Features:                                                                             Recruiting and Applicant Tracking ...
 Target Market Zoho Recruit has taken a two‐tier approach towards the staffing industry.  It develops an applicant trackin...
  Total Cost of Ownership Eval‐Source  has  identified  18  key  areas  that  organizations  should  consider  when  purch...
   Functional Modules Zoho Recruit consists of seven modules: Candidate Sourcing, Resume Management, Job Requisition Manag...
         Sales and Recruiting. Zoho CRM helps to Identify and acquire your customers ‐ from creating leads to converting  ...
           contacts  from  other  e‐mail  systems.  You  can  send/receive  emails  not  only  with  Zoho Mail  client,  b...
  • Real‐time collaboration • The use of Google Calendar and Appointments to track events and interviews  Network Security...
   Conclusion Zoho Recruit offers small organizations an effective tool with which to automate and customize their busines...
                 About GetApp.com http://www.getapp.com GetApp.com  is  a  business  software  app  store  for  buyers  of...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

Zoho Recruit Analyst Review


Published on

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Zoho Recruit Analyst Review

  1. 1.   Features:       Recruiting and Applicant Tracking (Resume Management, Candidate   Management, Client and Contact Management)                         Industry:    Non Specific   Customers:  Small and Medium Business (Staffing Agencies, HR Departments)     Geography:  All markets   Languages:  English, Italian, German, Russian, French, Spanish, Dutch, Korean, Portuguese, Swedish, Polish Cost:  Free 1 Recruiter, Standard Edition starting at 12US$/Recruiter/Month  Review methodology This  review  constitutes  an  analysis  based  on  a  product  demonstration  and  software  review  by  qualified  system software  experts  at  Eval‐Source  The  demonstration  Eval‐Source  received  from  the  vendor  was  based  on  their  own custom vendor script, designed to validate and/or disprove vendors’ claims. The script was specifically prepared to identify functionalities and form an impartial analysis and software review for Applicant Tracking. Business Problems Addressed Zoho Recruit is a unique module in the Zoho platform, which provides solutions for a specific industry type, namely job sourcing and recruitment.  Organizations depend greatly on internal and external recruiters to find them people with specific skill sets and experience.  Due to the high demand for these recruiting services, small recruitment firms are  very  prevalent.  With  so  many  independent  recruiting  firms  on  the  market  and  the  adoption  of  internal  HR recruiters, business management systems have become essential so that companies can stay competitive, manage processes and collaborate effectively.  Business problems for the recruiting industry can be divided into two components: internal and external recruiting.  External  recruiting  signifies  an  independent  firm  or  staffing  agency  that  manages  different  clients  and  fulfills  their sourcing requirements.  Internal recruiting refers to organizations that have a team or department on staff to fulfill the company’s sourcing needs.   When  looking  at  external  recruiting,  a  firm  must  manage  their  candidates,  clients  and  job  orders.    These  three elements  are  core  aspects  of  recruiting.  To  be  effective  in  the  field  of  recruiting  scheduling,  prioritization, collaboration and candidate management, clients and job orders must be handled with ultimate efficiency in order for the company to remain competitive and retain business. Firms must be able to access, update, categorize and schedule their clients, associated job orders and candidates accordingly, and each recruiter must have full visibility of these processes.  A major challenge in recruiting is consolidating every candidate’s resumes in one location and being able to access and update their information at any time. Zoho Recruit provides a solution to this problem.  When  looking  at  internal  recruiting,  the  client  is  taken  out  of  the  equation  and  the  company  must  manage candidates  and  job  orders.    Candidate  sourcing,  resume  management  and  scheduling  are  key  issues  that organizations must address when bringing in an internal recruitment department.  Whether sourcing is internal or external,  applicant  tracking  is  the  common  component  that  must  be  managed  and  executed  effectively.  Zoho Recruit provides solution to both these problems Zoho Recruit Review      25/02/2011 
