Proje Zaman Yönetimi

© Metin Örnek (www.metinornek.com)
Proje Zaman Yönetimi
Metin Örnek, PMP, MBA, Scaled Agilist
18.03.2017

Zamanı Yönetmek

Teknolojinin gelişimi ile birlikte
Günümüzde artık işyeri ile ev ayırımı;
iş günü ile haftasonu ayırımı
iyice bulanıklaşmaya başladı

Artık boş zamanlarımızı
Daha düzenli organize ediyoruz
Ama sonunda
Daha az dinlenmiş hissediyoruz

Ekonomideki çalkalanmalar yüzünden, aynı işi
daha az insanla yapmak zorunda kalıyoruz

Aynı anda birden fazla işi yapmak
Birden fazla stres kaynağı oluşturuyor

Bütün bunlarla nasıl başa çıkacağız?

Zaman, en zor bulunan kaynaktır
Onu yönetemezsek hiçbir şeyi yönetemeyiz

Zaman Yönetimi ne demektir?
İş Hayatında:
Verimlilik ve üretkenliği arttıracak
süreç ve araçların geliştirilmesi

Yaşamda:
Yapmak zorunda olduklarımıza daha az zaman ayırıp
Yapmak istediklerimize daha çok vakit bulmak
Zaman Yönetimi ne demektir?

Zaman Yönetimi Teorileri
Pareto Prensibi:
Sorunların az
bir miktarı
Sonucun
çoğunluğunu
etkiler
20%
80%

“Yaşamsal azınlık ve tırıvırı çoğunluk”

Bir başka deyişle
Yaşamsal
Azınlık
Zamanımızın
%80’ini
alıyor
%20 bunlara
kalıyor
Değersiz
İşler
Sonuçların
ancak %20’si
Sonucun
%80’i
Burada
üretiliyor
Başarınızın %80’i
Eforunuzun %20’si
ile oluşur

İş hayatından, Pareto’ya bazı örnekler verelim
Yöneticilerin karşı karşıya kaldığı kesintilerin %80’i,
çalışanların %20’sini oluşturan Aynı kişilerden
kaynaklanır

Müşteri şikayetlerinin %80’i
Proje, ürün ya da servislerinizin
%20’sini oluşturan Aynı grup kaynaklıdır

Eleman kaynaklı baş ağrılarının %80’i
çalışanların %20’sini oluşturan
Aynı kişilerden kaynaklanır

Bir problemin %80’i
Sorunun doğru %20’sini tespit ederek çözülür

Toplantılarda alınan kararların %80’i
Toplantı süresinin %20’sinde alınır

Doğru %20’ye odaklanmamız gerekiyor

Planlama ve Önceliklendirme
Düşünmeye ve danışmaya zaman ayırın

İşlerinizi şirketin vizyonu ve hedefleri ile
uyumlandırmalısınız
Mission
statement
and goals Diğerlerinin bu konulardaki
çalışmalarına yardımcı
olmalısınız

Acil hale gelmeden önce öncelikleri belirleyin

Kendinizi organize edin
Öncelik sırası olan ve sürekli güncel
tuttuğunuz bir yapılacaklar listeniz olsun
Kağıt işleri ve e-mail ile günde bir kez ya
da planladığınız saatlerde ilgilenin
Klasörleme mantığı geliştirin ve bilgilerinizi
kolay erişilebilir şekilde arşivleyin

Kendinizi organize edin
Teknolojiyi
doğru
kullanın
Kendinizi
geliştirecek
okumalar
yapın
Çalışma
alanınızı
organize
edin
Proje
Yönetim
tekniklerini
kullanın

Managing Meetings
Toplantı ihtiyacını ve sıklığını
sorgulayın
Gündemi paylaşma alışkanlığı
oluşturun
Sadece ilgili kişileri çağırın
Toplantıyı iyi yönetin Toplantı notları kısa ve öz
olsun (gündem + kararlar +
takip yöntemi)
Email, doküman paylaşımını
ve toplantılar arasındaki
çalışmaları arttırın

