Zoho Projects Analyst Review


Published on

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Zoho Projects Analyst Review

  1. 1.    Features: Project Management & Collaboration, Task  Management, Time Tracking & Billing, Calendar &  Meeting, Bug Tracker    Industry: Non Specific      Customers: Small and Medium Business  Geography: All markets      Languages: English, Spanish, Italian, Russian, Japanese,Portuguese (Brazil), Chinese, Danish, French, Polish,Turkish, Dutch, Swedish, Czech, Korean, GermanCost: Free for 1 project, Starting at 99US$ / Year forunlimited projects Review methodology This review constitutes an analysis based on a product demonstration and software review by qualified system software experts at Eval‐Source The demonstration Eval‐Source received from the vendor was based on their own custom vendor script,  designed  to  validate  and/or  disprove  vendors’  claims.  The  script  was  specifically  prepared  to  identify functionalities and form an impartial analysis and software review for various features of Project Management, Project Collaboration, Document Management, Task Management, Bug Tracking and Time Tracking. Business Problems Addressed In this era of cloud service‐oriented architecture (CSOA), organizations are faced with the dilemma of how to keep their existing  infrastructure  and/or  supplement  it  with  a  cloud  solution.  Organizations  have  now  accepted  the  cloud/SaaS technology  model  as  a  viable  IT  delivery  mechanism  for  products  and  services.  These  new  options  have  created  the opportunity for vendors to offer a wide assortment of applications, services, infrastructure, and even platforms as cloud solutions. Organizations  are  leveraging  technology  to  maximize  resources  and  reduce  operating  costs.  Today’s  business environment  has  enabled  companies  to  operate  virtually.  Companies  are  collaborating  more  frequently  with  many internal and external partners, and as a result, diversified project teams are in demand now more than ever before. The adoption of best practices has made project management a staple operation within a company as to how they execute project management initiatives. Project management methodologies—even the nature of what is considered a project—are constantly changing. This evolution has created a significant need for project management solutions to be intuitive and incorporate the fundamental methodologies of project management. The five phases of project management, as defined by the Project Management Institute (PMI), are initiating, planning, executing, controlling, and closing. Organizations that require project management solutions should always be cognizant of the basics of project management and how a vendor’s solution addresses these five phases of project management. It is  by  examining  what  your  organization  requires  to  execute  projects  and  matching  those  needs  to  the  appropriate software that you will find the best solution. Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  2. 2.   Zoho Corporation has created a platform that addresses the needs of small and medium businesses (SMBs) by offering 22  online  applications.  The  ability  to  use  a  web  browser  to  communicate  globally  has  reduced  the  need  for  project teams  to  be  centrally  located  and  under  one  roof.  The  Zoho  architecture  provides  the  correct  infrastructure  that incorporates  business,  collaboration,  and  productivity  applications  for  smaller  organizations.  This  product  solution review  will  analyse  the  Projects  module  from  Zoho  and  will  examine  functionality,  target  markets,  functional  and technical specifications, and the overall perception of the solution. Target Market Zoho  Corporation’s  main  target  for  the  Zoho  Projects  application  is  the  SMB  market,  but  it  does  offer  scalability  for larger firms. The Projects module can exist as a standalone or be integrated with rest of the Zoho business applications. It can also be integrated with Google Apps for extended functionality. Zoho Projects is targeted to organizations looking for  project  management,  collaboration,  and  bug  tracking  capabilities.  Zoho  Projects  can  cater  to  many  types  of businesses and industries as well as a variety of verticals. Organizations  that  require  management  of  one  or  multiple  projects  can  utilize  the  Projects  module  for  internal  and external project requirements where collaboration is needed. Zoho Projects is a great tool for organizations that do not have  a  formal  project  management  office  (PMO)  or  employees  with  project  management  (PM)  designations,  such  as certified  project  manager  (PMP).  For  organizations  that  require  a  tool  to  manage  projects  but  that  may  not  have employees  with  deep  project  management  skill  sets  or  experience,  Zoho  Projects  might  fit  the  bill.  