  2. 2.  Target Market Zoho Recruit has taken a two‐tier approach towards the staffing industry.  It develops an applicant tracking system for staffing agencies, independent recruiters and internal HR departments.  Zoho Recruit targets staffing agencies, independent recruiters and organizations that do not have the resources and budget for on‐premise solutions but that need a system for applicant tracking.  Zoho Recruit caters to staffing agencies and organizations with employees in different locations that need to access, manage and collaborate/share? information under one solution.  Staffing agencies that consist of 5‐10 recruiters are ideal candidates for Zoho Recruit as it can provide the functionality and best practices required for this size of staffing agency through the application.   Zoho  Recruit  caters  for  companies  with  200‐350  employees  and  an  internal  staffing  department  of  about  4‐7 recruiters.  It  can  also  provide  functionality  for  organizations  planning  to  incorporate  recruiting  as  an  internal department in order to avoid agency fees and control costs.  Any independent recruiter can use Zoho Recruit as a tool with which to manage clients, candidates and job orders.  The  corporate  version  for  Zoho  Recruit  has  identical  functionality  to  the  Standard  Edition  but  excludes  the  Client module.  This is not required for organizations that manage their own recruiting and staffing functions.   Zoho Recruit targets organizations such as:  • Small and Medium sized Recruiting firms  • Companies with recruiters in many locations for collaboration and document management purposes  • Staffing Agencies and Temp Staffing  • Executive Search Firms  • Corporate HRs  Pricing model Zoho  Recruit  consists  of  two  simple  pricing  models:  the  Free  and  the  Standard  editions.    The  Applicant  Tracking System  for  HR  includes  the  full  functionality  of  the  Standard  edition  without  the  client  module,  which  is  used  for external purposes.  Add‐on options include storage, Zoho Mail, Resume Parser and Resume Grabber. The following editions are priced as follows: Free Edition  • Up to 5 job openings Free ‐ Sign‐up required   • No product customization capabilities (Add‐on Storage 1GB:  $3 month)  • Up to 5 email templates, (Add‐on Zoho Mail:  $5/Recruiter/month)  • Up to 250MB storage per organization (Add‐on:  RChili Resume Parser $6/Recruiter/month) Standard Edition   $12/recruiter/month (Add‐on Storage:   1GB $3 month)  • Unlimited job openings  • Product customization (Add‐on Zoho Mail:  $3/Recruiter/month)  • Mass emails upto/250 a day (Add‐on:    RChili Resume Parser $6/Recruiter/month)  • Unlimited email templates (Add‐on:  Resume Grabber ‐ Customers get 20% off ‐  • Search inside candidate attachment sold separately)  • Up to 1GB storage per organization Zoho Recruit Review      25/02/2011 
  3. 3.   Total Cost of Ownership Eval‐Source  has  identified  18  key  areas  that  organizations  should  consider  when  purchasing  SaaS  and  cloud technology.    These  items  reflect  areas  that  will  determine  the  monthly  cost  of  the  subscription.  The  component checklist below demonstrates how Zoho Recruit fared:  1. Tenancy ‐ Multi or Single:    Multi‐tenancy  2. Cloud Structure Public or Private:  Public  3. Subscription Terms:     Monthly and Yearly  4. Data Center – Online/Offline    Online  5. Data Security standards by vertical:   No  specific  verticals,  data  security  at  network  level.  See  https://www.zoho.com/privacy.html for full details  6. Business Continuity / Data Recovery  Yes  7. Encryption Type:       128/256 bit SSL encryption  8. Version release schedule:    Customer feedback incorporated into new releases  9. Current Version Released:    2.0   10. Session Management:      Yes  11. Application Level Security:    Yes    12. Are there any User Limits:   No    13. Offer data migration services:    Yes (on request for additional charges)  14. Offer free trials/sandbox testing:   Yes upon request  15. Application customizable by user:  Yes (Change Logo, Time zone, Tabs, Fields, Page layout, Customer     Portal Home Page, Search Layout)  16. Application customizable by vendor:      Yes upon customer request for additional charges   17. Is there a setup fee (admin fee):    No   18. Charge for additional space:       Yes see pricing chart  Solution Analysis Organizations  should  be  aware  of  the  type  of  software  selected  for  their  recruiting  and  human  resources requirements  as  they  vary  greatly  in  this  space.    When  selecting  a  recruiting  and  human  resources  software application,  organizations  should  be  alert  to  what  types  of  requirements  are  actually  needed  and  differentiate between  “must  haves”  and  “wants”.  Most  importantly,  they  should  ascertain  whether  the  software  solves  the business problems it should. Zoho Recruit Review      25/02/2011 
