eindverslag kaderopleiding Supervisie & coaching over IFMS

1. Coaches, specialisten &
IFMS
Gert Roos
Inleiding

2. 2
Dit essay is een eindwerkstuk voor de NHG kaderopleiding supervisie & coaching.
Het beschrijft een ervaring, opgedaan tijdens deze opleiding.De ervaring begon als
een persoonlijke zoektocht, maar al snel ontstond aansluiting: met specialisten,
collega kadercursisten, ervaren collega's supervisoren. Allen waren enthousiast over
de tocht, die nu een gezamenlijkeonderneming werd.
En tenslotte, pas laat op deze reis, bleek er ook aansluiting met stromen daarbuiten:
met een actueel promotie onderzoek dat onze indrukken onderbouwde en met de
golf van aandacht voor hetzelfde toetsingsproces bij huisartsen (IF-H).
Maar eerst het begin van de reis: herfst 2010.
1 Eerste stappen: kennismaking,behoeftepeiling en opzet.
In september 2010 ben ik op zoek naar mogelijkheden om mij te profileren als
coach/supervisor in opleiding. Ik benader ook mijn regionale
ziekenhuisTergooiziekenhuizen (TGZ) en word in contact gebracht met de
coördinator van het zogenaamde 'IFMSproject' in TGZ. Naar later blijkt is zij ook een
van de landelijke initiatiefnemers van de A&A variant van IFMS. (zie kader )
Ik benader haar met de vraag of een gespecialiseerde coach een rol kan spelen bij
dit traject, waarbij immers aspecten van begeleiding en gedragsverandering een
belangrijke rol spelen.
Onderlegger voor dit gesprek vormt een recente publicatie in Medisch Contact:
‘spiegelen alleen is niet genoeg’ 1
Scheele e.a. betogen hierin dat uitsluitend feedback geven over het functioneren niet
voldoet. Als een relatieve zwakte in een competentie wordt vastgesteld is een snel
toegankelijk vervolgtraject noodzakelijk. Dit is, samen met het spiegeltraject,
noodzakelijk om te komen tot effectieve gedragsverandering, gericht op optimaal
functioneren.
De uitkomst van dit eerste gesprek is verrassend: de coördinator A&A blijkt niet
bekend met het feit dat er coaches bestaan die sterk gespecialiseerd zijn in het
werken met artsen of zelf arts zijn ( Coaches voor Medici , voorheen: Vereniging
van NHG Supervisoren). Zij herkent direkt de teneur van het MC artikel, ziet
mogelijkheden voor samenwerking en is zeer geïnteresseerd om de volgende
gemeenschappelijke vraag te onderzoeken:
Welke bijdrage kunnen gespecialiseerde coaches (Coaches voor Medici )
bieden bij het optimaliseren van het leer- en ontwikkeltraject binnen IFMS
IFMS is een evaluatie van het individuele functioneren van een medisch specialist door
middel van het bijhouden van een portfolio, het verzamelen van informatie bij derden, het
voeren van evaluatiegesprekken en het maken van een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).
De primaire doelstelling van individuele evaluatie is de continue verbetering van het
professioneel handelen.
(http://orde.artsennet.nl/kwaliteit/Kwaliteitsinstrumenten/ifms.htm,,sept. 2011)
IFMS als methode voor kwaliteitsverbetering wordt ondersteund en aanbevolen door de Orde
van Medisch Specialisten (rapport ‘Individueel Functioneren van Medisch Specialisten,
persoonlijk beter’, Utrecht 21 april 2008)
(http://orde.artsennet.nl/kwaliteit/Kwaliteitsinstrumenten/ifms/instrumenten-producten-en-
publicaties-1.htm,sept. 2011)

3. 3
In Nederland wordt gebruik gemaakt van 2 methodieken, Appraisal & Assessment (A&A,
inititief stichting A&A) en Multisource Feedback (MSF, initiator Orde van Medisch
Specialisten). Het verschil zit vooral in de manier waarop de 360 graden feedback wordt
vastgelegd (kwalitatief/narratief resp. meer kwantitatief/numeriek).
