Fyrirlestur á Dokkufundi 2.10.2012: "Þjálfun stjórnenda í erfiðum samtölum". Framsögumeður Svava Jónsdóttir sérfræðignur hjá Virk endurhæfingarsjóði.

1. Fjarverustjórnun – Fjarverusamtal
Kynning fyrir Dokkuna
2. okt. 2012
Svava Jónsdóttir, sviðsstjóri fyrirtækjasviðs VIRK

2. VIRK - Starfsendurhæfingarsjóður
• Ákvæði í kjarasamningum á árinu 2008
• Stofnaðilar eru aðilar vinnumarkaðarins
• Sjálfseignarstofnun sem ekki er rekin í ágóðaskyni
• Undirbúningur starfseminnar hófst í ágúst 2008
• Janúar 2009 aðkoma opinbera vinnumarkaðarins
• 2009/10 ráðgjafar í starfsendurhæfingu í stéttarfélögum
• 2012 lög sett um starfsendurhæfingarsjóði
• Fjármagnað með hluta af launatengdu gjöldunum

3. Hlutverk og starfsemi VIRK
Hlutverk VIRK er að draga markvisst úr líkum á því að starfsmenn hverfi
af vinnumarkaði vegna varanlegrar örorku
· Þjónusta ráðgjafa
· Samhæfðir vinnuferlar og skráning
Þjónusta við einstaklinga
· Þróun á starfsgetumati
· Samningar við úrræðaaðila og sérfræðinga
· Sérhæfð matsteymi
Þjónusta við fyrirtæki og · Fræðsluefni, fræðsla og leiðbeiningar til
stjórnendur atvinnurekenda og stjórnenda
· „Virkur vinnustaður“ Þróunarverkefni til 3
ára
· Upplýsingar og árangursmælikvarðar
Upplýsingar, gæði, útgáfa · Upplýsingakerfi
og rannsóknir · Gæðakerfi, innri og ytri úttektir
· Útgáfa
· Rannsóknir og þróun

4. Virkur vinnustaður
• Þróunarverkefni til 3 ára í samvinnu við 12 fyrirtæki og stofnanir
- 35 vinnustaði, 1600 starfsmenn
• Verkefni um forvarnir á vinnustað og endurkomu til vinnu eftir
langtímaveikindi
• Stjórnendur og starfsmenn fá leiðbeiningar og stuðning við að
móta stefnu og finna markvissar leiðir sem stuðla að
forvörnum, velferð og minni fjarveru frá vinnu
• Áhersla er á jákvæða og heilsusamlega nálgun
• Mat verður lagt á árangur í lok verkefnisins

5. Góður vinnustaður - Virkir starfsmenn
• Hvað þarf til ?

6. Hvað telja danskir stjórnendur
að gagnist?
• Breyta viðhorfi til áunninna veikindadaga (77%)
• Aukin þekking
– um forvarnir vegna fjarvista (77%)
– hvernig halda á í veikt starfsfólk (72%)
– hvernig meðhöndla á fjarvistir (70%)
• Tími til að ræða um fjarvistir við samstarfsfólk (62%)
• Auknar fjárveitingar til forvarna og halda starfsfólki (61%)
• Skýrar línur um fjarvistir á vinnustað (61%)
• Stuðningur frá æðstu stjórnendum við lausnir (56%)
• Aukin þekking á lögum og reglum (55%)
( Heimild: Lederne, februar 2011 www.lederne.dk)

7. Hvað telja starfsmannastjórar
að gagnist?
• Aðgerðir sem stuðla að vellíðan á vinnustað (84%)
• Aðgerðir sem stuðla að heilbrigði starfsfólks (65%)
• Viðhorfsbreyting (65%)
• Stefna og starfsaðferðir (61%)
• Fyrirbyggjandi umhyggjusamleg samtöl (55%)
• Tölulegar upplýsingar um fjarvistir (55%)
• Fræðsla til stjórnenda um erfið samtöl (51%)
• Bónus til þeirra sem mæta vel (19%)
Heimild: Capacent Epinion 2008, Könnun meðal 400 starfsmannastjóra í dönskum fyrirtækjum
um afstöðu til veikindafjarvista