  4. 4.    Functional Modules Zoho Recruit consists of seven modules: Candidate Sourcing, Resume Management, Job Requisition Management,  Client and Contact Management, Business Process Automation, Calendar/Event Tracking and possibly three add‐on modules of Zoho Mail, Resume Grabber and R‐Chili Resume Parser.  In order to gain a  better  understanding of ZOHO Recruit,  we  will analyze each module’s functional capability.    A  brief description details the functional capabilities and key features found within these modules:  Candidate Sourcing – This module allows the organization to gather resumes from multiple sources and manage  them  from  a  single  place.  Being  able  to  search  candidates  specific  to  job  requirements  simplifies  the  overall  sourcing process, making them easier to reach and manage.  The  Candidate  Sourcing  module  includes  convenient  features  like  embedding  of  resume  forms,  creation  of  hotlists, bulk candidate import/export, mass mailing functionality and candidate status tracking.  These features  allow the recruiter to track the entire lifecycle of the recruiting process specific to each candidate.    Having  the  functionality  to  create  a  hotlist  enables  companies  to  prioritize  the  urgency  of  positions.  Once  a  position is categorized as “hot”, recruiters can take action to quickly fill the position by sourcing new candidates  or create a mass mailing list that matches specific candidates to an opportunity.     Resume  Management  ‐  The  Resume  Management  module  allows  for  effective  management  of  resumes  including gathering, scheduling interviews and enables users to add notes and log capabilities.  A  major  problem  that  organizations  face  is  how  to  collect  resume  information.    Zoho  Recruit  solves  this  by  enabling a web‐form to be created on the user’s website, which is directly inputted into the Recruit application.  Zoho  provides  the  source  code  for  this  operation  so  that  companies  with  limited  IT  personnel  can  easily  automate this process. Candidates can be tagged to facilitate specific categorization.  The  flexibility  of  Zoho  Recruit  allows  for  interview  scheduling,  candidate  activity  logging,  alert  notifications,  candidate locking and creation of candidate history, encompassing all changes made to the resume and status  updates as they occur. Zoho Recruit makes Onboarding easy. You can quickly convert the selected candidates to  employees and make them productive members of your organization. Once converted, the employee details are  automatically  added  to Zoho  People,  where  you  can  track  the  employees  progress,  leave  details,  training  details, etc.    Job  Requisition  Management  –  This  module  manages  all  aspects  of  the  job  order  within  Recruit.    Typical  functions for this module include creation and publishing of job openings and document management.   Job orders can be customized to specific criteria stipulated by the hiring manager or client and published to a  user’s  website.    Once  the  web‐form  captures  that  information,  it  becomes  available  for  use  within  Recruit.  Requisitions allow any supporting documentation from the client, notes or attachments to be appended to the  file.   Client  and  Contact  Management  –  As  the  name  implies,  this  module  manages  clients  and  client  contacts.  The  Client  Contact  module  also  serves  as  a  document  management  area  in  which  companies  can  attach  any  documentation  specific  to  a  client  in  terms  of  contracts  and  other  necessary  documents,  such  as  supplier  regulations,  service  level  agreements  or  compliance  based  documents.  A  central  repository  for  client  information companies can tag and categorize their information and export data in the form of Excel, CSV, TSV  etc. files for back up purposes or to create additional reports. Zoho CRM Integration bridges the gap between Zoho Recruit Product Review      25/02/2011 
  5. 5.    Sales and Recruiting. Zoho CRM helps to Identify and acquire your customers ‐ from creating leads to converting  them to business opportunities and finally to signing them ‐ and getting paid!  Once the right Clients and Client  contacts are identified for the organization, the recruitment process is handled by Zoho Recruit. For more details  refer to: http://www.zoho.com/recruit/applicant‐tracking‐system‐with‐crm.html    Business Process Automation  – This module allows organizations to customize their business processes within  Zoho  Recruit.    A  major  problem  Recruit  solves  is  the  automation  of  disparate  workflows  that  are  often  duplicated throughout an organization.  The drag and drop capability, ability to customize fields, custom status,  creation of workflows, mail alerts and logo customization are tools used to automate and manage workflows.   Calendar and Events Tracking – This module enables recruiters to track candidates and employees by roles, job  openings,  colleagues  and  active  and  locked  candidates  and  provides  an  overview  of  all  occurring  events  and  interviews  according  to  statuses  that  are  created.  Employees  can  check  the  status  of  colleagues  within  this  module, which proves especially useful when recruiters are based in different locations and employees are not  familiar with one another.     