SlideShare a Scribd company logo
1 of 37
Download to read offline
FROM INSIGHT TO REALIZATION
BREAK-OUT SESSIE – E-FACTURATIE
1 1 A P R I L 2 0 1 9
D a v i d B u s b y | E x p e r t m a n a g e r
F i n a n c i a l M a n a g e m e n t S e r v i c e s
2
AGENDA
3. WAAR STAAT UW ORGANISATIE?
4. ALLE FEITEN OP EEN RIJ
5. E-FACTURATIE [O2C & P2P]
6. STAPPENPLAN
2. PLAN JE ROUTE
7. TRIFINANCE
8. CONTACTINFORMATIE
1. EVEN VOORSTELLEN
DAVID BUSBY | EXPERT MANAGER
OPLEIDINGEN
Master of Science (MSc.) in Control (2019) | Bachelor of Business Administration (BBA) Business Economics
FUNCTIES 2003 - 2012
Credit Analist | Sr. Credit Controller & Supervisor | Business Controller | Assistant Controller
PROJECTEN FMS 2017 - HEDEN
Expert Manager Order-to-Cash | ERP implementaties | E-facturatie implementaties | Purchasing tool
implementaties | ERP Package selecties | IT Architecture optimalisaties | Interne audit | Transitie support
PRIVÉ
Eén dochter | Microsoft Excel trainer | Fitness - Cross-Fit - Tennis
OPDRACHTEN 2012 - 2017
Business & Cost Control | Change Manager | ERP package selection | Procesmanager |
Creditmanager | Ass. Projectleider faillissement
PORTFOLIO
VOOR JE DE
E-FACTURATIEREIS BEGINT,
PLAN JE EERST GOED JE ROUTE.
WA AR STAAT UW ORGANISATIE VANDAAG DE DAG?
* Extensible Markup Language
**Robotic Process Automation
… E N WA A R G A A T U M O R G E N N A A R T O E ?
ALLE FEITEN OP EEN RIJ
1. EEN E-INVOICE OF E-FACTUUR IS GÉÉN PDF-FACTUUR
PAPIER PDF XML
2. HET E-FACTUUR LANDSCHAP
ALLE FEITEN OP EEN RIJ
XML
eXtended
Markup
Language
DIALECTEN
UBL
eFactura
SETU
fInvoice
en veel meer…
VERZENDEN
E-mail, direct of
via platform
KOSTEN
E-mail & direct
€ 0,00
via platform
€ X,XX per
transactie
PROVIDER
Direct
of met behulp
van provider
9
ALLE FEITEN OP EEN RIJ
3. MET HOEVEEL BEDRIJVEN KUNT U AL E-FACTUREN UITWISSELEN?
ONTVANGT
Kan XML
facturen
ontvangen
binnen
Nederland
VERSTUURT
Kan XML
facturen
versturen
binnen
Nederland
ONTVANGT
Daadwerkelijk
XML facturen
VERSTUURT
Daadwerkelijk
XML facturen
CBS - 22 December 2017
47,2% 29,9%18,3% 12,1%
Op dit moment ontvangt 81,7% zijn of haar factuur nog via post of PDF.
41,9% verstuurt nog papieren facturen
10
ALLE FEITEN OP EEN RIJ
4. WAAR DIENT U REKENING MEE TE HOUDEN
ADOPTIE KOPLOPER
DATA
MANAGEMENT
IMPLEMENTATIE O2C
CONTINU
PROCES
11
HOE GAAT U VAN A NAAR B?