Delege edin
Vazgeçebiliyorsanız
delege etmeyin
Stratejik
olarak delege
edinDestekleyin ve
güvenin
Zamana yapacağınız yatırım mutlaka geri dönecektir
«Micro Management» yapmayın

HAYIR demeyi öğrenin
Sınırlarınızı belirleyin
• İçten davranın ve
nedenlerinizi dile getirin
• Yeni bir zaman dilimi ile
ertelemeyi önerin
Düşünmeye zaman
ayırın
• İş yükünüzü yöneticinizle
konuşun

Kesintileri Yönetmek
Çok önemli süre sonları
yaklaşıyorsa görünmez
(ulaşılmaz) olun
• Düzenli durum değerlendirme
toplantıları yapın
Sosyal zamanlarınızı
planlayın
• Kesintiler için alternatif zaman
önerin
• Kendi kesintilerinizi yönetin

Gecikme
Başarısızlık korkusu
baş gösterir
• Biraz baskı iyidir, ama
fazlası kötü sonuçlar
doğurur
Kolay ve önemsiz işleri
önce yapmaya başlarız
• Son tarihleri net veremeyiz

Gecikmeyi önlemek
Mükemmeliyetçi olmayın
Projeyi küçük, izlenebilir
aşamalara bölün
İşbirliği yapın
Molaları ihmal etmeyin

Kişisel Zaman Yönetim Matrisi
Hemen Yap!
• Krizler
• Son gün işleri
• Müşteri problemleri
Zaman Tanıyın!
• Planlama
• Hazırlık
• Stratejik işler
Yapın ya da
Delege Edin!
• Rutin işler
• Kesintiler
• Telefonlar
• E-mail
• Davetsiz misafirler
YAPMAYIN!
• Gereksiz işler
• Gereksiz telefonlar
• Zaman hırsızları
önemli
önemsiz
acil
acil
değil

Projelerin Planlanması
• Aktivitelerin Tanımlanması
• Aktivitelerin Sıralanması
• Kaynakların Planlaması
• Süre Tahminlemesi
• Proje Zaman Programı Oluşturulması

Aktivitelerin
Tanımlanması

Activity List
Projede gerçekleştirilecek
faaliyetlerin tümünün
listesi ve her birinin
açıklamasını içerir..
Proje kapsam dokümanında
yer almayan konularla ilgili
aktiviteler listeye
konulmamalıdır

• Döşenecek boru hattının uzunluğu
• Beton dökülecek yerin tarifi
• Kullanılacak bilgisayar kod kütüphanelerinin isimleri
• Kullanılacak malzemenin miktarı
Aktivite Açıklamaları
Aktivite açıklamaları ile
ekip üyesi
yapılacak işin
detayları hakkında
bilgi sahibi olur.

• Zaman programı geliştirirken ve raporlamalarda aktiviteleri seçerken,
gruplarken ve sıralarken kullanılır
– Ayıracı (Activity identifier)
– Kodu (Activity codes)
– Açıklaması (Activity description)
– Öncül Aktiviteleri (Predecessor activities)
– Ardıl Aktiviteleri (Successor activities)
– Mantıksal İlişkiler (Logical relationships)
– Ötelemeler (Leads and lags)
– Kaynak İhtiyaçları (Resource requirements)
– Zorunlu Tarihler (Imposed dates)
– Kısıtlamalar (Constraints)
– Varsayımlar (Assumptions)
Aktivite Özellikleri

Aktiviteler zaman programının parçalarıdır, WBS’in değil
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
Lowest Level
(Work Packages)
Schedule Activities
(Schedule activities appear on an activity
list and are not part of the WBS)
New Product
Development
Plans
Meetings &
Reviews
Project
Management
Prototype
Marketing
Plan
End-User
Require-
ments
Application
Require-
ments
System
Require-
ments
Application
End-User
Systems
Ops/
Maintenance
Structure
Validation
Test Plans
Celebration
Feasibility Development TestRequirements
Activity List
Any number of levels
can be included in
the process of
decomposing the
WBS to the work
package level.

