(Met casuïstiek van o.a. Provincie Flevoland, OCI Nitrogen, Eurocontrol, Compass Group, CSU, Dolmans Landscaping) BVP is niet meer weg te denken uit de aanbestedingskalender. De filosofie is dat de opdrachtnemer kan laten zien wat hij kan presteren en hoe hij zichzelf meet. Vanuit de vastomlijnde structuur waarlangs BVP is opgebouwd, ontstaan er in de praktijk steeds vaker verschillende “hybride” vormen. Daardoor weet de markt zo langzamerhand niet goed meer waar ze aan toe is. Het veroorzaakt een onrustig gevoel bij leveranciers en resulteert regelmatig in het uitblijven van inschrijvingen omdat men het risico te groot acht. “Het gunningsproces voelt als een loterij”, sprak een leverancier recentelijk. Tegelijk hebben opdrachtgevers een hybride vorm soms nodig om de aanbestedingsmethodiek passend te maken aan de situatie van hun organisatie. Soms is er sprake van dat de organisatie nog niet bereid is om “los te laten” en soms vindt inkoop een hybride vorm beter passen bij de behoefte van de opdrachtgever. Een interactieve workshop (vol casuïstiek!) met aandacht voor onder meer de volgende vragen. Voor opdrachtgevers: Hoe bepaal je de inkoopstrategie? Hoe maak je de connectie tussen inkoopmethodiek en de organisatie? En voor opdrachtnemers: Hoe schrijf je kansrijk in op een hybride BVP? En hoe bereid je medewerkers voor op interviews?

1. Hybride vormen van BVP; een vloek of
een zegen?
Jordie van Berkel-Schoonen en
Jessica van Hees
www.facto.nl/congres

2. www.F-Fort.nl

3. www.F-Fort.nl
Jessica van Hees
Sinds 2013 bij F-Fort
Interim en Projectmanager,
Senior consultant Procurement,
healthcare en FM
Privé:
• Verloofd en samenwonend met
gezin in Amersfoort
• Reizen
• Gastronomisch genieten
• Basketball trainer/coach pubers
Opleiding en ontwikkeling:
Leadership & Management courses
Klantenportfolio:

4. www.F-Fort.nl
• Definitie Hybride BVP
• Eerst u….
• Zegen of vloek?
• Casus Eurocontrol
• Casus CSU
• Casus OCI
• Tips voor opdrachtgevers
• Tips voor opdrachtnemers
Agenda

5. www.F-Fort.nl

6. www.F-Fort.nl
Definitie Hybride BVP
Wikipedia:
Een hybride auto (of als één woord:
hybrideauto) is een auto die een combinatie
van verschillende technieken gebruikt ter
aandrijving.
www.geld.nl
Een hybride
hypotheek is een
combinatie tussen
een spaarhypotheek
en een
beleggingshypotheek.
Deze hypotheekvorm
combineert de
zekerheid van een
spaarhypotheek met
de flexibiliteit van de
beleggingshypotheek.
www.nederlandersfietsen.nl
Een hybride fiets is een kruising tussen een
stadsfiets en een toerfiets (mountainbike,
racefiets).
Freepik.com

7. www.F-Fort.nl
Hybride: een nauwe vermenging van
ongelijksoortige zaken
Hybride BVP: een vermenging van de BVP
methodiek met andere elementen

8. www.F-Fort.nl
Een aantal voorbeelden van hybride BVP
Presentaties aanvullend aan de interviews
Zonder plafondbedrag werken
Best match vragenlijst toevoegen
Met casussen/vraagstukken werken, aanvullend aan of in plaats van projectdoelstellingen
Aanvullende informatie vragen in het risicodossier
Ook risico’s uitvragen van de opdrachtnemer (technische risico’s)
Afwijkende hoeveelheid pagina’s toekennen voor de verschillende documenten
Gezamenlijk/tegelijkertijd beoordelen
Variaties in de beoordelingscriteria en puntentoekenning/berekening

9. www.F-Fort.nl

10. www.F-Fort.nl
De bril van de opdrachtnemer en de bril van de opdrachtgever

11. www.F-Fort.nl
Waarom hybride? Waarom zuiver?
Complexe opdrachten Bewezen methode
Sprong is te groot (voor organisatie /
projectteam / leveranciersmarkt)
Heldere methodiek inclusief beoordeling
Behoefte aan maatwerk Herkenbaarheid in de markt
Meer ruimte nodig om vertrouwen te
bouwen
Onervaren inkoop en/of beoordelingsteam
“de eerste keer”
Onvoldoende grip om plafondbedrag
realistisch vast te stellen
Te weinig onderscheidend vermogen in de
markt

