Clarizen analyst-review-october-2011

1,027 views

Published on

Clarizen is one of the few applications designed specifically for a SaaS delivery model. Many of Clarizen’s competitors offer hybrid or offline versions that need to be regularly updated or are adopted from offline tools. The SaaS architecture facilitates consistently fast response times, requires little IT intervention, and ensures users always have the latest functionality.

Published in: Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Clarizen analyst-review-october-2011

  1. 1.                                                      Key Features: Project Management, Time Tracking, Task    Management, Project Portfolio, Budget Tracking, Project               Scheduling      Industry: Non Specific    Customers: Mid Size Businesses & Large Enterprise  Geography: US/Canada/Australia/Europe/Israel/Asia                      Languages: Chinese (Simplified), Chinese (Traditional), English, French, German, Hebrew, Japanese, Portuguese, Russian and Spanish  Cost: Starts at 24.95$/month – 30 Days Free Trial Review methodology This review constitutes an analysis based on a product demonstration and software review by qualified system software experts  at  Eval‐Source.  The  demonstration  Eval‐Source  received  from  the  vendor  was  based  on  its  own  custom  vendor script,  designed  to  validate  and/or  disprove  vendors’  claims.  The  script  was  specifically  prepared  to  identify functionalities and form an impartial analysis and software review for a Project Management Solution. Business Problems Addressed Today’s business environment has enabled companies to operate virtually. Companies are collaborating more frequently with  many  different  internal  and  external  partners  and  as  a  result,  diversified,  cross‐functional  project  teams  are  in greater  demand  than  ever  before.    The  adoption  of  best  practices  has  made  project  management  a  staple  operation within companies and changed the way in which they execute initiatives. In fact, while traditional project management still  exists  in  IT,  R&D,  and  software  development,  other  organizations  like  marketing  departments  and  professional services  groups  are  also  leveraging  these  methodologies.    This  evolution  has  caused  a  significant  need  for  project management  solutions  to  be  intuitive  and  incorporate  the  fundamental  methodologies  of  project  management.    This evolution  has  generated  the  need  for  project  management  solutions  to  be  intuitive  enough  for  non‐trained  project managers, yet incorporate the broad and fundamental methodologies of project management.   The five phases of true project management are: initiating, planning, executing, controlling and closing.  Organizations that  require  project  management  solutions  should  always  be  aware  of  the  basics  of  project  management  and  how  a vendor’s solution addresses each component of the methodology. Examining what your organization requires to execute projects and matching those needs to the appropriate software is the ideal way to find the best solution.  For  highly  project‐driven  companies,  the  ability  to  execute  can  determine  the  success  of  a  project.    Like  many  other business tasks, there is pressure on project managers to become leaner and more streamlined ‐ providing more detail, Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  2. 2.                                                     collaboration  and  execution  for  the  project  teams.  To  achieve  this,  project  teams  require  more  dexterous  tools  than spreadsheets and light collaboration. They need project management tools that offer in‐depth collaboration, time and budget management, resource management, change management, customizations and fulfil other project related tasks required to complete a project on‐time and on‐budget.  Clarizen has the ability to address these requirements, combining project management and collaboration in an easy‐to‐learn  interface  that  will  work  well  for  many  organizations  –  big  or  small.    Clarizen’s  approach  to  project  management examines the steps and components that comprise a project, and streamlines the execution in real–time, with visibility and collaboration across an organization.  Clarizen focuses on delivery, usability, visibility, collaboration and execution.  The Clarizen tool is delivered with a pure Cloud‐based, Software as a Service model, which allows for easy adoption – though users will have to have internet to use it.  Clarizen’s  in‐depth  project  functionality  and  integrations  to  other  software  applications  can  simplify  project management and unify functions like CRM and accounting from different vendors through a single sign‐on interface.     Target Market The  Clarizen  target  markets  are  SMB  through  to  enterprise.    Medium  to  large  companies  are  quickly  adapting  project methodologies  throughout  their  organization  for  different  departmental  needs  like  marketing  or  their  services organizations.    By providing a project management tool, organizations create a framework to follow for all company related activities.  Clarizen can provide the project management glue to establish, execute and monitor company‐wide initiatives.  The Clarizen project management application is not vertical specific – meaning it has wide appeal and can be inserted into any application where a project management tool is required.  