R‐Chili  Resume  Parser  (Optional  add‐on  module)  –  The  R‐Chili  Resume  Parser  further  automates  Zoho  Recruit  and is available for the Free and Standard editions.  When receiving resumes from many different sources, the  formats  are  often  unusable  and  gathering  specific  information  becomes  difficult.    R‐Chili  Resume  Grabber  aggregates  multiple  candidate  specific  details  from  these  sources  and  seamlessly  integrates  them  to  Zoho  Recruit. Fields can be mapped automatically once they are setup and can accept DOC, DOCX, PDF, RTF TXT and  HTML  formats.    This  option  reduces  manual  entry  and  allows  for  organizational  efficiency  thanks  to  its  centralized database.  E‐Grabber Resume Parser (Optional add on module) ‐ This module is sold separately and is only available with  the Standard Edition. However, customers receive a 20% discount when combined with Zoho Recruit.  E‐Grabber  Resume  Parser  is  a  resume  data  entry  tool.    It  automates  data  entry  tasks  such  as  name,  postal  code,  email,  phone number etc and creates a new record in the database.  E‐Grabber can capture information from multiple  formats  and  sources  such  as  job  boards,  attachments,  folders  etc.  and  can  enter  information  directly  into  the  CRM system.   Zoho Mail Add‐On (Optional add‐on module) – The Zoho Mail add‐on allows organizations to fetch emails from  Zoho  Mail to  Zoho  Recruit, view emails pertaining to candidates and interviews through the Recruit  interface,  share  email  and  user  drop‐down  lists  and  view  all  reply  options,  as  the  communication  between  Mail  and  Recruit  is  bidirectional.  Zoho  Recruit  doesnt  restrict  you  from  emailing  your  candidates,  clients  and  clients Zoho Recruit Product Review      25/02/2011 
  6. 6.    contacts  from  other  e‐mail  systems.  You  can  send/receive  emails  not  only  with  Zoho Mail  client,  but  also  from other email Clients like Gmail, Yahoo, etc.    While  the  Activities  Stream  is  not  a  module,  it  provides  additional  functionality  to  allow  role‐based  user  sign‐on  that enables multiple levels of system security. Additionally, users can browse all candidate and client information, view all job openings, view active candidates, check colleague information and schedule candidate interviews.   Additional features include mass mailing list creation to notify potential candidates of open opportunities, data export capabilities in the form of ZIP files, creation of logs and history for candidates, interviews and clients, advanced search capabilities by allowing users to select specific search criteria, tagging for organizational categorization for candidates, clients and job orders, charting to see open job orders in a graphical format, and auditing – which allows a history to be captured for all activities and tasks within the software.    Technical Specifications Zoho Recruit integrates to Zoho Mail, Zoho CRM, any POP email services such as Gmail, Yahoo and Hotmail etc. Google Apps, Corp‐Corp, Zoho Writer, Zoho Sheet and any other system through its REST API. Upcoming version plan to include social media integration and other major Job Board like LinkedIn, Indeed and Simplyhired.  Client  and  Contact  data  can  be  exported  directly  from  Zoho  CRM  into  recruit  so  that  double  data  entry  is  eliminated.  Since the data flow is bidirectional, customers may also access from the ZOHO CRM or Recruit application.  This works the same way for Zoho Writer, Sheet and Mail.  Zoho  Recruit  also  features  integration  with  Corp‐Corp.    This  service  is  sold  separately  but  can  be  bundled  with  your monthly  subscription.  For  special  offers  refer  to http://www.zoho.com/recruit/post‐jobs‐corp.html  This  feature  allows the creation of a job posting and candidates are then provided based on requirements.  The user pays for retrieval of identified candidates.  Google Apps Integration  Zoho  Recruit  is  available  from  the  Google  Apps  Marketplace  as  an  add‐on  to  Google  Apps.    Google  Apps  integration allows for the following features: • Single application sign on using Google Apps  • Access to Google Contacts, Users and Calendar information in a centralized place   • Import of Google Contacts into Zoho Recruit Zoho Recruit Product Review      25/02/2011 