12. www.F-Fort.nl
Casus Eurocontrol:
aanbesteding TFM
Algemene informatie
• Luchtverkeersleiding boven 7,5 km groot deel van West-Europa
• Hoofdkantoor in Brussel
• MUAC: Maastricht
• 2.000 medewerkers
• 614 medewerkers bij MUAC, verdeeld over 19 nationaliteiten
• 28.927 m2
• Customer Intimacy
• 24/7 “open”
Opdracht F-Fort
• Brengen marktkennis
• Begeleiding TFM-aanbesteding
• Zorgen voor betere connectie klantbehoefte-aanbesteding-markt

13. www.F-Fort.nl
Een Facilitair Manager
• die weet dat zijn organisatie moet vernieuwen
• met behoefte aan nauwe samenwerking
• met behoefte aan co-creatie
• met een internationaal procurement regelement
• met een organisatie die neigt naar behoudendheid
• met een politiek sensitieve context
• Waar niet alle keyplayers overtuigd zijn van de richting en
methode
Hybride BVP: vloek of zegen?

14. www.F-Fort.nl

15. www.F-Fort.nl
Algemene informatie uitvraag
• Sterk centraliserende beweging Nationale Politie
• Wens om meer expertise uit de markt te halen
• Wens om van inspanningsgericht naar resultaatgericht te ontwikkelen
• 11 percelen (Max 5 gunning per leverancier)
• 29 pagina’s met eisen (facturatie, planten-bakken, vingertasten, kauwgom etc)
• 5 pagina’s met KPI’s en boeteclausules
• 3 kwalitatieve stukken uitgevraagd (geldend voor alle percelen) en daarnaast specifiek
voor ieder perceel
Uitdagingen voor de markt
• Niet geheel duidelijk wat de objectieve beoordelingscriteria zijn
• Grote diversiteit met behoefte aan generalisatie vanuit klantperspectief

16. www.F-Fort.nl
Hybride BVP: vloek of zegen?
Wat moet je met deze uitvraag als leverancier?
Do’s:
• Veel energie in de strategiefase
• Goede analyses, incl cultuurverschillen etc
• Voornamelijk uitgaan van de eigen meerwaarde: connectie maken
met de eigen USP
• Zoveel mogelijk projectspecifiek
Don’ts
• Knippen en plakken
• Te snel starten met schrijven
• Homogene projectgroep
• Uitgaan van eigen perspectief

17. www.F-Fort.nl
Casus OCI: aanbesteding TFM
Facilitaire scope:
• 3.500 m2 oppervlakte
• Spend circa 1 miljoen
• Hard en soft services
Algemene informatie:
• Marktleider minerale meststoffen in Europa
• Wereldwijd grootste producent melamine
• Circa 500 medewerkers in NL
• Wereldwijd 750 medewerkers met 20 nationaliteiten
Opdracht aan F-Fort:
• Brengen marktkennis en opstellen aanbestedingsstrategie
• Aanbesteding
• Implementatie
• Contractmanagement TFM

18. www.F-Fort.nl
Een organisatie
• al gewend is aan een TFM-model
• die graag actueel wil blijven op gebied van FM
• geen enkele moeite heeft met loslaten
• graag geprikkeld wil worden
• in een internationale omgeving
• open staat voor dialoog
Hybride BVP: vloek of zegen?

19. www.F-Fort.nl
1. Consulteer de markt
2. Blijf vooral zelf nadenken, durf te kiezen voor
maatwerk uitvraag (geen knippen en plakken uit
eerdere uitvragen)
3. Plafondbedrag is geen bezuinigingsmaatregel
4. Wees transparant en duidelijk over de
beoordelingscriteria
5. Vraag geen 5 sterren dienstverlening als je voor
2 sterren wilt betalen
6. Voer actief intern stakeholder management uit
7. Zorg voor een goed opgeleid beoordelingsteam
7 Tips voor opdrachtgevers

20. www.F-Fort.nl
7 Tips voor opdrachtnemers
1. Read the manual, carefully! Vind de
klantbehoefte achter de klantvraag
2. Maak het projectspecifiek (geen knippen en
plakken uit eerdere inschrijvingen)
3. Durf te schrijven wat je van de opdrachtgever
verwacht/nodig hebt
4. Zorg ervoor dat jouw dienstverlening waarde
toevoegt aan primaire proces van de
opdrachtgever
5. Zorg dat je waar kunt maken wat je hebt
opgeschreven
6. Maak een goede connectie met de operatie,
train bijvoorbeeld je mensen die de interviews
gaan doen
7. Zorg voor gedegen risicomanagement

21. www.F-Fort.nl
Tot slot een tip voor de samenwerking:
Zorg voor een nauwkeurige,
positief-kritische en LEUKE
concretiseringsfase, die
investering levert je jaren plezier
op en verdien je gegarandeerd
terug

22. Welkom!
www.F-Fort.nl
Hybride vormen van BVP; een vloek of een zegen?
Dank voor uw aandacht en graag tot ziens in
FM, Inkoop of BVP-sales-land!