PAPIER
OPMAKEN
FACTUUR
MANUELE
CONTROLE
PAPIEREN
FACTUUR
VERSTUREN
PER POST
ONTVANGEN
PER POST
SCANNEN PDF
FACTUUR
PDF
OPMAKEN
FACTUUR
CONTROLE VERSTUREN
PER POST
ONTVANGEN
PER EMAIL
PDF
FACTUUR
XML
OPMAKEN
FACTUUR
CONTROLE DIRECT,
EMAIL, PORTAL
XML
FACTUUR
B
FINANCIËLE
VERWERKING
OCR
OCR
HERKENNINGA
12
ORDER TO CASH [O2C]
E-FACTUURHANDMATIG
PRINTEN CONTROLEREN VERSTUREN ONTVANGEN VERZAMELEN VERWERKEN CREDITEUREN
ADMINISTRATIE
UW FACTURATIE PROCES EXTERN CREDITEUREN PROCES
OPMAKEN
FACTUUR
OPMAKEN
FACTUUR
CREDITEUREN
ADMINISTRATIE
HANDMATIG VS E-FACTURATIE
13
HANDMATIG
PURCHASE TO PAY [P2P]
E-FACTUUR
INTERNE
AUTHORISATIE
BANK
BATCH
BANK
BETALINGONTVANGEN VERZAMELEN
VERWERKEN /
AUTHORISEREN
CREDITEUREN
ADMINISTRATIE
UW CREDITEUREN PROCES UW BETALINGSPROCES
INTERNE
COMMUNICATIE
CREDITEUREN
ADMINISTRATIE
HANDMATIG VS E-FACTURATIE
AUTHORISATIE BANK BATCH BANK
BETALING
COMMUNICATIE
INTERNE
AUTHORISATIE
BANK
BATCH
BANK
BETALING
INTERNE
COMMUNICATIE
14
HANDMATIG
PURCHASE TO PAY [P2P]
E-FACTUUR
INTERNE
AUTHORISATIE
BANK
BATCH
BANK
BETALINGONTVANGEN VERZAMELEN
VERWERKEN /
AUTHORISEREN
CREDITEUREN
ADMINISTRATIE
UW CREDITEUREN PROCES UW BETALINGSPROCES
INTERNE
COMMUNICATIE
CREDITEUREN
ADMINISTRATIE
HANDMATIG VS E-FACTURATIE & BETAALOPTIMALISATIE
AUTHORISATIE BANK BATCH BANK BETALINGCOMMUNICATIE
XML VERWERKING FACTUREN PORTAL AUTO-BETALING
15
• Handmatige werkzaamheden komen te
vervallen;
• Gebruikelijke takenpakket medewerkers
veranderd;
• Om- en bijscholing noodzakelijk;
• Mogelijk minder medewerkers nodig;
• Continu leveranciers en klanten
“onboarden”.
NADELEN
• Aantal stappen binnen het crediteuren
proces komen te vervallen;
• Doorlooptijd van het proces gaat fors
omlaag;
• Minder kans op fouten;
• Kosten per factuurverwerking drastisch om
laag;
• Snelheid verwerken factuur van dagen
naar seconden;
• Factuur gegarandeerd ontvangen; direct
verwerkt in de administratie;
• Risico op fraude en spookfacturen
minimaal;
• Verplichtingen administratie altijd real-time
en up-to-date;
• Optimalisatie cashflow – weet wat betaald
moet worden.
VOORDELEN
E-FACTURATIE VOOR - EN NADELEN
CAPACITEIT5
COMPLIANCE4
VEREISTEN3
VERWACHTINGSMANAGEMENT2
BUSINESSCASE1STAPPENPLA N
E-FACTURATIE
COMMUNICATIE6
1
SOFTWARE (VOOR)-SELECTIE
MASTER DATA MANAGEMENT
FACTS & FIGURES
IMPACT ANALYSE
Vraag u af wat de omvang en de impact op
de organisatie is: hoeveel facturen worden er
nu verstuurd en aan wie? Hoeveel daarvan zijn
buitenlandse debiteuren en crediteuren?
Hoeveel kost het op dit moment om een
factuur te versturen en te ontvangen? Zijn er
besparingen te behalen bij vroege betalingen
van uw leveranciers?
VOORDAT WE ÉCHT VAN START GAAN!
BUSINESS CASE
2 INFORMEER EN COMMUNICEER
WELKE STAKEHOLDERS ZIJN ER?
De implementatie van e-FACTURATIE raakt de
hele organisatie: het gaat verder dan de
debiteuren- en crediteurenmedewerkers.
