Beleidsregel Vervanging Provincie Noord-Brabant

1,070 views

Published on

Presentatie naar aanleiding van de Beleidsregel Vervanging Archiefbescheiden Noord-Brabant. Studiedag 24 april 2008 provinciehuis Den Bosch

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,070
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
10
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Beleidsregel Vervanging Provincie Noord-Brabant

  1. 1. Beleidsregel vervanging <ul><li>Ingmar Koch </li></ul><ul><li>24 april 2008 </li></ul>
  2. 2. I.K. Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant [email_address] www.brabant.nl/archiefinspectie
  3. 3. Herinnert u zich deze nog???
  4. 7. Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007
  5. 8. Eindelijk is het echt zover Gedeputeerde Staten stelt “Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Brabant” vast (Van onze correspondent) ’ s-Hertogenbosch. Dinsdag 26 februari heeft het Brabants college van Gedeputeerde Staten de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Brabant vastgesteld. Hiermee wordt de weg vrijgemaakt voor lokale overheidsorganisaties die hun bedrijfsvoering volledig digitaal willen laten verlopen.
  6. 9. Provinciale beleidsregel <ul><li>Een regel voor </li></ul><ul><li>alle vormen van vervanging </li></ul>
  7. 10. Verfilming Digitalisering
  8. 11. Routinematig Backlog
  9. 12. Zijn er twee beleidsregels? <ul><li>Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 ten behoeve van routinematige digitalisering van archiefbescheiden (Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden) </li></ul>
  10. 13. Ja! Van Gedeputeerde Staten voor:
  11. 14. 68 gemeenten en ± 100 gemeenschappelijke regelingen
  12. 15. Brabantse Delta Aa en Maas De Dommel Waterschappen
  13. 16. Midden en West-Brabant Brabant Zuid-Oost Brabant Noord Politieregio’s
  14. 17. Van Minister Plasterk voor:
  15. 18. Rijksinstellingen in de provincie
  16. 19. Zoek de verschillen
  17. 20. Verschillen rijk - provincie Reikwijdte Technische eisen Techniek
  18. 21. Proces machtigingsverzoek
  19. 22. Beoordeling Handboek Digitalisering Machtigingsverzoek indienen bij GS Controle machtigingsaanvraag Aanvraag volledig en ontvankelijk? Overleg Aanvraag aangevuld <2 weken? Afwijzen aanvraag Kennisgeving NEE NEE JA JA Zorgdrager neemt initiatief tot vervanging Advies van archivaris Opstellen concept-Handboek digitalisering en Vervangingsbesluit
  20. 23. Beoordeling Handboek Digitalisering Machtiging door Gedeputeerde Staten Besluit tot vervanging Vervanging Verklaring van vervanging Handboek juist en volledig? Afwijzen aanvraag Kennisgeving Overleg Machtiging Publicatie besluit NEE NEE JA Corrigeren concept-Handboek
  21. 24. Hoe lang duurt dat allemaal? <ul><li>Artikel 6: </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek. </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen. </li></ul><ul><li>Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend. </li></ul>
  22. 25. Hoe lang duurt dat allemaal? <ul><li>Artikel 6: </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek. </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen. </li></ul><ul><li>Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend. </li></ul>Maximum termijnen!
  23. 26. Checklist Handboek Vervanging <ul><li>Toetsingscriteria: </li></ul><ul><li>Beschrijving te vervangen archiefbescheiden </li></ul><ul><li>Beschrijving vervangingsproces </li></ul><ul><li>Technische inrichting </li></ul>
  24. 27. Beschrijving te vervangen archiefbescheiden <ul><li>Inhoud, structuur en vorm </li></ul><ul><li>Tijdstip en taak </li></ul><ul><li>Samenhang met andere archiefbescheiden </li></ul><ul><li>Waarde voor cultureel erfgoed </li></ul><ul><li>Belang van de informatie </li></ul>
  25. 28. Beschrijving inrichting vervangingsproces (1) <ul><li>Selectieproces </li></ul><ul><ul><li>Archiefstukken </li></ul></ul><ul><ul><li>Kleur </li></ul></ul><ul><li>Voorbereiding documenten </li></ul><ul><li>Scanproces </li></ul><ul><li>Registratieprocedure </li></ul>
  26. 29. Beschrijving inrichting vervangingsproces (2) <ul><li>Opname in beheerssysteem </li></ul><ul><li>Kwaliteitsprocedures </li></ul><ul><ul><li>Juistheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Volledigheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Leesbaarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Terugvindbaarheid </li></ul></ul><ul><li>Vernietigingsprocedure </li></ul>
  27. 30. Technische inrichting <ul><li>Bestandsformaat </li></ul><ul><li>Kwaliteit van de reproducties </li></ul>
  28. 31. Wat toetst GS niet? <ul><li>De beheersomgeving wordt in de machtigingsprocedure niet beoordeeld </li></ul>
  29. 32. Waarom niet? <ul><li>Beperking Archiefwet </li></ul><ul><li>Artikel in de wet gaat alleen over de ‘conversie’ </li></ul><ul><li>GS heeft toezicht op zorg, archivaris heeft toezicht op beheer </li></ul>
  30. 33. Hoe nu verder?
  31. 34. 01011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111001001010100110010110100101111000010101011100100101010011001011010010111100001010101110
  32. 35. Ontwikkelingen <ul><li>NEN 2082 </li></ul><ul><li>Ontwikkeling E-depots </li></ul><ul><li>ED 3 </li></ul>
  33. 36. Tot slot ?

×