บทที่ 6 ความหมายของข้อมูล

1. บทที่ 6
http://suripla.blogspot.com/2013/05/6.html
http://110.164.64.200/ftp/st25231/2554_1/database%20Processing.html
จุฑากาญจน์ ทรัพย์เพิ่มเสถียร ม.6/1 เลขที่ 26

2. ความหมายของข้อมูล
ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มารวบรวมไว้และมีความหมาย อาจเกี่ยวข้องกับคน สิ่งของหรือ
เหตุการณ์อื่นๆในการประมวลผลของคอมพิวเตอร์ นิยมใช้เป็นส่วนนาเข้าพื้นฐานเพื่อให้ได้
สารสนเทศสาหรับการช่วยตัดสินใจเพื่อนาเอาไปใช้ประโยชน์อื่นๆอีกได้ตามต้องการ โดย
ปกติข้อมูลที่จะนามาใช้ประมวลผลจะมีอยู่กระจัดกระจายทั่วไป เมื่อต้องการใช้จาเป็น
ต้องมีการจัดเรียงใหม่ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนาเอามาใช้ได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้
ข้อมูลนั้นสามารถนาเอาไปใช้ได้ตรงตามความต้องการและมีระเบียบมากยิ่งขึ้น
แหล่งข้อมูล
ข้อมูลถือได้ว่าเป็นองค์ประกอบ
หนึ่งที่สาคัญสาหรับการ
ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ใน
ยุคโลกาภิวัตน์ ที่การติดตั้ง
สื่อสารไม่ได้จากัดและระยะทาง
หรือพรมแดนอีกต่อไป ยิ่งทาให้
ข้อมูลถูกเผยแพร่และกระจาย
การใช้การใช้งานมากยิ่งขึ้น
ข้อมูลสาหรับการนามา
ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้น
จะได้มาจากแหล่ง มีมา 2
ประเภทด้วยกันคือ
1. แหล่งข้อมูลภายใน
เป็นแหล่งกาเนิดของข้อมูลที่อยู่
ในองค์กรทั่วไป ข้อมูลที่ได้มานั้น
อาจมาจากพนักงานหรือมีอยู่แล้ว
ในองค์กร เช่น ยอดขายประจาปี
ข้อมูลผู้ถือหุ้น รายงานกาไร
ขาดทุน รายชื่อพนักงาน ข้อมูล
เหล่านี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ
ข้อเท็จจริงต่างๆภายในองค์กรแต่
เพียงอย่างเดียว อาจเป็นข้อมูลที่
เปิดเผยให้กับบุคคลภายนอก
ทราบหรือไม่ก็ได้
2.แหล่งข้อมูลภายนอก
เป็นแหล่งกาเนิดข้อมูลที่อยู่
ภายนอกองค์กร โดยทั่วไปแล้ว
สามารถนาข้อมูลต่าง ๆเหล่านั้น
มาใช้ประโยชน์ในองค์กรหรือ
นามาใช้กับการประมวลผลด้วย
คอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้ระบบงาน
ที่สมบูรณ์ขึ้น ข้อมูลเหล่านี้เช่น
ข้อมูลลูกค้า เจ้าหนี้ อัตรา
ดอกเบี้ยสถาบันการเงิน
คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่นามาใช้ประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการนั้น อาจได้มาจากทั้งแหล่งข้อมูล
ภายในหรือภายนอกองค์กร ซึ่งหากได้ข้อมูลที่ดีย่อมหมายถึงความได้เปรียบในการดาเนินการตาม
ไปด้วย ซึ่งจาเป็นต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
ความถูกต้อง Accuracy
ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้องเพื่อให้สามารถนาเอาไปใช้ประโยชน์ได้ ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงและ
มีความคลาดเคลื่อนอยู่มาก อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการเอาข้อมูลนั้นเอาไปใช้ต่ออีกได้
มีความเป็นปัจจุบันUpdate
ข้อมูลที่ดีจามูลเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอเนื่องจากปกติ
ข้อมูลจะมีลักษณะคงที่ เว้นแต่ว่าจะมีผู้ที่มาแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลนั้นเสียใหม่ อีกทั้งเหตุการณ์
ต่างๆมักเกิดใหม่อยู่ตลอดเวลา
ตรงตามความต้องการ Relevance
ควรมีการสารวจเกี่ยวกับขอบเขตของข้อมูลที่จะมาใช้ให้สอดคล้องและตรงกับความต้องการ
ของหน่วยงานให้มากที่สุด ข้อมูลนั้นถึงแม้จะถูกต้องมากแค่ไหนแต่หากไม่สอดคล้องกับความ
ต้องการก็ไม่สามารถนาไปใช้ประโยชน์หรือช่วยในการตัดสินใจใดๆ ได้
ความสมบูรณ์ Complete
การนาเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์นั้นจะต้องมีความสมบูรณ์ของข้อมูลมากพอ จึงจะทาให้การ
นาเอาไปใช้นั้นเกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ การเก็บรวบรวมข้อมูลสามารถทาได้มากกว่าหนึ่งครั้ง
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์จริงๆ เช่น การเก็บข้อมูลเชิงสถิติหรือวัดค่าเฉลี่ยอาจต้องเก็บรวบรวม
ข้อมูลโดยการออกแบบสอบถามรอบแรกเสียก่อนหรือที่เรียกว่า ข้อมูลปฐมภูมิ ความสมบูรณ์ของ
ข้อมูลนี้อาจรวมถึงข้อมูลนั้นต้องมีความครบถ้วนด้วย
สามารถตรวจสอบได้ Verifiable
ข้อมูลที่อยู่ในปัจจุบันอาจหามาได้จากแหล่งข้อมูลหลายๆที่ซึ่งอาจมีทั้งข้อมูลที่เชื่อถือได้หรือ
ข้อมูลซึ่งเป็นกลลวงของคู่แข่ง ดังนั้นห่างต้องการนามาประมวลผลจึงควรเลือกข้อมูลที่สามารถ
ตรวจสอบแหล่งที่มา หรือแหล่งที่มีหลักฐานอ้างอิงต่างๆเสียก่อน เพื่อป้องกันข้อมูลที่ไม่เกิด
ประโยชน์และอาจนาผลเสียหายมาให้ได้

3. การแบ่งลาดับชั้นของการจัดการข้อมูล Hierarchy of Data
ในการจักการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลาดับเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล ซึ่งจะขออธิบาย
เกี่ยวกับลาดับชั้นข้อมูลพื้นฐานในการจักการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลาดับ
บิต (Bit = Binary Digit)
เป็นลาดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด ดังที่ทราบกันดี
แล้วว่าข้อมูลที่จะทางานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้นั้น จะต้อง
เอามาแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อน
คอมพิวเตอร์จึงจะเข้าใจและทางานตามที่ต้องการได้ เมื่อ
แปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทนสถานะเปิดและปิด ของ
สัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่า บิต เพียง 2 ค่าเท่านั้นคือ
บิต 0 และบิต 1
ไบต์ (Byte)
เมื่อนาบิตมารวมกันหลายๆบิต จะได้หน่วยข้อมูลกลุ่มใหม่ที่
เรียกว่า ไบต์ (Byte) ซึ่งจานวนของบิตที่ได้นั้นแต่ละกลุ่ม
อาจมีมากหรือน้อยบ้าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของรหัสที่ใช้เก็บ
แต่โดยปกติกับการใช้งานในรหัสแอสกีทั่วไปจะได้กลุ่มของ
บิต 8 บิตด้วยกัน ซึ่งนิยมมาแทนเป็นรหัสของตัวอักษร
บางครั้งจึงนิยมเรียกข้อมูล 1 ไบต์ว่าเป็น 1 ตัวอักษร
ฟีลด์ หรือเขตของข้อมูล (Field)
ประกอบด้วยกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไป
มาประกอบกันเป็นหน่วยข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นแล้วแสดงลักษณะ
หรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ยกตัวอย่างเขตข้อมูล
เกี่ยวกับพนักงาน เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล
เงินเดือน ตาแหน่ง
เรคคอร์ด (Record)
เป็นกลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน และ
นามาจัดเก็บรวมกันเป็นหน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้นเพียงหน่วย
เดียว ปกติในการจัดการข้อมูลใดมักประกอบด้วยเรคคอร์ด
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลเป็นหลัก
ไฟล์ หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)ไฟล์ หรือแฟ้มข้อมูล
เป็นการนาเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆเรคคอร์ดที่ต้องการ
จัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูแปบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน
เช่น แฟ้มตารางข้อมูลเกี่ยวกับคะแนนนักศึกษาวิชา
เทคโนโลยีสารสนเทศ อาจประกอบด้วยเรคคอร์ดของ
นักศึกษาหลายๆคนที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รหัสนักศึกษา