The main customer types that Clarizen targets are: High Tech, Healthcare, Consulting, Banking, Telecom, Marketing Service Companies, IT, Research and Development and Operations within Manufacturing.   Clarizen’s  head  office  is  located  in  Hod  Hasharon,  Israel  with  sales  offices  in  San  Mateo,  California,  United  Kingdom, France,  Germany,  Taiwan  and  Australia.    The  Clarizen  application  is  available  in  the  following  languages:  Chinese (Simplified), Chinese (Traditional), English, French, German, Hebrew, Japanese, Portuguese, Russian and Spanish.  Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  3. 3.                                                         Pricing Model Clarizen Software comes in three versions: Professional, Enterprise and Unlimited.  The graphic below indicates the basal features  of  the  Professional,  Enterprise  and  Unlimited  editions.    The  free  30‐day  trial  includes  full  application functionality  and  a  credit  card  is  not  required  to  initiate  sign‐up,  thereby  allowing  organizations  to  fully  evaluate  the capabilities of the software. All projects created during the trial will automatically transition seamlessly once the account is converted to a paying account so no data is lost.  Figure 1.  Professional, Enterprise and Unlimited Editions   Clarizen supports three types of users: Full users, Time and Expense Users, and an Email Reporting User.. Full users have a complete login to the Clarizen system, and can see any data that is allowed by the administrator based on configurable permissions. A Time and Expense User costs less, but is appropriate for users who only need to access timesheets and expense  modules  of  a  project  and  report  their  progress  through  email.    Clarizen  allows  an  unlimited  number  of  free Email  Reporting  Users.  These  users  are  typically  contributors  or  resources  on  a  project  who  only  need  to  be  able  to receive notification of assigned tasks and to report on the status of their progress via email – but do not need full access to Clarizen.  See Figure 2 for Time and Material User pricing.  This feature can prove very useful for organizations that outsource to contractors or have many stakeholders that are not  directly  involved  in  the  main  milestones  and  key  deliverables,  but  play  an  important  role  in  supporting  the  task dependencies.   Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  4. 4.                                                     Figure 2 Time and Material User Pricing for Professional and Enterprise.   Total Cost of Ownership  For  SaaS  based  applications,  total  cost  of  ownership  is  calculated  differently  from  on‐premise.  Our  analysis  has identified  11  items  that  should  be  included  when  calculating  the  total  cost  of  ownership  (TCO)  for  a  Cloud‐based solution. This provides a starting point for determining the TCO over the application lifecycle and provides the basis for the calculation of ROI. In a SaaS based offering, these items are usually included and if not, organizations should inquire as to how they are priced in addition to the monthly subscription fee. Most of the components for a SaaS/Cloud solution are included within the monthly subscription fee or pricing model.  This list represents the most common components that compose a SaaS or Cloud solution.  Are these components included the SaaS subscription?  1. Hardware                  Yes  2. OS Licenses           Yes  3. Database Licenses         Yes  4. Middleware Licenses         Yes  5. Software Licenses         Yes  6. Software Support        Yes   7. Hardware Maintenance       Yes    8. Software Maintenance         Yes  9. IT Operations           Yes  10. Upgrades          Yes  11. Training           Basic  Training  Included,  Free  Unlimited  live  Webinar  Q&A  forums always available, additional training available   Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  5. 5.                                                      SaaS Checklist In order to fully understand SaaS and Cloud‐based solutions, Eval‐Source has created a checklist that businesses should apply  when  engaging  a  SaaS  or  Cloud  vendor.    The  components  of  this  checklist  cover  the  Cloud  delivery  model  and provide details that may require further investigation.  This checklist serves as a starting point for SaaS/Cloud basics that the organization should bear in mind before choosing a SaaS/Cloud solution.    1. Tenancy ‐ Multi or Single:     Multi ‐ tenant 2. Cloud Structure Public or Private:   Public – Designed specifically as a PM SaaS software  3. Subscription Terms:        Per user/ by month 4. Data Security Standards:       Y Data center is SAS70 ‐ II certified   5. Business Continuity/Data Recovery:    Y – Fully redundant failover  6. Encryption Type:          SSL 7. Version Release Schedule:  3 major releases a year, with minor weekly updates 8. Current Version Released:       5.3 9. Session Management:       Y 10. Application Level Security:      Y 11. User Limits:         No user limits 12. Data Migration Services offered:    N, though a tool is included to import project from Microsoft Project 13. Free Trials/Sandbox Testing:     Yes, there is a free 30 day unlimited usage trial 14. Application Customizable by User:   Y. Workflows, custom fields and validation rules can be configured 15. Application Customizable by Vendor: Y   16. Set Up Fee (admin fee):     N  17. Charge for Additional Space:      N   Solution Analysis Functional Areas Clarizen  is  a  nicely  designed  end‐to‐end  Project  Management  tool  with  all  the  necessary  supporting  functionality  that project  management  requires.    