That  said,  Zoho Projects is a robust enough tool for someone with a project management background to use. Zoho  Projects  supports  a  wide  range  of  languages,  including  Chinese,  Czech,  Danish,  Dutch,  English  (US),  French, German, Italian, Japanese, Polish, Portuguese, Portuguese (Brazil), Russian, Spanish, Swedish, and Turkish. Zoho Projects targets several types of organizations, but is not limited to these business models:  • Marketing, advertising, and PR firms  • Web development and Internet marketing firms  • Management and business consultants  • Professional services firms  • Consulting‐based business  • Organizations where project management, planning, tracking, and collaboration exist  • Organizations that need to manage internal and external projects  Pricing model Zoho  Projects  has  convenient,  flexible  payment  options,  namely,  Visa,  MasterCard,  American  Express,  and  PayPal.  A cheque transfer is also an option should you decide to pay yearly, and further discounts may apply. Cheque transfers are arranged by Zoho as another payment option. Zoho  Projects  is  available  in  five  editions  that  can  accommodate  any  level  of  enterprise.  These  five  editions  are  Free, Standard,  Express,  Premium,  and  Enterprise.  Three  add‐ons  of  Project  Wiki,  Project  Chat  and  Bug  Tracking  are available  for  further  collaboration  purposes.  The  Bug  Tracking  add‐on  is  available  only  for  Express,  Premium  and Enterprise versions. The pricing for Projects differs from the traditional user‐license model: the solution is charged by project,  not  the  number  of  named  users.  Projects’  pricing  is  based  on  the  number  of  concurrent  projects  that  your organization  requires.  This  model  allows  for  an  unlimited  number  of  users  in  each  project.  The  packages  scale  up depending on individual corporate project needs. Since it is a monthly service, there is no annual contract to sign, and therefore organizations can cancel at any time. Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  3. 3.   The pricing levels for the respective packages are as follows:  • Free: one project; unlimited users; (optional add‐ons Wiki, Chat) 1 Wiki, 1 Chat   • Standard: $12 per month; up to 10 projects; unlimited users; (optional add‐ons Wiki, Chat) 10 Wikis, 10 Chats  • Express:  $20  per  month;  up  to  20  projects;  unlimited  users;  (optional  add‐ons  Wiki,  Chat,  Bugs)  20  Wikis,  20  Chats, Bug tracking for 20 projects  • Premium:  $35  per  month; up to 50 projects; unlimited users; (optional add‐ons Wiki, Chat, Bugs) 50 Wikis, 50  Chats, Bug tracking for 50 projects  • Enterprise:  $80  per  month;  unlimited  projects;  unlimited  users;  (optional  add‐ons  Wiki,  Chat,  Bugs)  unlimited  Wikis, unlimited Chats, Bug tracking for unlimited projects   Zoho Projects charges by active projects. Archived and completed projects are not included in the monthly subscription to count toward open projects within the monthly subscription.  Total Cost of Ownership  Eval‐Source  has  identified  18  key  areas  in  which  organizations  should  consider  when  purchasing  SaaS  and  cloud technology.    These  items  reflect  areas  that  will  determine  the  monthly  cost  of  the  subscription.  From  the  component checklist below, this is how Zoho Projects fared:   • Tenancy—multi or single:    Multi‐tenancy  • Cloud structure—public or private:    Public  • Subscription terms:       Monthly and yearly  • Data center—online or offline    Online  • Data security standards by vertical:   No specific verticals, data security at network level. See  https://www.zoho.com/privacy.html for full details  • Business continuity/data recovery:   Yes  • Encryption type:       128/256 bit SSL encryption  • Version release schedule:    Not available  • Current version released:    Version 3.0  • Session management:    Yes  • Application level security:    Yes  • User limits:         None, pricing based on number of concurrent projects  • Offer data migration services:    Yes, for additional costs depending on current data and system needs   • Offer free trials/sandbox testing:     Yes (on request)  • Application customizable by user    Yes (only Logo, Themes, Date & Time formats, and Tab management)  • Setup fee (admin fee):      No  • Application customizable by vendor:       No  • Charge for additional space:     Yes, reasonable at $8/GB of space. This refers to the space consumed  by  documents  and  files,  not  the  application  based  functions  such  as  Chat, Wiki, task creation, milestones, etc.   As a part of the TCO equation Eval‐Source has identified 11 further components that organizations should investigate in regards  to  the  monthly  subscription  price.  In  a  SaaS  based  offering  usually  these  items  are  included  and  if  not, organizations should inquire as to how it is priced in addition to the monthly subscription fee.  