Denk bijvoorbeeld aan de ICT-beheerders,
compliance- en security officers,
treasurymedewerkers, sales- en
accountmanagers. Betrek, informeer en
communiceer met de belangrijkste
stakeholders in een zo vroeg mogelijk
stadium.
IS IEDEREEN AANGEHAAKT?
VER WA CHT I NGS -
MANAGEMENT
AL UW LEVERANCIERS WORDEN BETROKKEN
BETREK ALLE BETROKKEN AFDELINGEN
3
VOLDOENDE KENNIS EN KUNDE?
WELKE XML TAAL?
DIRECT OF PLATFORM?
HUIDIGE STAAT ERP?
Wanneer u de techniek toevoegt aan uw
bestaande boekhoudsysteem of ERP omgeving,
bepaal dan vooraf wat belangrijk is: enkel een
portal om e-facturen te kunnen versturen en
ontvangen? Een volledige end-to end oplossing
met e-procurementtoepassingen? Volstaat de
meest voorkomende XML-taal: UBL? Faciliteert u
zelf het project en beschikt u over de juiste
capaciteit en kennis, of hebt u ondersteuning
nodig?
WAT IS ER ÉCHT NODIG?
VEREISTEN
4 INTERNE COMPLIANCE REGELS
OPSTELLEN VEREISTEN
COMPLIANCE IMPACT ANALYSE
E-FACTURATIE dient niet alleen technisch en
praktisch te passen binnen de organisatie, de
compliancy-regels dienen ook meegenomen
te worden. Denk aan de Belastingdienst,
bewaartermijnen, partners en leveranciers.
WAT ZIJN DE COMPLIANCE REGELS?
COMPLIANCE
EXTERNE (INTERNATIONALE)COMPLIANCE REGELS
5 KENNISNIVEAU MEDEWERKERS
BESCHIKBAARHEID MEDEWERKERS
INVENTARISATIE PROJECT OMVANG
Het implementeren en uitrollen van E-facturatie
is een on-going proces. Wanneer de piek van
de implementatie achter de rug is, brengt dit
nieuwe werkzaamheden met zich mee: het
aanbrengen van nieuwe klanten en
leveranciers, het finetunen van de
automatische boekingen en overige
configuraties. Gemiddeld duurt het anderhalf
tot twee jaar voor een middelgrote organisatie
het maximale uit E-facturatie haalt en vraagt
dus continu capaciteit van uw medewerkers.
STAAT UW TEAM KLAAR?
CAPACITEIT
TECHNISCHE & PROJECT ONDERSTEUNING
6
Ook voor al uw leveranciers, klanten en
externe stakeholders verandert er veel. Zij
zullen ook moeten veranderen om de vruchten
te kunnen plukken van e-FACTURATIE. Het is
belangrijk om goed te bepalen met welke
houding u uw contacten benadert: stelt u een
termijn en moet iedereen meedoen? Betaalt u
later wanneer leveranciers niet meewerken?
Of doet u niets, met het risico dat u alleen kunt
samenwerken met organisaties die E-facturatie
faciliteren.
Heeft iedereen het al gehoord?
COMMUNI CA TIE
GEVOLGEN
TIJDSLIJNEN EN TERMIJNEN
COMMUNICATIE STIJL
INVENTARISATIE COMMUNICATIELIJST
7
WEL KE E-FACTURATIE LEVERANCIER PAST HET BESTE BIJ U?
EN ER ZIJN ER NOG MEER… ECHT.
VOOR JE DE
E-FACTURATIEREIS BEGINT,
PLAN JE EERST GOED JE ROUTE.
E E N G O E D E V O O R B E R E I D I N G
I S H E T H A L V E W E R K …
W A A R D E C R E A T I E V O O R O N Z E K L A N T E N
A D V I S E R E N , B E G E L E I D E N & I M P L E M E N T E R E N
ORDER TO CASH PURCHASE TO PAY RECORD TO REPORT
OVER TRIFINANCE
SERVICE PORTFOLIO LOCATIES EXPERTISE
Werving & Selectie
Project & Change Management
Interim Management
Management Informatie
Finance & Control
Advanced Analytics
Risk & ComplianceTransition & Support
750
Finance
Professionals
VRAGEN?
