Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Mavenlink Analyst Review April 2011


Published on

Detailed Analyst Evaluation of Mavenlink Project Management solution. Prepared by Eval-Source for

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Mavenlink Analyst Review April 2011

  1. 1.    Features: Project Management & Collaboration, Time    Tracking, Billing & Invoicing, Google Apps and Paypal                Integration      Industry: Non Specific      Customers: Small and Medium Business    Geography: All markets    Languages: English  Cost: Free up to 3 projects, Starting at 39US$ / Month for unlimited projects  Review methodology This review constitutes an analysis based on a product demonstration and software review by qualified system software experts at Eval‐Source The demonstration Eval‐Source received from the vendor was based on their own custom vendor script,  designed  to  validate  and/or  disprove  vendors’  claims.  The  script  was  specifically  prepared  to  identify functionalities  and  form  an  impartial  analysis  and  software  review  for  various  features  of  Project  Management  and Collaboration. Business Problems Addressed Organizations of all sizes and types are leveraging technology to maximize resources and reduce operating costs. Today’s business  environment  has  enabled  companies  to  operate  virtually,  increasing  their  reach  and  lowering  their  costs. Companies  are  collaborating  more  frequently  with  internal  and  external  partners,  and  as  a  result,  distributed  project teams are in greater demand than ever before. The adoption of best practices has made project management a staple operation  within  a  company,  and  how  they  execute  project  management  initiatives  has  become  a  key  issue.  Project management  methodologies  ‐  including  the  very  nature  of  what  constitutes  a  project    ‐  are  constantly  changing.  This evolution  has  created  a  significant  need  for  project  management  solutions  that  are  intuitive  and  incorporate  the fundamental methodologies of project management.   The five phases of project management, as defined by the Project Management Institute (PMI), are initiating, planning, executing, controlling, and closing. Organizations that require project management solutions should always be aware of the  basics  of  their  internal  project  management  and  how  a  vendor’s  solution  addresses  these  five  phases  of  project management.  Organizations, independent consultants and service firms are networking with more business partners and contractors in  order  to  accomplish  tasks  and  execute  projects.  Working  with  several  contractors  and  business  partners  creates  a network of micro workers that must be managed in order for projects to be successful from start to finish.  Challenges in collaboration,  productivity,  execution,  financial  management  and  overall  management  of  projects  are  common obstacles  that  organizations  and  independent  consultants  face.  Client  interaction  must  also  be  managed  in  order  to deliver  a  successful  and  effective  project.    All  of  these  aspects  must  run  coherently  and  be  streamlined  in  order  to manage projects to optimum efficiency.     Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  2. 2.   Mavenlink is an  end  to  end Project Management software tool that is offered as a SaaS solution to organizations and service firms.  We will examine how Mavenlink provides project‐centric application solutions that address the common business  challenges  listed  above,  which  organizations  face  when  managing  projects.    This  solution  profile  will  take  a deeper  look  into  the  target  markets,  pricing,  usability,  solution  analysis  and  functionality  of  the  Mavenlink  project management software tool and deliver a holistic view of the solution.   Target Market Mavenlink caters to small to mid‐sized businesses that use external contractors and service firms with 1‐50 employees and  subcontractors.  Within  organizations  or  service  firms,  the  typical  user  would  be  an  Owner,  Managing  Director, Controller, Project Manager, and Team Leads but the solution can also apply to anyone who needs to manage a project from inception to completion.  As Mavenlink is a project‐based tool, it can cater to any vertical.   Mavenlink is a great software as a service for organizations that do not have a formal project management office (PMO), or employees with project management (PM) designations, such as certified project manager (PMP). It could fit the bill for  organizations  that  require  a  tool  to  manage  projects  but  that  may  not  have  employees  with  in‐depth  project management  skill  sets  or  experience.  That  said,  Mavenlink  is  also  a  robust  enough  tool  for  someone  with  a  project management background to use. Diving deeper into project management needs, Mavenlink focuses on project teams that need robust collaboration, time tracking,  expense  reporting,  on‐line  payment  execution,  invoicing  and  currency  localization  in  one  tool.    The  currency localization  can  serve  the  needs  of  businesses  and  service  firms  with  internationally  based  contractors  and  clients.  Mavenlink can also cater to any company or professional that utilizes Google Apps. Mavenlink’s integration capabilities mean companies can add easily project management functionality to their existing Google Apps infrastructure.   Common verticals that utilize the Mavenlink project management tool include:   • Marketing Firms  • Business Consulting  • Design Firms  • Legal Firms • Web Development Firms • Construction Companies   Pricing model Mavenlink is available in four editions; Free, Expert, Guru and Maven.  