kinerja
(performance based budgeting system).
Modul yang terdapat dalam Simagama ini antara lain :
* Modul Rencana Penerimaan dan Rencana Pengeluaran (RKAT),
* Modul Realisasi Penerimaan
* Modul Alokasi Dana / Uang Muka Kerja
* Modul Ambil dan Kirim Data ke Pusat

3. * Modul Realisasi Pengeluaran (SPJ),
* Modul Register Pertanggungjawaban
* Serta Monitoring Pengalokasian Dana dan Realisasi Pengeluaran Anggaran.
Dalam SIMAGAMA versi 2005 dengan pendekatan sistem anggaran berbasis kinerja, setiap pengeluaran
anggaran akan selalu dihubungkan dengan pelaksanaan Rencana Strategis UGM, Rencana Operasional
UGM dan Rencana Kinerja Tahunan UGM, sehingga dari pelaksanaan anggaran diharapkan dapat
diperoleh informasi mengenai pencapaian kinerja untuk masing-masing kegiatan, sasaran, sub program,
program, tujuan dan misi UGM. Secara khusus anggaran berbasis kinerja ini akan menggunakan aplikasi
tersendiri yaitu SIABEKA yang diintegrasikan dengan aplikasi SIMAGAMA.
Selanjutnya pengembangan berikutnya aplikasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi Universitas
Gadjah Mada sistem ini dikembangkan untuk membantu akuntabilitas UGM sebagai Badan Hukum Milik
Negara yaitu sesuai dengan ketentuan yang di tetapkan oleh Menteri Keuangan, Universitas Gadjah
Mada diwajibkan menyelenggarakan Sistem Akuntansi sesuai amanat PP 153 tahun 2000 yang mengacu
pada PSAK 45 (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan).
Pokok-pokok penyusunan rancang bangun sistem informasi akuntansi UGM terdiri dari:
* Kebijakan akuntansi UGM meliputi akuntansi dana, satuan akuntansi, arus dana, periode akuntansi,
asas pencatatan, laporan keuangan, metode pengakuan penerimaan, metode pengakuan pengeluaran,
kebijakan pos akuntansi.
* Perancangan media transaksi yang meliputi model bukti penerimaan kas, model bukti pengeluaran kas,
media pencatatan akuntansi yang meliputi media jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal
umum, media buku besar dan media pelaporan akuntansi
* Proses akuntansi menggambarkan proses akuntansi sejak terjadinya transaksi sampai dengan
penyusunan laporan keuangan
Sebagai tahapan lanjutan atas pengembangan SIMAKUN, telah dilakukan penyusunan laporan
keuangan pada level utama (Fakultas, KPU, Magister, Pusat Studi dan UPT) serta penyajian laporan
keuangan seluruh universitas. Untuk melengkapi kemudahan dalam entry data, disediakan pula fasilitas
untuk up load data dari SIMAGAMA, yaitu pengeluaran anggaran yang akan di jurnal dalam SIMAKUN.
Sehingga operator tidak perlu lagi mengentry ulang kuitansi yang telah di entry melalui SIMAGAMA,
cukup melakukan up load data ke SIMAKUN dan menjurnal sesuai ketentuan.
Sistem ini juga dirancang dapat terintegrasi dengan Sistem Informasi Aset (SIASET) - yang saat ini juga
sudah selesai di uji coba. Kaitannya dengan Sistem akuntansi, SIASET digunakan sebagai sumber data
tentang aset-aset yang dimiliki UGM untuk dimasukkan sebagai data aktiva tetap. Modul yang terdapat
dalam Sistem Akuntansi ini adalah:
* Jurnal Umum ,
* Jurnal Kas Keluar,
* Jurnal Kas Masuk,
* Jurnal Koreksi.
* Modul Kirim Data ke Pusat
Sementara itu report yang dihasilkan adalah Neraca Percobaan, Laporan Aktivitas, Laporan Arus Kas,
Buku Besar, dan Neraca.

4. Selanjutnya secara teknis kedua aplikasi ini menggunakan database MySQL dan development tools-nya
menggunakan Visual Basic. Database dipasang pada tiap unit kerja UGM dan server pusat di Direktorat
Keuangan. Sistem ini dirancang semi On-Line. Koneksi ke server pusat dilakukan oleh unit kerja hanya
saat akan mengambil dan mengirim data, sedangkan entri data transaksi keuangan dilakukan secara off-
line di masing masing unit kerja. Sistem ini dapat mengakomodasi kondisi semua unit kerja baik yang
sudah punya koneksi jaringan fiber optik maupun yang belum. Karena komunikasi data dapat dilakukan
secara langsung, via email, maupun dengan disket. Penggunaan teknologi ini dirasa tepat, mengingat
belum seluruh unit di UGM terkoneksi dengan Fiber Optic. Mengingat bahwa traffic yang semakin
meningkat dalam penggunaan jalur FO, koneksi semi on-line ini menguntungkan, karena bisa diatur
kapan akan dilakukan down load dan up load data dari server ke client atau sebaliknya.
Dari data yang masuk ke server dapat diketahui bahwa aplikasi ini dapat menampung transaksi yang
lumayan banyak, sebagai gambaran salah satu unit kerja yaitu Program Pasca Sarjana sampai dengan
akhir Desember 2005 telah memasukkan kurang lebih 15.000 rekord transaksi, sampai sejauh ini belum
dijumpai hambatan yang berarti.
Implementasi
Implementasi SIMAGAMA dan SIMAKUN telah dimulai sejak Oktober 2003 pada 145 unit kerja di
lingkungan UGM. Sosialisasi juga telah dilaksanakan pada tanggal 12 Juli sampai dengan 18 Agustus
2004 dengan mengundang 290 peserta dari 145 unit yang terdaftar di Tim Pengembangan Sistem
Akuntansi UGM; diulangi lagi untuk unit yang sama pada tahun 2005 di pada tanggal 19 s.d. 21 dan 26
s.d. 28 September 2005. Setiap unit kerja ini akan menyajikan laporan keuangan berdasarkan sumber
dana yang tersedia yaitu SPP, BOP dan SPA; sehingga total satuan akuntansi kurang lebih 380 unit
kerja.
Untuk mendukung pelaksanaan implementasi, telah di rekrut 20 tenaga Diploma III Akuntansi
ditempatkan di seluruh Fakultas dan KPU untuk membantu kelancaran penggunaan sistem ini; di seluruh

5. unit kerja di lingkungan UGM sekarang sudah berjalan.
Perubahan kebijakan merupakan kendala tersendiri bagi pengembangan aplikasi. Karena setiap ada
perubahan kebijakan dalam sistem anggaran dan akuntansi, maka akan terjadi perubahan yang cukup
signifikan dalam software Simagama ataupun Simakun, sedangkan sistem ini dituntut untuk bisa
menyesuaikan perubahan tersebut dengan cepat. Dengan adanya sistem keuangan UGM (SIMAGAMA
dan SIMAKUN) diharapkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan universitas (good
university governance) segera terwujud. Satu lagi karya BPKP untuk membantu terbentuknya tata
pemerintahan yang baik khususnya di lingkungan universitas telah lahir dan diakui keandalannya.