Machtiging vervanging Oss

1,151 views

Published on

Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Machtiging vervanging Oss

  1. 1. Machtiging vervanging Oss <ul><li>Hoe ging de provincie Noord-Brabant </li></ul><ul><li>daar mee om? </li></ul><ul><li>Ingmar Koch </li></ul><ul><li>11 november 2008 </li></ul>
  2. 2. I.K. Koch Ingmar Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant [email_address] www.brabant.nl/archiefinspectie
  3. 3. Onderwerpen <ul><li>Aanpak beoordeling Oss </li></ul><ul><li>Bijzondere aandachtspunten </li></ul><ul><li>Hoe nu verder? </li></ul>
  4. 4. Aanpak beoordeling Oss
  5. 6. Eerste indruk <ul><li>Breder dan alleen vervanging </li></ul><ul><ul><li>Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten </li></ul></ul><ul><li>Structuur ≠ structuur Beleidsregel </li></ul><ul><ul><li>Mag, maar lastig voor PAI </li></ul></ul>
  6. 7. Inhoudelijke beoordeling <ul><li>Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging: </li></ul><ul><li>Beschrijving archiefbescheiden </li></ul><ul><li>Beschrijving vervangingsproces </li></ul><ul><li>Technische inrichting </li></ul>
  7. 8. Beoordeling Handboek (1) <ul><li>Inhoud, structuur en vorm </li></ul><ul><ul><li>Zeer beknopt </li></ul></ul><ul><li>Tijdstip en taak </li></ul><ul><ul><li>Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag) </li></ul></ul><ul><li>Samenhang met andere archiefbescheiden </li></ul><ul><ul><li>Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven </li></ul></ul>
  8. 9. Beoordeling Handboek (2) <ul><li>Waarde voor cultureel erfgoed </li></ul><ul><ul><li>Inherent aan de waardering in selectielijst </li></ul></ul><ul><li>Belang van de informatie </li></ul><ul><ul><li>Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden? </li></ul></ul>
  9. 10. Beoordeling Handboek (3) <ul><li>Selectieproces </li></ul><ul><ul><li>Archiefstukken </li></ul></ul><ul><ul><li>Kleur </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn . </li></ul></ul></ul><ul><li>Voorbereiding documenten </li></ul><ul><li>Scanproces </li></ul>
  10. 11. Beoordeling Handboek (4) <ul><li>Registratieprocedure </li></ul><ul><li>Opname in beheerssysteem </li></ul><ul><li>Kwaliteitsprocedures </li></ul><ul><ul><li>Juistheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Volledigheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Leesbaarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Terugvindbaarheid </li></ul></ul>
  11. 12. Beoordeling Handboek (5) <ul><li>Vernietigingsprocedure </li></ul><ul><ul><li>Vernietigingstermijn onduidelijk: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>“Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.” </li></ul></ul></ul>
  12. 13. Beoordeling Handboek (6) <ul><li>Bestandsformaat </li></ul><ul><li>Kwaliteit van de reproducties </li></ul><ul><ul><li>Niet vermeld </li></ul></ul>
  13. 14. Vervolg <ul><li>Bespreking commentaar </li></ul><ul><ul><li>Oss, archiefdienst, PAI </li></ul></ul><ul><li>Fysiek controleren werkwijze </li></ul><ul><ul><li>Oss, PAI </li></ul></ul><ul><li>Aangepaste versie: april 2008 </li></ul><ul><ul><li>Positief advies archivaris, met kanttekeningen </li></ul></ul><ul><li>Machtigingsaanvraag 11 april 2008 </li></ul>
  14. 15. Machtiging: 19 mei 2008 <ul><li>Nogmaals fysieke controle </li></ul><ul><li>Kanttekeningen </li></ul><ul><ul><li>Kleur vs zwart-wit </li></ul></ul><ul><ul><li>Terminologie </li></ul></ul>
  15. 16. Bijzondere aandachtspunten Controles Formuleringen Bewaaromstandigheden
  16. 17. Juistheid Terugvind- baarheid Lees- baarheid Volledigheid Controles
  17. 18. Volledigheid
  18. 19. Leesbaarheid
  19. 20. Terugvindbaarheid
  20. 21. Juistheid
  21. 22. Controlesystematiek
  22. 23. Controlesystematiek <ul><li>Frequentie </li></ul><ul><li>Omvang </li></ul><ul><li>Fouttolerantie </li></ul><ul><li>Correctiemethoden </li></ul>
  23. 24. Precies en helder formuleren <ul><li>Vernietiging: </li></ul><ul><ul><li>“Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.” </li></ul></ul><ul><ul><li>“Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd” </li></ul></ul>
  24. 25. Precies en helder formuleren <ul><li>Volledigheid / taak: </li></ul><ul><ul><li>“ Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).” </li></ul></ul>
  25. 26. Precies en helder formuleren <ul><li>Correcties: </li></ul><ul><ul><li>“Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.” </li></ul></ul>
  26. 27. Precies en helder formuleren <ul><li>Correcties: </li></ul><ul><ul><li>“Mocht tijdens de behandeling op de vakafdeling blijken dat een gescand document toch niet goed leesbaar c.q. bruikbaar is, dan kan het betreffende fysieke document nogmaals gescand worden.” </li></ul></ul>
  27. 28. Precies en helder formuleren <ul><li>Correcties: </li></ul><ul><ul><li>“Medewerkers die de scan ontvangen kunnen aangeven dat de scan geen goede kwaliteit heeft. Het document wordt dan opnieuw gescand.” </li></ul></ul>
  28. 29. Bewaaromstandigheden <ul><li>Eisen uit de Archiefwet </li></ul><ul><li>Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie </li></ul>
  29. 30. Hoe nu verder? <ul><li>Wat als het Handboek moet wijzigen? </li></ul><ul><li>Nieuwe aanvragen? </li></ul><ul><li>Wijzigen Beleidsregel? </li></ul>
  30. 31. www.slideshare.net/ingmario Afbeelding: Sclera Picto's

×