The four editions represent the full scale of the target market that this application addresses, from small to enterprise businesses. The various editions are priced according to individual project‐based needs. The following breakdown represents a quick pricing structure of the 4 editions and the main features within each edition.  A more detailed matrix of features and functions can be found in figure 2.  Figure 1.  Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  3. 3.      Total Cost of Ownership   For SaaS based applications, total cost of ownership is calculated differently from on‐premise. In our analysis we have  identified  11  items  that  should  be  included  when  calculating  the  total  cost  of  ownership  (TCO)  for  a  cloud  based  solution. This provides the starting point for determining the TCO over the application lifecycle and provides the basis  for  the  calculation  of  ROI.  In  a  SaaS  based  offering  usually  these  items  are  included  and  if  not,  organizations  should  inquire as to how it is priced in addition to the monthly subscription fee. Are these components included the SaaS subscription?  • Hardware                  Yes  • OS Licenses           Yes  • Database Licenses         Yes  • Middleware Licenses         Yes  • Software Licenses         Yes  • Software Support        Yes (Chat and Email Support)  • Hardware Maintenance       Yes    • Software Maintenance         Yes  • IT Operations           Yes  • Upgrades          Yes  • Training           Yes   SaaS Checklist Eval‐Source  has  identified  18  key  areas  in  which  organizations  should  consider  when  purchasing  SaaS  and  cloud technology.    These  items  reflect  areas  that  will  determine  the  monthly  cost  of  the  subscription.  From  the  component checklist below, this is how Mavenlink fared:  Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  4. 4.     • Tenancy—multi or single:    Multi‐tenancy  • Cloud structure—public or private:    Public  • Subscription terms:       See above for 4 editions and pricing packages  • Data center—online or offline    Online  • Data security standards by vertical:   256 SSL bit encryption site wide on all logged in pages  • Business continuity/data recovery:   Yes  • Encryption type:       256 SSL bit encryption site wide on all logged in pages  • Version release schedule:    Features released weekly  • Current version released:    [Mavenlink  does  not  number  releases  as  updates  and  upgrades  are  Features are released regularly]  • Session management:    Yes  • Application level security:    Yes  • User limits:         No  • Offer data migration services:    Exports of Project Workspaces, Invoices and Time Tracking data  • Offer free trials/sandbox testing:     Yes, there is a thirty‐day trial on all plans  • Application customizable by user    Yes, custom branding available for all paying subscribers  • Application customizable by vendor    Customer Driven Development  • Setup fee (admin fee):      No  • Charge for additional space:     $9 per extra 10GB  Solution Analysis Mavenlink  is  a  solution  that  enables  collaboration,  conduction  of  business  through  its  transactional  nature  and  is customizable through personal branding from a single application. It is separated into several functional areas: Project Workspace,  Project  Tracker,  Email  Integration,  Trusted  Networks  and  Dashboards.  It  also  has  the  ability  to  integrate seamlessly with Google Apps (see the technical specifications section). Each  functional  area  contains  specific  project  management  functionality.  The  following  areas  will  be  examined  and  a brief description will accompany the main features within each area.  Functional Areas The Project Workspace provides an efficient way to manage project communications, documents, schedules, budgets and payments in one place.  Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  5. 5.     • Email Invitations – Allows you to invite colleagues and clients into a secured custom workspace   • Transactions – Allows payments from customers online. Due to a partnership with PayPal, customers are eligible for a  35% discount on PayPal fees  • Project History – Since all tasks are centralized all collaboration, comments and documents are captured and updated   in one place for easy tracking  • Team – Part of the collaboration functionality. This allows you to grant clients and colleagues secured access to your  workspace while ensuring privacy   • Payment Logs ‐ Allows you to track all project expenses and invoices against the project budget or charter.  A good  feature for managing project expenses and outlays   • Private Messaging – Allows for private communications between colleagues and clients   • Permissions – Allows the administrator to assign rights to individual users   • Invoice – Enables invoices to be created directly from the application for tracked time, materials and other expenses   • File Sharing ‐ Allows for sharing multiple files across all project users of up to 20GB   • Scheduling ‐ Allows for scheduling and timetable creation which is compatible with Google Calendars   • Change Orders – Allows for changes to projects and real‐time buy‐in to occur while informing the correct project  participants Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  6. 6.     • View Files – Enables files to be instantly viewed using Scribd technology and any other documents to be shared within  the project workspace   • Budget – Allows allocation of a project budget in almost any currency    • Real‐Time Messaging – Allows for instant collaboration within the project workspace via email   • Filters – Allows for flexible search options to sort any type of project detail by user and status  • Time Tracking – Allows for tracking any project‐related time, be it billable or not  The  Project  Tracker  functional  area  allows  for  creation,  assignment  and  progress  tracing  including  tasks,  deliverables and milestones. The Project Tracker functional area consists of the following functionalities: • Management of all project activities • Status Progress – Allows communication of each step, task, milestone for any stage of the project • Responsibility Assignment – Allows for assignment of stakeholders and tracks accountability • Link Conversations – Allows association of tasks, discussions and documents within the project   The Email  Integration functional area enables users to view and respond to project or network activities via email, or from mobile devices. Any change in project status is communicated through email via notifications. The notification can be  responded  to  directly  from  the  email  or  an  email  digest  can  be  created  for  group  activities.  