The monthly subscription only includes application services. Others concepts are intrinsic to the SaaS Grid.   In addition, On‐line demos are available upon request.  Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  4. 4.   The matrix below presents the different packages and a feature function list of what each package includes, along with pricing. Figure 1. Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  5. 5.    Solution Analysis Zoho  as  a  company  is  well  diversified  in  its  global  reach,  as  can  be  seen  by  the  16  languages  in  which  its  business applications are offered. The customer demographic in terms of usage is as follows: North America, Europe, Asia, South America,  Australia,  and  Africa,  respectively.  The  ability  to  globally  support  multiple  countries  suggests  a  complete infrastructure, especially for its data centres.  See the technical section of this analysis for further details on security. A PM software solution should provide an infrastructure, framework, and methodology and should facilitate the tasks associated with PM. Zoho Projects is an intuitive application that offers the small or medium business a framework of PM  methodology.  This  application  assembles  all  the  necessary  components  of  PM  to  facilitate  and  complete  an organization’s projects. Smaller  companies  that  do  not  have  a  PMO  or  a  PMP  on  staff  can  easily  create  new  projects  by  following  a  common sense  approach  to  completing  a  project.  No  extensive  setup  or  configuration  is  required  to  be  able  to  utilize  the application  immediately.  The  end  user  is  able  to  customize  the  interface  without  the  need  of  vendor  assistance.  A WSIWYG  configuration  allows  for  individual  customization,  which  may  lower  the  learning  curve  if  a  company’s  staff  is familiar  with  its  own  vernacular.  The  project  framework  of  task  management,  collaboration,  document  tracking, reporting, and Gantt charts are all provided and contained within a single application. The single point of engagement for all PM operations provides the repository and structure for storing, tracking, and executing all PM‐related tasks. The key differentiators of Zoho Projects are its integration with Google Apps, internal integration with Zoho’s Business Suite, time tracking, and bug tracking. Functional Modules The Projects application consists of four base modules, which are available in each package—as well as the free version. The modules included in Projects are Tasks and Milestones, Documents, Project Calendars, and Meetings and Forums, all of which are part of the off‐the‐shelf capabilities of this application. As requirements scale up and needs intensify, the add‐on modules of Bug Tracker, Time Tracking and Billing, Wiki, and Chat can be added to the packages to provide an economical solution for smaller businesses. To comprehend the breadth of the solution, we will analyze the functional capability of each of the four base modules. Then the add‐on modules will be examined. A brief description of each module’s functional capabilities is included.  Tasks and Milestones: This module provides task management, project milestones, task dependency views, and  reporting  on  any  function.  Gantt  charts  and  stats  of  tasks—whether  new,  partially  completed,  or  closed—are  reported in this module.   Document  Management:  This  module  allows  you  to  create  new  documents,  spreadsheets,  and  presentations  using  Zoho  Office  Suite  and  store  within  the  software  itself,  without  the  need  for  additional  software.  The  document management functionality allows for many types of files to be uploaded. Microsoft Office, Microsoft  Project,  OpenOffice,  StarOffice,  AutoCAD,  Photoshop,  and  ZIP  files  are  all  compatible,  can  be  imported  into  Projects, and can be attached to current projects.  Project  Calendars  and  Meetings:  This  module  organizes  meetings,  events,  and  appointments  with  a  browser  from  your  desktop.  Project  calendars  can  be  shared,  automatic  reminders  can  be  sent,  and  calendars  can  be  accessed from anywhere and any user within the project. Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  6. 6.    Project  Forums:  Collaboration  is  one  of  the  main  components  of  PM.  With  this  module,  interactive  message  boards can be leveraged so that scattered project teams can collaborate, with information accessible to anyone  in the team.   Time Tracking and Billing (available in higher paid plans): This module includes time tracking functionalities and  associates timesheets, enabling billing functions. Timesheets are exportable to Zoho Sheets and even to Excel.  