Espoon kaupungin konserniesikunnan monitilatoimiston sekä työskentelytapojen esittely, 2014.

1. Uusi tila,
uusi tapa tehdä työtä
Konserniesikunnan monitilatoimisto 2014

2. Konserniesikunnan monitilatoimisto
on kaupungin pilottikohde
• 35 konserniesikunnan työntekijää luopui
maaliskuussa 2014 työhuoneistaan ja siirtyi
monitilatoimistoon.
• Monitilatoimistossa on 22 nimeämätöntä
työpistettä.
• Lisäksi on erilaisia työskentelyyn sopivia tiloja mm.
piipahduspisteet (neuvottelusohvat- ja tuolit),
hiljaisen työn tila sekä neuvotteluhuoneita.
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
2

3. 2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
3

4. Tilankäyttö tehostuu
• Tavoitteena taloudellinen tehokkuus ja energian
säästö
• Luovutaan tarpeettomista tiloista
• Tilat muuntojoustaviksi ja tehokkaampaan käyttöön
• Edustavampi - enemmän Espoon kaupungin
imagon näköinen
• Pilotti toimii esimerkkinä kaupungin
tilakehittämiselle
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
4

5. 2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
5

6. Konserniesikunnan työskentely
uudistuu
• Kehitetään uusia työtapoja
• Kannustetaan yhdessä
tekemiseen
• Monipuoliset mahdollisuudet työn
tekemiseen
• Liikkuva työ
• Lisää työn laatua ja mielekkyyttä
• Yhdessä tehdyt pelisäännöt
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
6

7. 2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
7

8. Aikataulu
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
8
Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu
2013 2014
Suunnittelu
Remontti
Kalustaminen
Pelisääntöjen luominen Pelisääntöjen tarkentaminen
Viestintä (työpajat, infot, yksikkökokoukset, työtila, Yammer…)
Väistö-
muutto
Muutto
Kaluste-, tekstiili- ja AV-laitekilpailutukset
Työskentelytapakysely
• Suunnittelu käynnistyi syksyllä 2012.
• Lokakuussa 2012 toteutettiin työtapakysely sekä tilojen käyttöastemittaus.
• Henkilöstön toiveita suunnitteluun kartoitettiin työpajassa keväällä 2013.
• Työskentelytapakyselyä toteutetaan kuukausittain ainakin vuoden 2014 loppuun. Tuloksia käydään läpi yhteisissä infoissa.

9. Kustannukset 545 000 euroa
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
9
330 000110 000
65 000
20 000
20 000
Remontti
Kalusteet ja tekstiilit
Suunnittelu
AV-laitteet
Muut (muutot,
valmennus jne.)

10. 2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
10

11. Miten kustannukset hoidetaan?
• Citycon maksoi remontin (330 000 euroa) ja me
maksamme sen korotettuna vuokrana takaisin
seuraavan 4 vuoden kuluessa
• Neljännestä kerroksesta vapautunut tila 410 m²
vuokrataan edelleen kaupungin muille yksiköille
mm. Vanhuspalvelujen kotihoidolle
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
11

12. 2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
12

13. Omat resurssit
• Projektiryhmä
• Työmäärä
• Työskentelytapa
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
13

14. 2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
14

15. Uudistus on kokonaisuus
Tilat
Ihmiset
Työvälineet
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
15

16. Uusi tapa tehdä työtä –
avainasioita
Pelisäännöt
• Luotu yhdessä
• Pidetään ajan
tasalla
Työvälineet
• Paperiton ja
liikkuva
työskentely
mahdollista
Liikkuva työ
• Liikkuvan työn
sopimukset
kaikille
• Tavoitettavuus
säilyy
Yhteisöllisyys
• Osallistuminen
• Tiedon
jakaminen
Osaaminen
• Työvälineiden
käytön
tehokkuuteen
panostettu
• Koulutusta
kaikille
yksiköille
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
16

17. Tätä teemme
konserniesikunnassa
17

18. Konserniesikunta johtaa, ohjaa
ja valvoo kaupunkikonsernia
kaupunginjohtajan johdolla
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
18
Konserniesikunnan yksiköt ja ryhmät
vastaavat konserniesikunnan tehtävistä
monialaisella asiantuntijuudella ja
esikunnan ja koko konsernin edustajista
koostuvilla asialähtöisillä tiimeillä sekä
verkostomaisella toimintatavalla.

19. Konserniesikunta edistää
• hyvää hallintoa
• päätöksentekoa
• yhtenäisiä
toimintatapoja
• kaupungin
elinvoimaisuutta
• kestävää kehitystä.
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
19

20. Konsernihallinnon organisaatio
2014
20
Konsernihallinto
Konserni-
esikunta
(kaupungin-
johtaja)
Strategia ja talous
-yksikkö
Strategia ja
kehittäminen
Tietohallintoryhmä
Hankinnan ohjaus
Taloussuunnittelu
Rahoitus
Konserniohjaus
Hallinto- ja lakiasiat
-yksikkö
Henkilöstöyksikkö
Kaupunkikehitys-
yksikkö
Palvelut ja laatu
–yksikkö
Viestintäyksikkö
Sisäinen
tarkastus
(tarkastus-
johtaja)

21. Tutustu uuteen tilaan videolla
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
21
Espoon kaupunki
monitilatoimisto