This  functionality  is extended to mobile devices so that real‐time collaboration is perpetuated.   The  Dashboard  functional  area  enables  the  user  to  cater  to  their  preferences  for  any  type  of  project  activity.    These dashboards can include project feeds, activity feeds, dashboard bar and message center configurations.  The Trusted  Networks functional area provides a secure area for collaboration with colleagues and clients.  The Public Page permits full project details to be shared with all members and external freelancers.  An added bonus to the Trusted Networks functionality is that pages are indexed to increase online visibility via search engines.     A detailed feature/function matrix highlights the capabilities of each edition.  Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  7. 7.     Figure 3.  Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  8. 8.   Mavenlink is project‐based software, which allows organizations to control projects from end to end including invoicing.  This high‐level visibility enables the organization to focus on the status of the project so that major stakeholders can be informed  and  equipped  with  the  most  up  to  date  information  on  any  project.  The  accountability  that  this  provides ensures  that  projects  are  not  neglected  and  can  be  executed  effectively.    Internal  and  external  colleagues  can collaborate  and  use  the  secure  workspace  to  foster  consistency  and  accountability  and    ensure  successful  project completion.  The Dashboards permit any type of status updates pertaining to the project, which may be filtered by user, status,  project  or  milestones.  These  are    just  a  few  of  the  customizations  that  users  can  configure  and  tailor  to  their personal preferences. Below  is  an  example  of  Project  [Overview]  detailing  milestones  and  project  updates  and  statuses.    This  is  one configuration  view  of  the  dashboards  available.    This  view  allows  stakeholders  to  keep  abreast  of  project  activities  so they can react accordingly.   Figure 4.   Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  9. 9.   For project‐based software, any status or activity is emailed to your personal email so that you are always in the loop. If this becomes too cumbersome for larger projects, all activities can be merged into a daily activity digest that compounds the  day’s  activities  in  one  email.    When  a  notification  email  is  sent  to  users  for  specific  tasks,  individuals  can  reply directly to the email, which automatically connects them to the project workspace, making the software easier to use.   As this is a secured project workspace, collaborations can be kept private between individual users to ensure privacy and are not shared to the overall project. User security features enable the Project Administrator to control and monitor all project activity but only display information appropriate to the entire project.   Once project billing has been created and tracked, PayPal integration is offered as a payment option for clients.  This is as easy as associating your PayPal account to Mavenlink. This feature is also very useful for paying external consultants. The instant invoice history created through the single interface means all financials can easily be tracked for later use, thus simplifying the use of multiple systems.  Some project software do not incorporate billing functions and timesheets, so information usually has to be exported to a separate financial application. A few key strengths of the Mavenlink project based software application are as follows:  • Expansive – The comprehensive nature of the application allows organizations to manage projects from inception to  completion.  The  platform  combines  project  management,  workforce  collaboration,  time  tracking,  invoicing,  online payments, Google Apps integration, scheduling, budgeting, custom branding capabilities and the ability to  create trusted referral networks in one workspace.     • Custom Branding – This functionality allows the users to custom brand the workspace to incorporate the look and feel  of their own site so that invited colleagues feel comfortable and secure within a trusted environment.    • Intuitiveness  –  As  Mavenlink  is  project‐based,  all  features  and  functions  have  been  created  to  complement  the  project  lifecycle  from  inception  to  billing.    Relating  these  functions  to  PMI  methodology  makes  project  completion easy for a single user as well as for larger project teams. The application interface allows users to  quickly  scan  project  updates  and  changes  either  by  project  stream  or  via  several  different  dashboard  layouts,  which  enable  the  key  stakeholders  to  control  all  aspects  of  the  project,  keeping  it  on  time  and  on  budget.   • Security – The 256 SSL encryption on all logged pages provide a solution for highly regulated industries such as law  practices  (client/attorney  privileges)  and  health  services  such  as  Hippa.  Each  project  workspace  can  be  configured  according  to  the  access  level  of  invited  guests.    