ชื่อ นามสกุล และคะแนนที่ได้
ฐานข้อมูล (Database)
เกิดจากการรวบรวมเอาแฟ้มตารางข้อมูลหลายๆแฟ้มที่มี
ความสัมพันธ์กันมาเก็บรวมกันไว้ที่เดียว โดยจะมีการเก็บ
คาอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า
พจนานุกรมข้อมูล (data dictionary) ซึ่งจะใช้อธิบาย
ลักษณะของข้อมูลที่เก็บไว้ เป็นต้นว่า โครงสร้างของแต่ละ
ตารางเป็นอย่างไร ประกอบด้วยฟีลด์อะไรบ้าง คุณลักษณะ
ของแต่ละฟีลด์และความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มเป็นอย่างไร
ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ถือว่ามีความจาเป็นมากและจะถูกเรียกใช้ใน
ระหว่างที่มีการประมวลผลฐานข้อมูลนั่นเอง

4. การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File Organization)
โดยปกติแฟ้มข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจาสารอง
(secondary storage) เช่น ฮาร์ดดิสก์ เนื่องจากมี
ความจุข้อมูลสูงและสามารถเก็บได้ถาวรแม้จะปิดเครื่องไป
ซึ่งการจัดเก็บนี้จะต้องมีวิธีกาหนดโครงสร้าง โดยมี
วัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลมีความรวดเร็ว
ถูกต้อง และเหมาะสมกับความต้องการ การเข้าถึงและค้น
คืนข้อมูลจะอาศัยคีย์ฟีลด์ในการเรียกค้นด้วยเสมอ การจัด
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจจะแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้
1. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ (Sequential File
Structure) เป็นโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถ
ใช้งานได้ง่ายที่สุด เนื่องจากมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลแบบ
เรียงลาดับเรคคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ การอ่านหรือค้นคืน
ข้อมูลจะข้ามลาดับไปอ่านตรงตาแหน่งใดๆที่ต้องการโดยตรงไม่ได้
เมื่อต้องการอ่านข้อมูลที่เรคคอร์ดใดๆโปรแกรมจะเริ่มอ่านตั้งแต่
เรคคอร์ดแรกไปเรื่อยๆจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่ต้องการ ก็จะเรียก
ค้นคืนเรคคอร์ดนั้นขึ้นมา
การใช้ข้อมูลเรียงลาดับนี่จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มี
การอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆตามลาดับและปริมาณครั้งละ
มากๆตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ค่าบริการไฟฟ้า น้าประปา ค่า
โทรศัพท์หรือค่าบริการสาธารณูปโภคอื่นๆที่มีเรคคอร์ดของลูกค้า
จานวนมาก เป็นต้น
แฟ้มข้อมูลแบบนี้ถ้าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรม
ขนาดใหญ่ก็จะจัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก
(magnetic tape) ซึ่งมีการเข้าถึงแบบลาดับ (Sequential
access) เวลาอ่านข้อมูลก็ต้องเป็นไปตามลาดับด้วย คล้ายกับ
การเก็บข้อมูลเพลงลงบนเทปคาสเซ็ต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่ง
มีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหาก
ต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลาดับ
จนกว่าจะพบ
2. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random
File Structure)
¢เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง
เมื่อต้องการอ่านค่าเรคคอร์ดใดๆสามารถทาการเลือกหรือ
อ่านค่านั้นได้ทันที ไม่จาเป็นต้องผ่านเรคคอร์ดแรกๆ
เหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ ซึ่งทาให้การเข้าถึง
ข้อมูลได้รวดเร็วกว่า ปกติจะมีการจัดเก็บในสื่อที่มีลักษณะ
การเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่น ดิสเก็ตต์,
ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM เป็นต้น
3. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลาดับเชิงดรรชนี
(Index Sequential File Structure)
เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่อาศัย
กระบวนการที่เรียกว่า ISAM (Index
Sequential Access Method ) ซึ่งรวมเอา
ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียง
ตามลาดับเข้าไว้ด้วยกัน การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล
วิธีนี้ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บเรียงกันตามลาดับไว้บนสื่อ
แบบสุ่ม เช่น ฮาร์ดดิสก์ และการเข้าถึงข้อมูลจะทา
ผ่านแฟ้มข้อมูลลาดับเชิงดรรชนี (Index
Sequential File) ซึ่งทาหน้าที่ช่วยชี้และค้นหา
ข้อมูลที่ต้องการได้ สามารถทางานได้ยืดหยุ่นกว่าวิธี
อื่นๆโดยเฉพาะกับกรณีที่ข้อมูลในการประมวลผลมี
จานวนมากๆ
โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบนี้จะมีหลักการทางาน
คล้ายกับรูปแบบดรรชนีท้ายเล่มหนังสือที่มีการจัดเรียง
หัวเรื่องแยกไว้เป็นลาดับตามหมวดหมู่อักษรตั้งแต่
A-Z หรือ ก-ฮ เมื่อสนใจหัวเรื่องใดโดยเฉพาะ
ผู้อ่านสามารถไล่ค้นได้จากชื่อหัวเรื่องที่พิมพ์เรียงกัน
ไว้เป็นลาดับนั้นเพื่อดูหมายเลขหน้าได้ ซึ่งทาให้ง่าย
และสะดวกมากยิ่งขึ้น

5. เปรียบเทียบโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแต่ละประเภท การจัดการ
เกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ควรคานึงถึงความสามารถ
ด้านเวลาในการเข้าถึงข้อมูล ของอุปกรณ์ที่ใช้จัดเก็บด้วย
การจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจเปรียบเทียบ
ได้กับการเลือกค้นหรืออ่านเนื้อหาข้อมูลในหนังสือที่
ย่อมขึ้นอยู่กับความต้องการและความสะดวกของผู้ใช้เป็น
หลักความแตกต่างของการจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของ
แฟ้มข้อมูลทั้ง 3 ประเภท จะเปรียบเทียบคุณสมบัติต่างๆ
ดังต่อไปนี้
การเปรียบเทียบโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
1 . โครงสร้างแฟ้ม แบบเรียงลาดับ
ข้อดี
- เสียค่าใช้จ่ายน้อยและใช้งานได้ง่ายกว่าวิธีอื่นๆ
- เหมาะกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลแบบเรียงลาดับ
และในปริมาณมาก
- สื่อที่ใช้เก็บเป็นเทปซึ่งมีราคาถู
ข้อเสีย
- การทางานเพื่อค้นหาข้อมูลจะต้องเริ่มทาตั้งแต่ต้นไฟล์
เรียงลาดับไปเรื่อย จนกว่าจะหาข้อมูลนั้นเจอ ทาให้
เสียเวลาค่อนข้างมาก
- ข้อมูลที่ใช้ต้องมีการจัดเรียงลาดับก่อนเสมอ
สื่อที่ใช้เก็บ เทปแม่เหล็ก เช่น เทปคาสเซ็ต
2.โครงสร้างแฟ้ม แบบสุ่ม
ข้อดี
-สามารถทางานได้เร็ว เพราะมีการเข้าถึงข้อมูลเรคคอร์ด
แบบเร็วมาก เพราะไม่ต้องเรียงลาดับข้อมูลก่อนเก็บลงไฟล์
- เหมาะสมกับการใช้งานธุรกรรมออนไลน์ หรืองานที่
ต้องการแก้ไข เพิ่ม ลบรากการเป็นประจา
ข้อเสีย
-ไม่เหมาะกับงานประมวลผลที่อ่านข้อมูลในปริมาณมาก
- การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
- ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียงลาดับได้
สื่อที่ใช้เก็บ จานแม่เหล็กเช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ
CD-ROM
3.โครงสร้างแฟ้มแบบ ลาดับเชิงดรรชนี
ข้อดี
- สามารถรองรับการประมวลผลได้ทั้ง 2 แบบคือ แบบ
ลาดับและแบบสุ่ม
- เหมาะกับงานธุรกรรมออนไลน์ ด้วยเช่นเดียวกัน
ข้อเสีย - สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บดรรชนีที่ใช้อ้างอิงถึง
ตาแหน่งของข้อมูล
- การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
- การทางานช้ากว่าแบบสุ่ม และมีค่าใช้จ่ายสูง
