Как организовать эффективную работу команды в условиях карантина?

1. Переход в Онлайн
Как организовать эффективную работу
команды в условиях карантина?

2. Люди – это основа
любого бизнеса.
От эффективности, вовлеченности и заинтересованности
сотрудников зависит успех и прибыль компании. Управлять
командой удаленно намного сложнее чем в офисе, однако
это реально если следовать основным принципам.
Мы подготовили для вас базовые работающие инструменты,
которые помогут перевести команду в удаленный режим
и повысить ее эффективность.

3. Настройте
бесперебойную
работу
команды
РАБОЧИЕ ИНСТРУМЕНТЫ
Позаботьтесь о том, чтобы у ваших
сотрудников был компьютер, доступ в интернет
и к удаленным серверам компании, а также
другие необходимые для работы инструменты.
ОБЛАЧНОЕ ХРАНИЛИЩЕ
Этот пункт кажется весьма очевидным, однако
карантин показал, что у многих компаний
серверы с документами для ежедневного
пользования до сих пор находятся на жестких
дисках в офисах, а не на облачных хранилищах.

4. Проведите
установочную онлайн
встречу со всей
командой.
БУДЬТЕ ЧЕСТНЫ СО СВОИМИ
СОТРУДНИКАМИ, ВСЕ СТРОИТСЯ НА
ДОВЕРИИ.
Расскажите своей команде, что сейчас
происходит в компании и куда вы
планируете двигаться. Это даст некое
спокойствие и уверенность каждому
сотрудника, в том, что он работает не
бесполезно, а ради общей цели.
ОСТАВАЙТЕСЬ РЕАЛИСТАМИ.
В текущей ситуации планировать
долгосрочно нет смысла, все быстро
меняется, потому планируйте на
“вытянутую руку”, то чего можете достичь в
ближайшее время.

5. Определите
роль каждого
сотрудника и
ожидаемый от
него результат.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ
Каждый сотрудник должен четко понимать
свою роль в команде, роли своих коллег и
уровень собственной ответственности. В таком
случае, у него появляется вовлеченность и
командный дух. Сотруднику проще принимать
правильные решения и появляется чувство “я
важен для компании и этого мира”, а лучшей
мотивации для повышения эффективности и не
придумать.
Важно очертить каждому сотруднику, какой
результат от него ожидают, иначе есть
опасность что он будет делать работу, но не ту
которая нужна компании.
Например, менеджер по продажам –
выполнения плана по продажам; маркетолог –
выполнение плана по лидам, и так далее.

6. Ставьте задачи
правильно.
От корректности поставленной задачи,
зависит результат ее выполнения. Это
важно делать правильно, как онлайн, так и
при работе в офисе.
ЧЕК-ЛИСТ ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧИ:
ставьте задачу в письменной форме –
имейл, рабочий чат, CRM система или
другой удобный для вас способ;
прописывайте ожидаемый результат от
выполненной задачи (ценный конечный
продукт задачи (ЦКП) = результат);
указывайте четкий дедлайн (ВАЖНО,
указывайте дедлайн для исполнителя не
позже чем за 2-4 часа до основного
дедлайна, зависит от объема задачи);
прикрепляйте дополнительную
информацию/правки/ тз к задаче в виде
ссылки на гугл документ;
определяйте и закрепляйте
ответственных.

7. Проводите
ежедневные
онлайн встречи
утром со всей
командой.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ
Когда сотрудник остается дома, ему сложно
быть в ресурсе без команды, а обсуждение
планов на день и результатов предыдущего дня
помогут включится.
Сделайте утренние встречи максимально
интерактивными: начните с игры или
упражнения заряжающего на работу,
проведите опрос команды в реальном времени
используя, например, Kahoot!, поделитесь
своей мотивацией и хорошим настроением,
главное чтобы на лицах сотрудников появилось
воодушевление и жажда прорваться.
Поощряйте коммуникацию и взаимопомощь.
Мотивация и поддержка сегодня важны, как
никогда.

8. КАК ПРОВОДИТЬ УТРЕННИЕ ВСТРЕЧИ:
следуйте таймингу: оптимальная
продолжительность общей встречи 30-40
минут;
дайте возможность каждому члену команды
поделится одной победой и/или инсайтом за
прошедший день;
подведите итоги прошедшего дня и
проведите совместную ретроспективу:
спрашивайте совет и рекомендации у своих
сотрудников, создавайте удобные форматы
работы вместе;
озвучте план на день.
- какие задачи выполнили?
- что из запланированного не удалось
реализовать и почему?;

9. Внедрите таблицы
статистики и/или
аналитику.
Для отдела продаж и отдела маркетинга,
важно внедрить таблицы статистики или
аналитику в реальном времени. Это
необходимо для того, чтобы весь отдел мог
видеть результаты и мотивироваться
выполнить их до конца дня. Также это
важный «соревновательный» инструмент,
который способствует достижению
поставленных планов. А руководители
отделов могут видеть динамику ситуации и
вовремя среагировать.
CRM И IP-ТЕЛЕФОНИЯ
Если вы еще не внедрили CRM систему и
IP-телефонию, то сейчас самое время. В
них есть необходимая аналитика, которая
позволит контролировать выполнение
KPIs.

10. Пишите
ежедневные
отчеты.
Ежедневные отчеты позволят сотруднику
видеть свои успехи за день. Для руководителя
это возможность контролировать
результативность и понимать, когда нужно
включится и заняться эффективностью
сотрудника.
Рекомендуем писать отчеты в конце рабочего
дня. Наполнение отчета зависит от должности,
но основа такая:
- выполненные задачи;
- не выполненные задачи и почему;
- данные по KPI;
- выводы за день ( в чем нужна помощь, какие
есть предложения по усовершенствованию
работы, если есть);
- план на завтра.

11. Всегда помните, основа любой
компании – это люди.
Цените и берегите их!

12. И конечно же не забывайте о
дисциплине и чуточке
требовательности.
Ведь если сотрудник знает ради чего
он с вами, ему нужно только
очертить рамки дозволенности, а
все остальное он сделает!

13. Авторы
методички
Кристина Круковская
Методолог онлайн
образования
Маричка Герман
HR helper
обучаю собственников бизнеса
и топ-менеджеров навыкам
управления командой
работаю в виртуальной
команде

14. facebook: marichka.herman
facebook: kristina.krukovskai
k.krukivska@gmail.com
Вопросы?
Комментарии?
Пишите!