Sessieronde 2 Beschrijving: De HU heeft een pilot gedaan met een directe integratie van Syllabus Plus met Office 365, waarbij het persoonlijke rooster onderdeel wordt van de agenda van de docent. Hierdoor worden roosteractiviteiten meegenomen bij de ontsluiting van beschikbaarheidsinformatie, wat het maken van afspraken drastisch vereenvoudigd. We zullen ingaan op de resultaten van de pilot en de meerwaarde die een directe agendakoppeling biedt voor docenten en studenten. Ook kijken we naar toekomstige mogelijkheden van de koppeling en de kansen die hieruit voortvloeien, zoals bijvoorbeeld notificaties bij roosterwijzigingen. Tot slot gaan we in op beleidsmatige aspecten als privacy, security en ondersteuning.

1. Grip
op
de
agenda
Syllabus
Plus
roosters
geïntegreerd
in
je
agenda
Rik
van
Wijk
Manager
Functioneel
Beheer
en
Informatiemanagement
Onderwijslogistiek
Hogeschool
Utrecht
Marco
Krikke
Partner
Eveoh
HO-­‐link
2015,
18
juni
2015

2. Agenda
§ Welkom
§ Probleemstelling
§ Voordelen
directe
koppeling
§ Demonstratie
§ Privacy
&
Security
§ Q&A

3. Probleemstelling
§ Rooster
mist
in
agenda
§ Inefficiënt
afspraken
plannen
1. Geen
beschikbaarheidsinformatie
2. Incomplete
presence informatie
3. Roosterwijzigingen
te
laat
zichtbaar

4. Wat
is
MyTimetable?
§ Presentatie
roosters
§ Web
§ Mobiel
§ Portals
/
apps /
room
display
/
et
cetera
§ Conceptroosters
§ Direct
gekoppeld
op
roostersysteem

6. Wat
is
MyTimetable?
§ Roosters
personaliseren
§ Zelf
roosters
toevoegen
(vak,
studieprogramma,
…)
§ Werkgroepen
kiezen
§ Automatisch:
data
uit
externe
systemen
(SIS)
§ Of:
direct
persoonlijk
rooster
uit
roostersysteem

8. Wat
is
MyTimetable?
§ Integratie
roosters
§ Kalenderapplicaties
(Outlook,
Google
Calendar,
iOS,
…)
§ ELO
(Blackboard,
Sakai,
…)
§ Externe
applicaties
(via
REST
API)

9. Incomplete
beschikbaarheidsinformatie

10. Docent
A:
werkagenda
met
een
aantal
afspraken

11. Docent
B:
werkagenda
met
een
aantal
afspraken.
Rooster
niet
gekoppeld,
incomplete
agenda.

12. Docent
B:
rooster
in
MyTimetable

13. Docent
B:
rooster
koppelen
via
MyTimetable
(iCalendar abonnement)

14. Docent
B:
rooster
verschijnt
als
losse
agenda

15. Alleen
vrij
tijdslot
voor
afspraak
aan
begin
en
einde
van
de
dag
Docent
A Docent
B
Via
iCalendar
abonnement
Beschikbaar
Beschikbaar

16. Roosteractiviteiten
niet
zichtbaar
bij
Docent
B,
onterecht
als
beschikbaar
weergegeven.
Docent
A Docent
B
Activiteiten
uit
rooster
missen!

17. Verversingsfrequentie
§ Verversingsfrequentie
§ Eigen
clients
(Outlook,
telefoon)
§ Cloud
clients
(O365,
Google
Calendar)

18. Verversingsfrequentie
eigen
client
§ Koppeling
via
eigen
client
§ Microsoft
Outlook
§ Apple
Calendar
§ iOS
§ Verversing
deels
zelf
te
bepalen
§ Enige
controle

19. Verversingsfrequentie
cloud
client
§ Koppeling
via
Cloud
§ Outlook.com
§ Microsoft
Office
365
§ Google
Calendar
§ iCloud
§ Android
(via
Google)

20. § Cloudprovider
bepaalt
verversing
§ Geen
controle
Verversingsfrequentie
cloud client

21. Nadelen
§ Nadelen
zonder
koppeling:
§ Veel
tijd
nodig
voor
overleggen
/
afstemmen
/
bellen
§ iCalendar abonnement:
Twee
agenda’s
per
persoon
§ Vaste
overleg
dagdelen
vaak
niet
toereikend
§ Letterlijk
overtikken
rooster
in
agenda

22. Voorbeeld
nadelen
§ Inplannen
incidenteel
overleg
40
docenten:
§ 4
uur
tijd
voor
afstemming
door
secretariaat
§ 4
uur
tijd
voor
afstemming
bij
docenten
§ Paar
keer
per
onderwijsblok,
maal
het
aantal
opleidingen
van
een
instelling
§ 41
mensen
zijn
dus
bezig
met
een
afspraak
maken!

