Dokumen tersebut memberikan panduan tentang penggunaan bahasa yang jelas, lugas, ringkas, sopan, dan komunikatif dalam penulisan surat. Bahasa seperti itu diperlukan agar pesan atau informasi dapat disampaikan dengan tepat dan sesuai maksud penulis. Prinsip-prinsip pentingnya meliputi penggunaan kata dan kalimat yang mudah dipahami, langsung pada inti masalah, singkat tanpa unsur yang tidak perlu, serta sop

1. Bahasa Surat: Jelas, Lugas,
Ringkas, Sopan & Komunikatif
Training

2. Pendahuluan
• Agar pesan atau informasi yang disampaikan
mudah dipahami, surat hendaknya ditulis
dengan menggunakan bahasa yang Jelas,
Lugas, Ringkas, Sopan, dan Komunikatif.
• Dengan penggunaan bahasa demikian, maka
pesan atau informasi dapat diungkapkan
secara tepat dan sesuai dengan maksud yang
ingin dikemukakan penulis.

3. Bahasa Surat: Jelas
• Bahasa surat dikatakan JELAS atau
INFORMATIF, jika yang disampaikan mudah
dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan
secara tegas atau eksplisit.
JELAS:
• Tidak mendua arti yang sebenarnya.
• Gunakan kata/kalimat yang sudah saling
dimengerti.
• Gambar & tabel mudah dibaca.

4. Penggunaan Kata Baku
• Surat dinas menggunakan kata baku, sesuai
dengan pedoman dan kaidah Bahasa
Indonesia.

6. Bahasa Surat: Lugas
• Bahasa surat dikatakan LUGAS, jika kata-kata
yang digunakan langsung mengungkapkan
pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak
berbasabasi atau berbunga-bunga.

7. Bahasa Surat: Ringkas
a. Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu.
Perlu dihindari efisien
…pada kejadian dari Pada
…sebelum memulai dari Sebelum
… pada saat sekarang ini Sekarang
…mempunyai kemampuan
untuk
dapat
….karena kenyataan bahwa karena
….hingga pada saat itu ketika

8. Bahasa Surat: Ringkas …
b. Gunakan kata pendek dan hilangkan
kata yang berlebihan.
Hindari kata-kata yg panjang efisien
Dalam tahun sebelumnya,
perusahaan mempercepat
operasi produktif.
Tahun lalu perusahaan
mempercepat operasi.
Dia pergi ke perpustakaan
dengan tujuan belajar
Dia pergi ke perpustakaan
untuk belajar
Perusahaan menaikkan gaji
sehingga dia dapat
memperbaiki semangat kerja
Perusahaan menaikkan gaji
untuk memperbaiki semangat
kerja

9. c. Pisahkan kalimat yang terlalu panjang
Perlu dihindari efisien
Majalah itu akan diterbitkan
pada tanggal 1 Januari, dan saya
lebih baik memenuhi batas
pengumpulannya bila saya ingin
artikel saya dimuat.
Majalah itu akan terbit
tanggal 1 Januari. Saya
lebih baik memenuhi batas
pengumpulannya bila ingin
artikel saya dimuat.
Bahasa Surat: Ringkas …
RINGKAS:
• Buang data yang tidak relevan.
• Coba utk menjawab “who, what, why, where, how”.
• Namun hindari penyederhanaan yang berlebihan.
Misalnya singkatan-singkatan yang tidak baku.

10. • Surat yang akan Anda kirimkan pasti akan
dibaca oleh pihak terkait.
• Gunakan bahasa dan tutur kata yang sopan
dan baik, sehingga Anda mendapatkan
penilaian dan kesan yang baik.
• Hindari menggunakan kata-kata kasar dan
dapat menyinggung atau membuat orang lain
yang membaca merasa dihina, dilecehkan,
atau diremehkan.
Bahasa Surat: Sopan

11. • Bahasa surat dikatakan KOMUNIKATIF, jika
kata-kata yang digunakan mudah dipahami
dan mampu menimbulkan pemahaman yang
sama pada pikiran pembaca.
Bahasa Surat: Komunikatif

13. Contoh SURAT DINAS di Perusahaan SWASTA

14. www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com