SLA_2012

side 1
Service
Level
Agreement
5. UDGAVE, MAJ 2014
for KEjd’s kerneydelser

Indholdsfortegnelse
1. Indledning 5
2. Lokalisering af nye lejemål 6
2.1. Afklaring af behov for lejemål 7
2.2. Kontrakt på leje ved udvidelse af eksisterende lejemål 7
2.3. Bestilling af lejemål 7
2.4. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål 8
2.4.1. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål 8
2.4.2. Reservation af kommunale lejemål 9
2.4.3. Lokalisering af 3.-mandslejemål 9
2.4.4. Opfølgning på lokalisering af 3.-mandslejemål 10
2.4.5. Forhandling og indgåelse af 3.-mandslejemål 10
2.5. Politisk godkendelse af nye 3.-mandslejemål 11
2.6. Efter lejekontraktens indgåelse 12
2.7. Porteføljestrategisk arbejde 12
3. Ombygning og ændret anvendelse af lejemål 13
3.1. Ombygning af kommunale lejemål 14
3.2. Ombygning af 3.-mandslejemål 14
3.3. Ændringer i anvendelsen af 3.-mandslejemål 14
4. Indflytning i et lejemål 15
4.1. Afholdelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål 16
5. Huslejeopkrævning 17
5.1. Huslejeopkrævning i kommunale lejemål 18
5.1.1. Regulering af huslejen i kommunale lejemål 19
5.1.2. Opkrævning af forbrugsafgifter i kommunale lejemål 20
5.1.3. Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål (KPI) 21
5.2. Huslejeopkrævning i 3. mandslejemål 22
5.2.1. Regulering af huslejen i 3. mandslejemål 23
6. Opsigelse og fraflytning 24
6.1. Opsigelse af et kommunalt lejemål og afholdelse af fraflytningssyn 25
6.2. Opsigelse af 3. mandslejemål 25
7. Drift – sikring af, at huset fungerer 26
7.1. Driftsrådgivning 27
7.2. Administration af database til energiregistrering 28
7.3. Udførelse af akut vedligeholdelse (KPI) 29
7.4. Afhjælpning efter indbrud, hærværk og ekstremt vejr 29
7.5. Afhjælpning af brandskader 30
Emne Side

8. Planlægning og udførelse af akut vedligeholdelse 31
8.1. Prioritering af det årlige grundbudget til vedligeholdelse (KPI) 32
8.1.1. Administration af energimærkeordningen 33
8.1.2. Udførelse af vedligeholdelsesprojekter 34
8.2. Udarbejdelse af særlige vedligeholdelsesplaner 35
8.2.1. Udførelse af projekter fra særlige vedligeholdelsesplaner 35
9. Tegninger, data og selvbetjening 36
9.1. Indscanning af tegninger 37
9.2. Hjælp til at finde og analysere stamdata samt opmåle rum 38
9.3. Data og information til rådighed på ejendomsportal 38
9.4. KEjd HelpDesk til indmelding af sager om ejendomsdrift og -administration 39
10. Gennemførelse af anlægssager 40
10.1. Bestilling 41
10.1.1. Bestilling 42
10.1.1.1. Modtagelse af bestilling 42
10.1.1.2. Ydelser før bestilling 43
10.1.1.3. Behovsafklaring og idéoplæg 43
10.1.1.4. Succeskriterier 44
10.1.1.5. Miljø 45
10.1.1.6. Arkitekt- og projektkonkurrencer med politisk inddragelse 45
10.2. Projekt 46
10.2.1. Rådgiverudbud 47
10.2.2.. Byggeprogram 48
10.2.3. Brugerinvolvering 49
10.2.4. Anlægsbevilling 50
10.2.4.1. Budget 51
10.2.4.2. Løst og fast inventar 51
10.2.4.3. Lejers særinstallationer 52
10.2.4.4. Ekstern finansiering 53
10.2.4.5. Foreløbig ejendomsfaglig udtalelse 54
10.2.4.6. Tid 55
10.2.4.7. Administrativt høringssvar 55
10.2.5. Projektering 56
10.2.5.1. Dispositionsforslag 56
10.2.5.2. Projektforslag 57
10.2.5.3. Forprojekt/myndighedsprojekt 57
10.2.5.4. Hovedprojekt 58
10.2.5.5. Udbud - entrepriseudbud 59
Indholdsfortegnelse
Emne Side

10.3. Udførelse 60
10.3.1. Opstart 61
10.3.2. Økonomi, rapportering og regnskab 61
10.3.2.1. Økonomi-, tids- og risikostyring 61
10.3.2.2. Rapportering 63
10.3.2.3. Kommunikation under udførelse 63
10.4. Aflevering 64
10.4.1. Før aflevering 65
10.4.2. Afleveringsforretning 65
10.4.3. Overdragelsessmøde med bestiller og brugere 66
10.4.4. Mangelafhjælpning 66
10.4.5. 1. årseftersyn 67
10.4.6. 5. årseftersyn 68
10.5. Kommunikation og brugerinddragelse 69
10.5.1. Organisering 70
10.5.2. Mødestruktur 70
10.5.3. Kommunikation 71
10.5.3.1. Brugerinddragelse 71
10.5.3.2. Borgerhenvendelser 72
10.5.3.3. Pressehåndtering 72
10.5.4. Tvister 73
10.5.5. Aktindsigt 73
11. Budgetprocessen 74
11.1. Kvalitetssikring af ejendomsrelaterede budgetnotater til budgetforhandlinger og overførselssager 75
11.2. OPP- og totaløkonomiske vurderinger ved bygge- og anlægsprojekter på 20 mio. kr. 75
11.3. OPP- og totaløkonomiske vurderinger ved bygge- og anlægsprojekter på 100 mio. kr. 75
11.4. Totaløkonomiske vurderinger 76
12. Anvendte forkortelser og henvisninger 77
12.1. Anvendte forkortelser 78
12.2. Henvisninger 78
Indholdsfortegnelse
Emne Side

side 5
Service Level Agreement (SLA) for Københavns Ejendommes
(KEjd) kerneydelser er en aftale indgået mellem bestillerenhed-
erne fra kommunens fagforvaltninger og KEjd.
Aftalen beskriver, hvilket ansvar KEjd har som udfører, samt
hvilket ansvar bestiller/lejer har, for at KEjd kan levere det aftalte
serviceniveau. En SLA forholder sig til, hvilket serviceniveau
bestiller/lejer får leveret, og ikke til hvordan servicen leveres.
SLA fungerer som et kommunikations- og samarbejdsredskab.
Med en SLA etableres en fælles forståelse af serviceniveau, priori-
teter og ansvar, i og med at der defineres et serviceniveau for de
opgaver, som KEjd udfører for bestiller/lejer. Aftalen forventes
at kunne rumme ca. 80 % af de arbejdsopgaver, som KEjd ud-
fører for bestiller/lejer.
SLA’en skal understøtte den dialogprægede samarbejdsform, der
allerede er mellem KEjd og bestiller/lejer.
SLA for KEjd’s kerneydelser indeholder, ud over frister på leve-
rancer, KPI’er (Key Performance Indicators), hvor KEjd måler
på, om serviceydelsen leveres som aftalt.
1.1. SLA’ens juridiske status
SLA er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået
mellem to selvstændige juridiske enheder. SLA’en er derfor at
betragte som en hensigtserklæring, som begge parter forpligter sig
til at følge.
SLA’en fraviger ikke gældende lovgivning, overenskomster, bud-
get- og bevillingsregler, personalepolitikker, indkøbspolitik mv.
i Københavns Kommune. Dette betyder, at SLA ikke medfører
nogen indskrænkning i BRs, udvalgenes eller borgmestrenes kom-
petence til at tilbagekalde eller ændre SLA’en helt eller delvist eller
andre forhold af betydning for det aftalte.
1. Indledning

2. LOKALISERING AF NYE
LEJEMÅL
KEjd har ansvaret for at finde nye lejemål til kommunens syv fagforvaltninger, når be-
hovet opstår. Det kan dels ske ved at lokalisere lejerne i et af kommunens ledige lejemål,
dels ved at indgå en lejeaftale med en privat udlejer på vegne af lejer/fagforvaltningen.
Henvendelser om lokalisering af nye lejemål rettes til Kunder & Planlægning i KEjd.
Oplysninger om hvem, der kan kontaktes i Kunder & Planlægning, kan ses på intranettet
(KKintra) under Københavns Ejendomme.

side 7
2.1. Afklaring af behov for lejemål
For at imødekomme behov, politiske visioner, borgere, lovgivning og løbende at udvikle de fysiske rammer til brugere og medarbejdere
skal der udarbejdes en behovsafdækning inden bestilling af et nyt lejemål.
2.3. Bestilling af lejemål
KEjd har udarbejdet et nyt bestillingsskema til brug for lokaliseringsopgaver.
2.2. Kontrakt på leje ved udvidelse af eksisterende lejemål
Ved udvidelse af eksisterende lejemål, ved eksempelvis tilbygninger, bliver eksisterende lejekontrakt tilpasset det nye areal.
Bestiller udarbejder behovsanalyser, bl.a. på baggrund af struk-
turplanlægning.
KEjd kan udarbejde et forslag til forskellige scenarier/muligheder,
hvis bestiller vurderer, at der er behov for det. Hvis opgaven er
kompleks og omfattende, vil den blive betragtet som en tillægs-
ydelse, som kan bestilles til en aftalt pris.
Bestiller er ansvarlig for at afsætte penge til huslejeforøgelser i
forbindelse med udvidelse af eksisterende lejemål.
KEjd udarbejder ny tilrettet lejekontrakt.
Bestiller udfylder bestillingsskema, der fremsendes til KEjd.
Skemaet skal som minimum udfyldes med følgende oplysninger:
• Anvendelse af lejemål, funktionsbeskrivelse
• Arealbehov
• Geografisk placering
• Handicaptilgængelighed og synlighed i gadebilledet
• Økonomisk ramme, herunder husleje, midler til renovering,
flytning, deponering og om køb kunne være aktuelt. KEjd øn-
sker blot de oplysninger, der foreligger på bestillingstidspunktet.
• Tidsramme, herunder tidsrammen for den politiske behandling.
• Kommunale og/eller private lejemål
• Særlige ønsker eller krav, der skal være fokus på, f.eks. døgnophold.
• Om funktionen er områdebestemt eller ikke områdebestemt.
• For administrationslejemål skal bestilleren anvende KEjd’s
arketyper for admi-nistrative medarbejdere i forhold til at esti-
mere arealbehovet.
Skema til bestilling findes på KKintra under Københavns Ejen-
domme
KEjd kvitterer for modtagelse af bestillingsskema senest efter
3 arbejdsdage.
2. Lokalisering af nye lejemål
Bestiller/lejer KEjd

side 8
2.4. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål
En god lokalisering forudsætter et tæt samarbejde mellem bestiller, KEjd og en eventuel udlejer. Det er her yderst vigtigt at have gjort
sig rollerne klart, således at Københavns Kommune opnår det bedste resultat. Hvis fagforvaltningen både er interesseret i kommunale
og private lejemål, foregår disse lokaliseringer sideløbende, medmindre andet er aftalt.
2.4.1. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål
Når KEjd har modtaget bestillingen på en lokaliseringsopgave, sender KEjd bestiller en besvarelse på, om der i kommunens eksiste-
rende ejendomsportefølje er egnede lejemål. Hvis bestiller finder et ledigt lejemål interessant, kan lejemålet besigtiges, og der kan
indgås en standardlejekontrakt.
Bestiller sender bestilling på lokaler til KEjd.
Bestilleren svarer inden for 10 arbejdsdage, om det ledige lejemål
har interesse, samt om lejemålet ønskes besigtiget, og hvem der
skal deltage.
Bestilleren svarer inden for en aftalt frist tilbage på, om lejemålet
ønskes.
Bestiller godkender lejekontrakten inden for 10 arbejdsdage ved
at sende en mail til KEjd eller returnere lejekontrakten til KEjd
med underskrift.
KEjd besvarer bestillingen på en lokaliseringsopgave skriftligt
senest 5 arbejdsdage efter kvittering for modtagelse. Der kan
være sager, hvor lokaliseringens kompleksitet kræver en længere
svarfrist end 5 arbejdsdage.
Besvarelsen belyser, om der i kommunens eksisterende ejen-
domsportefølje er lejemål, der kunne være egnede. Besvarelsen
indeholder følgende oplysninger om det eller de egnede lejemål:
• Lejemålets beliggenhed
• M2
(efter evt. opmåling)
• Vurdering af opfyldelse af krav
• Ledighedsdato
• Husleje samt drifts- og forbrugsudgifter
• Planforhold
• Tilbagemelding på anvendelseskrav
KEjd arrangerer en besigtigelse af lejemålet inden for 5 arbejds-
dage efter tilbagemelding fra bestiller.
KEjd kan inden for 10 arbejdsdage og mod betaling udarbejde et
prisoverslag over evt. byggeomkostninger ved istandsættelse af
lejemålet.
KEjd udarbejder standardlejekontrakt og fremsender denne samt
energimærkerapport til bestiller inden for 10 arbejdsdage.
KEjd kvitterer for modtagelsen af underskreven/godkendt
lejekontrakt inden for 5 arbejdsdage ved at sende en mail til be-
stiller med den gældende lejekontrakt vedhæftet og med medde-
lelse til bestiller om, at den nu er trådt i kraft.

