Miten Espoon kaupungilla tehdään työtä ja hyödynnetään sähköisiä työvälineitä? Esitys on koostettu tilaisuuteen Forssan kaupungintalolle 16.12.2015, jossa kuulolla Forssan, Jokioisten ja Tammelan kuntien henkilöstöä.

1. Espoon työskentelytavat
16.12.2015, Forssa
Johanna Pajakoski, @jpajakoski

2. 2015 2
Suomen toiseksi suurin kaupunki.
@EspooEsbo
espoonkaupunki

3. Sähköiset työvälineet Espoossa
2015 3

4. Sähköinen työympäristö
2015 4
SharePoint-
työtilat
Kumppani-
työtilat
Yammer
Uutis-
kirjeetOutlook
Lync
sähköiset
työkalut
Intranet
Essi
dokumentinhallinta
ilmoitukset
kokoustaminen
verkkokokoukset
läsnäolotieto
kokousresurssit
projektien
työtilat

5. Intranet Essi
• Koko henkilöstölle
yhteinen
• Sisällöntuottajia n.
100 hlöä
• Omat työtilat
etusivulla
• Voi kirjautua millä
tahansa laitteella,
myös hallinnon
verkon
ulkopuolelta
2015 5

6. Työtilat
• Yksiköille, tiimeille,
projekteille jne.
• Ilmoituksia voivat
lisätä työtilan
jäsenet
• Dokumentinhallinta
• Jäsenten hallinta
työtilan omistajan
vastuulla
• Voi kirjautua
hallinnon verkon
ulkopuolelta
• Extranet-työtilat
kumppanien
kanssa
työskentelyyn
2015 6

7. Yammer
• Organisaation sisäinen sosiaalinen media
• Voi seurata henkilöitä tai liittyä ryhmiin
• Ryhmät avoimia tai suljettuja
• Voi käyttää mobiilisovelluksella
2015 7

8. ”Meillähän on jo sähköposti ja
työtilat... ” – miksi Yammer?
21.1.2016 8
Avoimet ryhmät
kutsuvat
osallistumaan
Tutustu ja
verkostoidu
Valitse itse mikä
sinua kiinnostaa
Linkitä ja vinkkaa
Kätevä
keskustelu
Työyhteisön
sisäiset asiat
helposti jakoon

9. Sähköinen väline
käyttötarkoituksen mukaan
2015 9
Yammer
Essi
Tekstiviesti
WhatsApp
Sähköposti
Lync
Puhelin
osallistujia
kiireellisyys
paljon
vähän
ei kiireellinenakuutti
Ryhmä-
työtilat
Kriisi?

10. Millaista apua välineistä on?
2015 10

11. Espoon pelisäännöt
Käytämme Outlookin
kalenteria ja pidämme
huolta siitä, että se on ajan
tasalla. Kalenterin
tavoitettavuustieto näkyy
myös Lyncissä.
Tilavaraukset tehdään
Outlookilla.
Dokumentinhallintaan
käytetään työtiloja
(Sharepoint).
Lynciä hyödynnetään
pikaviestintään ja
verkkokokoustamiseen.
Kysy nopeat kysymykset
mieluummin Lyncillä kuin
sähköpostilla!
Kaupungin sisäisesti
emme lähetä liitetiedostoja
sähköpostitse. Dokumentit
tallennetaan ja jaetaan
työtilojen kautta.
Yksiköiden, tiimien ja
verkostojen sisäisessä
viestinnässä hyödynnetään
työtiloja. Työtilojen
ilmoitukset näkyvät työtilan
jäsenten Essi-etusivulla.
Jokainen työyhteisö sopii
yhteiset pelisäännöt, jotka
parhaiten tehostavat tiimin
sisäistä viestintää,
kokoustamista ja
dokumentinhallintaa.
2015 11

12. 2015 12
”Dokumentit eivät ole
sinun tai minun.
Ne ovat meidän.”

13. Tehokkaampaa kokoustamista
2015 13

14. LUPissa Lyncataan
Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen (LUP)
viikkokokoukset pidetään Lyncin avulla aiemman fyysisen
palaverin sijaan.
Mikäli kaikki työntekijät haluttaisiin tavoittaa ilman Lynciä, kokouksen pitäjän täytyisi matkustaa
kokousta varten seitsemälle paloasemalle – jokaiselle neljä kertaa (neljä työvuoroa
vuorokaudessa).
Tästä syntyisi 1 200 kilometrin matka viikoittain ja noin 62 800 kilometriä vuodessa.
Nyt kaikilla on mahdollisuus osallistua viikkokatsaukseen Lyncin välityksellä omalla
paloasemallaan ja työvuoronsa aikana, joko suorana tai tallennettuna lähetyksenä.
Osallistumis- ja tiedonsaantimahdollisuudet ovat lisääntyneet merkittävästi ilman kustannusta
tai hiilidioksidipäästöjen kasvua.
Päinvastoin, teoreettisesti laskien nyt on aikaansaatu 6 091 kilon hiilidioksidisäästöt, mikä
vastaa 33 henkilön vuosittaista suihkujen määrää
2015 14

15. Etätyö
Pelisäännöt
• kaupunkitasoiset
ohjeet
• sovitaan
esimiehen
kanssa
Työvälineet
• liikkuvaan
työskentelyyn
sopivat välineet,
mm.
verkkokokouksia
varten
• VPN
Tavoitettavuus
• Outlook ajan
tasalla
• Lync käytössä
2015 15

16. Työskentelyn tilat muuttuvat
2015 16

17. Konserniesikunnan monitilatoimisto
on kaupungin pilottikohde
• Noin 40 konserniesikunnan työntekijää
• 22 nimeämätöntä työpistettä
• Erilaisia työskentelyyn sopivia tiloja mm.
piipahduspisteet, hiljaisen työn tila sekä
neuvotteluhuoneita
2015
17

18. 2015
18

19. Uudistus on kokonaisuus
Tilat
Ihmiset
Työvälineet
2015
19

20. 2015
20

21. Uusi tapa tehdä työtä –
avainasioita
Pelisäännöt
• Luotu yhdessä
• Pidetään ajan
tasalla
Työvälineet
• Paperiton ja
liikkuva
työskentely
mahdollista
Liikkuva työ
• Liikkuvan työn
sopimukset
kaikille
• Tavoitettavuus
säilyy
Yhteisöllisyys
• Osallistuminen
• Tiedon
jakaminen
Osaaminen
• Työvälineiden
käytön
tehokkuuteen
panostettu
• Koulutusta
kaikille
yksiköille
2015
21

22. 2015
23
Kiitos!