8. Vinnustaðir þurfa að skoða
helstu ástæður og áhrif fjarveru
• Fjarveru má rekja til:
• heilsutengds vanda
• hegðunartengdra þátta
• umhverfistengdra þátta
• Að vissu marki má hafa áhrif á þessa þætti

9. Margvíslegar ástæður fyrir
veikindafjarveru
Vegna sjúkdóma 34%
Aðrar ástæður 66%
- vegna fjölskyldumála 22%
- vegna einkaerinda 18%
- vegna streitu og álags 13%
- starfsmenn töldu sig eiga rétt á veikindaleyfi 13%
könnun í USA 2007

10. Helstu ástæður veikindafjarveru
• Andleg vanlíðan s.s.
streita, kvíði eða
þunglyndi
• Stoðkerfisvandamál, s.s.
bakverkir eða liðverkir
• Smitsjúkdómar
• Slys og óhöpp
• Annað

11. Áhrif fjarvista á einstaklinginn
• Andleg líðan - reiði, ótti, kvíði, streita, þunglyndi, sektarkennd
• Líkamleg einkenni
• Félagsleg einangrun - skortir eðlilegan ramma í
hversdagslífinu
• Erfitt að fara aftur til vinnu
• Lengi að ná eðlilegum vinnuafköstum
• Erfiðara með að viðhalda þekkingu og færni
• Hætta á að falla út af vinnumarkaðnum
• Tekjumissir

12. Áhrif fjarvista á vinnustaðinn
• Samstarfsfólk bætir á sig verkefnum þess sem er veikur –
aukið álag
• Annar starfsmaður hleypur í skarðið - afleysing
• Verkefni þess sem er veikur bíða þar til hann kemur aftur til
vinnu – biðtími, seinkun verkefna
• Starfsmaður vinnur hluta eða alla vinnu í fjarvinnslu – jákvætt
eða neikvætt - spurning um afköst og heilsu

13. Áhrif fjarvista á fyrirtæki
• Minni framleiðni, þjónusta
• Aukinn kostnaður
• Áhrif á „vinnustaðamóralinn”
• Þekking og færni sem nýtist ekki
• Aukinn kostnaður vegna nýliðunar
• Verri ímynd

14. Fjarverustjórnun
• Stefna, markmið og leiðir um velferð, fjarveru og
endurkomu til vinnu eftir veikindi

15. Áherslur í fjarverustjórnun
Frískur
1. Frískur, í vinnu 2. Frískur, en
fjarverandi
Í vinnu Veikindaskráður
4. Veikur, og í vinnu 3. Veikur, og fjarverandi
Veikur
Heimild: Nomeco

16. Stefna um velferð, fjarveru og
endurkomu til vinnu eftir veikindi
Velferð - Forvarnir á vinnustað
• Skýrir ferlar, samskipti, upplýsingamiðlun reglubundnar kannanir,
hrós, hvatning, umbun ofl.
• Heilsuefling, heilsu- og vinnuvernd, öryggismál og slysavarnir
• Nýliðamóttaka, fræðsla, símenntun, möguleikar á að þróast í starfi
Fjarvera frá vinnu
• Viðbrögð við fjarveru – allir þekkja reglurnar
• Tilkynning fjarveru, lykiltölur
• Samskipti á veikindatíma, fjarverusamtal og stuðningur
Endurkoma til vinnu (ETV)
• Samtal og áætlun um ETV
• Stuðningur, aðlögun og eftirfylgd
• Umbætur á vinnuaðstöðu / vinnufyrirkomulagi

