Arla IT PMO's Senior Manager Keld Ellesgaard fortæller om mulighederne og gevinsterne ved at have en PPM løsning. Baggrund for at se på ny PPM-løsning, og Arla ITs målsætning med et ny værktøj PMO behov og værktøjsunderstøttelse vs. forretningens behov for gennemsigtighed, hastighed og fleksibilitet. Kritiske succesfaktorer og fik vi dem opfyldt

1. Implementering af PPM I Arla IT
Baggrund og resultat

2. Kort om mig selv
• Keld Ellesgaard, Arla Foods IT
• Projekt,-, program-, og porteføljeledelse siden 2003
• Ansvarlig for centralt IT PMO
• SAP udrulning
• Vejledning af PMere (business cases, stragisk alignment)
• Analyse af foretningsbehov
• Stakeholder alignment i fht. ”kundens” behov (f.eks. transparent portfolio)
• Defineret og implementeret portfolio management i IT, optimeret modeller løbende
• Drivende i fht. PPM tool implementering
• Forretningsplanning coach
08 May 20152

3. 08 May 20153
• Baggrund, mål, system og leverandør
• Hvor var Arla IT´s
• Hvad fik vi ud af det
• Hvad er vigtigst i virksomhederne?
Agenda

4. • Gammel platform og ufleksibelt system
• Optimeret projektmodel
• Porteføjlestyring introduceret
• Manuel ad hoc opgave at få overblik
08 May 20154
Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
Baggrund
Hvor stod vi

5. 08 May 20155
Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
Baggrund
Hvad var ITs mål/behov?
• Bedre ressourceoverblik
• System understøttet porteføljeproces
• Master data ét sted
• Brugervenligt system
• Nemt at tilpasse

6. 08 May 20156
Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
System og leverandørvalg
Microsoft project server
• Genkendeligt user interface
• Ressourcestyring
• Intergration med office (mail system)
• Et alm. udbredt system hvor vi ikke er
afhængige af specifikt konsulenthus
• Porteføljestyring

7. 08 May 20157
Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
System og leverandørvalg
Projectum
• Talte forretningssprog og forstår
processer omkring portefølje-,
programmer- og projekter
• Kendte systemmæssige muligheder og
begrænsninger
• Erfaring fra andre store kunder
• Lovede at vi ikke behøvede at se dem
mere når de var færdige med
implementeringen

8. Portfolio management
Resource management
Project status reporting

9. Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
08 May 20159
Portfolio management
Krav til IT
• Gennemsigtig
portefølje
• Governance
• Letbenet process
• Strategisk aligned
portefølje
IT behov
• Master data
samlet et sted -
tidseffektivt
• 1-2-1 løsning af
kørende løsning
Nymanuelproces
ITbevov

10. Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
08 May 201510
Rapportering
Projektstatus-
rapportering
Krav til IT
• Gennemsigtighed i
hvor langt et projekt
er, hvornår et projekt
kan starte op / kan
lukkes, projekt /
porteføljestatus etc.
Next step
• Nedsætte
tidsforbrug til
rapportering
• ALLE master data et
sted for at kunne
vinkle rapporter ud
fra differentierede
behov
En type portefølje-
rapport til alle
Manuelproces
ITbevov
• CFO
• busines partnere
• IT

11. Implementering af PPM værktøj i Arla Foods IT
08 May 201511
Ressourcestyring
Ad hoc efter behovInternt IT krav
• Tidsregistrering
• Ressource forecast
IT behov
• Proces for
tidsregistrering
• Proces for forecast
• Ansvarsfordeling
• Væk fra ad hoc og til
løbende overblik
Manuelproces
ITbevov

12. 08 May 201512
Hvad har vi så fået

13. 08 May 201513
• 1-2-1 løsning som ønsket
• PMO overblik
• Master data et sted med
mulighed for differentieret
rapportering
Portfolio management
Optimized system solution
Porteføljestyring
PMO prioriteringsrapport
Forretningsrapporter baseret på centrale master data
PICS removed due to confidential data

14. 08 May 201514
• Automatiseret for PMO
• Vi har skabt
gennemsigtighed i PMO –
samme grundlag i møder
• Levere overblik
ud fra flere vinkler hurtigere
til vores forretning
Rapportering
Løsning understøtter muligheden gennemsigtighed og fleksibilitet
Reporting
Closure projects On hold for now projects
GBS IT.Lone Rysgaard GBS IT.Lone Rysgaard
CDK GBS HR
CDK Transportation GBSHR Org Chart
GBS HR GBS IT.Jeanette Malkinson
Clarity - Carve out CUK
GBS IT.Jeanette Malkinson LRMIT - UK
CUK CUK Ortec
Buttercup - Warehouse solution GBS IT.Bent Handberg
Project Aylesbury CSE
GBS HR AFAB-Krogab IT integration
Lockerbie new production agreement (CHURN) GBS FI
GBS IT.Hans Gronnebaek Hansen Customer creation webforms
GBS IT GBSFI Phase II - SSC-Dashboard
BT WAN Setup - Global Solution GBSFI Phase II A2R
MSA CAPEX project services 2015 GBS IT
MSA AGV System EDI Financial Documents
GBS IT.Peter Hundborg
GBS FI
DDD HR Data Integration
Ansvarlig, projektfase, projektstatus

15. 08 May 201515
• Tidsregisrering OK
• System til forecast OK
• Processen omkring
ressourceforecast statdig
uklar
• Ejerskab for processen har
været uklar
• Nu top 10 pain
Resource management
Løsningen giver os muligheden
Ressourcer
Tidsregistrering
Forecast
PIC removed due to
confidential data

16. Fik både forretning og IT indløst behovene
08 May 201516

17. 08 May 201517
Alt er muligt men successfuld implementering er langt mere
og andet end system...
Veldefineret proces
Gennemsigtighed
hos stakeholders
Time to market
Klarhed over KPI´er
Valide master data
Guidelines
FORANKRING
Change

18. • Kend egne ønsker
• Skær scope og høst successer
• Skæv til god praksis
• Vælg leverandør der kan mere
end systemet
• Virkshomhedsbesøg
• Værktøjsimplementering
Hvad er vigtigt når man vælger PPM tool?
08 May 201518
Hvis processen ikke virker får systemet skylden

19. Spg. eller bare sparing
Keld Ellesgaard, Arla Foods IT, +45 8938 1852
https://dk.linkedin.com/in/keldellesgaard
keld.ellesgaard@arlafoods.com
08 May 201519
Tak for jeres tid
Anchoring is time consuming
- but that is what makes it work
”I don’t
get it”
”I don’t
like it”
”I don’t
trust you”
Resistance levels