Presentatie over vervanging, gegeven tijdens de Netwerkdag Kerngroep Diwanet, 10 mei 2012 in Amersfoort

1. Vervangen, hoe doe je dat?
Ingmar Koch
10 mei 2012

2. Ingmar Koch
ikoch@brabant.nl
Provinciale Archiefinspectie

4. Vooraf
vervanging
=
substitutie
=
vervanging

5. Nog meer vooraf
Vervanging is
het probleem niet!

6. Digitale groeicijfers
Dataproductie van het Britse ministerie van Cultuur
(circa 500 fte):
1998: Volledige werken van Shakespeare
per dag
2003: Volledige werken van Shakespeare
per uur
2010: Volledige werken van Shakespeare
per seconde
Bron: Recordkeeping, september 2008
(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-
sep-08.pdf)

7. Digitale groeicijfers in MB per dag
Dataproductie van het Britse ministerie van Cultuur
Bron: Recordkeeping, september 2008
(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/reco

8. Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?
Ruim 600
per dag

9. En nog meer vooraf
Twee typen digitale informatie

10. Eindig
Oneindig

11. Dat was vooraf

12. Vervanging =
Reproductie van archiefbescheiden, met het
doel om tot vernietiging van de
oorspronkelijke archiefbescheiden over te
gaan.
De reproducties nemen daarna de plaats
van de originelen in en moeten als
archiefbescheiden behandeld worden.

13. De zorgdrager is bevoegd
archiefbescheiden te vervangen door
reprodukties, teneinde de aldus
vervangen bescheiden te vernietigen.
Archiefwet 1995, artikel 7

14. Voor de vervanging van archiefbescheiden
die niet als te vernietigen worden
aangemerkt (…) is een machtiging vereist
van Onze minister dan wel (…) van
gedeputeerde staten.
Archiefwet 1995, artikel 7

15. De zorgdrager besluit tot vervanging van
archiefbescheiden door reprodukties slechts
indien de vervanging geschiedt met juiste en
volledige weergave van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Archiefbesluit 1995, artikel 6

16. Verschil tussen V en B?
V B
Zorgdrager is bevoegd √ √
Zorgdrager moet besluit nemen √ √
Besluit moet gepubliceerd worden √ √
Reproducties (blijvend) juist en volledig √ √
Archivaris moet (positief) adviseren √ √
GS moeten goedkeuren − √
Vervalt binnenkort
helemaal

17. Dat was vervanging

18. Beleidsregel
•Verschillende beleidsregels
•Soorten vervanging

19. Van 12 Gedeputeerde Staten voor:

20. Alle gemeenten en gemeenschappelijke
regelingen

21. Alle waterschappen

22. Alle regio’s

23. Van de minister van OCW voor:

25. En de twaalf provincies

26. Provinciale beleidsregel
Een regel voor
alle vormen van vervanging

27. Digitalisering & Verfilming

28. Backlog & Routinematig

29. Dat was beleidsregel

30. Toetsingscriteria
•Beschrijving archiefbescheiden
•Beschrijving vervangingsproces
•Technische inrichting

31. Beschrijving archiefbescheiden
• Inhoud, structuur en vorm
• Tijdstip en taak
• Samenhang met andere archiefbescheiden
• Waarde voor cultureel erfgoed
• Belang van de informatie

32. Beschrijving vervangingsproces (1)
• Selectieproces
– Archiefstukken
– Kleur
• Voorbereiding documenten
• Scanproces
• Registratieprocedure

33. Beschrijving vervangingsproces (2)
• Opname in beheerssysteem
• Kwaliteitsprocedures
– Juistheid
– Volledigheid
– Leesbaarheid
– Terugvindbaarheid
• Vernietigingsprocedure

34. Technische inrichting
• Bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties

35. Dat was toetsingscriteria

36. Bijzondere aandachtspunten

37. Volledigheid
Lees-
Juistheid Controles
baarheid
Terugvind-
baarheid

38. Volledigheid

39. Leesbaarheid

40. Terugvindbaarheid

41. Juistheid

42. Controlesystematiek

43. Controlesystematiek
•Frequentie
•Omvang
•Fouttolerantie
•Correctiemethoden

44. Procedure van vervanging
Machtiging voor vervanging
Alleen bij B-stukken
Generiek
Besluit tot vervanging
Bij B- en V-stukken
Generiek
Verklaring van vervanging bij “vernietiging”
Bij B- en V-stukken
Specifiek