side 9
2.4.2. Reservation af kommunale lejemål
Fagforvaltningen kan reservere et lejemål, såfremt mulighederne skal undersøges nærmere, inden en evt. lejekontrakt skal indgås.
2.4.3. Lokalisering af 3.-mandslejemål
Bestiller retter henvendelse til KEjd, hvis bestiller finder potentielle 3. mandslejemål. Hvis bestiller selv finder egnede 3.mandslejemål,
må bestiller ikke gå i dialog med udlejer, men skal overdrage sagen til håndtering i KEjd.
Når KEjd har modtaget bestillingen på en lokaliseringsopgave, sender KEjd bestiller en besvarelse på, om der i markedet findes egnede
3.mandslejemål. Kontraktindgåelsen skal godkendes politisk.
Ved indgåelse af 3.mandslejemål skal fagforvaltningen deponere en sum svarende til den offentlige vurdering. Der kan læses mere om
Københavns Kommunes deponeringsregler i deponeringsvejledningen på kommunens Intranet.
Bestiller meddeler KEjd, at lejemålet ønskes reserveret.
Meddelelsen skal indeholde
• Hvilket lejemål
• Starttidspunkt
• Forventet varighed
• Konto og org nr.
Bestiller kan opsige reservationen med 1 måneds varsel til den 1. i
en måned.
Bestiller sender bestilling på lokaler til KEjd.
Bestiller retter henvendelse til KEjd, hvis bestiller finder poten-
tielle 3.-mandslejemål. Hvis bestiller selv finder egnede 3.-mands-
lejemål, skal bestiller ikke gå i dialog med udlejer, men overdrage
sagen til håndtering i KEjd.
KEjd besvarer bestillingen på en lokaliseringsopgave skriftligt
senest 5 arbejdsdage efter kvittering for modtagelse. Såfremt
KEjd benytter ekstern bistand til lokaliseringen, aftales tidspunk-
tet for besvarelsen særskilt. Besvarelsen belyser, om der er udbudt
lejemål på ejendomsmarkedet, der kunne være egnede. Besvar-
elsen indeholder følgende oplysninger om det eller de egnede
lejemål:
• Lejemålets beliggenhed
• M2
• Vurdering af opfyldelse af krav
• Ledighedsdato
• Planforhold
• Husleje, drifts- og forbrugsudgifter på aktuelt niveau
• Jordforurening på evt. udeareal
• Evt. opfyldelse af bestillers særlige krav og ønsker
• Vurdering af huslejeniveauet.
KEjd bekræfter pr. mail over for bestiller, at lejemålet nu er
reserveret.
KEjd oplyser bestiller om de udgifter, som forvaltningen skal
afholde i reservationsperioden.

side 10
2.4.4. Opfølgning på lokalisering af 3.-mandslejemål
Ved modtagelse af en lokaliseringssag er det ikke altid muligt, at finde et egnet lejemål med det samme. Derfor er der behov for at
definere, hvor tit sagen skal drøftes mellem bestiller og KEjd. Dette kan afgøres ud fra f.eks. et politisk behov eller akutbehovet for den
enkelte institution.
2.4.5. Forhandling og indgåelse af 3.-mandslejemål
Indgåelse af en lejekontrakt med en 3.-mand involverer, at der undervejs forhandles om mange fremtidige vilkår for lejemålet,
herunder om udlejer skal bidrage til istandsættelsen af lejemålet inden indflytning. I denne fase er en tæt kommunikation mellem be-
stiller og KEjd essentiel. Det sikrer, at vilkårene i lejekontrakten er optimale i relation til brugerne.
Ved anlægssager, der opføres på ekstern ejers ejendom (3.-mandslejemål), skal der indgås lejekontrakt med ekstern part, førend om-
eller tilbygningen begynder.
Bestilleren svarer inden for 5 arbejdsdage, hvorvidt det ledige
lejemål har interesse, samt hvorvidt lejemålet ønskes besigtiget, og
hvem der skal deltage.
Bestiller beregner deponeringsbeløbet, som egen fagforvaltning
skal finansiere i forbindelse med indgåelse af lejemålet.
Bestilleren svarer inden for en aftalt frist tilbage på, hvorvidt
lejemålet ønskes.
Bestiller giver KEjd besked, hvis der er ændringer i behov, og
fremsender tilrettet skema, såfremt det er tilfældet.
Bestiller giver KEjd de relevante oplysninger til brug for forhan-
dlingen, eksempelvis krav om kælderrum eller uopsigelighed.
KEjd har ansvar for at have overblik over kommunens frigivne
deponeringsmidler og skal på forespørgsel fra bestiller oplyse, om
der er midler til rådighed.
KEjd kan inden for 10 arbejdsdage og mod betaling udarbejde et
prisoverslag over evt. byggeomkostninger ved istandsættelse af
lejemålet.
KEjd arrangerer en besigtigelse af lejemålet. Det er alene KEjd,
der tager den direkte kontakt til private udlejere, medmindre andet
er aftalt eller sædvane.
Hvis det ikke er et egnet lejemål, aftales der, hvor tit KEjd skal
afsøge markedet og give status.
KEjd giver bestiller status på mulige ledige lejemål i overensstem-
melse med det aftalte.
KEjd forhandler vilkår i lejekontrakten med udlejer og orienterer
bestiller herom.
KEjd og bestiller kan aftale, at bestiller deltager i forhandlingen
for at sikre, at der tages højde for de ønsker og krav til bygningen,
som lejer har.

side 11
2.5. Politisk godkendelse af nye 3.-mandslejemål
Borgerrepræsentationen skal godkende indgåelse af lejekontrakter med 3.-mand. Fagforvaltningen skal derfor udarbejde en indstilling
om indgåelse af 3.-mandslejemål, som behandles i fagudvalget og dernæst i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. KEjd udar-
bejder en foreløbig ejendomsfaglig udtalelse, der medfølger sagen, når denne behandles i fagudvalget. Når sagen behandles i Økonomi-
udvalget, udarbejder Økonomiforvaltningen en indstilling (§ 12-erklæring), hvori også indgår konklusionerne i KEjd’s ejendomsfaglige
udtalelse. I forbindelse med den politiske godkendelsesfase er det vigtigt, at tidsfrister overholdes, og at udlejer løbende informeres.
Bestiller underskriver og returnerer fremlejekontrakten inden for
10 arbejdsdage.
Bestiller fremsender en oversigt over den politiske proces med
datoer for udvalgsbehandlinger samt frister.
Bestiller fremsender indstilling til KEjd senest 5 arbejdsdage før
frist for afgivelse af den foreløbige ejendomsfaglige udtalelse, der
er bilag til fagforvaltningens sag. Deponeringsbeløbet skal fremgå
af indstillingen.
Efter godkendelse i fagudvalget sender fagforvaltningen sagen
via kø-listen i eDoc Agenda til Økonomiforvaltningen til videre
behandling.
KEjd udarbejder en fremlejekontrakt, der fremsendes til fag-
forvaltningen sammen med en kopi af den færdigforhandlede
lejekontrakt. Efter anmodning fra bestiller kan KEjd udarbejde
et handshakedokument, der viser ansvarsfordeling vedr. drift og
vedligehold.
KEjd underskriver, evt. med forbehold for BRs godkendelse,
lejekontrakten, når fremlejekontrakten er modtaget fra bestiller
med underskrift.
KEjd orienterer udlejer.
KEjd udarbejder en foreløbig ejendomsfaglig udtalelse indenfor
den oplyste frist. Inden udarbejdelse af udtalelsen kvalitetssikres
oplysninger, der er udgangspunkt for deponeringsberegninger,
herunder om der er opsagte lejemål fra andre forvaltninger, der
kan modregnes.
KEjd indgår i udarbejdelsen af Økonomiforvaltningens indstill-
ing til Økonomiudvalget (§ 12-erklæring) og er i tæt dialog med
fagforvaltningen og evt. udlejer med henblik på at udrede evt.
spørgsmål inden udarbejdelse af § 12-erklæring og forelæggelse af
sagen for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

side 12
2.6. Efter lejekontraktens indgåelse
Hvis et af vilkårene i lejekontrakten er, at udlejer skal renovere/klargøre lejemålet før indflytningen, kan der opstå nogle fortolkninger
af udlejers forpligtelser og efterfølgende forhandlinger af detailspørgsmål.
2.7. Porteføljestrategisk arbejde
Hvis der opstår et spørgsmål, der relaterer sig til lejekontrakten
og/eller udlejerens forpligtelser, orienterer bestiller skriftligt
KEjd.
Bestiller kan i særlige tilfælde kontakte udlejer efter forudgående
skriftlig aftale med KEjd.
Hvis der opstår et spørgsmål, der relaterer sig til lejekontrakten
og/eller udlejerens forpligtelser, orienterer bestiller skriftligt
KEjd.
Bestiller kan i særlige tilfælde kontakte udlejer efter forudgående
skriftlig aftale med KEjd.
KEjd tager kontakt til udlejer, hvis det vurderes, at problemet skal
eller kan løses i samarbejde med udlejer – jf. udlejers forpligtelser
i lejekontrakten eller i lovgivningen.
Hvis KEjd som led i det porteføljestrategiske arbejde har planer
for en lejer eller en konkret ejendom, kan KEjd indstille til:
• At placere lejer i et midlertidigt lejemål indtil lejer kan flyttes til
den tiltænkte lokalitet.
• At blokere for en flytning (på kort sigt) hvis behovet ikke er
akut. Det kan eksempelvis være, hvis der er ved at blive opført
en ny ejendom, der vil kunne huse funktionen eller en
eksisterende ejendom skal renoveres.
KEjd har i særlige tilfælde mulighed for at bede en lejer om at
fraflytte et lejemål hvis eksempelvis:
• Lejemålet som led i det porteføljestrategiske arbejde skal
omdannes til andet kommunalt formål, eksempelvis hvis der
er akut behov for en bestemt kommunal funktion på den
konkrete lokalitet, eller hvis alternativ placering vil være
total-økonomisk uhensigtsmæssig.
• Der er et uhensigtsmæssigt højt arealforbrug eller
totalomkostninger pr. medarbejder i lejemålet.
• Ejendommen som led i det porteføljestrategiske arbejde skal
udfases og frasælges.
KEjd har som led i arbejdet med samlokalisering og arealoptime-
ring mulighed for delvist at omdanne et lejemål, så flere enheder
deler arealer som eksempelvis mødelokaler.

side 13
3. OMBYGNING OG
ÆNDRET ANVENDELSE
AF LEJEMÅL
Hvis bestiller/lejer ønsker at ombygge lejemålet eller ændre anvendelsen i et 3.-mands-
lejemål, kontaktes KEjd. For kommunale lejemål gælder det, at lejer/bestiller skal have
en ejerfuldmagt fra KEjd, inden der ombygges. Den tager højde for godkendelse fra
myndigheder, så KEjd ikke har økonomiske udgifter i forbindelse med ombygningen,
og at lejer, hvis det ønskes fra KEjd’s side, tilbagefører lejemålet til oprindelig stand.
Henvendelser om ombygning af lejemålet, indhentning af ejerfuldmagt og ændringer i
anvendelsen af lejemålet rettes til KEjd HelpDesk (en elektronisk reception), som kan
tilgås via KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk.

side 14
3. Ombygning og ændret anvendelse af lejemål
3.1. Ombygning af kommunale lejemål
3.3. Ændringer i anvendelsen af 3.-mandslejemål
3.2. Ombygning af 3.-mandslejemål
Lejer sender KEjd en kort beskrivelse samt evt. tegning over den
forventede ombygning.
Lejer har selv forpligtigelsen til at underrette fagforvaltningens
bestillerenhed om evt. ombygninger samt fremsende kopi af
fuldmagter e.l.
Hvis fagforvaltningen ønsker at ændre anvendelse af 3.-mands-
lejemålet, f.eks. fra vuggestue til administration, skal bestiller
meddele det skriftligt til KEjd.
Når lejer har fået den nye anvendelse godkendt, sendes kopi af
godkendelse til KEjd.
Hvis bestiller/lejer ønsker at ombygge lejemålet, skal dette med-
deles til KEjd.
Inden for 5 arbejdsdage fremsender KEjd lejer en fuldmagt.
Ved mere komplekse ombygninger sker det inden for 10 arbejds-
dage.
KEjd undersøger, om anvendelsesbestemmelsen i lejekontrakten
kan rumme den ønskede ændrede anvendelse, samt om det har
økonomiske konsekvenser for KEjd.
Hvis lejekontrakten ikke kan rumme den ønskede ændring, ind-
henter KEjd en fuldmagt til lejer til videre behandling samt evt.
myndighedsbehandling/byggesagsbehandling.
KEjd foretager de nødvendige ændringer i KEjd’s it-systemer m.v.
KEjd varetager kontakten til udlejer vedr. evt. ombygninger.

4. INDFLYTNING
I ET LEJEMÅL
Når lejer har indgået en standardhuslejekontrakt med KEjd på et kommunalt lejemål,
kontakter KEjd lejer for at aftale et indflytningssyn. Formålet med synet er at
dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst lejemålets forbrugsmålere med henblik
på afregning af forbrug.
Henvendelser om indflytning af lejemål rettes til KEjd HelpDesk (en elektronisk
reception), som kan tilgås via KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk.

side 16
4. Indflytning i et lejemål
4.1. Afholdelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål
Bestiller/lejer deltager i indflytningssynet.
Lejer underskriver indflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efter,
at den er modtaget fra KEjd.
KEjd indkalder lejer til indflytningssyn i henhold til bestemmelsen
i lejekontrakten.
KEjd afholder indflytningssynet, som indebærer:
• Dokumentation af lejemålets tilstand
• Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere
• Udarbejdelse af indflytningsrapport.
KEjd underskriver og sender lejer indflytningsrapport samt
snitfladeskema/”handshake” til godkendelse senest 5 arbejdsdage
efter, at indflytningssynet er afholdt.

