Презентация Асель Карауловой

1. КОММУНИКАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ
28-Й ВСЕМИРНОЙ ЗИМНЕЙ УНИВЕРСИАДЫ 2017 ГОДА В
ГОРОДЕ АЛМАТЫ
Асель Караулова, Генеральный директор, Promo Group Communications

2. ВЫЗОВЫ:
• Временной прессинг
• Международные стандарты FISU
• Достаточно негативный информационный фон
• Высокие ожидания и фокус на теме
• Дополнительный персонал
• Сложное управление проектом
• Много стейкхолдеров
• Антикризисные коммуникации

3. Аккредитация СМИ
Результаты аккредитации
• 756 представителей из 204
СМИ из Казахстана и из-за
рубежа были аккредитованы
для освещения 28-й
Всемирной зимней
Универсиады в г. Алматы
Страна Количество
журналистов
Количество
СМИ
1 Казахстан 652 149
2 Чехия 2 1
3 Великобритания 5 3
4 Гонконг 2 1
5 Иран 1 1
6 Япония 5 4
7 Кыргызстан 2 2
8 Черногория 1 1
9 Нигерия 1 1
10 Сьерра-Леоне 1 1
11 КНР 28 8
12 Польша 1 1
13 Корея 5 2
14 Россия 40 23
15 Турция 5 2
16 Туркменистан 1 1
17 США 4 3
ВСЕГО 756 204

4. Аккредитация СМИ
Медиа Гид
Для СМИ был разработан специальный справочник – Медиа Гид, который включал
информацию о событии, принимающей стороне, а также специализированную
информацию для представителей медиа, в том числе:
• Информация о Главном пресс-центре, суб-пресс-центрах и пресс-офисах
• График работы пресс-центров
• Информация по аккредитации
• Справочная информация по прибытию и отправлению
• Информация о размещении в гостиницах
• Транспортные услуги для СМИ и график движения транспорта
• Правила проведения фотосъемки
• Расписание соревнований
• Культурная программа

5. Аккредитация СМИ
Медиа Гид
Медиа Гид был размещен на
официальном веб-сайте Универсиады-
2017 по адресу
https://almaty2017.com/assets/templates/fil
e/download/Media%20Guide.pdf, а также
распространялся в Аккредитационном
центре.

6. Пресс-центры и пресс-офисы
• Главный пресс-центр располагался в
Международном трамплинном комплексе
«Сункар», на остальных спортивных
объектах Универсиады-2017 (ГЛК
«Шымбулак», ВК «Медеу», СРК «Табаган»,
ЛД «Алматы Арена», ЛД «Халык Арена»,
ЛБК «Алатау» и Дворец культуры и спорта
им. Балуана Шолака) функционировало 7
суб-пресс-центров.
• На неспортивных объектах Универсиады-
2017 – Аккредитационный центр,
Атлетическая деревня и Медал Плаза –
функционировали пресс-офисы.

7. Пресс-центры и пресс-офисы
Функции пресс-центров:
• Обеспечение полной поддержки представителям СМИ при получении информации о
спортивных мероприятиях в рамках Универсиады-2017 (расписание, результаты и пр.),
об участниках и организационной логистике.
• Организация пресс-конференций, брифингов и интервью.
• Работа в микс-зонах и зонах флэш-интервью (организация комментариев для СМИ от
спортсменов, тренеров и других представителей официальных делегаций).
• Подготовка фото- и видеоархива соревнований.
• Обеспечение освещения пресс-мероприятий в социальных медиа.
• Постоянная поддержка для СМИ по различным вопросам.
• Обслуживание каждого пресс-центра и пресс-офиса осуществлялось командой,
состоящей из координаторов, видеооператоров, фотографов, копирайтеров и SMM-
специалистов. Общее количество сотрудников, обслуживающих пресс-центры и пресс-
офисы составило 60 человек.