Per ziekenhuis wordt de keuze gemaakt voor éen van de methodes. De verdeling tussen
A&A en MSF is landelijk ongeveer 50/50.
De uitvoering binnen de ziekenhuizen is in handen van een aantal specialisten die op eigen
initiatief deelnemen. Zij heten 'appraisors' en ontvangen (bij het A&A systeem)een 2 daagse
training gericht op vaardigheden en op introductie van het systeem in de organisatie
(http://www.appraisal-assessment.nl/training, okt.2011)
IFMS vindt brede ingang in de zelfstandig gevestigde ziekenhuizen en Academische Centra.
In maart 2011 participeren 75 (van de totaal 93 klinieken). De gemiddelde participatiegraad
bij specialisten is 25%
2
Langer deelnemende ziekenhuizen zoals Tergooiziekenhuizen hebben een hogere
participatie graad. (ong. 40% in november 2011
3
)Ook vindt daar een verschuiving plaats naar
‘2e ronde gesprekken’. In principe worden deelnemers elke 2 jaar getoetst.
De inspectie voor de gezondheidszorg heeft een indicator IFMS sinds 2010 opgenomen in de
basisset kwaliteitsindicatoren.
Er vind een vervolggesprek plaats waarbij ook een bestuurslid van de Stichting
Appraisal & Assesment aanwezig is, naast een ervaren NHG supervisor/bestuurslid
van de vereniging Coaches voor Medici. Ikzelf heb inmiddels 2 collega’s uit de
Kaderopleiding Supervisie &Coaching bereid gevonden om mét mij deel te nemen.
Als we uiteen gaan liggen er de volgende globale afspraken (dember 2010):
1. De coaches (3 huisartsen/NHG kadercursisten) zullen (onder voorbehoud
van toestemming van de A&A commissie TGZ) eindgesprekken bijwonen
tussen appraisor en appraissee. Aandachtspunt vooral: wat draagt bij aan
een effectieve ontwikkeling van een persoonlijke ontwikkelings plan (POP),
welke verbeteringen zijn mogelijk en wat kunnen coaches daarin bijdragen.
2. De huisartsen/coaches denken na over de ontwikkeling van een
vervolgtraject ná de IFMS afronding We noemen dit voorlopig een ‘kort
diagnostisch traject. (wát moet er gebeuren, wat is daarvoor nodig?)
3. Aan de appraisors zal, door ervaren coaches, een ‘demo intervisie’ worden
aangeboden om te beoordelen hoe dit kan bijdragen aan professionalisering
van deze groep
4. Uitkomst van het traject inclusief de aanbevelingen zal in de vorm van een
presentatie worden aangeboden aan de A&A commissie Tergooi.
5. Daarnaast zal het proces en de uitkomst beschreven worden in een
publicatie, bijvoorbeeld in ‘Medisch Contact’.
2 Uitwerking en uitvoering observaties en intervisie.
Het blijkt niet simpel om te komen tot een eenduidige , SMART geformuleerde opzet
voor ons onderzoek.

4. 4
Daarbij spelen onbekendheid met de methodologie, onduidelijkheid over precieze
observatiedoel en het ontbreken van toepasselijke- en beschikbare literatuur een
grote rol.
Daardoorheen speelt ook een meer strategische zaak: wij zoeken ook naar een
aansluiting waarbij wij als huisartsen/coaches een rol kunnen vervullen!
Uiteindelijk kost deze fase enkele maanden, en na afloop is het compromis een
globale observatie opdracht: wat valt je op, met name gefocussed op de POP
ontwikkeling.
Het ontwikkelen van een ‘na traject’ (punt 2) besluiten we uit te stellen tot ná de
observaties.