The  functional  modules  of  the  Clarizen  applications  are:  core  project  management capabilities,  resource  management,  task  management,  issue  management,  team  collaboration,  budget  management, time tracking, customization features, dashboards and reporting. The figure below highlights the key features of each of the functional modules. See the technical analysis section of the review for the integrations to other software packages.  Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  6. 6.                                                          Core Project  Resource Management  Task Management  Team Collaboration  Management Features  Features  Features  Features   Advanced Inter‐Dependencies  Resource Load Simulation  Actual versus Remaining Efforts  Automatic Notifications     Completion Reporting  Automatic Notifications  Automatic Notifications    Email Traceability     Automatic Notifications  Contacts & Email Addresses  Budgeting  External Resources  Recurring Tasks         Discussions  Critical Path Method  Email Only Users  Billable & Non Billable Work     Document Sharing    Items  Project Baseline    Inter‐Project Shortcuts    User Groups   Task Feedback  Gantt Charts      Notes     Interactive Resource Load Views  Templates  Project Hierarchy  Project Templates         Resource Calendar Views  Multi‐Project Management  Project Portfolio Management  Project Percentage Completion      Reporting    Multi‐Project Management  Realtime Chat  Resource Details        Progress Report via Emails ‐  Real Time Team Updates   Project Indicators  ProjectMail™  Role & Assignment Per Project      Delta Change Updates:   Project Roadmap  Role Permissions    Instant, Aggregated & In‐   Reportable & Non Reportable  Context    Work Items   Project Templates      Email Discussion Generated  from Work Item   Scheduling      Task Management     Time Tracking     Personal Calendars       Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  7. 7.                                                        Budget Management Features  Time Tracking  Customizations   Billable and Non Billable Work Items  Automatic Notifications  Custom Fields   Budgeting  Calendars  Business Rules   InterAct – Email automation and  Reportable & Non Reportable Work  Cost and Revenue Rates  Items  commands       Timesheet Approvals  Fixed Price Rates     Timesheet Reporting    Reports and Dashboards   Job Role and Related Rates  Time Tracking       Advanced Reports Editor  Stopwatch   Expected and Actual Revenue    Built In, Best Practices Reports     Personal Calendars  Dashboard Filtering   Budgeted and Actual Costs    Issue Management Features  Email Reports & Notification     Request Management  Excel Reports  Financial Indicators  Bug Tracking  Home Page Dashboard      Issue Tracking  Change History  Expenses   Risk Analysis  Burndown Chart      Idea Management   Multi‐currency          As  shown,  Clarizen  has  complete  end‐to‐end  functionality  to  manage  a  project  from  start  to  finish.  The  extent  of features offered within the software allows organizations to track of expenses, manage issues, track resolutions, create and track milestones and monitor budget dependencies to keep projects on time. Clarizen’s  in‐depth  project  management  functionality  can  be  applied  to  every  phase  of  a  project.  The  project management  process  contains  five  elements:  the  initiating,  planning,  executing  process,  controlling  and  the  closing processes.  The spectrum of features contained within the application makes it easy for organizations to execute their projects. Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  8. 8.                                                       Organizations with basic project management experience can take advantage of the application as it provides an easy user interface for organizations that may not be familiar with formalized project management methods.  This framework instantly  establishes  a  formalized  process  for  organizations  to  follow  once  they  have  defined  their  deliverables.  The software  uses  familiar  windows  paradigms,  which  should  translate  to  less  training  and  easier  user  adoption  with  the enterprise.    Clarizen  software  includes  pre‐defined  project  templates  that  can  be  used  to  kick‐start  common  projects,  or organizations can create their own templates for future use. A convenient feature is the milestone creation template. For each milestone, a project plan can be created and then incorporated into the overall project. Milestones in Clarizen are a bit unique, in that they are not just a point in time, but they are actually associated with a number of tasks and subtasks. As tasks are completed, managers get a visual representation of each milestone, illustrating how close it is to completion. These milestones can exist separately and can be easily updated by email. Clarizen’s collaborative platforms allow companies to create and build their projects from the bottom up. A bottom up approach allows project resources to allot their time to specific tasks and schedule oneself according to project priorities, rather than having a PM define each  individual  task  and  function.  The  application  allows  the  PM  to  see  all  updates,  progress,  edits  and  changes  to moving  dates  and  targets  through  the collaborative project dashboard interface in real  time.   