23. Voordelen
§ Roosters
wel
in
agenda?
è 1
persoon
is
paar
minuten
bezig
voor
dezelfde
afspraak

24. Agenda
direct
koppelen
aan
Office
365

25. Agenda
direct
koppelen
aan
Office
365

26. Agenda
gekoppeld
aan
Office
365

27. Docent
B:
rooster
verschijnt
in
hoofdagenda

28. Rooster
Docent
B
onderdeel
geworden
van
agenda
Docent
A Docent
B
Rooster
direct
in
agenda
Beschikbaar
Beschikbaar

29. Roosteractiviteiten
nu
wél
zichtbaar
bij
Docent
B
Docent
A Docent
B
✔

30. Gebruiker
mag
afspraken
verplaatsen
of
verwijderen
in
agenda.
Oplossing:
handmatige
hersynchronisatie.

31. Alleen
de
roosters
synchroniseren
die
in
agenda
moeten
verschijnen

32. Verversingsfrequentie
• Pull
methode
– iCalendar abonnement
– Client
initieert
verversing
– Client
bepaalt
verversingsfrequentie
• Nieuw:
Push
methode
– MyTimetable
initieert
verversing
– Nu:
dagelijks
– Nu:
bij
veranderen
profiel
– Binnenkort:
alleen
roosterwijzigingen
doorvoeren

33. Ondersteuning
voor
§ Microsoft
Exchange
(on
premises)
§ Microsoft
Office
365
§ Google
Apps for Education
§ Google
Calendar
§ Nog
niet
geïmplementeerd:
§ Outlook.com

34. Opt-­‐in
/
out-­‐out
/
verplicht
Opt-­‐in
• Gebruiker
koppelt
eenmalig
in
MyTimetable
Opt-­‐out
• Koppeling
standaard
ingeschakeld
• Gebruiker
kan
koppeling
uitschakelen
Verplicht
• Instelling
verplicht
gebruik
• Gebruiker
kan
koppeling
niet
uitschakelen

35. Privacy
&
Security
§ Hoe
verkrijgt
MyTimetable
toegang
tot
agenda?
§ Beste
scenario
Exchange
/
Office
365:
§ Delegation-­‐rechten
voor
service
account
§ Scenario
bij
Google
Apps for Education:
§ OAuth: expliciete
toestemming
door
gebruiker
§ Toegang
centraal
geregeld
door
instelling

36. Wie
en
wat
nodig
voor
implementatie
§ IT:
technische
ondersteuning
(service
accounts,
et
cetera)
§ Security
Officer:
controle
/
check
§ Helpdesk
&
gebruikersondersteuning:
handleiding
/
instructie
volstaat
§ Bij
opt-­‐out
/
verplichte
koppeling:
check
JZ
op
reglement

37. Wie
en
wat
nodig
voor
implementatie
§ Eindgebruiker:
heeft
normaal
gesproken
genoeg
aan
helppagina
§ Roosteraar:
waarschijnlijk
geen
impact
(afhankelijk
van
takenverdeling)

38. Samengevat
§ Voordelen
directe
koppeling
rooster
met
agenda:
§ Complete
agenda
i.v.m.
beschikbaarheidsinformatie
§ Presence zichtbaar
in
Lync
/
Skype
for Business
§ Verversing
onder
controle
§ Opt-­‐in
vs.
opt-­‐out
vs.
verplichte
koppeling
§ Security:
minimale
toegang
tot
gevoelige
gegevens
§ Ondersteuning
voor
Exchange,
Office
365,
Google
Apps for Education en
Google
Calendar
§ Off-­‐the-­‐shelf beschikbaar

39. Contact
Rik
van
Wijk
rik.vanwijk@hu.nl
Marco
Krikke
marco@eveoh.nl
https://mytimetable.net

40. Office
365
/
Exchange
§ Service
account
met
impersonation rechten
§ Mag
alles:
mail
lezen,
alle
afspraken
wijzigen

41. Office
365
/
Exchange
§ Service
account
met
delegation rechten
§ Alleen
leestoegang
tot
agenda
§ Wijzigen
en
verwijderen
‘eigen’
afspraken
§ Toegang
tot
agenda:
§Vooraf
ingesteld
door
instelling
§Door
gebruiker
in
te
stellen
(eenmalig
user/pass
invoeren)

42. Google
Apps for Education
§ OAuth met
expliciete
instemming
gebruiker
§ Toegang
centraal
geregeld
door
instelling