5. HUSLEJEOPKRÆVNING
KEjd opkræver husleje hos lejere i ejendomme, der ejes af Københavns Kommune.
KEjd er også involveret i huslejeopkrævningen på 3.-mandslejemål, da den private
udlejer sender huslejeopkrævningen til KEjd. KEjd betaler disse beløb til udlejer og
viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsgebyr, der
fremgår af fremlejekontrakten.
Henvendelser om huslejeopkrævning og opkrævning af forbrugsafgifter på kommunale
og 3. mands-lejemål rettes til KEjd HelpDesk (en elektronisk reception), som kan tilgås via
KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk.

side 18
5. Huslejeopkrævning
5.1. Huslejeopkrævning i kommunale lejemål
Det fremgår af standardlejekontrakten for kommunale lejere, at der opkræves
• Basishusleje
• Administrationsbidrag
• Vedligeholdelsesbidrag
• Forsikringer
• Skatter/afgifter m.v.
• Forbrugsafgifter (el, vand, varme, energimærkningsordning)
• Driftsudgifter.
De beløb, der opkræves under de enkelte poster, fremgår af lejekontrakten. Beløbene reguleres årligt. Såfremt der er flere lejemål i
samme bygning, fordeles udgifter efter en fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen fremgår af lejekontrakten.
Skatter/afgifter kan omfatte renovation, rottebekæmpelse, skorstensfejning m.v., men ikke alle lejemål vil være omfattet af alle poster.
Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af standardlejekontrakten for det enkelte lejemål.
KEjd sørger for, at følgende oplysninger vedrørende de enkelte lejemål er tilgængelige på Ejendomsportalen: Antal kvadratmeter, de
årlige ydelser fordelt på de enkelte poster, seneste månedsopkrævning, tidligere månedsopkrævninger, oplysninger om bogføringskonti.
Bestillere og lejere kan holde sig orienteret om reguleringer ved løbende at følge med på Ejendomsportalen.
Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter til forbrugsafgifter. Spørgsmål vedr. budgetter
skal institutionerne således rette til økonomiafdelingen i deres forvaltning.
I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren
meddele KEjd, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen
ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks.
som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestil-
leren meddele KEjd dette.
KEjd opkræver månedligt husleje. Skatter/afgifter og forbrugsaf-
gifter opkræves som månedlige acontobeløb. Opkrævningen sker
senest d. 10. i måneden.
KEjd opkræver ved direkte bogføring i KØR.

side 19
5.1.1. Regulering af huslejen i kommunale lejemål
KEjd regulerer basishusleje, administrationsbidrag og vedlige-
holdelsesbidrag én gang årligt i forbindelse med opkrævningen i
januar. Reguleringen sker ved, at posterne fremskrives med den
prisfremskrivningsprocent, som BR beslutter i forbindelse med
budgetvedtagelsen.
De månedlige acontobetalinger af skatter/afgifter m.v. reguleres
én gang årligt på baggrund af de faktiske opkrævninger fra SKAT.
Reguleringen sker med virkning fra 1. januar i året. Reguleringen
foretages senest i 4. kvartal.
Forsikringsudgifter opkræves månedligt i 1/12-rater. Den årlige
regulering af forsikringsudgifter sker på baggrund af frem-
skrivningsprocent udmeldt af Økonomiforvaltningen. Regulering-
en foretages en gang årligt i forbindelse med opkrævningen i
januar.
Herudover kan der efterfølgende ske en regulering, hvis ejendom-
svurderingen ændres.

side 20
5.1.2. Opkrævning af forbrugsafgifter i kommunale lejemål
KEjd opkræver forbrugsafgifter som vand, varme og el i kommunale ejendomme, hvor der er mere end én lejer pr. måler. I ejen-
domme, hvor der kun er én lejer pr. måler, afregnes forbrugsafgifter som udgangspunkt direkte mellem lejer og forsyningsselskab og er
således ikke omfattet af dette afsnit.
Forbrugsafgifterne omfatter:
• Vand (både forbrug og spildevandsafledning)
• Varme
• El
• Energimærkningsordning (EMO)
Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af standardlejekontrakten for det enkelte lejemål. Én gang årligt
foretages der en endelig afregning på baggrund af de faktiske udgifter i årsafregningen fra forsyningsselskaberne.
KEjd lægger en ”nyhed” på Ejendomsportalen forud for årsafregningen samt udsender særskilt meddelelse til hver enkelt institution
vedr. årsafregningen og reguleringen af acontobetalingerne.
Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter til forbrugsafgifter. Spørgsmål vedr. budgetter
skal institutionerne således rette til økonomiafdelingen i deres forvaltning.
leren meddele KEjd dette
KEjd opkræver evt. forbrugsafgifter i forbindelse med den
månedlige huslejeopkrævning.
Forbrugsafgifter opkræves som månedlige acontobeløb Op-
krævningen sker senest d. 10. i måneden.

side 21
5.1.3. Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål
Hvis den kommunale institution eller bestilleren har indsigelser
mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrundes og
rettes skriftligt til KEjd. Indsigelser skal gøres inden 6 uger fra
KEjd’s udsendelse af regnskabet.
KEjd udarbejder og udsender årligt et forbrugsregnskab på bag-
grund af de faktiske udgifter til forbrug i perioden fra 1. januar til
d. 31. december. Fordelingsnøglen, der bliver anvendt, er i hen-
hold til standardlejekontrakten. Regnskaberne udarbejdes i første
halvår af regnskabsåret. De udsendes løbende, og senest 30.
juni. Her gøres det op, om udgifterne til forbrug i perioden har
ligget over eller under summen af de månedlige acontobetalinger.
Efter-/tilbagebetaling vil senest være på huslejeopkrævningen for
juli måned.
KPI: KEjd sender forbrugsregnskaber ud til lejerne senest
30. juni.
KEjd regulerer institutionernes acontobidrag på baggrund af de
faktiske udgifter til forbrug i det foregående kommunale regn-
skabsår. Det nye acontobeløb opkræves fra og med først kom-
mende måned.
KEjd undersøger indsigelser og retter henvendelse til forsynings-
selskab, hvis det er nødvendigt

side 22
5.2. Huslejeopkrævning i 3. mandslejemål
Et 3.-mandslejemål er en bygning, som KEjd ikke selv ejer, men lejer hos ejeren og fremlejer til en eller flere kommunale institutioner
eller selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. KEjd indgår lejeaftale med udlejeren og indgår særskilt frem-
lejeaftale med den institution, der skal benytte lejemålet.
Det fremgår af lejekontrakten med udlejer, hvad der skal betales for, og hvor meget der skal betales. Udlejer sender huslejeopkrævning
til KEjd. KEjd betaler disse beløb til udlejer og viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsgebyr, der
fremgår af fremlejekontrakten.
Det kan variere fra lejemål til lejemål, hvordan de enkelte poster vedr. husleje, forbrugsafgifter, skatter m.v. indgår, bliver opkrævet og
reguleret. Oplysningerne fremgår af den enkelte lejekontrakt, som er en integreret del af fremlejekontrakten.
KEjd betaler deposita og eventuel forudbetalt leje, og disse viderefaktureres ikke. KEjd står ligeledes for arbejdet med den endelige
flytteafregning.
Bestillere og lejere kan holde sig orienteret om huslejereguleringer ved løbende at følge med på Ejendomsportalen.
leren meddele KEjd dette.
Hvis den kommunale institution eller bestilleren har indsigelser
mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrundes og
rettes skriftligt til KEjd. Indsigelser skal gøres inden 6 uger.
KEjd opkræver månedligt, kvartalsvis, halvårligt eller årligt husleje
m.v. i henhold til lejekontrakten for det pågældende lejemål.
Opkrævningen fra KEjd til den kommunale institution vedr. en
periode sker inden udgangen af den pågældende periode.
KEjd behandler indsigelser og kontakter udlejer, hvis det er
nødvendigt.

side 23
5.2.1. Regulering af huslejen i 3. mandslejemål
Hvis udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, orienterer
bestiller/lejer KEjd om eventuelle forbedringer i lejemålet, som
bestiller/lejer selv har bekostet.
Husleje m.v. reguleres i henhold til lejeaftalen. Når udlejer regu-
lerer de enkelte poster, foretager KEjd i samme måned en regule-
ring af den kommunale institutions lejebetaling.
KEjd kontrollerer, om udlejers varslede reguleringer er i overens-
stemmelse med lejekontrakten samt lovgivningen.
Hvis udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, f.eks.
en forhøjelse til markedsleje eller en forhøjelse som følge af
forbedringer udført af udlejer, tager KEjd kontakt til udlejer med
henblik på en forhandling, så en ekstraordinær huslejeforhøjelse
kan undgås eller afbødes.
KEjd orienterer bestiller/lejer om udlejers varsling af en
ekstraordinær huslejeforhøjelse.
Efter forhandling med udlejer orienterer KEjd bestiller/lejer
om udfaldet og et evt. forlig. I denne forbindelse orienteres også
om, hvorvidt KEjd anser det for fornuftigt for bestiller/lejer at
fastholde lejemålet.
KEjd regulerer administrationsbidrag én gang årligt i forbindelse
med opkrævningen i januar. Administrationsbidraget fremskrives
med den prisfremskrivningsprocent, som BR beslutter i forbin-
delse med budgetvedtagelsen.

side 24
6. OPSIGELSE OG
FRAFLYTNING
Når bestiller/lejer opsiger sin lejekontrakt over for KEjd, skal der aftales et
fraflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst
lejemålets forbrugsmålerne med henblik på afregning af forbrug.
Henvendelser om opsigelse skal rettes til KEjd HelpDesk (en elektronisk reception),
som kan tilgås via KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk.

side 25
6. Opsigelse og fraflytning
6.1. Opsigelse af et kommunalt lejemål og afholdelse af fraflytningssyn
6.2. Opsigelse af 3. mandslejemål
Bestiller/lejer opsiger lejemålet over for KEjd i henhold til
lejekontraktens opsigelsesfrist.
Lejer opsiger servicekontrakter, som lejer står for, f.eks.
servicekontrakter eller Falck-abonnement
Bestiller/lejer bekræfter inden for 5 dage over for KEjd, at bes-
tiller/lejer kan deltage i besøget på det angivne tidspunkt.
Hvis bestiller/lejer ikke kan deltage på det angivne tidspunkt, er
bestiller/lejer forpligtet til selv at kontakte KEjd for aftale af nyt
tidspunkt for fraflytningssyn.
Bestiller/lejer deltager i fraflytningssynet.
Lejer underskriver fraflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efter,
at den er modtaget fra KEjd
Lejer afleverer nøgler senest ved selve fraflytningssynet.
KEjd bekræfter modtagelsen af opsigelsen inden for 8 arbejds-
dage ved at sende bestiller/lejer et brev med en dato for, hvornår
fraflytningssynet planlægges afholdt. I brevet oplyses navn og
telefonnummer på den tilsynsførende, som skal deltage i synet på
KEjd’s vegne.
KEjd opsiger servicekontrakter, som KEjd har ansvar for, såsom
snerydning, ventilation, elevatorer samt basisinstallationer inden
for vand, varme og afløb.
KEjd afholder fraflytningssynet efter aftale med lejer, som inde-
bærer:
• Dokumentation af lejemålets tilstand
• Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere
• Udarbejdelse af fraflytningsrapport.
KEjd underskriver og sender lejer fraflytningsrapport til godkend-
else senest 5 arbejdsdage efter, at fraflytningssynet er afholdt.
KEjd fremsender evt. prisfastsat krav i henhold til fraflytnings-
rapporten senest 10 arbejdsdage efter fraflytningssynet.
Ønsker forvaltningen at opsige et 3.-mandslejemål, meddeler
bestiller/lejer KEjd dette skriftligt. Det gældende opsigelsesvarsel
fremgår af lejekontrakten. Opsigelse til KEjd skal ske senest 10
arbejdsdage før den opsigelsesfrist, der fremgår af lejekontrakten.
KEjd opsiger lejemålet over for udlejer i henhold til gældende
opsigelsesvarsel i lejekontrakten.
For at sikre KEjd de bedste mulige betingelser for at arbejde strategisk med porteføljen, herunder arealoptimere, reducere tomgang,
undgå unødvendig indlejning mv. skal bestiller/lejer så tidligt som muligt i forhold til egne interne beslutningsprocesser (eksempelvis
når ideer fremlægges på udvalgsmøder) orientere KEjd om disse planer og projekter.