17. Fjarvistadagar
• Að meðaltali eru fjarvistardagar í Danmörku (skv. Lederne, febrúar 2011)
– í einkageiranum 7,4 á ári
– í opinbera geiranum 9,9 á ári
– í sjálfseignarstofnunum 6,5 á ári
• Opinberar tölur fyrir Ísland
– Ekki samræmd skráning
• Samtök atvinnulífsins
– Árið 2005: 9,8 (eigin veikinda slysa og fjölskyldumeðlima, Parex)
– Árið 2006: 8,4 (Inpro – 11.000 manns)
– Árið 2007: 8,8 (Heilsuverndarstöðin)
– Árin 2010/2011: 3,6% – 4,1% tapaðir vinnudagar (Heilsuvernd)
• Árið 2011 Virkur vinnustaður þátttökuvinnustaðir
– 8,7 dagar og 3,1 skipti (eigið mat starfsmanna)

18. Forvarnir á vinnustað og
endurkoma til vinnu eftir veikindi
Tilefni til fjarverusamtals:
Tilefni til ETV – samtals -
· Skammtímafjarvera
áætlunar:
t.d. 6 skipti á 12 • Langtímafjarvera
mánaða tímabili • Veikur í meira en 4 vikur
· Veikur í allt að 4 vikur samfellt
· Biður sjálfur um • Áætlun um endurkomu til Aðkoma trúnaðarmanns/stéttarfélags eftir óskum
· Merki um heilsubrest vinnu
starfsmanns/stjórnanda
Í vinnu
með eða án
1) Stefna 2) Stjórnandi 5) ETV- aðlögunar
Tilkynning hefur samband eftirfylgd á
3) Fjarveru- 4) ETV- Samtal
fjarveru - við starfsmann vinnustað,
samtal og áætlun
skilgreint ferli á á t.d. 5. degi jafnvel með
vinnustað fjarveru stuðningi
6) Möguleikar
starfsmanns á
vinnustað
fullreyndir

19. Samtal um tíðar skammtíma-
fjarvistir
• Stjórnandi og starfsmaður fara yfir stöðuna
• Ræða út frá yfirliti fjarvista
• Starfsmanni gefst tækifæri til að hafa áhrif á aðstæður
sínar á vinnustað með því að skoða:
– verkefni, starfslýsingu, áhuga, vinnuumhverfi, vinnutíma,
sveigjanleika, samskipti og fleira
– aðra þætti sem hafa áhrif á starfsgetu t.d. jafnvægi milli vinnu og
fjölskyldulífs
• Niðurstaða samtals: Skriflegt samkomulag um breytingar

20. Fjarverusamtal
• Starfsmanninum ber ekki skylda til að gefa upplýsingar um
persónuleg eða heilsutengd mál við
yfirmann/atvinnurekenda
• Sjúkdómar eru einkamál en veikindafjarvera hefur áhrif á
vinnustaðinn og hana þarf að ræða
• Upplýsingar sem fram koma í samtalinu eru trúnaðarmál,
þær eiga ekki að berast til annarra nema báðir aðilar
samþykki það

21. Samtal um endurkomu til vinnu
eftir langtímaveikindi (ETV-samtal)
• Ef veikindafjarvera stendur lengur en fjórar vikur er
mikilvægt að stjórnandi og starfsmaður vinni saman að
skriflegri áætlun um endurkomu til vinnu
• Starfsmanni er boðið uppá formlegt ETV- samtal til að
undirbúa og auðvelda farsæla endurkomu til vinnu
• ETV- áætlun, með eða án stuðningi ráðgjafa eða annarra
hagsmunaaðila
• Möguleiki á vinnuaðlögun eða vinnuprófun ef við á

22. Hver ber ábyrgð á að framfylgja
stefnu um veikindafjarveru?
Könnun meðal 400 danskra starfsmannastjóra
árið 2008:
– Stjórnendur (62%)
– Starfsfólkið sjálft (27%)
– Veit ekki (9%)
– Trúnaðar- og öryggistrúnaðarmenn (1%)
Heimild: Capacent Epinion 2008, Könnun meðal 400 starfsmannastjóra í dönskum fyrirtækjum
um afstöðu til veikindafjarvista

