Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali

1. Incrementare i profitti
con una riduzione
dei costi generali

2. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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La competizione generata dall’economia globale continuerà ad imporre un
abbassamento dei prezzi al cliente finale. Di conseguenza, controllare le spese
generali è diventato un fattore chiave per la competitività di un azienda
e la riduzione dei costi, infatti, è una strategia vincente perché permette
il mantenimento della marginalità anche se il prezzo finale si abbassa.
Tutto ciò migliora la competitività di un’azienda liberando liquidità da utilizzarsi per
investimenti, innovazione e sviluppo.
Si possono gestire molti tipi di costo: stampati aziendali, telecomunicazioni,
trasporti e spedizioni, consumabili per l’ufficio, elettricità e gas, assicurazioni,
gestione rifiuti e così via. Presi tutti insieme, essi costituiscono una porzione
significativa della spesa di un’azienda e la loro ottimizzazione consente l’ottenimento
rapido di risparmi importanti! (Fino al 20% mediamente).
Comunque, anche quando aziende dovessero riuscire ad instillare una seria cultura
di controllo della spesa e ad integrarla sempre più nelle loro strategie, esse sono
costrette ad ottenere rendimenti sempre migliori. Ovviamente, in un mondo sempre
più competitivo, esse devono continuare a negoziare i prezzi migliori con i fornitori,
ma non a discapito delle qualità del prodotto o del servizio ricercato.
Affrontare una tale sfida non è facile. Le aziende normalmente dedicano
risorse alla gestione dei costi diretti e delle materie prime, ma questo non è spesso
il caso quando si tratta di altre spese generali necessarie per mantenere il buon
funzionamento delle operazioni aziendali. Probabilmente, per tali aziende, la
difficoltà risiede in mancanza di tempo o della conoscenza specialistica
necessaria per esaminare al meglio la situazione.
Per tutti questi motivi assumere esperti esterni può dimostrarsi una
soluzione efficace.
Attraverso un tale approccio, un’azienda terrebbe sotto controllo i propri costi
indiretti mentre eviterebbe ogni distrazione alla propria struttura che può così
rimanere concentrata nelle attività strategiche legate al proprio business
(come, ad esempio, lo sviluppo di prodotti e servizi innovativi ed affidabili).
Inoltre, le economie che derivano da un’attenta gestione dei costi indiretti
e delle spese generali, è sempre ben accolto da quegli azionisti o stake-
holders che sono particolarmente attenti a tali misure per l’aumento del
profitto aziendale.

3. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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Incrementare i profitti
con una riduzione dei
costi generali
Punti Chiave di questa Business Guide
Che valore aggiunto puoi aspettarti da un
approccio di ottimizzazione delle spese?
3 ragioni per adottare una politica di riduzione delle spese indirette
4 ragioni per affidarsi ai servizi di un impresa di consulenza per la riduzione
delle spese
3 criteri da considerare
Le quattro tappe per la riduzione dei costi
Comunicazione efficace e coinvolgimento dell’intera forza lavoro nel
progetto
Identificazione dei bisogni reali dell’azienda
Esecuzione di benchmarking
Implementazione e follow-up delle misure selezionate
Come funziona un programma di riduzione dei
costi?
Pre-auditt
Audit
Individuazione delle possibilità di risparmio e convalida delle proposte
Implementazione
Assistenza
Quali sono i criteri decisivi per la scelta di un
consulente per la riduzione delle spese?
4 domande da porti quando effettui la scelta
P. 401.
03.
02.
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CONTENUTI

4. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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01. Punti chiave di questa Business Guide: rendere le
attività di riduzione costi operativi un successo
Attraverso il lavoro di esperti specializzati nella riduzione dei
costi operativi:
Beneficerai dell’aiuto di professionisti• che, lavorando per te ed al
tuo fianco, realizzeranno una efficace verifica della situazione attuale,
identificheranno i risparmi realizzabili, forniranno raccomandazioni ed
implementeranno, monitoreranno e misureranno le azioni intraprese;
Otterrai, mediamente, il 20% di risparmi• : la tua azienda otterrà
una posizione di mercato sostenibile nel tempo, produrrà liquidità in
surplus e aumenterà la propria stabilità finanziaria inviando, allo stesso
tempo, un forte segnale agli azionisti;
Non stai rischiando nulla• : i consulenti esterni sono dediti al
raggiungimento di risultati e sono remunerati solo sulla base dei risparmi
effettivamente realizzati. Il loro successo dipende dal successo dei loro
clienti.

5. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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Incrementare i profitti
con una riduzione dei
costi generali
02. Che valore aggiunto puoi aspettartida un approccio
sistematico di ottimizzazione delle spese?
3 ragioni per adottare una politica di riduzione delle spese
operative
Per affrontare al meglio il mercato
Evitare una caduta di marginalità e la perdita di clienti sono le motivazioni principali
per cui le politiche di ottimizzazione della spesa hanno così tanto successo. Ridurre
i costi operativi conservando inalterata la qualità dei prodotti e servizi acquistati è
la combinazione essenziale per soddisfare le aspettative dei clienti.
La riduzione del costo per unità dei prodotti senza abbassare la qualità aumenta la
competitività dell’azienda e così assicura la propria abilità di vincere nuovi mercati
e mantenere la propria direzione strategica.
Per fare cassa
L’ abbassamento dei margini, debole redditività e tese negoziazioni con le istituzioni
finanziarie rendono essenziale l’accrescimento rapido della propria disponibilità
liquida, così che l’azienda possa continuare a svilupparsi.
Per i motivi di cui sopra, in un ambiente dove la concorrenza diventa sempre più
forte, l’opportunità meno rischiosa è rappresentata prorpio dalla realizzazione di
una policy di riduzione delle spese con l’obiettivo di recuperare buoni livelli di
working capital.
Per conservare stabilità finanziaria
Lunghi termini di pagamento per accontentare i propri clienti e costi di produzione
in aumento sono un peso sulle risorse finanziarie e impattano la competitività e
redditività di un’azienda.
Quindi, attuare misure per la riduzione dei costi operativi, permette ad un’azienda
di recuperare rapidamente la propria stabilità economica e di conservare anche la
propria forza lavoro; una soluzione ideale che permette all’azienda di conservare
le proprie abilità e know-how.
In base al Barometro 2010 realizzato da Manageyourself e l’Expansion
su di un campione di grandi aziende, l’88% dei managers intervistati
ritiene la riduzione costi una priorità per il 2010.

6. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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4 ragioni per affidarsi ai servizi di un impresa di consulenza per
la riduzione delle spese
Un azienda può realizzare tra il 15% ed il 20% di risparmi senza
tralasciare le proprie attività strategiche
Un progetto di successo genera mediamente il 20% di risparmi. Le negoziazioni con
i fornitori sono ovviamente incluse, ma il vantaggio principale è la realizzazione di
un migliorato allineamento tra i bisogni aziendali ed i prodotti o servizi acquistati,
eliminando sprechi e situazioni di “over-buying”. Il beneficio sostanziale ottenuto,
consente all’azienda di preparare un futuro sostenibile attraverso il rinnovamento
delle priorità strategiche: sviluppare nuovi prodotti, trovare nuovi clienti e migliorare
la produzione industriale.
Beneficia dell’esperienza, del tempo e del metodo di consulenti
esterni
Una policy di riduzione delle spese generali è parte di una genuina strategia
di business. Comunque, al fine di rendere tale strategia veramente redditizia,
un’azienda ha bisogno di affrontare continuamente problematiche relative a:
disponibilità di tempo, di esperienza e di metodo. Laddove le aziende normalmente
hanno risorse interne ed abilità specifiche per controllare i loro acquisti strategici,
questo non è spesso il caso per altre categorie di spesa o, probabilmente , tali
risorse semplicemente non hanno il tempo e la conoscenza specialistica per
esaminarle.
Affidando il progetto a consulenti esterni, la forza lavoro ha l’opportunità di
conservare l’attenzione concentrata sulle proprie funzioni professionali più
importanti.
Riduci i costi senza perdere qualità di servizio
Costi nascosti, opzioni inutilizzate e prodotti di irrilevante utilità costituiscono tutti
vere aree di miglioramento. Infatti, in alcune categorie di spesa, i servizi acquistati
difficilmente sono allineati con i veri bisogni dell’azienda.
Attraverso il continuo monitoraggio della situazione, degli specialisti nella riduzione
costi hanno acquisito una vasta conoscenza specialistica in ogni categoria di spesa
di loro competenza, cosa che permette loro di rinegoziare tariffe e permette ai
loro clienti di godere delle migliori offerte alle migliori condizioni di mercato, senza
alcuna perdita in qualità.
Limita i rischi scegliendo una remunerazione basata sul successo
Esperti per la riduzione delle spese sono legati ai loro clienti. Condividono gli stessi
obiettivi e hanno una visione comune. Tale motivazione è la chiave del successo di
un progetto; i consulenti sono pagati esclusivamente in base ai risparmi prodotti.
Inoltre, tutto ciò garantisce la totale indipendenza e trasparenza nel rapporto con
i fornitori.

7. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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Incrementare i profitti
con una riduzione dei
costi generali
3 criteri da considerare
Non vuoi rivoluzionare la tua attuale organizzazione
L’attività più importante per ogni esperto di riduzione spese è quella di ascoltare
i propri clienti: le loro aspettative ed i loro bisogni. Nel rispetto della strategia
aziendale, essi presentano le proprie proposte, ma la libertà della decisione
finale è del cliente, che rimane nel pieno controllo delle operazioni. Gli esperti
fanno raccomandazioni in base ai bisogni del cliente ed in linea con i suoi criteri
decisionali. Solo le azioni approvate dal cliente vengono implementate attraverso
la stretta collaborazione dei consulenti specialisti. Il lavoro di squadra tra il cliente
e lo specialista è un fattore chiave per il successo.
Sei soddisfatto dei tuoi fornitori e non desideri cambiarli
Le possibili scelte disponibili alle aziende in progetti per la riduzione delle spese
devono essere prese rispettando vari criteri decisionali oltre al prezzo, come
l’aderenza ai requisiti qualitativi ed i livelli di servizio offerti dai fornitori correnti
o fornitori potenziali. Comunque, approcciare altre fonti di fornitura non significa
necessariamente cambiare il fornitore corrente.
Le raccomandazioni dei consulenti offrono scenari simili o alternativi alla situazione
attuale. Essi spesso presentano proposte che sono più vantaggiose in termini di
prezzo per lo stesso livello di qualità. Tali offerte sono ottenute grazie ad una
reale partnership tra i consulenti ed i tuoi fornitori. Ad ogni modo, qualsiasi sia la
situazione, solo il cliente ha la facoltà di decidere quale opzione implementare.
Per te è essenziale che la riduzione delle spese non sia sinonimo di
calo di qualità o livello di servizio
Contrariamente a quanto si crede, gli esperti di riduzione delle spese assicurano il
rispetto dei livelli di qualità richiesti dai loro clienti.
Essi si assicurano che i fornitori selezionati dai loro clienti rispettino le loro
specifiche in termini di tariffe, livello di servizio e qualità di prodotto. Se ciò non
fosse possibile, rinegoziano i contratti o approcciano la concorrenza focalizzandosi
sui veri bisogni dell’azienda che sono stati identificati anticipatamente tramite
diretta consultazione con il cliente.

8. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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03. Le quattro tappe per la riduzione dei costi
Comunicazione efficace e coinvolgimento dell’intera forza lavoro
nel progetto
- C’è un primo obiettivo che deve essere sicuramente raggiunto prima di iniziare ogni
progetto di riduzione costi: infondere fiducia nel progetto stesso presentandone,a
tutti gli impiegati coinvolti, il perimetro d’azione e gli obiettivi, in modo che essi
abbiano la possibilità ed il tempo di allinearsi. Questi devono essere consultati per
ottenere le loro opinioni e suggerimenti, ma anche per chiarire ogni dubbio che
possano avere.
- Per assicurarne il successo, monitorare l’implementazione del programma di
riduzione costi ed il coinvolgimento degli impiegati durante e dopo il progetto.
Dove le direttive non siano correttamente applicate, bisogna ricordare loro che il
progetto è tanto essenziale quanto urgente per l’azienda.

9. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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Incrementare i profitti
con una riduzione dei
costi generali
Identificazione dei bisogni reali dell’azienda
Questa fase chiave ha la finalità di identificare i reali bisogni dell’azienda per ogni
classe di spesa e verificare che i contratti dei fornitori effettivamente soddisfino
tali requisiti. La difficoltà è quella di evitare la tentazione di prodotti o servizi
aggiuntivi che non rispondono ad alcuna necessità preliminarmente identificata.
Esecuzione di benchmarking
Il benchmarking è uno strumento ideale per verificare la performance degli acquisti
effettuati. E’ uno strumento essenziale per iniziare un progetto di riduzione costi
perché permette all’azienda di paragonare il livello di servizio offerto dai fornitori
correnti con quello dei fornitori potenziali. Questa operazione permette alle aziende
di essere sicuri che le risposte fornite dai fornitori corrispondano ai bisogni del
cliente. Inoltre, aiuta nella rilevazione della migliore offerta sul mercato non solo
in termini di prezzo, ma anche in termini di qualità e livello di servizio.
Implementazione e follow-up delle misure selezionate
Servizi di Monitoring, regolari revisioni dei contratti in risposta ai cambiamenti dei
prezzi di mercato, mantenimento del coinvolgimento del personale nel programma,
follow-up delle iniziative intraprese, asessment dei risultati e così via, sono le
attività conclusive da realizzare al fine di raggiungere reali benefici.
Infatti, per assicurare la continuità dell’approccio, tale cultura alla generazione
del profitto, deve essere mantenuta sul lungo temine, così che l’ottimizzazione
degli acquisti divenga un approccio scritto nell’anima dell’azienda e sia un azione
intrapresa giornalmente da tutta la forza lavoro.

10. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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04. Come funziona un programma di riduzione dei
costi?
Pre-audit
Cos’è? E’ l’attività di identificazione delle categorie di costo da includere nel
progetto. Avviene in collaborazione con il consulente.
Chi è coinvolto? Il consulente, l’Amministratore Delegato e/o il Direttore
Finanziario.
Audit
Che cos’è? Per ogni categoria oggetto di revisione, il consulente analizza tutti i
documenti che devono essere utilizzati nel progetto (Contratti, fatture, ecc.). Questi
incontra i membri dello staff coinvolti al fine di meglio intendere l’organizzazione,
le procedure interne, gli effettivi bisogni e le aspettative. Il consulente poi elabora
un quadro di riferimento ed una lista di criteri di selezione che saranno utilizzati
più tardi per la valutazione di ogni risparmio realizzato.
Chi è coinvolto? I consulenti, l’Amministrazione e i rappresentanti delle funzioni
operative interessate dal progetto.
Individuazione delle possibilità di risparmio e convalida delle
proposte
Che cos’è? I consulenti elaborano un piano per realizzare possibili economie
che probabilmente includerà il lancio e la gestione di RFQ, rivalutazione delle
procedure ed organizzazione del cliente o ogni altra iniziativa che possa considerarsi
generatrice di risparmi. Al termine di tale fase, i consulenti presentano le proprie
raccomandazioni al cliente, accompagnate da una simulazione dei risparmi
generabili da ogni scenario possibile. E’ il cliente, infine, che verifica ed implementa
le opzioni da selezionate con il supporto e la supervisione del consulente.
Chi è coinvolto? Il consulente, l’Amministratore Delegato e/o il Direttore
Finanziario.
Implementazione
Che cos’è? L’applicazione delle raccomandazioni scelte: cambio di fornitore, nuovi
contratti con fornitori esistenti, aggiornamento delle offerte, test ecc.
Chi è coinvolto? I consulenti e i rappresentanti delle funzioni operative interessate
dal progetto.
Assistenza
Che cos’è? Monitoraggio e valutazione dei vari output del progetto.
Chi è coinvolto? I consulenti.