Het organiseren van een demo intervisie (punt 3) is aanzienlijk simpeler en behelst
slechts enkele mailtjes, en de enthousiaste medewerking van 2 ervaren collega’s
NHG supervisoren.
3 Uitkomsten van de observaties.
In de intervisie sessies maken we kennis met bijna alle appraisors. In de individuele
observaties krijgen we de kans om deze kennismaking te verdiepen.
Ondanks de globale observatie insteek blijken wij als (3) observatoren na afloop
sterk overeen te stemmen waar het betreft onze eerste indrukken in relatie tot onze
onderzoeksvraag.
Ik vat die belangrijkste indrukken hieronder puntsgewijs samen:
1. Appraisors lijken een enorm ‘commitment’ te hebben met hun inzet voor het
A&A traject. Er lijkt sprake van belangrijke achterliggende overtuigingen,
mogelijk zelfs ‘missies’ bij hun inzet. Dit blijkt o.a. uit de zeer zorgvuldige
begeleiding en de sterke emotionele betrokkenheid met het proces.
2. Appraisors zijn prima procesbewakers, leiden het gesprek op veilige wijze,
vatten goed samen en concretiseren.
3. Appraisors geven aan moeite te hebben met het geven van negatieve
feedback en met het exploreren van emotioneel gevoelige situaties in het
evaluatie gesprek. Wij observeerden de weerslag daarvan ín het gesprek,
o.a.: uitstellen van de moeilijke zaken en omzeilen van lastige emoties.
4. Wij vonden de uitkomst van het gesprek (POP) soms wat mager in
verhouding tot alle geleverde inspanningen. Ook was het commitment om
ermee aan de gang te gaan niet steeds even duidelijk. Wij verwachten dat
verbetering van de persoonlijke effectiviteit van de appraisor zal bijdragen
aan verbetering van deze belangrijke uitkomst.
4 Aansluiting vinden met literatuur en wetenschappelijke
onderbouwing.
Pas nadat we de eerste observaties hebben afgerond komen we in aanraking met de
publicaties van Karlijn Overeem, huisarts en promovendus op het gebied van
(effectiviteits) onderzoek van IFMS (promotie 15 november 2011)
Ik vat enkele voor onze vraag relevante zaken uit haar onderzoek hieronder samen:
1. Gedragsverandering in aansluiting aan IFMS wordt slechts in een kleine
meerderheid gezien. (55%) 4

5. 5
2. Gedragsverandering wordt vooral gerelateerd aan 2 variabelen4
:
de ervaren kwaliteit van de appraisor, en
de mate waarin feedback van collega’s negatief afsteekt t.o.v. de
inschatting door appraisee zelf. (m.a.w.: het ontvangen van
negatieve feedback van collega’s is éen van de belangrijkste
incentives om te komen tot gedragsverandering !)
3. Bij de (ervaren) kwaliteit van de appraisor gaat het om het vermogen om5
samen te vatten en informatie uit portfolio en 360-graden feedback
met elkaar in verband te brengen.
concrete doelen te stellen, m.n. naar het persoonlijk
ontwikkelingsplan. Daarbij ook te refereren aan factoren als ‘motivatie’
en ‘ervaren haalbaarheid’ (self-efficacy)
actief te luisteren, open vragen te stellen en in het algemeen aan te
zetten tot reflectie.
appraisees zelf hun eigen oplossing te laten vinden. (niet gaan
‘helpen’ )
4. Intervisie voor appraisors wordt expliciet aanbevolen als middel om de
kwaliteit van de appraisors verder te verbeteren. 5
5. Vervolggesprekken in aansluiting aan het assesment worden als belangrijke
aanbeveling naar voren gebracht 6
, zonder dat dit verder wordt uitgewerkt.
Hier ligt nog een onderwerp voor verder onderzoek.