7. DRIFT – SIKRING AF,
AT HUSET FUNGERER
KEjd løser en vifte af driftsrelaterede opgaver, som er med til at sikre, at huset fungerer
hos lejerne – jf. snitfladepapiret/”handshake”. Det sker dels ved at udføre akut vedlige-
holdelse og afhjælpning af skader som følge indbrud, hærværk, brand og ekstremt vejr på
ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer.
Hvis bestiller/lejer ønsker driftsrådgivning, har spørgsmål til energiregistrering eller skal
anmelde et akut vedligeholdelsesproblem eller skade som følge af indbrud, hærværk,
brand eller ekstremt vejr, skal der rettes henvendelse til KEjd HelpDesk (en elektronisk
reception). KEjd HelpDesk kan tilgås via KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk.

side 27
7.1. Driftsrådgivning
KEjd rådgiver bestiller/lejer vedr. alle problemstillinger omkring anvendelse, drift, vedligeholdelse og servicering af lejemålet med ud-
gangspunkt i snitfladepapiret/”handshake”. KEjd’s rolle er at understøtte bestiller/lejer i at sikre, at det tekniske personale på de kom-
munale lejemål kender deres ansvarsområder og er fagligt kompetente til at drive bygningerne og de tekniske anlæg. KEjd’s rådgivning
omfatter gennemgang og svar på spørgsmål om snitflader mellem KEjd og lejer samt lejers forpligtigelser i forbindelse med renhold,
indbrud, hærværk, graffiti og brand. Endvidere rådgiver KEjd om miljørigtig drift af lejemål, optimering af tekniske anlæg, mindre
om- og tilbygninger samt indplacering af tekniske anlæg.
Fagforvaltningerne er ansvarlige for, at eget teknisk personale
er fagligt opdateret og kompetent til at drive lejemålene og de
tekniske anlæg.
Lejer kan kontakte KEjd om alle typer opgaver og problemstil-
linger vedr. anvendelse, drift, vedligeholdelse og servicering af
brugers lejemål.
KEjd sørger for, at det tekniske personale i et lejemål oplæres i at
betjene nyindkøbte anlæg, som KEjd har opsat i forbindelse med
en byggesag.
Ved enkle spørgsmål/problemstillinger giver KEjd lejer et svar
samme dag eller senest 2 arbejdsdage efter lejers henvendelse.
Ved komplicerede problemstillinger kvitterer KEjd for lejers
spørgsmål/problemstilling inden for 5 arbejdsdage med en til-
bagemelding om, hvornår svaret kan gives.
KEjd svarer lejer på komplicerede spørgsmål/problemstillinger til
det aftalte tidspunkt.
7. Drift – sikring af, at huset fungerer

side 28
7.2. Administration af database til energiregistrering
KEjd administrerer en webbaseret database, hvor lejerne registrerer energiforbruget i kommunale bygninger og 3.-mandslejemål i over-
ensstemmelse med lovgivningen (Bekendtgørelse om energimærkning i bygninger) og Borgerrepræsentationens principper. Fagforvalt-
ningerne er ansvarlige for denne registrering, som bl.a. anvendes i kommunens miljøregnskab og hermed til at reducere kommunens
samlede energiforbrug.
Fagforvaltningen er ansvarlig for, at kommunale lejere i kom-
munale lejemål og 3.-mandslejemål registrerer og indtaster deres
energiforbrug i databasen månedligt.
Lejer kan kontakte KEjd for at få support i at anvende databasen
til energiregistrering.
Lejer kan mod betaling bestille kursus i brug af database til ener-
giregistrering.
Lejer kontakter KEjd ved store ændringer i den enkelte institu-
tions energiforbrug.
Hvis der ikke er opsat bimålere i lejemålet, leverer KEjd en
fordelingsnøgle i forhold til energiforbruget.
KEjd stiller database til energiregistrering til rådighed
(Agenda2100).
KEjd kan mod betaling fra bestiller/lejer sørge for, at energifor-
bruget hos lejer registreres og tastes ind i databasen, eller at der
etableres en fjernaflæsning hos lejer.
KEjd opretter lejere i databasen til energiregistrering og sender
dem brugernavn og password til systemet i forbindelse med ind-
gåelse af nye lejekontrakter.
KEjd yder telefonsupport i brug af databasen på alle arbejdsdage.
KEjd besvarer mails om brug af databasen senest 3 arbejdsdage
efter modtagelse af lejers mail.
KEjd leverer kursus til lejer efter aftale.
Senest 3 arbejdsdage efter lejers henvendelse om store ændringer i
energiforbruget, kontakter KEjd lejer for at aftale en gennemgang
af de tekniske anlæg i institutionen. Ovenstående gælder ikke for
3.-mandslejemål.

side 29
7.3. Udførelse af akut vedligeholdelse
KEjd udfører akut vedligeholdelse på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer – jf. snitfladepapiret.
Akut vedligeholdelse drejer sig dels om at udbedre skader, der har indflydelse på sikkerheden, f.eks. en hoveddør, der ikke kan låses, og
om at reparere/udskifte installationer, der er brudt ned, f.eks. varmeanlæg. Dels drejer det sig om at udbedre skader, der har alvorlige
følgevirkninger for andre bygningsdele, f.eks. at tætne et utæt tag, hvor regnen trænger ind og ødelægger lofter og vægge. Skaderne
opstår typisk som følge af, at den løbende vedligeholdelse af lejemålet har været mangelfuld gennem en længere årrække. Større
vedligeholdelsesarbejder defineres almindeligvis ikke som akut vedligehold, men indgår i den årlige prioritering af grundbudgettet til
vedligeholdelse.
7.4. Afhjælpning efter indbrud, hærværk og ekstremt vejr
Lejer skal melde skader på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer som følge af indbrud, hærværk og
ekstremt vejr til KEjd hurtigst muligt, så KEjd kan iværksætte udbedringer af skader.
Lejer kontakter KEjd og indmelder det akutte vedligehold-
elsesproblem hurtigst muligt og senest dagen efter, at det er
konstateret
Lejer kontakter KEjd, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets
udførelse.
KPI: KEjd giver så hurtigt som muligt og senest inden for samme
dag lejer besked, om det er KEjd’s ansvar at udbedre skaden, og
orienterer i givet fald lejer om udførslen og dens tidshorisont.
Lejer bliver også orienteret om, hvis der er noget, institutionen
skal forholde sig til, f.eks. gener.
KEjd har en 24 timers-vagt, der kan kontaktes i særlige akutte
tilfælde.
KEjd bestiller håndværker efter aftale med lejer.
Lejer anmelder indbrud og hærværk til politiet.
Lejer kontakter KEjd og orienterer om indbrud, hærværk eller
graffiti.
Lejer/bestiller anmelder løsøre til Willis.
Lejer kontakter KEjd, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets
udførelse
KEjd vurderer skaden, bestiller håndværker og orienterer lejer
inden for 2 arbejdsdage om udførelsen og dens tidshorisont.
KEjd anmelder skader på klimaskærmen til Willis.
Hvis KEjd ikke får anmeldt evt. skader på klimaskærmen, og
der opstår følgeskader, bærer KEjd evt. udgifter til at udbedre
følgeskaderne.
Ved større skader meddeler KEjd lejer, at arbejdet er udført, og at
sagen er afsluttet.

side 30
7.5. Afhjælpning af brandskader
Lejer skal melde brandskader på og i bygningen til KEjd hurtigst muligt, så KEjd kan iværksætte udbedringer af skader.
Lejer ringer og anmelder brand til politiet samt orienterer egen
fagforvaltning og KEjd.
Lejer anmelder løsøre til Factor Insurance Brokers.
Bestiller/lejer kontakter KEjd, hvis der er spørgsmål til arbejdet
eller dets udførelse.
Inden for 2 arbejdsdage efter lejers henvendelse vurderer KEjd
skaden, bestiller håndværker og orienterer om udførelsen og dens
tidshorisont.
KEjd anmelder brandskader til Factor Insurance Brokers.
Ved større skader, f.eks. skader på hele institutioner, koordinerer
KEjd og fagforvaltningen det videre forløb.
KEjd og fagforvaltningen vurderer i fællesskab nødvendigheden
af at tage nødinstitutioner i brug.

side 31
8. PLANLÆGNING
OG UDFØRELSE AF
VEDLIGEHOLDELSE
KEjd har ansvaret for at gennemføre vedligeholdelsen af ejendommenes klimaskærm,
basisinstallationer og befæstede arealer – jf. snitfladepapiret. Gennemførslen sker med
udgangspunkt i det årlige grundbudget til vedligeholdelse og særlige vedligeholdelses-
planer eller genopretningsopgaver, som Borgerrepræsentationen bevilliger midler til.
Henvendelser om prioriteringen af grundbudgettet rettes til forvaltningens
kundekoordinator i Kunder & Planlægning i KEjd, mens henvendelser om energimærke-
ordningen rettes til miljø- og energifunktionen i Analyse & Udvikling. Henvendelser
om særlige vedligeholdelsesplaner og udførelse af vedligeholdelsesprojekter rettes til
Drift & Service.
På KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk fremgår det, hvordan de 3 omtalte afdelinger kan
kontaktes.

side 32
8.1. Prioritering af det årlige grundbudget til vedligeholdelse
KEjd prioriterer det årlige grundbudget til vedligeholdelse. Efter udarbejdelse sendes materialet i høring i fagforvaltningerne og
herefter til politisk godkendelse i Økonomiforvaltningen og Borgerrepræsentationen.
Bestiller kan indsamle eventuelle eksempler på, at manglende
vedligeholdelse går ud over funktionerne på en ejendom, at der
f.eks. ikke kan undervises i en skolebygning, idet varmen ikke kan
reguleres pga. et defekt varmeanlæg. Bestiller kan løbende videre-
give sådanne eventuelle eksempler fra lejerne til KEjd.
Bestiller orienterer løbende KEjd/Drift & Service, hvis der på
ejendomme er særlige planer, f.eks. opsigelse af lejemål, ombyg-
ning eller modernisering, som kan have indflydelse på prioriterin-
gen af grundbudgettet.
Bestiller sender høringssvar til KEjd midt i september.
Bestiller informerer egen fagforvaltning om den politisk god-
kendte prioritering af grundbudgettet samt KEjd’s overordnede
tidsplan for de opgaver, som er prioriteret til udførelse.
KEjd prioriterer det årlige grundbudget til vedligeholdelse, på
baggrund af ejendomsdata fra bl.a. bygningssyn, energimærkeord-
ningen, princippet ”værst først”, bestillernes evt. tilbagemeldinger
samt Borgerrepræsentationens gældende principper og beslut-
ninger.
KPI: KEjd sender prioriteringsforslag i høring hos bestillerne i
begyndelsen af juni.
I prioriteringsforslaget er alle projekter nummereret. De numme-
rerede aktiviteter, der står nederst på listen (med højest nummer),
vil blive omfattet først af en evt. omprioritering. Omprioriteringer
kan forekomme som følge af udvikling i byggepriser, øget behov
for akut vedligeholdelse, myndighedspåbud eller ændringer i
grundbudgettet som følge af budgetforlig.
KEjd indarbejder eventuelle bemærkninger fra bestillers hørings-
svar i indstilling om prioritering af grundbudget. Indstillin-
gen sendes til ØU og BR med henblik på en godkendelse ved
årsskiftet.
KEjd orienterer med link til Ejendomsportalen bestiller om BR’s
vedtagelse af grundbudget, hvor det fremgår, hvilke projekter der
er prioriteret.
8. Planlægning og udførelse af vedligeholdelse

side 33
8.1.1. Administration af energimærkeordningen
KEjd administrerer den lovpligtige energimærkeordning, som indebærer, at kommunale ejendomme energimærkes af en statsanerkendt
konsulent hvert 5. år. Energimærkning er en form for bygningssyn med fokus på bygningens energiforbrug.
Lejer betaler udgiften til energimærkning.
Lejer skal inden for 5 dage bekræfte over for energikonsulenten,
at institutionen kan deltage i besøget på det angivne tidspunkt.
Lejer forbereder energikonsulentens besøg.
Det indebærer følgende:
• sørge for, at den energiansvarlige er til stede ved besøget.
• sørge for, at energikonsulenten på besøget kan se seneste års
udfyldte driftsmanualer, årsopgørelser fra forsyningsselskaber,
oversigter, der viser det månedlige forbrug, samt servicerap-
porter på energitekniske anlæg.
Den energiansvarlige på institutionen tager imod energikonsulen-
ten og viser vedkommende rundt samt fremviser de fremfundne
driftsmanualer, årsopgørelser, oversigter og servicerapporter.
Lejer bærer merudgiften ved manglende forberedelse af ener-
gikonsulentens besøg.
Hvis bestiller beslutter at realisere energispareforslag fra ener-
gimærket inden for forvaltningernes ansvarsområder, skal de
oplyse KEjd om det.
Lejer kan finde sit energimærke og information om ordningen på
Ejendomsportalen.
Bestiller kan rekvirere en liste fra KEjd over, hvilke kommunale
ejendomme der er energimærket i hvilke år.
Bestiller kan rekvirere en liste fra KEjd over energibesparende
forslag fra energimærkningen.
KEjd har ansvaret for, at de kommunale ejendomme ener-
gimærkes hvert 5. år.
KEjd sørger for, at lejer varsles om energikonsulentens besøg,
og om hvordan man skal forberede sig, senest 14 arbejdsdage før
besøget finder sted.
KEjd sender rapporten fra energikonsulenten frem til lejer senest
3 måneder efter besøget.
KEjd kan mod betaling fra bestiller/lejer sørge for, at energikon-
sulenten giver lejer en udvidet præsentation af energimærket og
en vejledning i driftsmæssige forbedringer, f.eks. indstilling af
varme- og ventilationsanlægs automatik.
KEjd sender bestiller en plan for udførelse af energispareforslag
fra energimærkningen i høring i begyndelsen af juni.
KEjd kvalitetssikrer energispareforslagene i forbindelse med plan-
lægning og udførelse af de konkrete forslag.