11. Incrementare i profitti con una riduzione dei costi generali
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Incrementare i profitti
con una riduzione dei
costi generali
05. Quali sono i criteri decisivi per la scelta di un
consulente per la riduzione delle spese?
4 domande da porti quando effettui la scelta
I consulenti dimostrano di avere comprovati metodi e strumenti?
Database di fornitori aggiornati in tempo reale e software per il decision-making
sono esempi di strumenti che forniscono le migliori condizioni per il successo delle
operazioni di riduzione delle spese.
I consulenti che assistono il cliente nel realizzare tali misure di riduzione costi
devono essere capaci di fornire, in riferimento ai tuoi bisogni, una valutazione
complessiva del mercato in modo da presentare le migliori offerte in un limitato
periodo di tempo.
I consulenti dimostrano la necessaria esperienza ed abilità per
rinegoziare i vostri contratti?
Ridurre le spese richiede delle abilità molto specifiche. E’ desiderabile, quindi,
essere assistiti da consulenti che siano specializzati, che abbiano sviluppato le
migliori competenze in un settore specifico e la cui esperienza garantisce che
essi sono nella posizione di comprendere perfettamente i tuoi bisogni ed i limiti
d’azione. Solo consulenti con questa combinazione di abilità saranno capaci di
offrirvi delle soluzioni su misura.
L’onorario dei consulenti è legato ai risultati dei progetti?
La riduzione delle spese basata su di un modello win/win richiede una collaborazione
genuina tra l’azienda, il fornitore ed il consulente. Questo principio ha il vantaggio
di stimolare la performance degli esperti al fine di rilevare il massimo livello di
risparmi. Il consulente sarà remunerato solo se il progetto è di successo e in
proporzione ai risparmi che verranno generati.
I consulenti lavorano vi seguono sul lungo termine?
I consulenti che sono contenti di offrire raccomandazioni senza darne seguito e
realizzazzione, non possono garantire il successo delle operazioni. Solo assistenza
personalizzata per l’intera durata del progetto, con la possibilità di intervenire
ad ogni fase dello svolgimento delle operazioni, può garantire il successo del tuo
progetto nel lungo termine.

12. Questa Business Guide è offerta da :
Expense Reduction Analysts è specializzata nella gestione e riduzione delle
spese generali ed è dedita ad aiutare aziende nella generazione di risparmi su
costi indiretti. E’ orgogliosa delle proprie uniche e riconosciute abilità sviluppate
durante 15 anni di esperienza maturata con aziende di ogni dimensione ed di ogni
settore.
Gli esperti di Expense Reduction Analysts sono consulenti senior che provengono
da importanti gruppi o da top aziende di medie o piccole dimensioni, dove hanno
presieduto a funzioni di management nell’ambito della direzione finanziaria,
commerciale, approvvigionamenti. Questo è quanto garantisce che la loro sia una
intima conoscenza delle funzioni aziendali ed assicura che essi siano capaci di
comprendere e condividere gli obiettivi, i bisogni, le aspettative ed i problemi
del management. Essi hanno una conoscenza specifica delle aree di spesa di
loro competenza, sviluppata attraverso il monitoring costante del mercato, e ne
capiscono i meccanismi intimi di settori che attraversano continui cambiamenti
ed i cui modelli tariffari e commerciali sono molto spesso impenetrabili. Questa
esperienza permette loro di offrire delle soluzioni veramente su misura.
I consulenti di Expense Reduction Analysts dimostrano una reale capacità
nell’aiutare persone ed aziende a raggiungere i propri obiettivi. Essi non considerano
se stessi come fornitori di soluzioni preconfezionate. Essi lavorano affiancandosi ai
propri clienti, elaborando fianco a fianco strategie e procedure per raggiungere i
risultati richiesti. Essi forniscono un servizio che va oltre le semplici raccomandazioni
offrendo follow up personalizzato sul lungo termine. Dopo un periodo necessario
per la presentazione delle loro raccomandazioni, essi lavorano con i loro clienti
per almeno 18 mesi, implementando soluzioni e monitorandone gli esiti così che i
loro clienti possano beneficiare dei prezzi e servizi effettivamente concordati con
il fornitore e senza sorprese. Inoltre, essi sono particolarmente vigili rispetto ai
criteri di qualità e tempi di consegna. Siccome sono remunerati in relazione ai reali
risparmi realizzati, il loro successo dipende dal successo dei loro clienti!
Con un network di 750 consulenti in 30 paesi nel mondo, tutti con almeno 15
anni di esperienza, il gruppo Expense Reduction Analysts ha, con successo,
realizzato 14,000 progetti di ottimizzazione delle spese con una media del 20% di
risparmi generati su spese generali.