The  different  levels  of  application  and  session  management allow for controlled access for companies that use contingent workforce resources.    Technical Analysis Google Apps Integration  Mavenlink  is  deeply  intertwined  with  Google  Apps  as  it  integrates  seamlessly  to  Google  Docs,  Calendar  and  Contacts. This  is  part  of  off  the  shelf  integration  and  can  be  easily  incorporated  by  following  the  configuration  wizard  within Mavenlink to associate Google Contacts, Calendar and Docs, which takes only minutes. Google Apps integration can be easily accessed through the project workspace and can be regulated by assigning the appropriate permissions for either edit or read status to the project.  The software also has the ability to link the message document to the Project Tracker.  This  deep  integration  enables  a  Google  Apps  infrastructure  to  be  extended  to  encompass  also  project  management capabilities. The Google Apps integration allows for the following functions: Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  10. 10.   • Easier file sharing and document collaboration – through Google Docs • Sync milestones and project dates using Google Calendar • Leverage Google Contacts by using the contacts to invite colleagues to a project     There are no set up or administration fees for signing up with Mavenlink, nor are there additional fees to release and extract personal data upon contract termination. Data created can be exported using CSV or PDF formats, which prevent any vendor lock‐in. Paypal Integration PayPal  is  a  key  integration  for  Mavenlink  as  it  permits  online  payment  of  invoices  that  are  created  inside  Mavenlink.  Clients can click a button, provide the appropriate Paypal credentials and then fully or partially pay any invoices created within  Mavenlink  directly  to  the  provider.    The  provider  receives  the  funds  (minus  the  Paypal  fees)  directly  to  their Paypal account.    Quick Glance Specifications  Web browser optimization:  Chrome, Firefox, Safari, IE APIs provided:    Open API Security practices included:    All areas of the site behind login are secured using SSL 256 bit encryption.  TRUSTe App Data Privacy Certified.    Conclusion   Project  Management  is  becoming  more  commonly  used  to  streamline  and  execute  business  initiatives  within organizations.  Because  project  management  can  be  applied  to  many  different  verticals  and  any  type  of  business  the need  to  adapt  a  software  tool  is  a  prerequisite  for  success.  Mavenlink  is  a  project  management  tool  that  combines extensive  functionality  with  a  very  smooth  and  intuitive  interface.  The  delivery  model  as  a  Saas  solution  means Mavenlink can be easily adopted by a company as the main a tool with which to manage projects. With the integration to Google Apps, Mavenlink can further its functionality.  Mavenlink  is  a  good  fit  for  small  enterprises  without  a  PMO  or  certified  PMPs  on  staff.  Its  application  provides  a common sense approach to creating projects and tasks, scheduling, planning, and collaborating in order to complete a project.  The  secure  project  area  provided  by  Mavenlink  and  its  approach  to  email  based  project  messaging  ensures projects  tasks  are  not  overlooked  and  are  fully  visible  to  all  project  participants  based  upon  user  access  rights.  This application enables organizations to manage projects without hassle, thereby lowering administrative costs.  A  key  differentiator  for  Mavenlink  in  the  project  management  space  is  its  tight  financial  integration.  Smaller organizations that utilize remote workers can easily calculate sub‐contractors time, project resources, project budgets and expenses without ever leaving the application. It is a tool that not only tracks and manages the project billing, but can also issue invoices directly from the application, which reduces overall administration and simplifies the accounting process.    Mavenlink Product Review      05/04/2011 
  11. 11.                  About  is  a  business  software  app  store  for  buyers  of  enterprise  applications.  It  offers  a  simple  way  for  buyers  to  compare  and  evaluate applications and a low cost channel for providers to be found online. Software buyers come to for the convenience of researching enterprise  applications  in  one  place.  Application  providers  come  to  to  reach  out  to  a  worldwide  audience  of  active  buyers,  receive qualified  traffic  to  their  website  and  sales  leads  relevant  to  their  target  markets.  also  operates  AppDoubler,  a  software  partner network  dedicated  to  Cloud  applications,  where  vendors  offer  affiliate  opportunities  to  re‐selling  partners.  Please  visit and for more information.  About Eval‐Source http://www.eval‐ Eval‐Source  is  a  consulting  firm  that  provides  enterprise  software  selection  and  strategic  consulting  services  that  help  organizations  to  achieve success in their IT initiatives. Our Tru‐Eval selection system allows organizations to avoid IT failure, receive more ROI in technology spend, reduce project  life‐cycle  lengths  and  provide  accurate  results  in  order  to  make  the  best  decision  for  their  company.   Our  strategic  consulting  practice encompasses cloud computing services, cloud evaluation services and business process optimization.  Whether you have an existing system that is not performing up to par or need advice on a cloud computing strategy and technology direction, Eval‐source can provide the necessary guidance for your IT initiatives.  Our leading‐edge selection and business process optimization services and consulting services make your life easier when it comes to acquiring enterprise software and achieving greater technological success, realizing ROI and lowering IT failure rates all from impartial third party analysts.  Mavenlink Product Review      05/04/2011