สื่อที่ใช้เก็บจานแม่เหล็ก เช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ
CD-ROM

6. ประเภทของแฟ้มข้อมูล File type
นอกจากจะแบ่งแฟ้มข้อมูลที่มี
ตามรูปแบบหรือโครงสร้างการจัดเก็บดัง
ในหัวข้อนี้แล้ว เรายังอาจแบ่งประเภท
ของแฟ้มข้อมูลตามลักษณะเนื้อหาของ
ข้อมูลที่เก็บเป็น 2 ประเภท คือ
1. แฟ้มหลัก Master file แฟ้มหลัก เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความถี่ของการ
เปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก แฟ้มหลักลูกค้าธนาคารซึ่งจะเก็บข้อมูลของลูกค้า
เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัญชี
2. แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง Transaction file แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง เป็น
แฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขของรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อย และทา
บัตรประจาตัวต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน
ระบบฐานข้อมูล
จากปัญหาของการประมวลผลแฟ้มข้อมูลข้างต้น แนวคิดของการแก้ปัยหา
ดังกล่าวจะใช้วิธีการจัดเก็บรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันนามาจัดเรียง
รวมกันเสียใหม่อย่างเป็นระบบเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล
ร่วมกัน โดยจัดทาเป็น ระบบฐานข้อมูล นั่นเอง
ระบบฐานข้อมูลสามารถใช้งานได้ทั้ง
กับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว
(Standalone)
เช่น ระบบฐานข้อมูลสินค้าคงคลัง
สาหรับองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการ
จัดเก็บฐานข้อมูลสินค้าไว้เฉพาะใน
คอมพิวเตอร์เครื่องที่พนักงานบัญชีใช้
เพียงเครื่องเดียว หรือจะประยุกต์ใช้
กับเครื่องคอมพิวเตอร์แบบแม่ข่าย
(Server) ผ่านระบบ LAN หรือ
อินเตอร์เน็ตก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ
ลักษณะของงานที่ต้องการเป็นหลัก
ตัวอย่างของการใช้งานระบบฐานข้อมูล
กับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย เช่น
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ
(web database) สาหรับการเก็บ
ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูล
ยอดขาย ข้อมูลเกี่ยวกับการเรียน
หรือข้อมูลอื่นๆที่ยินยอมให้ผู้ใช้เรียกดู
ข้อมูลเหล่านี้ได้ โดยผ่านเครือข่าย
อินเทอร์เน็ตซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลาย
ในปัจจุบัน
การนาเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้งานนั้นจะช่วยให้การทางานมีความสะดวก
มากยิ่งขึ้น หากต่างคนต่างเก็บข้อมูลเอง ไม่ได้นามาเก็บรวมกันเป็นฐานข้อมูล
กลาง อาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาอีกได้ เช่น ความซ้าซ้อนของการจัดเก็บ
ข้อมูล หรือปัญหาของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
การนาระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดการกับข้อมูลนั้นมีแนวคิดที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานดังนี้
- ลดความซ้าซ้อนกันของข้อมูล (Reduced data redundancy)
- ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced data inconsistency)
- การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved data integrity)
- ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared data)
- ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier access)
- ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน (Reduced development time)