6. De helft van een groep appraisees meent dat het delen van hun POP met
collega’s het makkelijker kan maken om dit ook echt te implementeren. In de
praktijk vindt dit echter nog niet plaats.5
7. Een meerderheid van de appraisors geeft aan zeer tevreden te zijn met hun
betrokkenheid bij het assessment traject. Genoemd worden: het verwerven
van nieuwe gespreksvaardigheden, het ontwikkelen van wederzijds respect
en saamhorigheid en het mogen bijdragen aan een betere werksfeer in hun
organisatie.
5 Bespreking en beantwoording van de onderzoeksvraag
IFMS (A&A én MSF) is breed geaccepteerd en uitgerold binnen de Nederlandse
ziekenhuizen. Doel is kwaliteitsbewaking en waar nodig gedragsverandering van
specialisten. IFMS is daartoe een middel waarin veel tijd en energie gestopt wordt.
De ambities zijn hoog, er wordt gesproken over deelname van álle specialisten op
termijn.
Participatie is vrijwillig. Dit betekent waarschijnlijk dat de 25% specialisten die nú
deelneemt behoort tot de meer dan gemiddeld gemotiveerden. De overigen zullen de
komende jaren volgen, zeker als het gebruikelijk wordt dat hele maatschappen op
het traject intekenen.
Tegen deze achtergrond is het wat teleurstellend dat slechts een kleine meerderheid
(55%) aangeeft enige gedragsverandering te hebben doorgevoerd 4.
(Deze getallen
berusten dan ook nog op zelf rapportage van deelnemers).

6. 6
Er is dan ook goede reden om te onderzoeken waar reële mogelijkheden liggen voor
verbetering van deze uitkomstmaat.
Ik kwam in contact met A&A in Tergooiziekenhuizen vanuit de vraag of
gespecialiseerde coaches (Coaches voor Medici ) kunnen bijdragen aan de kwaliteit
van dit proces.
Samen met collega's werden gesprekken gevoerd, een demo-intervisie
georganiseerd en er vonden gespreksobservaties plaats.
De indrukken die wij ons hierbij vormden werden gerelateerd aan het promotie
onderzoek van Karlijn Overeem, waarin wij veel herkenning vonden.
Wij waren onder de indruk van de betrokkenheid en de inzet van de appraisors die
werken vanuit de overtuiging dat het gaat om een essentiële bijdrage aan de kwaliteit
van de beroepsgroep.
Tegelijk wordt er een appél gedaan op vaardigheden en attitude aspecten die niet
logisch volgen uit de competenties die de specialist in huis heeft.
Het voeren van een professioneel spiegelgesprek vergt nu eenmaal andere- en
complexe competenties.
Daarbij valt te denken aan: het geven van emotionele reflecties, het hanteren van
gevoelens van machteloosheid (‘negatieve ontvankelijkheid’= niet willen oplossen)
en het bewust omgaan met de relatie (hanteren van afstand en nabijheid).
Een aparte vermelding verdient het omgaan met negatieve feedback: zowel bij de
intervisie als bij onze observaties kwam naar voren dat dit als knelpunt wordt
ervaren.
Overeem geeft twee belangrijke variabelen die de kwaliteit van het IFMS proces
beïnvloeden: de kwaliteit van de appraisor (m.n. ook het vermogen negatieve kritiek
over te brengen) en het aanbieden van ondersteunende/motiverende
vervolggesprekken voor appraisees.
Als middel om te investeren in de kwaliteit van appraisors komt op de eerste plaats
begeleide intervisie in kleine groepen in aanmerking. Intervisie in deze vorm wordt
ook al aanbevolen in het genoemde IFMS rapport van de Orde van Medisch
Specialisten uit 2008 (kader) en ook Overeem komt tot dezelfde conclusie.
Toch lijkt het nauwelijks op deze manier ingezet te worden als instrument in de
ziekenhuizen die zich met IFMS bezighouden4
Wij observeerden enthousiasme van appraisors over onze intervisie-demo, naast
een duidelijke leerbehoefte. Op grond van deze uitgangssituatie verwachten wij dan
ook dat intervisie een effectieve bijdrage kan leveren als vervolg op de initiële
training van appraisors.