side 34
8.1.2. Udførelse af vedligeholdelsesprojekter
De konkrete vedligeholdelsesprojekter, der skal udføres, skal koordineres med lejernes funktioner, så generne bliver færrest mulige,
og lejerne er forberedte på, at der kommer håndværkere i huset. Udførelsen sker som udgangspunkt i henhold til den proces, som
beskrives i SLA Anlæg.
Bestiller varetager som udgangspunkt kontakten med lejer.
KEjd sender bestillerne en samlet oversigt med status for tid,
økonomi og projektleder for vedligeholdelsesprojekterne 2
måneder efter BR’s vedtagelse af grundbudgettet. Oversigten
revideres og sendes til bestillerne 1. september og ved regnskabs-
årets udgang.
KEjd aftaler med bestiller, i hvilket omfang KEjd’s projektleder
eller rådgiver skal bidrage til orienteringen af de konkrete lejere.

side 35
8.2. Udarbejdelse af særlige vedligeholdelsesplaner
KEjd og bestiller kan i samarbejde udarbejde vedligeholdelsesplaner af særlig karakter, f.eks. genopretningsplaner eller klimarenove-
ringsplaner. Planerne kan udspringe af den årlige budgetaftale, men der kan også være tale om, at en fagforvaltning ønsker planerne
med henblik på at få fagudvalget til at sætte midler af til planens realisering.
8.2.1. Udførelse af projekter fra særlige vedligeholdelsesplaner
Udførelsen sker som udgangspunkt i henhold til den proces, som beskrives i SLA Anlæg.
KEjd og bestiller kan aftale at nedsætte byggeudvalg/styregruppe på de enkelte projekter med deltagelse af bestiller og brugere m.fl.
Bestiller kan forespørge KEjd om at udarbejde en særlig ve-
dligeholdelsesplan. Forespørgslen bør som minimum indeholde
følgende oplysninger:
• Formål med planen
• Opgavens karakter og omfang
• Geografisk beliggenhed
• Funktionskrav
• Evt. brugerinddragelse
• Tidsramme
• Økonomisk ramme og finansiering
• Evt. BR-beslutning/-indstilling til fagudvalg.
Bestiller godkender procesnotat og søger eget fagudvalg om
finansiering til at udarbejde særlig vedligeholdelsesplan (hvis BR
ikke har afsat særskilte midler til planen).
Bestiller søger BR eller eget fagudvalg om midler til planen
(hvis BR ikke har afsat særskilte midler til planen).
Bestiller orienterer egen fagforvaltning om den særlige vedlige-
holdelsesplan umiddelbart efter vedtagelse i BR.
KEjd kan foreslå bestiller, at der udarbejdes en særlig vedligehold-
elsesplan.
Senest 14 arbejdsdage efter, at bestillers forespørgsel er modtaget,
sender KEjd bestiller et notat med forslag til proces, herunder
tidsplan, finansiering og omfang.
KEjd udarbejder særlig vedligeholdelsesplan, når bestiller har
godkendt procesnotat, og/eller når der ligger en politisk beslut-
ning fra BR eller fagudvalget om at afsætte midler til at udarbejde
planen. Bestiller inddrages efter nærmere aftale i forbindelse med
udarbejdelsen af planen.
Som led i forberedelse af kommende års budget kan KEjd gøre
opmærksom på særlige vedligeholdelsesbehov, der med fordel kan
løses med en genopretningsplan.
KEjd orienterer med link til Ejendomsportalen bestiller om BR’s
vedtagelse af særlig vedligeholdelsesplan.

9.TEGNINGER, DATA
OG SELVBETJENING
Bestiller/lejer kan efterspørge en tegning fra KEjd’s tegningsarkiv og bestille KEjd til
opmålingsopgaver/analyser. Bestiller/lejer kan finde data om ejendomme og lejemål samt
information om KEjd’s kerneydelser på ejendomsportalen og melde sager ind om ejen-
domsdrift og -administration via KEjd HelpDesk (en elektronisk reception). Ejendoms-
portalen og KEjd HelpDesk tilgås fra KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk”.
Henvendelser om tegninger og stamdata og spørgsmål til ejendomsportalen rettes til af-
delingen Analyse & Udvikling i KEjd. PÅ KEjd’s hjemmeside www.kejd.dk fremgår det,
hvordan afdelingen kontaktes”.

side 37
9.1. Indscanning af tegninger
KEjd har et tegningsarkiv over udvalgte kommunale ejendomme og 3.-mandslejemål. Det bedste tegningsmateriale findes på admini-
strationsejendomme, folkeskoler og idrætsanlæg. Tegningsarkivet er ikke komplet, men vil blive udbygget og vedligeholdt, i takt med at
der efterspørges oplysninger.
Bestiller/lejer kan bestille en tegning i KEjd ved at oplyse KEjd-
nummer, BBR-nummer, matrikelnummer og/eller adresse.
Bestiller/lejer betaler udgiften for at få tegningen indscannet, så
den bliver tilgængelig i elektronisk form.
Bestiller/lejer kan bestille en tegning i papirform hos KEjd med
henblik på selv at få den indscannet. Låneperioden aftales med
KEjd.
Hvis bestiller/lejer selv får indscannet tegningen, sendes den i
kopi til KEjd, så den kan indgå i KEjd’s tegningsarkiv.
Bestiller er ansvarlig for at udleverede bortkomne tegninger
rekonstrueres og sendes til KEjd
KEjd kvitterer inden 5 arbejdsdage på forespørgslen, sender
bestiller/lejer tegningen elektronisk eller meddeler bestiller, at
tegningen ikke findes.
KEjd kan udlevere tegninger med henblik på, at bestiller selv kan
få dem indscannet. Låneperioden aftales med bestiller/lejer.
9.Tegninger, data og selvbetjening

side 38
9.2. Hjælp til at finde og analysere stamdata samt opmåle rum
KEjd kan hjælpe bestiller/lejer med at finde stamdata på de ejendomme, som KEjd administrerer. Stamdata på en ejendom omfatter
oplysninger om areal, beliggenhed, anvendelse, installationer, vand- og afløbsforhold, køkkenforhold, ydervægs- og tagdækningsmateri-
aler og årlig leje. Stamdata fra det statslige BBR-register kan ses gratis på internettet via OIS (den Offentlige Informationsserver) og på
KEjd’s hjemmeside/ejendomsportal.
9.3. Data og information til rådighed på ejendomsportal
KEjd driver en hjemmeside indeholdende en ejendomsportal, som har til formål at øge delingen af viden og data mellem alle parter,
som arbejder med eller i kommunens ejendomme. Hjemmesiden/ejendomsportalen indeholder en mængde ejendomsrelateret data.
Bestiller/lejer kan spørge KEjd om hjælp til at finde stamdata-
oplysninger på KEjd’s hjemmeside/ejendomsportal eller OIS.
Hvis bestiller/lejer opdager evt. fejl i stamdataoplysninger på OIS
eller hjemmeside/ejendomsportal, orienteres KEjd.
Bestiller/lejer kan forespørge KEjd om opmåling af rum eller
analyser af en eller flere ejendomme
KEjd hjælper bestiller/lejer med at finde stamdataoplysninger
på hjemmeside/ejendomsportal og OIS – om muligt med det
samme og senest inden for 5 arbejdsdage.
KEjd retter de fejl i stamdataoplysninger, OIS og hjemmeside/
ejendomsportal, som bestiller/lejer gør KEjd opmærksom på.
KEjd kvitterer inden 5 arbejdsdage på bestillers/lejers forespørg-
sel. Hvis der er tale om opmåling af rum til brug for indgåelse
af lejekontrakter eller simple analyser af rumforhold med afsæt i
KEjd’s eksisterende stamdata, løser KEjd opgaven inden for de 5
arbejdsdage.
Øvrige opmålings- og analyseopgaver kan KEjd mod betaling fra
bestiller sørge for bliver udført af en rådgiver. KEjd vil oplyse
bestiller om dette, når KEjd inden for 5 arbejdsdage kvitterer for
bestillers forespørgsel.
Bestiller/lejer kan løbende komme med forslag til data og infor-
mation på ejendomsportalen.
KEjd stiller en række data om ejendomme og lejemål til rådighed.

side 39
9.4. KEjd HelpDesk til indmelding af sager om ejendomsdrift og -administration
KEjd har en elektronisk reception (KEjd HelpDesk), hvor bestiller/lejer skal melde sager ind om ejendomsdrift og -administration
24 timer i døgnet samt følge sagens udvikling fra start til slut. I tilknytning hertil yder KEjd telefonsupport. Åbningstiden for telefon-
supporten er mandag-torsdag fra kl. 7-16 og fredag fra kl. 7-15. Udenfor telefonsupportens åbningstid kan ringes til Rådhusvagten.
Telefonsupport gives på telefon 33 66 61 00, mens Rådhusvagten kan kontaktes på telefon 33 66 25 85.
Sager om ejendomsdrift omfatter driftsrådgivning, energiregistrering og indmelding af akutte vedligeholdelsesproblemer/eller skader
som følge af indbrud, hærværk, brand eller ekstremt vejr på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer.
Sager om ejendomsadministration vedrører henvendelser om opkrævning og regulering af husleje samt spørgsmål til forbrugsregnska-
ber, driftsregnskaber m.m.
Bestiller/lejer melder sager om ejendomsdrift ind til KEjd via
KEjd HelpDesk.
Bestiller/lejer melder sager om ejendomsadministration ind til
KEjd via KEjd HelpDesk.
Bestiller/lejer kan ringe akutte sager ind til KEjd’s telefonsupport.
Bestiller/lejer kan ringe og få hjælp til indmelding af sager hos
KEjd’s telefonsupport.
Bestiller/lejer kan forslå forbedringer til KEjd HelpDesk via et
feedback panel.
KEjd kvitterer på bestiller/lejeres forespørgsel og tildeler en
sagsansvarlig senest 1 arbejdsdag efter.
KEjd kvitterer på bestiller/lejeres forespørgsel og tildeler en
sagsansvarlig senest 3 arbejdsdage efter.
KEjd’s telefonsupport opretter akutte sager.
KEjd´s telefonsupport hjælper med at indmelde sager i KEjd
HelpDesk.
KEjd forbedrer KEjd HelpDesk løbende, bl.a. med afsæt i be-
mærkninger fra feedback panelet.

10. GENNEMFØRELSE
AF ANLÆGSSAGER
10.1. Bestilling 10.2. Projekt 10.3. Udførelse 10.4. Aflevering 10.5. Kommunikation
og brugerinddragelse
Når anlægsopgaver udføres i Københavns Kommune, overføres ansvaret for at gennem-
føre de politisk besluttede anlægsopgaver fra fagforvaltningerne til KEjd – den såkaldte
bestiller/udfører-model.
BR har på møde den 25. august 2011 besluttet, at snitfladen i bestiller/udfører-modellen
fremover ligger ved afslutning af bestillers idéafklaringsfase, hvorefter KEjd skal ind-
drages som procesansvarlig fra og med byggeprogramfasen.
Dette kapitel er opbygget i fem overordnede afsnit.
Afsnit 10.1. beskriver de oplysninger og forhold fagforvaltningerne skal have afklaret ved afgivelse af
bestilling af anlægssager hos KEjd, herunder blandt andet idéoplæg, succeskriterier, miljø
og konkurrencer. Der henvises endvidere til ”KEjd’s Ydelsesoversigt for anlægssagers første tre faser”.
Afsnit 10.2. indledes med forhold omkring KEjd’s rådgiverudbud efterfulgt af afsnit som følger den
typiske kronologi i en anlægssag, herunder bl.a. forhold omkring byggeprogram, brugerinvolvering,
anlægsbevilling, projektering og udbud.
Afsnit 10.3. omhandler forhold omkring udførelse, herunder økonomi-, tids- og risikostyring.
Afsnit 10.4. omhandler forhold omkring aflevering af anlægssagen, herunder afleveringsforretning,
aflevering til brugere og bestiller med videre.
Afsnit 10.5. handler om kommunikation og medinddragelse i relation til anlægssagen.
Under hvert afsnit er der en række underpunkter knyttet til den konkrete fase af anlægssagen
eller til de administrative forhold.
Henvendelser om gennemførelse af anlægssager rettes til KEjd. Oplysninger om, hvem der kan
kontaktes i henholdsvis Kunder & Planlægning eller Projekt & Bygherre kan ses på KEjd’s hjemmeside
www.kejd.dk.