8. Главный пресс-центр (ГПЦ)
• Главный пресс-центр (ГПЦ), расположенный в МКЛТ «Сункар», начал работу за 4 дня до
Церемонии открытия (25 января 2017 года) и завершил ее 24 часа спустя после
Церемонии закрытия Универсиады-2017 (9 февраля 2017 года). В этот период ГПЦ
функционировал в круглосуточном режиме.
• ГПЦ был оборудован 50 рабочими местами для журналистов, 30 компьютерами,
беспроводным интернетом, информационными стендами. В ГПЦ располагалась рабочая
зона для СМИ, а также зал для пресс-конференций на 80 посадочных мест.
• Команда ГПЦ включала 19 специалистов.
• За время проведения соревнований в ГПЦ было проведено 10 пресс-конференций.

9. Суб-пресс-центры
• Суб-пресс-центры функционировали на каждом спортивном объекте Универсиады 2017
и предоставляли набор услуг, аналогичный сервису в Главном пресс-центре, включая
оперативное оповещение о результатах спортивных состязаний. В каждом пресс-центре
располагалась рабочая зона для СМИ, а также зал для проведения пресс-конференций.
• Техническое оснащение суб-пресс-центров включало компьютеры, принтеры, большие
экраны, информационные стенды, доступ к беспроводному высокоскоростному
интернету и пр.
• Суб-пресс-центры начинали работу за 2 часа до начала соревнований.

10. Суб-пресс-центры
• За время соревнований в
суб-пресс-центрах было
проведено 94 пресс-
конференции.
• В дополнение к прес-
конференциям в микс-
зонах суб-пресс-центров
было организовано более
400 интервью.

11. Мероприятия для СМИ
Более 20 мероприятий для СМИ, включая пресс-конференции и брифинги, было
организовано в подготовительный и соревновательный периоды.
Темы мероприятий:
• Встречи факелоносцев в аэропорту Алматы
• Представление спонсоров и партнеров Универсиады 2017
• Освещение тестовых соревнований
• Пресс-тур в Главный пресс-центр для местных и иностранных журналистов
• Медиа-ланч в Атлетической деревне для представителей СМИ г. Красноярска
• Пресс-тур в главный транспортный центр Универсиады

12. Мероприятия для СМИ

13. Информационная работа
Пресс-релизы и интервью
Более 70 эксклюзивных интервью и пресс-релизов было подготовлено, распространено и
опубликовано в СМИ в течение подготовительного периода.
Главные темы интервью и пресс-релизов:
• Подготовка к Универсиаде – готовность спортивных объектов, транспортной системы,
организация питания, подготовка волонтеров и т.д.
• Билеты на Универсиаду
• Интервью со спортсменами и тренерами
• Освещение эстафеты огня
• Приветственные церемонии для иностранных делегаций в Атлетической деревне
В течение соревновательного периода более 620 пресс-релизов на русском, казахском и
английском языках было подготовлено и распространено по базе, включающей свыше 300
СМИ.

14. Информационная работа
Запросы от СМИ
В ходе подготовительного и соревновательного этапов запросы от СМИ обрабатывались на
ежедневной основе в режиме 24/7
Основные темы запросов в
соревновательный период:
• Наличие билетов на соревнования и
церемонии
• Питание на спортивных объектах
• Транспортные услуги
• Наследие Универсиады
Основные темы запросов в
подготовительный период:
• Операционный бюджет Универсиады
2017
• Продажи билетов на Универсиаду 2017,
прогнозируемая посещаемость
• Ожидаемый экономический эффект
• Готовность спортивной инфраструктуры

15. Информационная работа
Специальные телепроекты
• В сотрудничестве с телеканалом
Алматы было реализовано 2
специальных телепроекта,
посвященных Универсиаде:
• «Дневники Универсиады» – 32 выпуска
телепередачи на русском и казахском
языках, об истории студенческих игр,
подготовке к ним и ходе соревнований.
• «Волонтеры Универсиады» – 60
выпусков телепередачи на русском и
казахском языках о работе волонтеров.