For larger  organizations with formalized project management offices (PMO), certified project managers will feel comfortable in a platform that contains  advanced  project  management  functionality  including  Gantt  charts,  risk  analysis  of  a  project,  resource scheduling  and  a  range  of  collaboration  tools  that  permit  dispersed  and  disconnected  employees  and  contractors  to communicate  throughout  the  project.    The  flexibility  of  calculating  and  rating  project  risk  is  often  a  function  used  by larger organizations as part of their project portfolio strategy.   Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  9. 9.                                                     The project roadmaps feature, coupled with the customizable project dashboard, allow all project stakeholders to see the status of the project and the completion progress of each task as well as the overall project completion rate. The dashboards can also be defined to identify potential scheduling and resource conflicts.  Larger organizations can use Clarizen to track their portfolio of projects over their many divisions. Accountabilities are defined  and  can  be  tracked  if  they  go  awry  by  the  Project  Manager  and  the  necessary  adjustments  can  be  made accordingly.  Project Managers can schedule the amount of time each resource is available for the project and designate the correct time for that one engagement, while balancing employees’ time across other corporate initiatives. As many Project Managers know, communication and people management are important skills for successful projects. Clarizen  integrates  convenient  features  such  as  calendaring,  resource  scheduling,  the  ability  to  email  a  user  or  group directly  from  Clarizen,  ,  integrated  timesheet  reporting  and  approval  processes,  document  sharing,  inter  project shortcuts,  and  request  and  issue  management,  all  of  which  facilitate  and  streamline  the  collaboration  collaborative elements of a project.    Clarizen  allows  project  managers  to  track  expenses  by  time  and  materials,  or  based  on  configurable  hourly  rates,  and easily  associate  these  costs  with  the  appropriate  project.  Non‐billable  hours  can  also  be  tracked,  so  project  managers can  get  a  true  picture  of  the  actual  time  required  for  a  project,  and  the  true  cost  to  the  organization.  The  Clarizen reports and dashboards are fully customizable by user and offer user‐configurable workflows and approval processes so that the key stakeholders can be notified of any status project status changes – which occur in real‐time.  The depth of the dashboards can also track a change history to individual tasks or milestones within the entire lifecycle of the project. Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  10. 10.                                                       Larger organizations that use Clarizen project management software have found diverse uses for some of the features within  the  software.    An  example  of  this  is  bug  tracking,  which  many  customers  use  for  internal  application development.  Other organizations use Clarizen to handle issue and resolution management for helpdesk and support activities.  The capacity to access, metatag, store, retrieve and consume data from one system that can be associated with a specific project, can greatly simplify customer service and make an organization more efficient.  A differentiator in this category is the project baseline capabilities.  This feature allows you to compare a snapshot of your initial project plan, and then identify divergence.  It may be measured by tasks, milestones and/or timelines and compared  with  the  original  project  plan.  If  adjustments  are  necessary,  you  can  drag  and  drop  the  object  and  quickly readjust the timelines to accommodate delays or unforeseen project hiccups.    Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  11. 11.                                                      Technical Specifications Quick Glance Specifications Web browser optimization:  Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer OS required:      N/A due to SaaS model browser based delivery DB required:       N/A due to SaaS model browser based delivery API’s provided:          Yes Security practices include:   Business continuity, Redundancy   It is not uncommon for an organization to have several technologies for different applications.  For Project Management software Clarizen is capable of integrating with common Cloud based solutions to simplify an organization’s IT strategy.  Clarizen  has  developed  integrations  to  Salesforce.com,  Intacct,  MS  Excel,  MS  Project,  Zendesk,  GoogleDocs,  iCal,  MS Outlook  and  Lotus  Notes.    Organizations  that  already  use  Microsoft  can  leverage  their  existing  data  through  Outlook, Project and Excel and directly load their data through CSV files directly into the application.  Users  can  create  projects  and  issues  from  within  Salesforce.com  without  leaving  their  CRM  application.  The  Clarizen Today project window allows users to access and view work items, while a double click opens the Clarizen application directly  to  the  project.    By  linking  the  Salesforce.com  account  with  Clarizen  allows  organizations  to  offer  real‐time project status updates when both the CRM and PM applications are combined.  The combination of features available from both applications can easily satisfy many small and medium business requirements.    The seamless integration between Intacct and Clarizen facilitates a full project‐to‐cash billing cycle. This ensures that all project related work is properly captured and revenue can be tracked efficiently, which provides a true project cost and full  visibility.  