Naast intervisie kan ook 1 op 1 begeleiding van appraisors nuttig zijn. Tenslotte
kunnen gerichte trainingen (bijvoorbeeld motiverende gespreksvoering) op indicatie
bijdragen aan kwaliteitsverbetering.
Vervolggesprekken voor appraisees is een tweede aanbeveling uit het onderzoek
van Overeem.
Te denken valt daarbij aan hulp bij het concretiseren van het Persoonlijk
Ontwikkelings Plan, of aan ondersteuning bij het implementeren daarvan.
Een mogelijkheid zou zijn om een korte serie (2-3) nagesprekken aan te bieden
waarna de appraisee doorziet hóe het POP op een aansprekende manier uitgevoerd
kan worden ('kort diagnostisch traject').
Een alternatief zou kunnen zijn om ook dit traject uit te voeren in een kleine peer
group van appraisees.

7. 7
Alle begeleidingsvormen in de voorgaande 2 alinea's vallen binnen de competenties
van een gespecialiseerde coach
Vanuit het voorgaande kom ik tot een voorlopig antwoord op de onderzoeksvraag:
Gespecialiseerde coaches(Coaches voor Medici ) kunnen op de volgende manieren
bijdragen aan optimaliseren van het IFMS traject:
1. regelmatige begeleide intervisie aan appraisors die hier hun ervaringen rond
de assesments kunnen delen (advies: 4-6x per jaar)
2. gerichte trainingen aan appraisors. Te denken valt aan specifieke
gesprekstechnieken zoals motiverende gespreksvoering.
3. ad hoc 1 op 1 begeleiding aan appraisors die over een concrete vraag rond
hun bijdrage aan het assesment willen reflecteren.
4. ontwikkelen van een na-traject waaraan appraisees kunnen deelnemen op
basis van vrijwillligheid. Daarbij kan gedacht worden aan
het vormen van kleine intervisiegroepen (3-4 deelnemers) waarin
gewerkt wordt aan het uitwerken van het POP.
een kort na-traject 1 op 1 waarin onderzocht wordt wat er precies
nodig is om te komen tot gedragsverandering ('kort diagnostisch
traject')
Over implementatie van deze aanbevelingen, met name die onder 4, wordt op dit
moment nog nagedacht.
Voor het starten van intervisie worden concrete plannen gemaakt, in overleg met de
commissie A&A van Tergooiziekenhuizen.
Gert Roos, huisarts, NHG Coach-supervisor i.o.
Laren, november 2011.
Met dank aan:
Betty Trum en Moniek v.d. Ende die mede de observaties deden en de gesprekken
voerden binnen Tergooiziekenhuizen.
Giliam Vroegindeweij, coördinator A&A Tergooiziekenhuizen en enthousiaste
gesprekspartner
Chris Rietmeijer en Emile v.d. Heijden, bestuursleden vereniging Coaches voor
Medici, begeleiders van de demo intervisie en adviseurs bij dit project.
bronnen:
1. F.Scheele e.a.:'spiegelen alleen is niet genoeg' Medisch Contact | 17 juni
2010 | 65 nr. 24
2. persoonlijke mededeling G.Geraerts, april 2011
3. persoonlijke mededeling G.Vroegindewey, nov. 2011.
4. K.Overeem: factors that predict doctors' performance in response to IFMS. In:
Doctor performance assessment,development and impact of a new
system, dissertatie, hfdst. 7 Nijmegen 15 november 2011.
5. K.Overeem e.a.:Peer-mentoring in doctor performance assesments. Strategies,
obstacles and benefits. Medical Education 2010: 44:140-147.

8. 8
6. K.Overeem e.a.: Doctors' perceptions of why 360-degree feedback does
(not) work: a qualitive study. Medical Education 2009: 43:874-147