side 42
10.1.1. Bestilling
Inddragelse af KEjd i anlægssager foregår via bestilling. På baggrund af bestillingen har KEjd mulighed for at orientere sig om sagens
fakta og beslutninger samt at gå i dialog med bestiller om sagens tilrettelæggelse. Som hovedregel skal bestillingen være suppleret af et
idéoplæg for anlægssagen. I afsnittene 10.1.1.3 – 10.1.1.6. beskrives idéoplæg og de elementer, som oplægget bør have afdækket.
10.1.1.1. Modtagelse af bestilling
Ved bestilling af anlægssager hos KEjd skal fagforvaltningerne anvende et bestillingsskema. I skemaet skal fagforvaltningen kort og
præcist formulere grundlaget for bestilling af anlægssagen. Fagforvaltningen fremsender bestillingsskemaet til KEjd sammen med det
idéoplæg, som fagforvaltningen har udarbejdet som grundlag for bestillingen. KEjd gennemgår bestillingsskema og idéoplæg, og tager
stil-ling til, om anlægssagen er tilstrækkeligt belyst til, at bestillingen kan godkendes.
Bestiller udarbejder og afgiver bestillingsskema og idéoplæg til
KEjd.
Bestiller kan søge rådgivning og sparring hos KEjd, Kunder &
Planlægning i forbindelse med udarbejdelse af bestillingsskema.
Der henvises til “KEjd’s Ydelsesoversigt for anlægssagers første
tre faser”.
KEjd modtager bestillingsskema og idéoplæg og kvitterer herfor,
indenfor 3 arbejdsdage efter modtagelsen.
KEjd godkender eller afviser bestillingen skriftligt til bestiller
senest 10 arbejdsdage efter modtagelse af bestilling. Afvisning af
bestilling kan ske ved særlig mangelfuld bestilling. Afvisningen
skal være ledsaget af en udtømmende oplistning af, hvad bestiller
yderligere skal levere for at anlægssagen kan godkendes. Herefter
udarbejder bestiller en ny revideret bestilling, hvorved proces for
bestilling startes på ny.
Senest 10 arbejdsdage efter modtagelse af bestilling tildeler KEjd
ved godkendelse en projektleder på anlægssagen og meddeler
dette skriftligt til bestiller.
KEjd indkalder til opstartsmøde mellem bestiller og projektleder
fra KEjd senest 5 arbejdsdage efter KEjd’s godkendelse af bestil-
lingen.
10.1. Bestilling
Bestiller KEjd

side 43
10.1.1.3. Behovsafklaring og idéoplæg
For at imødekomme behov, politiske visioner, borgere, lovgivning og løbende at tilpasse de fysiske rammer til antal beboere og brugere
udarbejder fagforvaltningen en behovsafklaring, hvor behov, tanker, idéer og forudsætninger vurderes med henblik på at afklare om
man ønsker at gå videre med opgaven.
Som næste skridt i anlægsprocessen udarbejder fagforvaltningen et idéoplæg inden bestilling afgives til KEjd. Idéoplægget beskriver
fagforvaltningens tanker og idéer om anlægsprojektet, så de relevante beslutningstagere kan beslutte, om projektet skal realiseres.
Der henvises til “KEjd’s ydelsesoversigt for anlægssagers tre første faser”.
Bestiller beskriver hvilke ydelser og opgaver, KEjd skal varetage
i faserne inden afgivelse af bestilling med idéoplæg og sender
beskrivelsen til KEjd. Bestiller afgiver på dette grundlag en bestil-
ling på tilbud på ydelserne fra KEjd.
Inden for 10 arbejdsdage efter modtagelse af KEjd’s tilbud god-
kender eller afviser bestiller honoraraftalen skriftligt.
KEjd kvitterer for modtagelse af bestilling inden for 3 arbejds-
dage.
KEjd kan hjælpe bestiller med at afklare opgaver og ydelser i
forbindelse med ydelser før bestilling.
KEjd fremsender pris for ydelser før bestilling senest 10 arbejds-
dage efter modtagelse af bestilling på tilbud. Prisen, som er
baseret på bestillers beskrivelse af opgaven, gives i form af et fast
honorar, efter medgået tid til fast timepris eller efter medgået tid
til fast timepris med øvre honorarramme. Det fremgår af prisen
hvilke ydelser, der er omfattet.
KEjd igangsætter arbejdet efter bestillers accept af honoraret.
Bestiller KEjd
10.1. Bestilling
10.1.1.2. Ydelser før bestilling
Ved ydelser før bestilling forstås, at bestiller har ønske om, at KEjd påtager sig en del af arbejdet med afklaring og tilrettelæggelse af
anlægssagen tidligere end fra og med byggeprogramfasen. Ydelser før bestilling omhandler således ydelser, der ligger før afslutning
af idéoplægsfasen. Særligt ved ydelser før bestilling er, at ydelserne ikke er omfattet af det administrationsbidrag, som er fastlagt for
KEjd’s ydelser i øvrigt, hvorfor der skal aftales særskilt honorar for KEjd’s ydelser.

side 44
10.1.1.4. Succeskriterier
For at sikre en gensidig forståelse af, hvilke parametre og faktorer der er afgørende for, at den enkelte anlægssag bliver en succes, af-
klares hvilke succeskriterier, der skal anvendes i styringen af den enkelte anlægssag.
Bestiller udarbejder behovsanalyser og strukturplanlægning for at
sikre, at den pågældende forvaltnings bygningsmæssige behov er
dækket.
Bestiller udarbejder et idéoplæg i KEjd’s idéoplægskabelon.
Idéoplægget bør indeholde følgende informationer i tilstrækkeligt
omfang til sagens belysning:
a Økonomiske forudsætninger
a Ibrugtagningstidspunkt samt evt. tidsmæssige forudsætninger
a Lokalisering
a Lejeforhold
a Overordnede faglige overvejelser
a Formål, funktioner og behovsafdækning
a Arealopgørelser og bygningsanalyser
a Organisationsplan og kommunikationsstrategi
a Dialog og kommunikation med brugerne.
a Afdækning af interessenter og høringsparter
a Succeskriterier
a Miljømæssige forhold
a Kommune- og lokalplanforhold
Bestiller orienterer i forbindelse med bestillingen KEjd om prio-
riteringen i anlægssagen. Det præciseres hvilke succeskriterier, der
opsættes for det enkelte projekt herunder:
a Brugerinddragelse
a Tid (betydende milepæle)
a Økonomisk ramme.
a Kvalitet
a Særlige fokusområder, miljø eller andet
a Koordination med andre projekter.
KEjd orienteres om fagforvaltningens husnings- og lokalise-
ringsovervejelser, i nødvendigt omfang.
Ved modtagelse af bestillingen vurderes det af KEjd, om ideop-
lægget er tilstrækkeligt belyst for at bestillingen kan accepteres.
KEjd modtager orientering.
Som et led i forventningsafstemningen drøfter KEjd
succeskriteriernes betydning for sagen med bestiller.
KEjd tilrettelægger sagens gennemførelse, så det sikres, at
samarbejde, styring og rapportering på anlægssagen kan sikre
opfyldelsen af de aftalte succeskriterier.
Bestiller KEjd
10.1. Bestilling

side 45
10.1.1.5. Miljø
Ved afgivelse af bestilling til KEjd skal bestiller have taget stilling til, om der ønskes særlige miljøkrav, som ligger ud over de krav, som
stilles i Københavns Kommune. Det gælder også krav for arbejdsmiljø og energiforbrug.
10.1.1.6. Arkitekt- og projektkonkurrencer med politisk inddragelse
Bestiller og KEjd kan have ønske om, at et byggeri gennemføres ved anvendelse af en arkitekt- eller projektkonkurrence, idet konkur-
renceformen blandt andet rummer særlige muligheder for at få belyst flere mulige løsninger på en opgave.
Bestiller sikrer, at projektet har en karakter, der gør, at det er rea-
listisk at overholde nationale krav samt Københavns Kommunes
krav vedrørende miljø og energi. Der skal således være taget
hensyn til økonomi og krav til fysisk udformning.
Bestiller kan opstille miljømål, der går ud over København Kom-
munes krav, der er beskrevet i ”Miljø i byggeri og anlæg” (MBA).
I forbindelse med afgivning af bestilling og idéoplæg orienterer
bestiller KEjd om ønske om afholdelse af konkurrence.
Bestiller inddrages i valg af konkurrenceform.
Bestiller orienterer KEjd om ønsker til det politiske udvalgs
samt evt. fagforvaltningens deltagere i dommerkomité/bedøm-
melsesudvalg.
Bestiller bidrager med de fagfaglige input til konkurrenceprogram,
herunder ønsker til økonomi, tidsplan, faglige og funktionelle
krav. Bestiller er ansvarlig for den brugerrelaterede del af pro-
grammet og inddrager ressourcepersoner til dette arbejde.
Bestiller bidrager med fagforvaltningsmæssig rådgivning til dom-
merkomité/bedømmelsesudvalg.
KEjd sikrer, at alle krav til miljø og energi overholdes.
KEjd kan forhåndsvurdere, om de foreslåede ekstratiltag kan rea-
liseres fysisk og økonomisk. Dette vil i så fald være “tidlig bestil-
ling”, hvorfor der henvises til afsnit 10.1.1.2 Ydelser før bestilling.
KEjd kan indstille til fagforvaltningen, at der skal afholdes arki-
tektkonkurrence eller anden form for konkurrence.
KEjd belyser mulige konkurrenceformer, der kan anvendes for at
tilgodese bestillers ønsker, inden for 20 arbejdsdage efter godken-
delse af bestilling og idéoplæg.
KEjd nedsætter en dommerkomité/bedømmelsesudvalg i samråd
med bestiller.
KEjd udarbejder konkurrencen, udformer proces, byggepro-
gram, konkurrencebetingelser og giver en juridisk, økonomisk og
byggeteknisk vurdering.
KEjd afholder konkurrencen.
KEjd bidrager med byggefaglig rådgivning til dommerkomité/
bedømmelsesudvalg.
Bestiller KEjd
10.1. Bestilling

side 46
10.2. PROJEKT
Projektfasen er opdelt i byggeprogram, anlægsbevilling og projektering.

side 47
10.2.1 Rådgiverudbud
Københavns Kommune er som offentlig indkøber underlagt reglerne fra national lov samt EU ret. Krav til indkøb af rådgiverydelser
er afhængig af beløbet, der indkøbes for.
KEjd’s anlægssager startes med et rådgiverudbud efter KEjd har accepteret bestilling fra fagforvaltningen. Dette rådgiverudbud sker
inden igangsætning af byggeprogramfasen jvf. “KEjd’s Ydelsesoversigt for anlægssagers tre første faser”.
Udbud er et juridisk udtryk for indbydelse af en kreds af rådgivere til at afgive tilbud på en nærmere beskrevet rådgiverydelse. KEjd
har indgået et antal rammeaftaler, der kan benyttes, såfremt KEjd skønner det hensigtsmæssigt.
Bestiller fastlægger økonomisk ramme for sagen samt krav til
opgavens løsning – i form af bestilling og idéoplæg.
Hvis bestiller vurderer det nødvendigt, kan bestiller stille særlige
krav til rådgiver, for eksempel i form af krav til særlige kompe-
tencer.
Bestiller udarbejder evt. brugerinvolveringsplan til brug for ud-
buddet.
Bestiller medvirker i nødvendigt omfang til besvarelse af
spørgsmål til udbuddet.
KEjd er ansvarlig for afholdelse af rådgiverudbud.
KEjd vælger udbudsform under hensyntagen til anlægssagens
karakter og bestillers ønsker samt viden om eventuelle andre
ydelser, der er behov for i relation til sagen.
KEjd indarbejder brugerinvolveringsplan i rådgiverudbuddet og
udarbejder og udsender udbudsmateriale.
KEjd evaluerer rådgivernes tilbud og tildeler kontrakt.
KEjd indgår rådgiverkontrakt.
KEjd indkalder senest 10 arbejdsdage efter indgåelse af kon-
trakt bestiller til projektopstartsmøde med deltagelse af ekstern
rådgiver.
10.2. Projekt
Bestiller KEjd

side 48
10.2.2. Byggeprogram
På baggrund af bestilling og idéoplæg udarbejder KEjd et byggeprogram med forudsætninger og ønsker til funktion, arkitektonisk
kvalitet, energiforbrug, drift og vedligehold samt økonomi og tid. Som en del af byggeprogrammet foretages eventuelt en indledende
myndighedskontakt og forundersøgelser.
Der henvises til “KEjd’s Ydelsesoversigt for anlægssagers tre første faser”.
Bestiller har det fagfaglige ansvar i forbindelse med udarbejdelse
af byggeprogram herunder:
a Brugerinvolvering og brugerkontakt
a Brugererfaring fra andre bygninger
a Beskrivelse af brugerønsker og -behov
a Kapacitetskrav
a Faglige krav, herunder faglige funktionskrav
Bestiller har ansvar for brugerinvolvering herunder deres input,
krav og ønsker til byggeprogramfasen og at disse input, krav og
ønsker er afstemt med den givne økonomiske ramme og tid.
Bestiller godkender byggeprogram som grundlag for opgavens
gennemførelse.
KEjd har procesansvaret for udarbejdelsen af byggeprogram, der
typisk mindst indeholder følgende informationer:
a Planlægningsbudget
a Ibrugtagningstidspunkt samt rammetidsplan
inkl. kritiske milepæle.
a Bygningsmæssige kvalitetskrav og arkitektoniske mål
a Fysiske krav til tilgængelighed, brandforhold, energi, indeklima,
akustik, miljø mm.
a Forundersøgelser, herunder forurening, miljøundersøgelser,
geotekniske undersøgelser mm.
a Krav til fremtidig drift (ejeransvar), herunder krav der afviger
fra national lovgivning
a Risikoanalyse
a Kontakt til ekstern udlejer ved 3.mandslejemål og indgåelse
af lejekontrakt
KEjd står for den indledende myndighedskontakt og opfølgning
på evt. lokalplankrav m.m.
KEjd sikrer, at der er overensstemmelse mellem byggeprogram-
met og lokalplan, kommuneplan og fysisk plangrundlag i øvrigt.
KEjd har ansvaret for at sikre opfyldelsen af de kommunale krav
til gennemførsel af anlægssager, der går ud over gældende lov-
givning, som eksempelvis miljøkrav i ”Miljø i byggeri og anlæg”.
KEjd udarbejder byggeprogram.
10.2. Projekt
Bestiller KEjd

side 49
Bestiller er ansvarlig for brugerinvolvering og brugerkontakt.
Bestiller kan udarbejde plan for brugerinvolvering, organisations-
plan og tidsplan for brugerinddragelse, som omfatter følgende:
a Brugere, deltagere (hvem), sikkerhedsorganisation, øvrige
interessenter (naboer, andelsboligforeninger, boligforeninger,
grundejerforeninger, interesseorganisationer etc.).
a Form for inddragelse.
a Møderække (hvor ofte).
a Milepæle.
Bestiller nedsætter og faciliterer eventuelle mødefora, der under-
støtter brugerinvolvering som byggeudvalg, fagudvalg og andre
udvalg.
Bestiller videreformidler nødvendig brugerkritik og øvrig bruger-
information i forhold til projektløsning til KEjd.
Bestiller sikrer den formelle godkendelse af byggeprogram og
andre brugerrelaterede beslutninger hos brugere/udvalg.
KEjd indarbejder brugerinvolveringsplanen i rådgiverudbud mm.
KEjd informerer ekstern rådgiver om planen for brugerinvol-
vering og lader eventuelt planen indgå i aftalegrundlaget med
eksterne rådgivere.
KEjd fastsætter rammer for rådgivning i de forskellige faser i
forhold til den ønskede brugerinvolvering.
10.2. Projekt
Bestiller KEjd
10.2.3. Brugerinvolvering
I forbindelse med udarbejdelse af byggeprogram og under projektering involveres brugere i et omfang, der er tilpasset den enkelte
anlægssag. For nogle fagområder – så som skoler og dagsinstitutioner - er der dog udarbejdet standarder for brugerinvolvering, der i så
fald vil blive anvendt.