  7. 7.   • Real‐time collaboration • The use of Google Calendar and Appointments to track events and interviews  Network Security In order to keep data protected Zoho offers 128/256‐bit SSL data encryption. To further secure data, multiple intrusion detection and intrusion prevention measures are included on the Zoho servers. The Zoho network security strategy also incorporated  a  secured  sliced  down  operating  system  that  minimizes  vulnerabilities  and  offers  virus  scanning  when importing from extraneous programs.   Quick Glance Specifications Web browser optimization:  Internet Explorer 7+, Firefox (2+), Google Chrome and Safari. Flash Player for Charts API’s provided:       Provides REST API’s, which allow developers to design push or pull data to and from  applications. The open API also enables other services to be integrated to Recruit  Safe Harbor Compliant:    Yes, both American and European Business  Continuity/Redundancy:  Distributed  SaaS  grid  architecture.  Network,  cooling,  power  redundancy,  and  Internet failovers and geo mirroring at off‐site locations are part of security practices. Security practices include:   Distributed SaaS grid architecture. Network, cooling, power redundancy and Internet  failovers and geo mirroring at off‐site locations Zoho Recruit Product Review      25/02/2011 
  8. 8.    Conclusion Zoho Recruit offers small organizations an effective tool with which to automate and customize their business processes without  a  large  price  tag  or  expensive  system  management  costs.  Zoho  Recruit  is  a  comprehensive  applicant  tracking system  that  incorporates  the  functionality  of  candidate  sourcing,  resume  management,  job  requisition  management, client and contact management and calendar event tracking for internal and external recruiters.   By compounding/combining disparate tasks into one application, it solves many of the pain points typically experienced by  smaller  companies  and  internal  HR  departments.    Zoho  Recruit  includes  integration  to  Zoho  Mail,  Zoho  CRM  and Google  Apps.  This  integration  offers  recruiting  and  applicant  management  capabilities  to  extend  suite  functionality.  A single point of entry/entry point for entering/keying in client information and one interface with which to interact for scheduling,  applicant  tracking,  client  interaction,  and  contact  management  is  a  beneficial  feature  for  all  users  as  it greatly simplifies application usage.  Zoho Recruit is tool that internal and external recruiters can use in their organization that will implement best practices and  enhance  business  processes.    Because  of  the  array  of  functionality  for  applicant  tracking,  Zoho  Recruit  will  help staffing  agencies  and  hr  departments  become  more  efficient  and  automate  many  manual  processes.   The  ability  to  consolidate  and  manage  resumes  and  candidates  with  collaborative  functionality  in  one  application  is  a major benefit of Zoho Recruit. The deliver model of Zoho Recruit is also ideal for the size of staffing agency or company it caters for.  It offers a low cost of entry without a major need of IT resources and upfront investment for a software system.  Whether you are an independent recruiter, a staffing agency or an organization with an internal recruiting department, Zoho Recruit can offer an applicant tracking system to manage candidates, clients and job orders effectively.    Zoho Recruit Product Review      25/02/2011 
  9. 9.                  About GetApp.com http://www.getapp.com GetApp.com  is  a  business  software  app  store  for  buyers  of  enterprise  applications.  It  offers  a  simple  way  for  buyers  to  compare  and  evaluate applications and a low cost channel for providers to be found online. Software buyers come to GetApp.com for the convenience of researching enterprise  applications  in  one  place.  Application  providers  come  to  GetApp.com  to  reach  out  to  a  worldwide  audience  of  active  buyers,  receive qualified  traffic  to  their  website  and  sales  leads  relevant  to  their  target  markets.  GetApp.com  also  operates  AppDoubler,  a  software  partner network  dedicated  to  Cloud  applications,  where  vendors  offer  affiliate  opportunities  to  re‐selling  partners.  Please  visit  www.getapp.com and www.appdoubler.com for more information.  About Eval‐Source http://www.eval‐source.com  Eval‐Source is consulting firm that provides enterprise software selection and strategic consulting services for organizations to achieve success in their IT initiatives. Our Tru‐Eval selection system allows organizations to avoid IT failure, receive greater ROI and provide accurate decision support for enterprise software. Our strategic consulting practice encompasses cloud computing services, cloud evaluation services, technology planning and business process optimization.  Eval‐Source is an industry leader in the analysis of software technology and our thought leadership has placed us in the elite of consulting /analyst firms.  As technology changes the need to understand your options and find the best fit for your organization is more  important  now  than  ever  before.  What  sets  us  apart  is  our  unbiased  best  in  class  consulting  services  that  provide  our  clients  with  value, direction and success in selection, planning and optimization of their technology systems. Eval‐Source provides the professional services that put your needs first and allow you to achieve success in your IT initiatives. We are the source for your solutions. Zoho Recruit Product Review      25/02/2011