CONTACT INFORMATIE
DAVID BUSBY
Expert Manager
Financial Management Services
david.busby@trifinance.nl
+31 6 573 124 91
+31 20 580 0330
LEON HARINCK
Business Unit Leader
Financial Management Services
leon.harinck@trifinance.nl
+31 6 49 77 37 50
+31 20 58 00 330
BIJLAGEN
KRIJG UW WERKKAPITAAL ONDER CONTROLE
U groeit met uw organisatie. Als ondernemer weet u als geen ander dat u daarvoor
moet kunnen vertrouwen op voldoende werkkapitaal. Hoe is dit in uw organisatie
geregeld? Heeft u voldoende werkkapitaal beschikbaar of zit uw geld vast bij uw
klanten? En heeft u voldoende inzicht in uw debiteurenpositie?
Wellicht herkent u zich in onderstaande zaken:
• Uw financiële afdeling werkt niet efficiënt, is veel tijd kwijt aan het handmatig
verwerken van facturen, data wordt vaak dubbel ingevoerd en er zijn dubbele
controlemomenten;
• Te hoog aantal disputen;
• Andere interne processen die van invloed zijn op uw Order-to-Cash proces, zoals
creditering- en retournering processen, PO-matching en kredietlimieten verlopen
niet optimaal;
• Uw managementinformatie verschaft onvoldoende informatie over o.a. DSO,
achterstallige betalingen en betalingsgedrag om hier actief op te kunnen sturen;
• U gebruikt een papieren archief voor contracten en facturen.
Een geoptimaliseerd Order-to-Cash (O2C) proces helpt u de bovenstaande situaties
zo goed mogelijk te beheersen.
WAT WE VOOR UW ORGANISATIE KUNNEN BETEKENEN
Financial Management Services (FMS) richt zich op het onderzoeken, verbeteren,
vereenvoudigen, en/of veranderen van bedrijfsprocessen door een unieke
combinatie van kwantitatieve analyses en observaties uit de praktijk. TriFinance
onderscheidt verschillende fases binnen het Order-to-Cash proces met de focus op
uw Customer-to-Cash (C2C) proces, waarin uw organisatie zich kan bevinden:
FINANCIAL
MANAGEMENT
SERVICES
ORDER-
TO-CASH
De trend op gebied van
Order-to-Cash is digitalisering,
automatisering en robotisering.
Optimalisatie van uw Order-to-
Cash processen leidt tot een
betere cashflow, efficiëntie
en beheersing van uw
werkkapitaal.
FINANCIAL
MANAGEMENT SERVICES
TriFinance Amsterdam
Teleportboulevard 110
1043 EJ Amsterdam
+31 (0)20 580 0330
info@trifinance.nl
TriFinance Rotterdam
Stationsplein1
3331 LL Zwijndrecht
+31 (0)88 022 7000
info@trifinance.nl
BENT U AL KLAAR VOOR DE TOEKOMST?
In welke fase u zich ook bevindt: het onafhankelijke advies van Financial Management Services biedt u de beste
oplossing aan dankzij onze inhoudelijke vakkennis in IT  Finance. Dit advies is gericht op het verbeteren van
uw cashflow door het optimaliseren en digitaliseren van uw Facturatie, Credit Management, Interne Credit- en
Risicomanagement processen en Contract en Claim Management. Dit noemen wij Customer-to-Cash Optimizing.
TriFinance kent de relevante softwareleveranciers in de markt goed. We hebben daardoor inzicht in de functionaliteit,
kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en prijs van de diverse beschikbare software en blijven up-to-date. Hierdoor kunnen
we u onafhankelijk advies geven, op basis van uw gestelde randvoorwaarden, situatie en passend bij uw business.
EEN TOEKOMSTBESTENDIG CUSTOMER-TO-CASH PROCES
Door uw customer-to-cash proces toekomstbestendig te maken, optimaliseert u niet alleen uw cashflow en
werkkapitaal, maar draagt u ook bij aan de groei, ontwikkeling en continuïteit van uw organisatie. Wat houdt dit
concreet in?