side 50
Bestiller beslutter antal anlægsudmøntninger.
Bestiller udarbejder indstilling vedrørende anlægsbevilling, der
som minimum indeholder:
a Indhold/omfang
a Økonomi, herunder periodisering
a Fordeling af anlægsbevilling mellem bestiller og KEjd
a Fordeling af administrationsbidrag
a Tid (overordnede milepæle)
a Kvalitet
a Funktion
a Husleje under byggeperiode
a Tilkendegivelse af, at der er afsat den nødvendige
driftsbevilling, til at afholde de fremtidige huslejeudgifter.
Bestiller kan udarbejde en indeståelseserklæring og bede KEjd om
at påbegynde udbud eller økonomisk forpligtende arbejder inden
BR’s beslutning.
Bestiller fremsender indeståelseserklæring senest 10 arbejdsdage
efter at KEjd har anmodet om den.
KEjd anbefaler antal anlægsudmøntninger på baggrund af an-
lægssagens kompleksitet, omfang og tidsmæssige ramme.
KEjd er ansvarlig for at levere byggefagligt input til indstillingerne
i den pågældende anlægssag.
KEjd kan, hvis bestiller ønsker det, begynde udbud eller øko-
nomisk forpligtende arbejder inden BR’s beslutning. I så fald
anmoder KEjd om en indeståelseserklæring fra bestiller.
KEjd har, efter overførsel af bevilling eller modtagelse af
indeståelseserklæring den fulde dispositionsret til at foretage
nødvendige ændringer og omprioriteringer i projektet som følge
af myndighedskrav eller lignende. Dette skal dog altid ske i sam-
arbejde med bestiller og være i overensstemmelse med indstilling-
ens ordlyd.
10.2.4. Anlægsbevilling
Anlægsmidler placeres som selvstændige poster i fagudvalgenes budgetter.
Anlægsbevillinger overføres formelt fra fagforvaltning til KEjd efter BR’s godkendelse af indstilling om anlægsbevilling. Samme
budgetpost kan udmøntes i flere indstillinger.
10.2. Projekt
Bestiller KEjd

side 51
Bestiller anfører et anlægsbudget i indstillingen. Budgettet skal in-
deholde risikovurdering samt en realistisk sum for uforudsigelige
udgifter.
Bestiller bærer det fulde budgetansvar for driften af det afsluttede
anlægsprojekt.
Bestiller medvirker til at opstille planlægningsbudget for anlægs-
sagen.
Bestiller udarbejder en udspecificeret budgetopstilling over de
midler, der forbliver hos bestiller. Budgetopstillingen skal endeligt
fastlægges i forbindelse med vedtagelsen af det styrende budget.
Bestiller udarbejder budget med eksakt fordeling af bevillingen på
byggeri, grundkøb og inventar, flytteudgifter mv.
KEjd bidrager med input til det budget som danner grundlag for
indstillingen.
KEjd tilkendegiver i den foreløbige ejendomsfaglige udtalelse
jf. afsnit 10.2.4.7, om budgettet er realistisk ud fra de forudsæt-
ninger, der er oplyst i anlægsbeskrivelsen samt KEjd’s byggefag-
lige viden.
KEjd opstiller, når bevillingen er overført til KEjd, det styrende
budget for anlægssagen med tilhørende forudsætninger i samar-
bejde med bestiller.
Bestiller specificerer krav og ønsker til løst og fast inventar.
Bestiller har ansvaret for, at der budgetteres til indkøb af det
ønskede løse inventar til anlægsprojektet.
Bestiller sikrer, at der udarbejdes indstilling til dækning af ud-
gifterne for løst inventar, hvis de nødvendige midler ikke er givet
ved anlægsbevillingen.
KEjd har ansvaret for det nødvendige faste inventar, som indgår i
anlægsprojektet.
10.2.4.1. Budget
Ved opstart af byggeprogramfasen opstilles der i samarbejde mellem bestiller og KEjd et rammebudget baseret på nøgletal. I faserne
frem til anlægsbevilling justeres dette budget løbende, så det er tilpasset de givne forudsætninger for projektets realisering. Efter ved-
tagelsen af anlægsbevillingen flyttes bevillingen til KEjd, som dermed overtager budgetansvaret for anlægssagen. Herefter har KEjd
både proces- og budgetansvar for anlægssagen.
10.2.4.2. Løst og fast inventar
I forbindelse med anlægsprojekter, det være sig nye anlæg eller renovering af eksisterende anlæg, skal behovet for nyt løst og fast
inventar vurderes.
10.2. Projekt
Bestiller KEjd

side 52
10.2. Projekt
Bestiller sikrer, at der ud fra den bevilgede ramme budgetteres til
de ønskede særinstallationer i anlægsprojektet.
Bestiller sikrer, at det defineres, hvilke særinstallationer der ønskes.
Bestiller sikrer, at der udarbejdes indstilling til dækning af
udgifterne for de ønskede særinstallationer, hvis de nødvendige
midler ikke er givet ved anlægsbevillingen.
KEjd kan hjælpe bestiller med at koordinere de ønskede særin-
stallationer ind i entrepriseudbuddet. Anlægsmidler afsættes i så
fald under KEjd’s anlægsbevilling.
10.2.4.3. Lejers særinstallationer
Ved opstarten af et anlægsprojekt skal det vurderes, hvilket behov der er for nye særinstallationer. Særinstallationer kan f.eks. være
porttelefoner, edb-anlæg, elektriske brugsgenstande (lamper, hårde hvidevarer, køkkenmaskiner og lignende), kantinemaskineri, ad-
gangskontrol, separate kølingsanlæg, markiser, ABA anlæg (ift. lovkrav).
Bestiller KEjd

side 53
10.2. Projekt
Bestiller har ansvaret for at undersøge mulighederne for at søge
ekstern finansiering eksempelvis ved fonde og satspuljer, og ans-
varet for at igangsætte en formel ansøgningsproces for disse.
Bestiller deltager og godkender, hvis KEjd ansøger om ekstern
finansiering.
Bestiller sikrer, at det fremgår af indstillingen, hvis der forventes
ekstern finansiering af hele eller dele af sagen.
Bestiller meddeler KEjd, om der ønskes opstart inden tilsagn om
ekstern finansiering.
Bestiller sender indeståelseserklæring til KEjd senest 10 dage efter
anmodning fra KEjd.
Bestiller har ansvaret for, at KEjd får overdraget de relevante
dokumenter vedrørende ansøgningen og eventuelle godkendte
tilskud.
Bestiller har ansvaret for at afklare, hvornår og hvordan de
ansøgte midler tilføres sagen, herunder at tage højde for prisud-
viklingen.
KEjd kan påtage sig ansvaret for at undersøge mulighederne
for at søge ekstern finansiering ved byggetekniske puljer, f.eks.
tilgængelighedspuljer og energipuljer, og ansvaret for at igangsætte
en formel ansøgningsproces for disse.
KEjd har ansvar for at indhente alle informationer vedrørende de
ansøgte midler, der indgår i anlægsprojektet, så der kan udarbej-
des anlægsregnskab.
KEjd kan, hvis bestiller ønsker det, påbegynde økonomisk for-
pligtende arbejder inden tilsagn om ekstern finansiering. I så fald
anmoder KEjd om en indeståelseserklæring fra bestiller, der skal
modtages inden, at økonomisk forpligtende arbejder kan igang-
sættes.
KEjd har ansvaret for, at eksterne midler indgår i den økono-
miske ramme for anlægsprojektet og bliver brugt i henhold til
formålet.
KEjd har ansvaret for at afklare, hvornår og hvordan de ansøgte
midler tilføres sagen, herunder at tage højde for prisudviklingen.
KEjd har ansvaret for at aflægge regnskab for eksterne midler i
forhold til de delkrav/forudsætninger, der er oplyst ved sagens
start.
10.2.4.4. Ekstern finansiering
I et anlægsprojekt kan der være ekstern finansiering, så der tilføres indtægter ud over den økonomiske ramme, som BR har bevilliget.
Det kan eksempelvis være tilskud fra offentlige og private fonde.
Som udgangspunkt skal tilsagn og vilkår på den eksterne finansiering være kendt på indstillingstidspunktet.
Bestiller KEjd

side 54
10.2. Projekt
Bestiller kan i forbindelse med afklaring af risici i de tidlige faser
anmode KEjd om at hjælpe med at præcisere og påpege risiko-
elementer i en anlægssag.
Bestiller har ansvaret for at tage højde for væsentlige risikoele-
menter i sagen og indarbejde disse i det budget og den tidsplan,
der er oplyst i indstillingen.
Bestilleren bærer ansvaret for de risici, der ikke er undersøgt og
som vurderes nødvendige eller hensigtsmæssige at udføre for at
KEjd kan overtage det økonomiske ansvar for byggesagen.
Bestiller sikrer, at der er økonomisk dækning for de risici, som
fagforvaltningen har ansvaret for efter overdragelsen til KEjd.
Bestiller har det tidsmæssige ansvar for de risici, som fagforvalt-
ningen har ansvaret for efter overdragelsen til KEjd.
KEjd kan hjælpe med at vurdere væsentlige risikoelementer ved
anlægssagen på baggrund af det materiale, der er kendt af KEjd
KEjd anfører i den foreløbige ejendomsfaglige udtalelse, hvilke
risici KEjd påtager sig. Dette sker på baggrund af en vurdering af
et fuldstændigt program. Vurderingen af risici baseres på, hvilke
forundersøgelser der er foretaget og derved om økonomiske
risici er afdækket for de typisk forekommende bygherrerisici og
hændelser, eksempelvis jord, konstruktive forhold, forurening,
planforudsætninger etc.
KEjd beskriver konkret i den ejendomsfaglige udtalelse, hvilke
risici og forudsætninger der fortsat er fagforvaltningens ansvar.
Afdækningen af disse bør tidsfastsættes ved milepæle. KEjd har
ansvaret for alle øvrige risici.
KEjd bør ved sager på over 30 mio. kr., samt særligt komplekse
eller risikobetonede sager foretage en risikovurdering ved ekstern
rådgiver. Udgift afholdes af anlægssagen.
KEjd afrapporterer hver måned på risiko i forhold til tid og bud-
get, når bevillingen er overført til KEjd.
10.2.4.5. Risikovurdering
I forbindelse med opstart af et nyt anlægsprojekt kan der være flere risikoelementer at tage hensyn til. Det er i alle parters interesse, at
alle elementer bliver belyst, og at disse indledningsvist og løbende diskuteres og anskueliggøres. Eksempelvis kan det være nødvendigt
at se på mulige afledte udgifter som følge af det konkrete projekt og de økonomiske estimater på delelementerne i anlægsprojektet.
Bestiller KEjd

side 55
10.2. Projekt
Bestiller har ansvaret for at udarbejde en overordnet rammetids-
plan, der indskrives i indstilling om anlægsbevilling. Tidsplan
indeholder som minimum:
a Politisk behandling
a Byggesagens gennemførelse
a Ibrugtagningstidspunkt.
Bestiller er ansvarlig for tidsfristforlængende forhold, som skyldes
bestillers forhold, eksempelvis brugerprocesser.
KEjd har ansvaret for at vurdere, om tidsplanen er realistisk på
baggrund af det materiale, der er kendt af KEjd.
KEjd har, efter vedtagelse af indstillingen, ansvar for at overholde
tidsplanen, ud fra de forudsætninger, der er gjort gældende ved
overdragelsen og som det fremgår af KEjd’s foreløbige ejendoms-
faglige udtalelse.
KEjd orienterer bestiller, om årsagen til evt. afvigelser i forhold til
tid. Dette sker i forbindelse med den løbende månedlige afrap-
portering til bestiller.
KEjd sikrer, at bestiller involveres i forbindelse med håndtering
af væsentlige afvigelser.
Bestiller sender udkast til indstilling om anlægsbevilling til KEjd,
så KEjd har rimelig tid til at kommentere indstillingen. Indstil-
lingen indeholder alle væsentlige informationer om den aktuelle
bevillings formål, omfang, økonomi og tidsplan.
Bestiller sender endelig indstilling om anlægsbevilling til KEjd.
KEjd kommenterer udkast til indstilling.
KEjd bekræfter modtagelsen inden for 3 arbejdsdage.
10.2.4.6. Tid
Tid er et styringsparameter i anlægssager, og der er en nøje sammenhæng mellem beslutninger, budgetramme, risici og tidsplan
Ansvaret for en tidsplans delaktiviteter ligger typisk hos den part, der har mulighed for at øve indflydelse på den enkelte aktivitet.
Vurderingen af om en samlet tidsplan er realistisk, afhænger derfor altid af de enkelte aktørers gennemførelse af delaktiviteter i hen-
hold til det oplyste.
10.2.4.7. Foreløbig ejendomsfaglig udtalelse
Når en anlægsbevilling er vedtaget af BR, overgår ansvaret for anlægsprojektet, herunder det budgetmæssige ansvar, til KEjd. Dette er
i overensstemmelse med styrelsesvedtægten og er godkendt af Borgerrepræsentationen i en indstilling fra 2003 om KEjd’s etablering.
KEjd har via den foreløbige ejendomsfaglige udtalelse til den bestillende fagforvaltning mulighed for at vurdere forholdet mellem ak-
tivitet og økonomi, sagens risikofaktorer/succeskriterier og tidsplan. I den forbindelse kan KEjd tage forbehold, stille betingelser eller
helt frasige sig opgaven på det foreliggende grundlag, hvis der kan argumenteres sagligt for dette.
Der er fastlagt en politisk beslutningsproces, der afsluttes med BR’s godkendelse af, at anlægsbevillingen overføres til KEjd.
Bestiller KEjd