Once  a  Clarizen  widget  is  created  from  Zendesk,  users  can  automatically  create  Issues  within  Clarizen directly from their Zendesk account.   The  GoogleApps  integration  extends  the  existing  collaborative  project  management  application  and  adds  greater functionality.  The  GoogleDocs  document  management  makes  it  easy  to  collaborate  on  projects  by  using  real‐time updates through Clarizen.  All document types can be searched and shared using the Clarizen global functionality from within  the  Google  account.    This  functionality  can  be  administrated  down  to  individual  user  permissions  to  edit  the documents for Clarizen project functions.  iCal will provide visibility for work items directly in Outlook or similar calendar.  It offers views of tasks, milestones and projects  and  enables  individuals  and  work  teams  to  subscribe  to  specific  calendar  feeds  and  share  their  calendars  for project resource scheduling.  By following the built‐in wizard, users can link to Outlook to leverage its calendar sharing capabilities.      The  SaaS  design  of  the  application  allows  organizations  to  get  up  and  running  without  much  set‐up  and  data preparation.  Thanks  to the  SaaS  architecture, the responsiveness of the application reacts as if  it were an  on‐premise system.  Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  12. 12.                                                      Conclusion Clarizen is one of the few applications designed specifically for a SaaS delivery model.  Many of Clarizen’s competitors offer  hybrid  or  offline  versions  that  need  to  be  regularly  updated  or  are  adopted  from  offline  tools.  The  SaaS architecture facilitates consistently fast response times, requires little IT intervention, and ensures users always have the latest functionality.  The differentiators of Clarizen include:  • Usability: Clarizen has a clean, intuitive graphic interface and common sense approach to project management  that works for experienced PMs as well as the rest of their organizations.  • Flexibility:  Clarizen  dashboards,  reports  and  business  rules  are  highly  customizable,  allowing  organization  to  tailor the system to meet their specific requirements.  • Real‐time visibility: Managers can see what their teams are working on, and have a clear view of a project from  minute to minute. This gives organizations a unique ability to act on real data, making adjustments as needed to  ensure projects come in on time and within budget. ,   • Built‐in collaboration:  Clarizen works the way teams want to work today – leveraging email, chat, attachments,  and other Web 2.0 capabilities that can help organizations get work done more quickly.   One Solution:  Clarizen’s broad functionality might help your organization simplify – consolidating multiple tools into one environment, at a very competitive price.  WHAT’S MISSING: We believe Clarizen can continue to invest in third‐party integrations (and the company indicates this is happening) that will make it even more relevant as an enterprise‐level solution. Though fairly obvious, if your organization is remote and doesn’t have easy or regular access to the internet, a SaaS‐based solution will not be optimal for you.   Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   
  13. 13.                                                                  About GetApp.com http://www.getapp.com GetApp.com  is  a  business  software  app  store  for  buyers  of  enterprise  applications.  It  offers  a  simple  way  for  buyers  to  compare  and  evaluate applications and a low cost channel for providers to be found online. Software buyers come to GetApp.com for the convenience of researching enterprise  applications  in  one  place.  Application  providers  come  to  GetApp.com  to  reach  out  to  a  worldwide  audience  of  active  buyers,  receive qualified  traffic  to  their  website  and  sales  leads  relevant  to  their  target  markets.  GetApp.com  also  operates  AppDoubler,  a  software  partner network  dedicated  to  Cloud  applications,  where  vendors  offer  affiliate  opportunities  to  re‐selling  partners.  Please  visit  www.getapp.com and www.appdoubler.com for more information.  About Eval‐Source http://www.eval‐source.com Eval‐Source  is  a  consulting  firm  that  provides  enterprise  software  selection  and  strategic  consulting  services  that  help  organizations  to  achieve success in their IT initiatives. Our Tru‐Eval selection system allows organizations to avoid IT failure, receive more ROI in technology spend, reduce project  life‐cycle  lengths  and  provide  accurate  results  in  order  to  make  the  best  decision  for  their  company.   Our  strategic  consulting  practice encompasses cloud computing services, cloud evaluation services and business process optimization.  Whether you have an existing system that is not performing up to par or need advice on a cloud computing strategy and technology direction, Eval‐source can provide the necessary guidance for your IT initiatives.  Our leading‐edge selection and business process optimization services and consulting services make your life easier when it comes to acquiring enterprise software and achieving greater technological success, realizing ROI and lowering IT failure rates all from impartial third party analysts. Clarizen Product Review      01/10/2011 Produced by Eval‐Source http://www.eval-source.com and GetApp.com http://www.getapp.com   

×