16. Информационная работа
Конкурс публикаций в СМИ, посвященных подготовке к Универсиаде
Конкурс лучших материалов в СМИ, посвященных подготовке к Универсиаде и развитию
массового спорта, был проведен с декабря 2016 – январе 2017 года. Количество заявок
составило 147, из которых компетентным жюри были выбраны 12 победителей,
награжденных специальными призами. Призеры были определены в следующих
номинациях:
• Лучший материал в печатных СМИ
• Лучший телесюжет
• Лучший радиосюжет
• Лучший пост в социальных медиа
• Лучшая публикация информационного агентства
• Лучший материал в региональных СМИ

17. Информационная работа
Инфографика
• 17 оригинальных инфографик на
трех языках (русский, казахский,
английский) было разработано и
распространено через СМИ и веб-
ресурсы в течение
подготовительного периода.
• За соревновательный период было
разработано и распространено еще
12 оригинальных инфографик на
трех языках (русский, казахский,
английский) о результатах каждого
соревновательного дня.

18. Информационная работа
Вестник Универсиады
В ходе соревновательного периода был организован
выпуск ежедневного «Вестника Универсиады»,
посвященного наиболее ярким событиям игр. Издание
было распространено в г. Алматы, в том числе на
спортивных объектах Универсиады, в Атлетической
деревне, в Акимате г. Алматы, отеле «Rakhat Palace», а
также в алматинском метрополитене.
За соревновательный период было выпущено 12
номеров Вестника общим тиражом 36 000
экземпляров.

19. Информационная работа
Освещение пресс-мероприятий в социальных медиа
• Все мероприятия для СМИ, организованные в рамках Универсиады, широко освещались
в социальных сетях Facebook и Instagram. Более 1500 постов, включающих фото- и
видеоматериалы, было опубликовано в дни соревнований.

20. Информационная работа
Новости на официальном веб-сайте
Универсиады
Новостной контент веб-сайта
Универсиады в дни соревнований
создавался специальной редакцией,
состоящей из русскоязычных,
англоязычных и казахскоязычных
журналистов и редакторов. В дни
соревнований на сайте было
опубликовано 1 400 новостных
материалов. Полный архив фото- и
видеоматериалов был также загружен
на сайт.

21. Освещение в СМИ и социальных
медиа
Анализ публикаций в СМИ и соц. сетях, посвященных Универсиаде 2017
Аналитическая группа на ежедневной основе производила мониторинг публикаций в
традиционных медиа и постов в социальных сетях. На основании мониторинга были
разработаны рекомендации по коррекции информационного поля.
За соревновательный период было выявлено и проанализировано более 1 000 статей в СМИ
и свыше 28 000 постов в социальных медиа.

22. Освещение в СМИ
Разбивка публикаций по типу источника
1,083
28,469
Printed and Online media Social media
Разбивка публикаций по тональности
Neutral, 28,887
Positive, 319
Negative, 346
Neutral
Positive
Negative
0 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000

23. Антикризисные коммуникации
• Для выявления возможных информационных рисков до начала реализации проекта
были проанализированы негативные факты, привлекшие наибольшее внимание
международных СМИ во время проведения крупных спортивных мероприятий.
Подготовлен ряд аналитических справок по каждому негативному высказыванию и даны
рекомендации по активным действиям, которые необходимо было предпринять для
предотвращения развития критических тем.
• На основе проведенного анализа разработан регламент антикризисных коммуникаций -
практическое пособие с комплексом основных принципов поведения и коммуникаций
в кризисных ситуациях.
• Для оперативной отработки негативных публикаций и своевременной корректировки
информационного поля производился круглосуточный медиа-мониторинг, на основании
которого по каждой отдельной кризисной ситуации были выработаны рекомендации и
разработаны информационные сообщения.

24. Антикризисные коммуникации

25. Подготовка спикеров
• В целях подготовки ключевых
спикеров Дирекции к
публичным выступлениям
квалифицированными
тренерами проведены тренинги
по взаимодействию со СМИ,
включающие теоретическую
часть и практические занятия.

26. For the whole time of the appearances of adverts (banners, teasers, text announcements)
amounted 142 587 203, 114 069 762 (or 80%) of which were related to the programme of
ticketing (including promotion of apartment drawing), the total coverage of the campaign
amounted 7,8 million people and 1,28 million website visits. In three days, the drawing
page was visited by 55 000 people.
Digital (Mega Media)