Sessieronde 3 Beschrijving: Het onderwijslogistieke proces bestaat uit verschillende elementen. Om optimaal gebruik te maken van alle onderwijslogistieke systemen, zoals het SIS, de planning en het roostersysteem, is een goede integratie essentieel. Integratie is geen uitdaging meer met het Scientia Connect Platform. De universiteit van Maastricht zal aan de hand van een praktijk voorbeeld laten zien hoe zij met het Scientia Connect Platform een near Real Time koppeling hebben gerealiseerd tussen hun Student Informatie Systeem (SAP SLcM) en hun roostersysteem (Enterprise Foundation).

1. Grip op de Onderwijslogistieke
keten
Hans Mulder – Universiteit Maastricht
Frans de Liagre Böhl - Scientia
Copyright © Scientia Ltd 2014

2. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Agenda
 Over Scientia
 De onderwijs logistieke keten – 2 perspectieven
 De onderwijs logistieke keten: conclusies
 Grip op de onderwijs logistieke keten – systeem integratie
 Keten integratie – Scientia Connect Platform
 Casus – koppeling S+ <-> SAP bij Maastricht University
 Afsluiting - vragen

3. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Over Scientia
 Leverancier van software oplossingen op het gebied van
planning en roostering
 26 jaar ervaring
 Hoofdvestiging in het Verenigd Koninkrijk
 Meer dan 400 klanten wereldwijd

4. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Processen onderwijslogistieke keten

5. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Grip op de keten: oplossingen Scientia
• Staf workload Planner
• EF & S+ (ET & CP)
• Exam Scheduler
• WRB/Resource
Booker
• Reporting Database
• Report Manager
• Publish!
• SWS
• Web Data Collector
• Student Allocator
• Ref. Data Manager
• S+/EF
• Exam Scheduler
• Resource Booker
• Activity Adjuster
• Student Allocator
Data
aanpassen
Data
verzamelen
Planning &
Roostering
Reporting

6. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Conclusie Onderwijslogistiek
Bestaat uit meerdere (sub) processen – veel
onderlinge afhankelijkheid
Processen worden ondersteund door
verschillende applicaties:
Student Informatie systeem
Onderwijs catalogus
HR
Facilitaire management systemen
Financieel systeem
Per systeem vaak eigen structuur en semantiek

7. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Grip op de OL keten
Hoe grip te krijgen op de data verspreid
opgeslagen over meerdere systemen in
verschillende formaten?
Door deze systemen te koppelen
En
Dataformaten aan te passen

8. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Integratie binnen OL-keten
Voordelen:
Optimalisatie systeem gebruik
Onderverdeling in bron- en doelsystemen; gebruik de
kracht van ieder systeem
Eenmalige invoer door specialisten
Invoer bij bronsysteem
Transparantie eigenaarschap van data
Bespaart tijd
Juiste vorm van data
Eenduidige codering binnen de hele keten
Transparantie en vergelijkbare data

9. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Integratie: Scientia Connect Platform
Bedoeld voor:
integratie van Scientia oplossingen, zowel
onderling als met toepassingen van derden
Integratie via bulk (batch) transacties en/of
webservices (per record, al dan niet op basis
van triggers)

10. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Scientia Connect Platform
Bestaat uit:
Scientia Connect ETL module
• Extract – Transform - Load
• Verschillende standard connectoren
• Zonder programmeren
Scientia Connect User Portal
• Web based
• Role based access control
• Dashboard Graphs and BI Views
• Interactieve User Workflows
Scientia Connect Workflow Engine
• Enterprise Service Bus
• Action agents for operation orchestration and
trigger agents om real-time workflows te activeren
• Ondersteunt Web services standaarden

11. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
SCP – Core system
ETL+
User Portal
EF
Connector
Staging
Tables
Eén of bi-directionele koppelingen
• Connect – Core
File Export
CSV,XLS,
XML

12. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
SCP – Uitbreiding binnen Scientia Suite
• Connect – Core
• Connect - Enhanced
ETL+
User Portal
EF
Connector
Staging
Tables
File Export
CSV,XLS,
XML
ES
Connector
SA
Connector

13. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
SCP – Enhanced SRS
Eén of bi-directionele koppeling met
SIS
• Connect – Core
• Connect – Optional
ETL+
User Portal
EF
Connector
Staging
Tables
File Export
CSV,XLS,
XML
SIS
SRS
connector

14. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
SCP – Other Data 3rd party databases
• Connect – Core
• Connect – Optional
• Data Manager –
Upgrade
• Connect - Enhanced
Facilitair Finance
Data
warehouse
WS/REST
API
SIS
SRS
connector
ETL+
User Portal
EF
Connector
ES
Connector
SA
Connector
connector connector connector connector

15. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
SCP - Voordelen
 Eén enkele oplossing voor alle data beheer en integratie vraagstukken
 Geen programeren of scripten
 Workflow gebaseerde geautomatiseerde koppelingen verhogen
efficientie, verlaagt kosten en reduceert kans op fouten
 Alle data zichtbaar voor eindgebruikers binnen een web portal
 Volledig geautomatiseerde of door gebruiker gecontroleerde
synchronisatie van data
 Out of the box connectoren ondersteunen bi-directionele data
collectie uit een varieteit aan systemen
 Omvattende management informatie middels rapportage met
graphische analyses

16. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Casus Maastricht – link S+ <-> SAP
Agenda
• Casus – koppeling S+ <-> SAP bij Maastricht University
• Overzicht – applicatie landschap en data flows
• Oude situatie – koppelen m.b.v. EMF
• 2014 - Onderhoud EMF stopt: wat te doen ?
• Kennismaking Connect Platform (SCP)
• Factoren bij keuze SCP
• Realisatie
• Conclusie en ervaringen.

17. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
High level – Applicatie landschap
SLM
Enterprise
Timetabler
Student
Availability
MyTimetable
SPASSAT
FARA
Blackboard
Web Room
Booking

18. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Dataflow from SLM
SLM
Enterprise
TimetablerBlackboard
Module (SM)
Event Type (D)
Location (F + G)
Staff (P)
Student (ST)
Study data (CS)

19. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Dataflow to SLM and Blackboard
SLM
Enterprise
Timetabler
Blackboard
Event (E)
including
-Timetable
-Location
-Staff
-Student
Event (E)
including
-Staff
-Student

20. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Oude situatie - 2009
• Het interface anno 2009
• Realtime Interface
• SAP SLcM en Syllabus
• Scientia bouwt een core product
• Enterprise Massaging Framework (EMF) !!!

21. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Oude situatie - Ervaringen
• Functioneel 95 % goed werkend
• Massbooking (Performance)
• Black box ( Geen transparantie )
• Bij uitval data verlies
• Opstartproblemen bij jaar overgang.

22. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
2014 - einde EMF: wat te doen?
• Scientia besluit om van de verdere
ontwikkeling van EMF af te stappen.
• Wat nu ?
• SPDA I (?)  SPDA II (?)
• Werkebezoek KU Leuven
– Indrukken
– Conclusies

23. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Einde EMF: wat te doen?
• Verbeter traject Roosteren (2014)
– Techniek
– Proces
– Trainingen
» Beheerders
» Planners
» Roosteraars

24. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Kennismaking SCP
• Conferentie 2014
• Eerste tipje van de sluier wordt opgelicht
• Gesprekken met de ontwikkelaars
• S4M
• Demo

25. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Factoren keuze SCP
• Overwegingen / beslispunten.
– EMF en het besturingsysteem
– Inzetbaarheid.
– Ondersteuning
– Transparantie
– Beheer
– Flexibiliteit
– 1 op 1

26. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Syllabus landschap Pre Sconnect

27. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Realisatie
• Start: project Implementatie Scientia Connect
– Proof of Concept
– Bepalen van de requirements
– Impact
– Planning / Tijdlijn
– Deadlines

28. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Syllabus nieuw Systeemlandschap

29. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014

30. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Conclusies
• Conform Verbeter traject roosteren
– Techniek
• Implementatie Sconnect
• Server en OS upgrades
– Proces
• Implementatie ES ( loopt nog)
– Trainingen
• Interne trainingen
• Externe inzet voor kennis verdieping.

31. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Ervaringen
• Planning
• Doelstellingen
• Hoe staan we er nu voor ?

32. www.scientia.com
Copyright©ScientiaLtd2014
Vragen ?