When  executing  a  project  using  Zoho  Projects,  the  Time  Sheets  functionality  capturing  project  billing  requirements can be exported to the Zoho Billing application. Invoices can be created from the timesheets and  sent to various payroll and invoicing systems.  Wiki (possible add‐on module): This module offers a team intranet collaboration area for adding, sharing, and  creating documents, spreadsheets, presentations, and videos, all of which can all be managed in one place. This  forms a repository for one source of project tracking.  Bug  Tracker  (possible  add‐on  module):  This  module  allows  for  submission  of  tracking  and  fixing  bugs,  configuration of workflows, and permissions for bug submission and status changes—a nice feature not usually  included in PM software. The bug‐tracking module is more often used internally as an incident tracker within a  project.  Chat (possible add‐on module): A real‐time chat room built for collaboration that is executed from the browser  and offers an archiving feature. This module is very useful for white boarding and brainstorming throughout a  project life cycle. The chat module can capture several conversations occurring among different work teams.  To further identify the usability of the Projects application, a dashboard is shown to highlight its reporting capabilities, project tasks, items, and users on track.  Figure 2.    Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  7. 7.    Technical Specifications Zoho Projects has the technical attributes to support the wide range of functionality. The technical components of this analysis will focus on integration, security, and browser compatibility. Integrations  Since  many  SMBs  are  investigating  methods  to  enhance  their  existing  infrastructure,  integration  has  become  more important  than  ever.  Organizations  do  not  want  to  throw  away  their  existing  systems.  Rather,  they  want  to  leverage their  technology  investment  through  integration.  Zoho  Projects  adds  the  much‐needed  PM  functionality  to  already existing Zoho CRM and Google Apps.  Zoho Projects now seamlessly integrates with Zoho CRM.  The Zoho CRM and Projects integration allows customers to manage project work by leveraging the customer integration of the CRM.  Users can create a new project portal for each customer, import contacts from the CRM and create accounts for the new users which can apply to internal or external contacts.    Existing  projects  can  be  associated  with  the  account,  contacts  and  potential  records  of  the  CRM.    This functionality offers the ability to reuse information without having to recreate data which lowers overall time spent on project management tasks.    Zoho Projects complements Google Apps by offering collaboration and PM functionality. Having an open REST API that allows for bidirectional information flow extends the functionality of Projects and adds additional capabilities to Google Apps. The ability to work with common file types such as .doc, .xls, .xlsx, .docx .pdf, .pps, .ppt, .avi, .jpeg, .wmv, *.zip, *.mpeg, etc., demonstrates the flexibility of its integration capabilities.  A few key areas where integration exists between Google Apps and Zoho Projects include the following:   • Adding users to projects through the Google Apps interface without having to leave Google Apps  • Importing files directly into the project from Google Apps, thus eliminating numerous email attachments  • Embedding project events directly into Google Calendar  • Adding tasks to Google Calendar and leveraging the project functionality of Zoho  • Adding gadgets and contextual gadgets to Gmail   Zoho Projects is capable of importing MPP/MPX files from Microsoft Project directly into Zoho Projects. The ability to import  these  functions  enables  organizations  to  plan  projects  within  Microsoft  and  then  use  Zoho  Projects  to collaborate, which is an important part of any PM initiative. Upon contract termination, data is available in XML and ZIP formats.  Zoho  Projects  provides  an  interface  named  BUMP  (Basecamp  User  Migration  Program)  ,  which  allows  importation  of entire  projects,  tasks,  milestones,  users,  and  even  forum  posts.  Should  software  applications  need  to  be  switched  for any reason these integrations enable organizations to reuse existing work if necessary.  Zoho Projects can import information from Zoho CRM and Zoho Business. This enables the user to add bulk users within a project without having to create each new user individually. As part of the Zoho family of applications, Projects works in conjunction with the 25+ applications provided by Zoho. By creating a project ID alias, adding tasks, posting forums, filing bugs, and uploading documents can all be performed via an email.  Security Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  8. 8.    To  keep  data  safe,  Zoho  offers  128/256‐bit  SSL  data  encryption.  