Milestone Listesi
Kilometre taşları
(milestones) projedeki
önemli olayları
gösterir
Önemli bir
raporlama/toplantının
yapılması
Bir alt projenin
başlangıç ve bitişi
Süresi ve eforu
olmayan yapılardır
Projedeki ilerlemenin
özetini bize gösterir

Aktivitelerin
Sıralanması

Aktviteler de zamana uygun olarak
akarlar.
Bu akışın kontrollü olması, projedeki
başarınızı garantilemenin temel
anahtarlarından birisidir.
Sequence Activities
Zaman akıp gidiyor

Precedence Diagramming Method (PDM)
• Yapacaklarımızı sıralarken kullanılan yöntemlerden birisidir
• Kesişim noktaları üzerine aktiviteler yazılır [Activity-on-node (AON)]
• Oklar, aralarındaki mantıksal ilişkileri gösterir
A GC
B
D F H
E Kutular : Aktiviteler
Oklar : İlişkiler

İlişki tipleri
Finish-to-Start FS
Finish-to-Start
(FS)
The finish of one task marks the start of another.
This will be the default
when we link since it is the most common.

İlişki tipleri
Start-to-Start SS
Start-to-Start
(SS)
The start of one task marks the start of another.
In other words, both tasks start at the same time.

İlişki tipleri
Finish-to-Finish FF
Finish-to-Finish
(FF)
The finish of one task marks the finish of another.
In other words, both tasks finish at the same time.

İLİŞKİLER
Zorunlu ilişkiler
İsteğe bağlı ilişkiler
Dış İlişkiler

Lag and Lead Time
FS
FS + 6W
FS - 3W
finish-to-start relationship
lag = wait time
(6 weeks)
lead = acceleration time
(3 weeks)

Kaynakların
Planlaması

Kaynaklarda oluşabilecek risklere karşı yedek (alternatif)
kaynaklarla ilgili bilgiler de oluşturulmalıdır
Aktivite Kaynaklarının Belirlenmesi
Aktiviteler çeşitli kaynaklarla gerçekleştirilir
• Değişik yeteneklere sahip kaynaklar
• Değişik boyut ve tipte makineler
• Otomatik ve manuel araçlar
• Organizasyon dışı kaynak kullanımı

Kaynak İhtiyacının Planlanması
Önce belirleyin
•İnsan kaynakları
•Fiziksel kaynaklar
•Sarf kaynakları
Sonra cevaplayın
•Ne miktarda?
•Ne zaman?
•Ne kadar süre?

Kaynak Planlaması
WS’te proje teslmatlarını
temsil eden iş paketleri
yer alır
Aktivite
Özellikleri Aktivite
Kaynak
Planlaması
Early Start Time Duration Early Finish
Task Name
(name deliverable)
Cost
Late Start Responsibility Late Finish
WBS
Kaynak planlaması
yapılacak aktiviteler
belirlenir.

Kaynak Kırılım Yapısı

Kaynak seviyelendirme

Süre
Tahminlemesi

aktivitelerin ne kadar süreceğine dair
tahminlerin oluşturulması sürecidir
Estimate Activity Durations
Proje kapsamı ve kaynaklarla
ilgili bilgilerin derlenerek

Efor ve Süre
Toplam Zaman = Süre
Gerçekleşen iş = Efor
O aktivite için çalışma
yapılmayan süre
Aktivite süreleri toplam çalışılacak zaman miktarını,
dinlenme zamanı dahil olarak gösterir.

En uygun tahminleme
Aktivitenin süresi;
atanması uygun görülen kaynaklar,
onların üretkenliği,
gerçekçi olarak tanımlanmış aktivitenin
gerçekleştirilebileceği uygun zamanlar,
diğer katılımcılarla ilişkiler ve
kesintiler göz önünde tutalarak tahminlenir

İyimser tahminleme
En uygun tahminleme’de belirtilen kriterlerin
en iyi senaryo ile gerçekleştiği varsayılan
durumdaki tahminleme

Kötümser tahminleme
En uygun tahminleme’de belirtilen kriterlerin
en kötü senaryo ile gerçekleştiği varsayılan
durumdaki tahminleme

Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Beklenen (tE) Aktivite Süresi, PERT analizi yöntemi ile, iyimser, kötümser ve en uygun
tahminlerin ağırlıklı ortalaması şeklinde hesaplanır.
İyimser (To) : En iyi
durumdaki aktivite
süresi
En Yaygın (Tm) :
Gerçekçi
beklentilere göre
aktivite süresi
Kötümser (Tp) :
Enkötü senaryodaki
aktivite süresi
Beklenen Aktivite Süresi (Te) :
Beta dağılımı ile hesaplanan ağırlıklı ortalama
Üçgen Dağılımı ile hesaplanan aktivite süresi
To + Tm + Tp
---------------------------
3

Zaman Programı

Gantt chart, PERT/Network analizleri ve
Kritik Yol Metodu gibi yöntemler
kullanılır.
Zaman Programı Oluşturma
Projenin ve aktivitelerin
başlangıç ve bitiş tarihlerini
belirlemektir.

Kritik Yol Metodu
• En erken ve en geç başlangıç ve bitiş tarihlerini teorik olarak
hesaplama metodudur
• Kaynaklarla ilgili sınırlamalar göz önüne alınmaz.
• Metodun kapsamında iki analiz yer alır:
– Forward pass analysis
– Backward pass analysis
• Hesaplanan başlangıç ve bitiş tarihleri çok önemli değildir.
• Çünkü metod başlama ve bitiş tarihlerinden bağımsız olarak
– projenin minimum kaç zaman diliminde gerçekleştirilebileceğini
ortaya çıkartır.

Kritik Yol Metodu
Legend:
A-J = Task Name
Numbers = Task Duration
B,8
J,3
D,6
F,8
G,4
H,7
C,6
E,6
A,7
Bir ağ yolu üzerindeki zaman programı esnekliği :
erken ve geç tarihler arasındaki pozitif fark ile ölçülür
Toplam bolluk (total float) olarak adlandırılır.

Forward Pass Analysis
7 10
1 7 8 13
9 16
9 14 15 21
22 24
1 6
1 8
Early Start Early Finish
B,8
J,3F,8
C,6
E,6
A,7
H,7
D,6
G,4
Start Date for activities with
No Predecessors = 1
EF = ES + Duration -1

Backward Pass Analysis
F,8
7 10
1 7 8 13
9 16
9 14 15 21
22 24
1 6
1 8
B,8
J,3
C,6
E,6
A,7
H,7
D,6
G,4
14 21
9 14 15 211 8
18 2112 17
9 142 8
22 24
Late Start Late Finish
LS = LF – Duration + 1

Kritik Yol
F,8
Legend:
= Critical Path
(N) = Total Float
7 (11)10
1 (1) 7 8 (1)13
9 (5)16
9 (0)14 15(0)21
22(0)24
1 (11) 6
1 (0) 8
B,8
J,3
C,6
E,6
A,7
H,7
D,6
G,4
14 21
9 14 15 211 8
18 2112 17
9 142 8
22 24
Late Start Late Finish

Tracking Gantt Chart
Project status is updated by
linking task completion to the
schedule baseline

Crashing and Fast Tracking
Overlapped
Tasks or fast
tracking
Shortened
duration thru
crashing
Original
schedule

Kritik Zincir Çözümü
Bob
Feeder
Buffer
Feeder
Buffer
Feeder
Buffer
Project
BufferBob
Bob

Proje Zaman Programı Gösterimleri

Deadline is deadline !

Özetlersek

Utilize Work
Breakdown
Structure
Gain Approval
from
Stakeholders
Utilize
Resource Pool
by Skill Level
Identify
Mandatory,
Discretionary, &
External; Apply
Hard &Soft Logic
Identify Number
of Work Periods
& Constraints
Baseline Project
Schedule
Negotiate Start &
End Dates
(Durations)
Identify Work
Activities
Define Task
Dependencies &
Link Tasks
Allocate/ Assign
Resources
Define Work
Effort for
Each Activity

Proje Zaman Yönetimi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Proje Zaman Yönetimi

Similar to Proje Zaman Yönetimi (20)

Proje Zaman Yönetimi