Vervanging Evenementendag 20081022

675 views

Published on

Presentatie gegeven tijdens de Evementendag van @llbidgit op 22 oktober 2008

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
675
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Vervanging Evenementendag 20081022

  1. 1. Vervanging Ingmar Koch 22 oktober 2008
  2. 2. Ingmar Koch Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant [email_address] www.brabant.nl/archiefinspectie
  3. 3. Vooraf <ul><li>vervanging </li></ul><ul><li>= </li></ul><ul><li>substitutie </li></ul><ul><li>= </li></ul><ul><li>vervanging </li></ul>
  4. 4. Nog meer vooraf <ul><li>Vervanging is </li></ul><ul><li>het probleem niet! </li></ul>
  5. 5. Digitale groeicijfers in MB per dag Dataproductie van het Britse ministerie van Cultuur Bron: Recordkeeping, september 2008 (http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)
  6. 6. Hoeveel cd’s zijn dat in 2010? <ul><li>Ruim 600 per dag </li></ul>
  7. 7. Het kan nog erger: LHC
  8. 9. Programma
  9. 10. Beleidsregel <ul><li>Geschiedenis </li></ul><ul><li>Soorten vervanging </li></ul><ul><li>Procedure </li></ul><ul><li>Termijnen </li></ul>
  10. 12. Verschillende beleidsregels?
  11. 13. Wel dertien!
  12. 14. Van 12 Gedeputeerde Staten voor:
  13. 15. Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen
  14. 16. Alle waterschappen
  15. 17. Alle regio’s
  16. 18. Van Minister Plasterk voor:
  17. 20. En de twaalf provincies!
  18. 21. Provinciale beleidsregel <ul><li>Een regel voor </li></ul><ul><li>alle vormen van vervanging </li></ul>
  19. 22. Verfilming Digitalisering &
  20. 23. Routinematig <ul><ul><li>Backlog </li></ul></ul>&
  21. 24. Ideale procedure vanuit oogpunt GS <ul><li>Ontvangst machtigingsaanvraag </li></ul><ul><li>Controle ontvankelijkheid en volledigheid </li></ul><ul><li>Controle concept Handboek Digitalisering en concept vervangingsbesluit </li></ul><ul><li>Overleg zorgdrager </li></ul><ul><li>Goedkeuring Handboek Digitalisering en vervangingsbesluit </li></ul><ul><li>Verlening machtiging </li></ul>
  22. 25. Hoe lang duurt dat allemaal? <ul><li>Artikel 6: </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek. </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen . </li></ul><ul><li>Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend. </li></ul>
  23. 26. Hoe lang duurt dat allemaal? <ul><li>Artikel 6: </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek. </li></ul><ul><li>Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen . </li></ul><ul><li>Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend. </li></ul>Maximum termijnen!
  24. 27. Beleidsregel
  25. 28. Toetsingscriteria <ul><li>Beschrijving archiefbescheiden </li></ul><ul><li>Beschrijving vervangingsproces </li></ul><ul><li>Technische inrichting </li></ul>
  26. 29. Beschrijving archiefbescheiden <ul><li>Inhoud, structuur en vorm </li></ul><ul><li>Tijdstip en taak </li></ul><ul><li>Samenhang met andere archiefbescheiden </li></ul><ul><li>Waarde voor cultureel erfgoed </li></ul><ul><li>Belang van de informatie </li></ul>
  27. 30. Beschrijving vervangingsproces (1) <ul><li>Selectieproces </li></ul><ul><ul><li>Archiefstukken </li></ul></ul><ul><ul><li>Kleur </li></ul></ul><ul><li>Voorbereiding documenten </li></ul><ul><li>Scanproces </li></ul><ul><li>Registratieprocedure </li></ul>
  28. 31. Beschrijving vervangingsproces (2) <ul><li>Opname in beheerssysteem </li></ul><ul><li>Kwaliteitsprocedures </li></ul><ul><ul><li>Juistheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Volledigheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Leesbaarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Terugvindbaarheid </li></ul></ul><ul><li>Vernietigingsprocedure </li></ul>
  29. 32. Technische inrichting <ul><li>Bestandsformaat </li></ul><ul><li>Kwaliteit van de reproducties </li></ul>
  30. 33. Toetsingscriteria
  31. 34. Bijzondere aandachtspunten Filmpje: http :// www . youtube . com / watch ?v=fzxCi20mYdE
  32. 35. Juistheid Terugvind- baarheid Lees- baarheid Volledigheid Controles
  33. 36. Volledigheid
  34. 37. Leesbaarheid
  35. 38. Terugvindbaarheid
  36. 39. Juistheid
  37. 40. Controlesystematiek
  38. 41. Controlesystematiek <ul><li>Frequentie </li></ul><ul><li>Omvang </li></ul><ul><li>Fouttolerantie </li></ul><ul><li>Correctiemethoden </li></ul>
  39. 42. Precies en helder formuleren <ul><li>Vernietiging: </li></ul><ul><ul><li>“Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.” </li></ul></ul><ul><ul><li>“Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd” </li></ul></ul>
  40. 43. Precies en helder formuleren <ul><li>Volledigheid / taak: </li></ul><ul><ul><li>“ Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).” </li></ul></ul>
  41. 44. Precies en helder formuleren <ul><li>Correcties: </li></ul><ul><ul><li>“Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.” </li></ul></ul>
  42. 45. Bewaaromstandigheden <ul><li>Eisen uit de Archiefwet </li></ul><ul><li>Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie </li></ul>
  43. 46. Aandachtspunten
  44. 47. Hoe nu verder?
  45. 48. 01011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111001001010100110010110100101111000010101011100100101010011001011010010111100001010101110
  46. 49. Ontwikkelingen <ul><li>NEN 2082 </li></ul><ul><li>E-depots </li></ul><ul><li>ED3 </li></ul><ul><li>Archiefregelingen 2008 </li></ul>
  47. 50. Nederlandse norm NEN 2082 (nl) Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur Requirements for records management functionality in software
  48. 52. E-depots
  49. 53. Eisen Duurzaam Digitaal Depot eisenduurzaamdigitaaldepot . blogspot . com
  50. 54. <ul><li>Archiefregelingen 2008 </li></ul>
  51. 55. www.slideshare.com/ingmario

×