side 56
10.2. Projekt
Bestiller fremsender indstilling og tilhørende foreløbig ejendoms-
faglig udtalelse til videre politisk behandling.
Fagforvaltning er ansvarlig for fremlæggelsen af indstillingen for
fagudvalget.
KEjd afleverer den foreløbige ejendomsfaglige udtalelse til ind-
stilling senest 10 arbejdsdage efter modtagelse fra bestiller.
Efter politisk behandling i fagudvalget, skal sagen behandles i ØU
og BR. Fagudvalgets beslutning samt KEjd’s foreløbige ejendoms-
faglige udtalelse indgår som parametre i ØKF’s indarbejdelse af
indstilling til ØU, den såkaldte § 12-erklæring.
Bestiller deltager i proces og sikrer den nødvendige brugerinvol-
vering og indhentning af ønsker og krav fra brugerne.
Bestiller godkender dispositionsforslag som grundlag for op-
gavens gennemførelse.
KEjd sikrer, at rådgiver udarbejder dispositionsforslag med øko-
nomisk overslag og tidsplan.
KEjd sikrer dialog med myndigheder om projekt.
KEjd sikrer, at godkendt dispositionsforslag danner grundlag for
den videre projektering.
10.2.5. Projektering
Som udgangspunkt gennemfører KEjd anlægssager efter Danske Arkitektvirksomheders (Danske Ark) og Foreningens af Rådgivende
Ingeniørers (FRI) ydelsesbeskrivelsesfaser. KEjd kan dog vælge at afvige fra den beskrevne fasemodel, hvis det vurderes at være den
bedste løsning for den specifikke anlægssag. Der henvises desuden til “KEjd’s Ydelsesoversigt for anlægssagers tre første faser”.
Under projekteringen udarbejdes og præciseres et projektmateriale. Dette materiale danner baggrund for en passende priskalkulation
og for udbudsmaterialet, som anvendes i den efterfølgende licitation på den pågældende anlægssag.
10.2.5.1. Dispositionsforslag
Dispositionsforslaget er et motiveret forslag til projektets løsning på grundlag af et godkendt byggeprogram. Dispositionsforslaget
indeholder en beskrivelse af forslagets forudsætninger, den arkitektoniske idé, funktioner, miljø, overordnet materialevalg, konstruk-
tions- og installationsprincipper samt overvejelser om drift og vedligehold.
Bestiller KEjd

side 57
10.2. Projekt
10.2.5.2. Projektforslag
Projektforslaget er en bearbejdelse af det godkendte dispositionsforslag i en sådan grad, at alle de for projektet afgørende beslutninger
er truffet og indgår i forslaget.
Projektforslaget er det grundlag, hvorpå der træffes beslutninger om æstetik, funktionalitet, materialevalg, tekniske og økonomiske
løsninger, drift og vedligeholdsprincipper samt finansiering.
På projektforslagsniveau fastlåses projektets løsninger og herved også tid og økonomisk ramme. Den videre projektering er primært en
detaljering af projektforslagets løsninger med henblik på prisindhentning og udførelse.
10.2.5.3. Forprojekt/myndighedsprojekt
Det godkendte projektforslag viderebearbejdes i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendelse. Indgår som
en integreret del af hovedprojektet (afsnit 2.5.4).
Bestiller deltager i proces og sikrer den nødvendige brugerinvol-
vering.
Bestiller godkender projektforslag.
Bestiller er ansvarlig for evt. kontakt og orientering til brugere på
baggrund af KEjd’s orienteringer.
KEjd sikrer, at rådgiver udarbejder projektforslag med økonomisk
overslag (styrende budget) og tidsplan.
KEjd sikrer miljørigtig projektering.
KEjd igangsætter nødvendige forundersøgelser for den videre
projektering.
KEjd vælger og beslutter udbudsform samt entrepriseform.
KEjd høres til anlægsindstilling og afgiver en foreløbig ejendoms-
faglig udtalelse.
KEjd orienterer løbende bestiller om status for projektet.
KEjd udarbejder forprojekt med økonomisk overslag og tidsplan.
KEjd sikrer, at rådgiver indsender projektet til myndighedsbehandling.
KEjd sikrer, at der er en myndighedstilladelse før byggeriet påbe-
gyndes.
KEjd sikrer, at bestiller modtager de særlige brugerrelaterede krav,
som en byggetilladelse kan indeholde.
KEjd sikrer at anlægsbevillingen er politisk besluttet og pengene
udmøntet.
Bestiller KEjd

side 58
10.2. Projekt
10.2.5.4. Hovedprojekt
Hovedprojekt fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af bygge-
tilladelsens betingelser samt for udbud, kontrahering og udførelse.
Bestiller er ansvarlig for evt. kontakt og orientering til brugere på
baggrund af KEjd’s orientering.
Bestiller tager risikoen ved at projektere parallelt med myn-
dighedsbehandling, såfremt tidsplanen forudsætter dette. Hvis
myndighederne stiller uventede krav eller hvis myndighedsbe-
handlingen tidsmæssigt forskyder anlægssagen, bærer bestiller
den økonomiske byrde ved dette.
KEjd orienterer løbende bestiller om status for projektet.
KEjd sikrer, at rådgiver får projektet myndighedsbehandlet.
KEjd inddrager bestiller, hvis der afviges fra projektforslaget.
KEjd sikrer, at der udarbejdes en byggepladsplan og plan for sik-
kerhed og sundhed.
Bestiller KEjd

side 59
10.2.5.5. Entrepriseudbud
Udbud er et juridisk udtryk for indbydelse til en kreds af entreprenører til at afgive pris på en nærmere beskrevet bygge- og anlægsop-
gave med henblik på at opnå det bedste tilbud.
Bestiller skal godkende resultatet af alle relevante sparerunder
med det formål at tilpasse de økonomiske muligheder.
Bestiller har i hele processen mulighed for at tydeliggøre, hvordan
bestilleren prioriteter.
KEjd er ansvarlig for valg af udbuds- og entrepriseform og er
ansvarlig for gennemførelse af udbud.
KEjd godkender udbudsmaterialet og sikrer, at bruger- og be-
stillerkrav er opfyldt.
KEjd definerer kvalitet og omfang. Der stilles ikke formkrav
til udbudsmaterialet, hvis karakter og form afhænger af den
konkrete anlægssag, udbudsreglerne samt KEjd’s standarder.
KEjd sikrer de nødvendige tilladelser fra myndigheder samt
at projektet overholder kommunens egne målsætninger såsom
”Miljø i byggeri og anlæg”, før det kan anvendes som grundlag
for et udbud.
KEjd afholder licitationen/indhenter underhåndsbud eller af-
holder EU-udbud.
KEjd orienterer bestiller om udbudsprocessen, herunder om
eventuelle økonomiske afvigelser.
KEjd kommer ved ugunstig licitation med løsningsforslag til,
hvorledes anlægssagen herefter kan håndteres, indenfor anlægs-
sagens bevilgede ramme.
KEjd indgår om muligt kontrakt med den konditionsmæssigt
vindende entreprenør.
10.2. Projekt
Bestiller KEjd

10.3. UDFØRELSE
Dette afsnit er opdelt i opstart, økonomi, rapportering og kommunikation under
udførelse. Formålet med udførelsesfasen er at realisere de anlægsarbejder, som bliver
beskrevet i projektfasen.

side 61
10.3.1. Opstart
I udførelsesfasen realiseres bestillingen ud fra entrepriseaftalen.
10.3.2.1. Økonomi-, tids- og risikostyring
Anlægsbevillingen flyttes efter vedtagelse i BR fra fagudvalget til KEjd, hvilket også betyder, at det økonomiske ansvar for styring af
anlægsøkonomien overgår til KEjd. Projektets aktiviteter og den økonomisk ramme fremgår af bestilling til KEjd.
Når bevillingen overføres, fastlåses forholdet mellem projektets aktiviteter og den økonomiske ramme. Samtidig afgrænses det, hvilke
risici der bæres af bestiller og hvilke der bæres af KEjd.
10.3.2. Økonomi, rapportering og regnskab
Den økonomiske ramme er forpligtende for parternes deltagelse i anlægsprojektet og retningsgivende for den bygningsmæssige
kvalitet, som projektet sigter imod.
I det samlede projekt og eventuelle tillægsbevillinger indgår et administrationsbidrag på 1,7 % til KEjd og 0,5 % til fagforvaltningen.
Når projektforslaget godkendes, eller ved andet tidspunkt for anlægssagens politiske forelæggelse, fastlægges et styrende budget for
anlægsprojektets gennemførelse.
Bestiller kan deltage i opstartsmøde, hvis det er relevant for den
pågældende byggesag.
Bestiller godkender den del af organisationsplanen, der vedrører
egen fagforvaltning.
KEjd indkalder bestiller til opstartsmøde, hvis det er relevant for
den pågældende byggesag. KEjd beslutter, om det er relevant at
afholde opstartsmødet med deltagelse af bestilleren og står for
eventuel indkaldelse.
KEjd udarbejder organisationsplan for arbejdets gennemførelse.
KEjd orienterer på opstartsmødet bestiller og brugere, om de
kan forvente særligt generende forhold. KEjd sikrer, at alle øvrige
berørte informeres om anlægssagen og mulige gener i forbindelse
med byggeriet.
KEjd er ansvarlig for at sikre byggepladsen og skabe sammen-
hæng mellem sikkerhedsplan og plan for sikkerhed og sundhed.
KEjd afholder løbende bygherremøder om anlægssagen.
10.3. Udførelse
Bestiller KEjd

side 62
Bestiller er ansvarlig for at afklare den videre fremdrift, hvis KEjd
har rapporteret om merforbrug eller nødvendige ændringer i
projektet.
Bestiller udarbejder en ny version af bestillingen, hvis der sker
større ændringer i en anlægssag, efter den er overdraget til KEjd. I
den nye version tilpasses den økonomiske ramme til ændringerne
i anlægssagens aktiviteter. Varigheden af denne proces tillægges
tidsplanen.
Bestiller skal anvise, hvilke aktiviteter der ikke ønskes, hvis
anlægssagens økonomi skal reduceres. Det er bestillers ansvar
at sikre den politiske godkendelse. Tidsfristforlængelse bæres af
bestiller.
Bestiller skal oplyse, hvilke aktiviteter der ønskes gennemført
sammen med anlægssagen, hvis der er et ønske om få koordineret
anlægssagen med andre sager. Merudgifter og tidsfristforlængelse
bæres af bestiller.
KEjd har ansvar for, at det styrende budget følges.
KEjd laver løbende økonomistyring på anlægssagen på bevillinger
og aftaler med bestiller.
KEjd indgår kontrakter med rådgivere og entreprenører, hvor-
ved der overføres ansvar for risici fra KEjd til disse. Fordeling af
ansvar og risici er afgrænset af rådgiver- og entreprisekontrak-
terne, ABR89, AB92 og ABT93. Rådgivers ansvar for at fastholde
forholdet mellem anlægssagens aktiviteter og den økonomiske
ramme, samt for at opstille et budget, der er realistisk i forhold til
markedet, er forpligtende i det omfang, der ikke ændres i opgaven
undervejs.
KEjd indgår kontrakter og indkøber anlægssagens arbejder og
ydelser.
KEjd anviser og betaler alle udgifter til rådgivning, projektering
og udførelse af anlægsprojektet.
KEjd kontakter bestiller for afklaring af den videre fremdrift i
projektforløbet ved eventuelt merforbrug eller ændringer i projek-
tet. KEjd medvirker til afklaring af videre fremdrift
KEjd kan, som udgangspunkt, ikke fastholde den økonomiske og
tidsmæssige ramme på en overdraget anlægssag, hvis der kommer
ændringer til anlægssagen. KEjd og bestiller tilpasser i fællesskab
den økonomiske ramme til ændringerne i anlægssagens aktivi-
teter. Varigheden af denne proces tillægges som udgangspunkt
tidsplanen.
KEjd opgør den forventede besparelse ved at fjerne de aktiviteter,
som bestiller anviser. Det mindreforbrug, der opnås ved at fjerne
aktiviteter i anlægssagen, ud fra bestillers anvisning, opgøres ved
sagens afslutning og overføres til bestiller.
KEjd kan yde bestiller rådgivning og sparring i forbindelse med
koordinering med andre sager.
10.3. Udførelse
Bestiller KEjd

SLA_2012

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to SLA_2012

Similar to SLA_2012 (17)

SLA_2012