45. Aandachtspunten

46. Ontwikkelingen
•Wijziging interbestuurlijk toezicht

47. Wet Revitalisering Generiek Toezicht
• Toezicht in principe door naast hogere overheid
• Versterking van horizontale verantwoording en
kwaliteitsborging
• Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen
(vertrouwen)
• Sober, selectief en proportioneel

48. En dat ziet er dan zo uit
Provincie
GS
Toezicht
Informatie
Horizontale verantwoording
Dagelijks
Algemeen
Bestuur
Horizontale controle Bestuur

49. De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
A
In artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.
B
De artikelen 33 en 34 vervallen.
C
De artikelen 38 en 39 worden vervangen door:
Artikel 38
Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks
bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede
hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

50. Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen
door reprodukties, teneinde de aldus vervangen
bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van
archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden
aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een
machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het
archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een
andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen,
van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens
een machtiging tot vernietiging in.

51. Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen
door reprodukties, teneinde de aldus vervangen
bescheiden te vernietigen.

52. Aanvulling wijziging artikel 7
Wijziging kan later in werking treden
Onderzoek naar noodzakelijke aanvullingen
in wet- en regelgeving

53. Artikel 38
1. Overeenkomstig een door provinciale
staten vast te stellen verordening oefenen
gedeputeerde staten toezicht uit op de
aan het dagelijks bestuur in artikel 35,
eerste lid, opgedragen zorg voor de
archiefbescheiden. Zij bedienen zich
daartoe van de in artikel 28 genoemde
provinciale inspecteur.

54. Artikel 38
2. Het dagelijks bestuur onderwerpt de
plannen betreffende bouw, verbouwing,
inrichting of verandering van inrichting
van een archiefbewaarplaats of tot
ingebruikneming van gebouwen of
gedeelten van gebouwen als
archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring
van gedeputeerde staten. […]

55. Artikel 39
1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot
toepassing van bestuursdwang ingeval
het dagelijks bestuur niet aan de in artikel
35, eerste lid, genoemde verplichting
voldoen.

56. Nieuw artikel 38
Met betrekking tot de uitvoering van deze
wet door het dagelijks bestuur zijn de
artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i
alsmede hoofdstuk XVII van de
Gemeentewet van overeenkomstige
toepassing.

57. Gemeentewet artikel 124 ev
Wanneer […] het college […] een bij of krachtens een
andere dan deze wet gevorderde beslissing niet of niet
naar behoren neemt dan wel bij of krachtens een
andere dan deze wet gevorderde handeling niet of niet
naar behoren verricht, of anderszins een bij of
krachtens een andere dan deze wet gevorderd
resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand
brengt, besluiten gedeputeerde staten […] daarin
namens […] het college […] te voorzien ten laste van
de gemeente.

58. Wat blijft in de Archiefwet?
Verplichte melding archiefverordeningen aan GS
Machtigingen voor
vervreemding,
opschorting overbrengingstermijn en
beperking van openbaarheid

59. Gevolgen voor archivarissen
Versterking / verzwaring
horizontaal toezicht (interne
controle)
Verslaglegging wordt verplicht
Toezicht op beheer wordt
horizontaal toezicht op gehele
archiefketen
Maar, ook toezicht op
archiefbewaarplaats en beheer
© Jan Banning
van overgebrachte archieven?

60. Dat was ontwikkelingen

62. Vragen?

63. www.slideshare.com/ingmario
Draaikolk - http://www.flickr.com/photos/tolomea/4852616645/
ARRA I - http://www.seniorplaza.nl/Jar50%20-%20Arra%201%20computer%20onbruikbaar.jpg
Number snake - http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg
Mobius Tattoo - http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/
Quality checked check yes - http://www.flickr.com/photos/withassociates/5091295528/in/photostream/
Hokusai, The Great Wave off Kanagawa - http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Great_Wave_off_Kanagawa.jpg
Signs-3452 - http://www.flickr.com/photos/ahaglund/5727481333/in/photostream/
Bent arrow - http://www.flickr.com/photos/abridgeover/393200326/in/photostream/
Mel McC, Metadata Man - http://www.flickr.com/photos/melomcc/3339786669/in/photostream/
Jan Banning, India - http://malieveld.files.wordpress.com/2009/03/ambtenaar_india1.jpg?w=450