To  further  secure  data,  there  are  multiple  intrusion detection  and  intrusion  prevention  measures  on  the  Zoho  servers.  A  secured,  sliced‐down  operating  system  that minimizes  vulnerabilities  and  offers  virus  scanning  when  importing  from  extraneous  programs  is  part  of  the  Zoho network security strategy.  Single Sign‐on (SSO) and Federated Sign‐in:  A key feature is the ability to have only one username and password across all Zoho services. In addition, Google, Yahoo and Google Apps account OpenID can be used also to Sign In directly  Quick Glance Specifications  Web browser optimization:  Internet  Explorer  from  7+,  Google  Chrome,  Safari,  Firefox  versions  3+,  and  Opera,  Flashplayer required for Gantt charts  APIs provided:    Provides REST APIs which allows developers to design, push, or pull data to and from  applications. The open API allows other services to be integrated to Projects as well. Safe harbour compliant:   Yes, both American and European Business continuity/redundancy: Distributed SaaS grid architecture. Network, cooling, power redundancy, and Internet  failovers and geo mirroring at off‐site locations are part of security practices.  Conclusion Zoho Projects is targeted toward the SMB market, but it is scalable to larger enterprises. One note of distinction is in the calculation of the total cost of ownership. Zoho does not categorize its pricing based on the number of users. Rather, pricing is based on the number of concurrent projects with unlimited user capabilities.  By  realizing  its  market  space,  Zoho  Projects  has  very  tight  integration  capabilities  with  Google  Apps,  thereby  allowing organizations  to  extend  PM  capabilities  from  one  interface.  The  Gmail  credentials  may  be  used  to  sign  in  to  Zoho Projects  for  importing  email,  while  tasks  and  calendar  entries  are  part  of  the  shared  platform  in  which  Projects  and Google Apps interact.  Zoho  Projects  is  a  good  fit  for  small  enterprises  without  a  PMO  or  certified  PMPs  on  staff.  Its  application  provides  a common  sense  approach  to  creating  projects,  tasks,  scheduling,  planning,  and  collaboration  in  order  to  complete  a project.  This  application  enables  organizations  to  manage  projects  without  hassle,  thus  lowering  administrative  costs.  For  smaller  organizations,  excess  features  that  can  clutter  or  confuse  and  extend  the  learning  curve  are  not  present here.  The  interface  is  quite  intuitive,  and  users  can  customize  their  own  interface  by  using  WSIWYG  configuration options. Overall, Zoho Projects is a good small business tool that offers PM capabilities without a steep learning curve. By providing the correct PM tools, Zoho Projects enables organizations to complete their projects.   Zoho Projects Product Review      10/02/2011 
  9. 9.                  About GetApp.com http://www.getapp.com GetApp.com  is  a  business  software  app  store  for  buyers  of  enterprise  applications.  It  offers  a  simple  way  for  buyers  to  compare  and  evaluate applications and a low cost channel for providers to be found online. Software buyers come to GetApp.com for the convenience of researching enterprise  applications  in  one  place.  Application  providers  come  to  GetApp.com  to  reach  out  to  a  worldwide  audience  of  active  buyers,  receive qualified  traffic  to  their  website  and  sales  leads  relevant  to  their  target  markets.  GetApp.com  also  operates  AppDoubler,  a  software  partner network  dedicated  to  Cloud  applications,  where  vendors  offer  affiliate  opportunities  to  re‐selling  partners.  Please  visit  www.getapp.com and www.appdoubler.com for more information.  About Eval‐Source http://www.eval‐source.com Eval‐source  is  a  consulting  firm  that  provides  enterprise  software  selection  and  strategic  consulting  services  that  help  organizations  to  achieve success in their IT initiatives. Our Tru‐Eval selection system allows organizations to avoid IT failure, receive more ROI in technology spend, reduce project  life‐cycle  lengths  and  provide  accurate  results  in  order  to  make  the  best  decision  for  their  company.   Our  strategic  consulting  practice encompasses cloud computing services, cloud evaluation services and business process optimization.  Whether you have an existing system that is not performing up to par or need advice on a cloud computing strategy and technology direction, Eval‐source can provide the necessary guidance for your IT initiatives.  Our leading‐edge selection and business process optimization services and consulting services make your life easier when it comes to acquiring enterprise software and achieving greater technological success, realizing ROI and lowering IT failure rates all from impartial third party analysts.  Zoho Projects Product Review      10/02/2011