นอกจากนี้ฐานข้อมูลยังช่วยในเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยผู้ดูแล
ระบบจะสามารถกาหนดสิทธิ์ได้ว่าให้ใครหรือผู้ใช้คนใดทาอะไรได้หรือไม่ได้บ้าง
เมื่อนาไปใช้ร่วมกับการพัฒนาระบบงานโปรแกรมฐานข้อมูล (Database
application) ก็จะทาให้ระบบงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย โดยผู้ใช้
โปรแกรมในแต่ละระดับก็สามารถใช้งานได้แตกต่างกัน

7. เครื่องมือสาหรับจัดการฐานข้อมูล (DBMS)
โดยปกติในการจัดการฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
นั้นจะมีโปรแกรมที่เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ
DBMS (Database Management Systems) ซึ่ง
เปรียบเสมือนเป็นผู้จัดการฐานข้อมูลนั่นเอง โปรแกรม
ประเภทนี้มีการผลิตออกมาหลายระบบด้วยกัน แต่ที่ได้รับ
ความนิยมและเป็นที่รู้จักกันดีคือ ระบบการจัดการ
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือ RDBMS (Relational
Database)
ลักษณะของ DBMS
ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS จะ
อานวยความสะดวกกับผู้ใช้ คือสามารถใช้งานได้โดยที่ไม่
จาเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับ
ที่ลึกมากเหมือนกับการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมเมอร์
ระบบดังกล่าวจะยอมให้ผู้ใช้กาหนดโครงสร้างและดูแลรักษา
ฐานข้อมูลได้เป็นอย่างดี และยังสามารถควบคุมการเข้าถึง
ข้อมูลในส่วนต่างๆตามระดับการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน
ด้วย เราอาจพบเห็นการใช้งาน DBMS สาหรับการ
จัดการฐานข้อมูลได้ในองค์กรธุรกิจโดยทั่วไป เช่น ระบบ
ข้อมูลลูกค้า ระบบสินค้าคงคลัง ระบบงานลงทะเบียน
ระบบงานธุรกรรมออนไลน์
DBMS เป็นเหมือนตัวกลางที่ยอมให้ผู้ใช้เข้าค้น
คืนข้อมูลได้โดยมีเครื่องมือสาคัยคือ ภาษาที่ใช้จัดการกับ
ข้อมูลโดยเฉพาะเรียกว่า ภาษาเรียกค้นข้อมูล หรือ ภาษา
คิวรี่ (query language) ซึ่งประกอบด้วยคาสั่งสาหรับ
เรียกใช้ข้อมูล แก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูล และยัง
สามารถนาไปใช้ร่วมกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์
ทางด้านฐานข้อมูล (Database application) ได้เป็น
อย่างดี
ภาษาคิวรี่ (Query language)
เป็นภาษาที่ใช้สาหรับสอบถามหรือจัดการ
ฐานข้อมูลใน DBMS โดยภาษาประเภทนี้ที่ได้รับความ
นิยมสูงสุดคือ ภาษา SQL (Structure Query
language ) คิดค้นโดยนักวิทยาศาสตร์ของไอบีเอ็มใน
ทศวรรษที่ 1970 มีรูปแบบคาสั่งที่คล้ายกับประโยคใน
ภาษาอังกฤษมาก ซึ่งปัจจุบันองค์กร ANSI
(American National Standard Institute) ได้
ประกาศให้ SQL เป็นภาษามาตรฐานสาหรับสาหรับ
ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational
Database Management System หรือ RDBMS)
ซึ่งเป็นระบบ DBMS แบบที่ใช้กันแพร่หลายที่สุดใน
ปัจจุบัน
ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ทุกระบบจะใช้คาสั่ง
พื้นฐานของภาษา SQL ได้เหมือนกันแต่อาจมีคาสั่งพิเศษ
ที่แตกต่างกันบ้าง เนื่องจากบริษัทผู้ผลิตแต่ละรายก็
พยายามทีจะพัฒนา RDBMS ของตนเองให้มีลักษณะที่
เด่นกว่าระบบอื่นโดยเพิ่มคุณสมบัติที่เกินข้อจากัดของ
ANSI ซึ่งคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เข้าไป ตัวอย่างของ
คาสั่ง SQL มีดังนี้
DELETE ใช้สาหรับลบข้อมูลหรือลบเรคคอร์ดใดๆใน
ฐานข้อมูล
INSERT ใช้สาหรับเพิ่มข้อมูลหรือเพิ่มเรคคอร์ดใดๆใน
ฐานข้อมูล
SELECT ใช้สาหรับเลือกข้อมูลหรือเลือกเรคคอร์ดใดๆที่
ต้องการจากฐานข้อมูล
UPDATE ใช้สาหรับแก้ไขข้อมูลหรือแก้ไขเรคคอร์ดใดๆ
ในฐานข้อมูล