23. Lyklar að góðum og
heilsusömum vinnustöðum
• Stjórnendur með góða leiðtogahæfni, þekkingu og
félagslega færni
• Virk þátttaka allra, hvetja starfsmenn til meiri þátttöku
í gegnum umbótastarf á vinnustað
• Góð samskipti og opin upplýsingamiðlun
• Hafa skýra stefnu um heilsu og veikindafjarvistir
Heimild: Nycklar till friska företag. (2009), Prevent –
Arbetsmiljö i samverkan. Svenskt Näringsliv, LO & PTK.

24. Dæmi um starfsmannalausn
• Skrifstofustjóri – krabbamein apríl 2007 – aðgerð –
geislameðferð í 3 daga aðra hverja viku í ½ ár
• Fullt veikindaleyfi í tæpa 2 mánuði v/aðgerðar
• Mætti eftir það til vinnu í þeim vikum sem engin meðferð var
• Fylgdist með pósti hinar vikurnar og síma ef nauðsyn krafði
þá daga sem meðferð var ekki
• Geislameðferð lokið, kominn til vinnu febrúar 2008
• Ánægður, veikindin tóku ekki allt yfir
• Sama aðferð hentar ekki öllum

25. Dæmi um almenna aðlögun –
bætt vinnuumhverfi og velferð
• Hönnun vinnustaðarins
• Aðgengi að vinnustaðnum
• Tæknilegar lausnir
• Þjálfun og símenntun
• Sveigjanlegur vinnutími/skipulag – gildi og viðhorf
• Möguleiki á vinnuþjálfun/starfsþjálfun
• Starfavíxlun, möguleiki á mismunandi verkefnum
• Sjá nánar vinnuumhverfisvísa
Vinnueftirlitsins www.vinnueftirlit.is

26. Dæmi um
einstaklingsmiðaða aðlögun
• Samtal um fjarveru, vinnuumhverfið og líðan
• Gera skriflegt samkomulag um breytingar/að bæta sig
• Velja verkefni við hæfi miðað við getu hverju sinni
– Léttari verkefni tímabundið eða hluta af núverandi verkefnum
– Breyta vinnuskipulagi t.d. vinnutíma, vinnuhraða, vinnuflæði
– Tæknilegar lausnir – t.d. að breyta vinnurými, aðbúnaði útvega hjálpar- eða léttitæki
• Stuðningur á vinnustað eða fyrir utan
• Nýta tímann í veikindaleyfinu í samstarfi við meðhöndlandi lækni t.d. með
vinnuprófun og heilsueflingu
• Upplýsa samstarfsmenn um ferlið/veikindin
• Eftirfylgd – endurmat – ný áætlun – tímasett
• Leita til ráðgjafa VIRK í starfsendurhæfingu – einstaklingsmiðuð ráðgjöf

27. Frískir vinnustaðir
• Tala um starfsmenn sína sem auðlind
• áhersla á starfsþróun og að hvetja og efla
einstaklinginn
• Nota formlegar upplýsingagáttir eins og innra net,
fréttabréf starfsmanna eða starfsmannafundi, auk
þess að hafa óformlegar leiðir í upplýsingamiðluninni.
• Áhersla á opna og gagnrýna umræðu, þátttöku
starfsmanna og lausnamiðaða nálgun
Heimild: Hälsa och framtid 2008

28. Samantekt – 10 ráð
1. Skýr stefna og vinnureglur
2. Stuðningur
3. Góð stjórnun
4. Svigrúm
5. Jákvætt starfsumhverfi
6. Hreinskilni og skilningur
7. Góður starfsandi
8. Hrós og umbun
9. Sveigjanleiki
10. Fjarverustefna og jafnræði

29. Ávinningur - allra hagur
www.virk.is