Espoo ja uusi tapa tehdä työtä. Intranet, sähköiset työtilat ja niiden hyödyntäminen työskentelyssä.

1. Espoo ja uusi tapa tehdä
työtä
Santeri Paakko, Johanna Pajakoski
Konserniesikunta, Espoon kaupunki

2. Espoo on Suomen toiseksi
suurin kaupunki
• Vuoden 2013 lopussa
Espoossa oli yli 260 000
asukasta ja kaupunki työllisti
noin 14 000 henkilöä.
• Kaupungin työntekijöitä
useissa toimipisteissä (mm.
koulut, terveyskeskukset,
päiväkodit) ympäri kaupunkia.
• Lisäksi Espoo tekee tiivistä
yhteistyötä seudullisten,
kansallisten ja kansainvälisten
toimijoiden kanssa. 4.4.2014

3. Sähköisen työympäristön
kirkastus eli visio tehtiin v. 2009
Julkaisu-
järjestelmä-
uudistus
Espoo.fi ja
Intra (2009–)
Sisäiset
työtilat
(Sharepoint)
(2010–)
Pikaviesti-
ohjelma
(Lync)
(2011)
Kumppani-
työtilat ns.
extranet
(Sharepoint)
(2013–)
Päätelaite-
riippumatto-
muus ja
liikkuva työ,
pilotointi
4.4.2014

4. Työpäivän haasteet
Kenellä on oikeaa osaamista?
Miten tietoa jaetaan?
Kuka tietää tästä jotain?
Mitä tapahtuu?
Mistä löydän uusimman
tiedon?
Milloin voin osallistua?
Miten kerron työstäni?
Miten voin vaikuttaa?
Mistä löydän tietoa?
4.4.2014

5. Tietotyön työkalut ja työtavat
Työvälineitä on
paljon
Essi, sähköposti ja
sähköinen kalenteri,
Office-ohjelmat,
pikaviesti, verkko-
kokous, ryhmätyötilat,
mobiilityön välineet
Muut työkalut: potilas-
ja, asiakas-
tietojärjestelmät,
karttaohjelmat ym.
Työtapoja pitää
miettiä
uudestaan
Työviestintä
(Yhteiset pelisäännöt miten
viestitään missäkin
tilanteessa)
Dokumentinhallinta
(Avoin tieto. Uusin tieto
yhdessä paikassa)
Kokouskäytännöt
(Tehokkaammat ja lyhyemmät
kokoukset, joissa tehdään
päätöksiä)
Liikkuva työ
(Ajasta, paikasta ja
päätelaitteesta riippumaton
työskentely)
Mikä muuttuu?
Tiedonhallinta
(tiedon löytäminen, käsittely
ja jakaminen)
Ajanhallinta
(Aikaa säästyy perustyön
tekemiseen)
Tuottavuus
(Työprosesseja parantamalla
saamme enemmän
aikaiseksi)

6. Intra = Essi ja työtilat
Essi
• Kaupunki- ja toimialatasoinen viestintä
• Tehdään julkaisujärjestelmällä
• Sivuja päivittävät tietyt käyttäjät
Työtilat
• Yksiköiden, projektien, verkostojen
sisäinen viestintä
• Kaikki voivat tuottaa sisältöä
4.4.2014

7. Intraa kehitetään jatkuvasti
4.4.2014

8. Verkoston työtila
4.4.2014

9. Tehokokous yksikön työtilassa
4.4.2014

10. Kumppanityötila (extranet)
4.4.2014

11. Työskentelytapojen muutos on
osa organisaation kulttuurin
muutosta
Tietoisuus Osaaminen
Työvälineet Toiminta

12. Työskentelytapojen
edistämisessä muistettava
Kuva: Intosome Oy

13. 4.4.2014