FURTHERING PEOPLE FOR BETTER PERFORMANCE IN DO-HOW
De internationale netwerkorganisatie TriFinance biedt u pragmatische, hands-on consultancy in Finance  Advisory
aan. We zijn een vlakke netwerkorganisatie. Vlak omdat we geloven in ondernemerschap en open communicatie
en niet in hiërarchie. Een netwerk, omdat we zo snel nieuwe verbindingen kunnen leggen en kennis kunnen delen
en aanbieden. Bij TriFinance zijn we ervan overtuigd dat we hierdoor de hoogste kwaliteit bereiken en we op maat
gemaakte oplossingen aan onze klanten bieden.
FINANCIAL
MANAGEMENT SERVICES
 U verkort de doorlooptijd van uw facturatie en voorkomt
manuele fouten door gebruik te maken van E-invoicing
(XML);
 U voldoet aan de nieuwe wet- en regelgeving voor
factureren naar de overheid (per april 2019 bent u
verplicht XML facturen te sturen);
 U automatiseert uw bankmutaties en laat uw inkomende
bankbetalingen zonder tussenkomst van mensen
elektronisch afletteren en verwerken;
 U bent in control over uw inkomende cash; u bewaakt
nauwlettend uw actuele debiteurenstanden, onderhanden
werk positie, ouderdom, DSO’s en disputen en stuurt bij
wanneer dit nodig is;
 Efficiënt werken: Credit Management tooling werkt voor
u als een extra medewerker en neemt manuele acties uit
handen zoals het opstellen van openstaande postenlijst,
ouderdomsanalyse en betalingsherinneringen;
 U optimaliseert en borgt uw complexe processen;
zoals het beheren van kredietlimieten, crediterings- en
retourprocedures en behoudt overzicht en controle over
risico’s, afschrijvingen en omzetderving;
 U richt uw Contract en Claim Management goed in;
beheert uw contracten en afspraken zodat u transparant
en zorgvuldig kunt communiceren met uw belangrijkste
klanten;
 U bespaart kosten; door sneller te incasseren bespaart u
rentederving, tijd en middelen.
HANDMATIG
Papieren facturen
Versturen per post
Handtekeningen
Excel debiteuren lijsten
Aanmanen per brief
Manueel afletteren
Papieren contracten
PDF facturen
Versturen per mail
Digitale handtekeningen
ERP debiteuren kaarten
Aanmanen per mail
Semi-automatisch afletteren (70%)
Digitaal contracten opslag
E-invoicing [XML*]
Contact tussen ERP systemen
Workflow authorisaties
Taakgerichte Credit Control
Cash  AR dashboards
Vol-automatisch afletteren (95%)
E-Contract beheer
E-invoice portals
Online workflows (all device)
RPA** Credit Control
Real time Cash  AR dashboards
Big data; voorspel betaal gedrag
Blockchain
E-Contract Portals
DIGITAAL
ELECTRONISCH
TOEKOMSTBESTENDIG
Neem
contact op
Bel 020-580 03 30
of mail
fms@trifinance.nl
HERKENT U ZICHZELF?
Verwerkt u uw facturen nog handmatig? Lopen uw processen vertraging op?
Worden er veel fouten in gemaakt? Wellicht herkent u zichzelf in die kwesties of in
een van onderstaande:
• facturen komen per post binnen of worden geprint;
• bij de eerste aanmaning blijkt dat de factuur zoek is geraakt in de organisatie;
• er is geen actueel overzicht van de uitstaande verplichtingen aan leveranciers;
• het beheer van het werkkapitaal verloopt niet efficiënt;
• het aantal betalingsherinneringen, aanmaningen en uitzonderingssituaties
(o.a. Incasso, geschillen, etc.) nemen toe;
• de doorlooptijd van de facturen (van binnenkomst tot betaling) is te lang
waardoor betalingskortingen niet worden gehaald;
• de verwerkingskosten per factuur liggen hoger dan gemiddeld.
WAT KUNNEN WE VOOR UW ORGANISATIE BETEKENEN?
Financial Management Services (FMS) richt zich op het onderzoeken, verbeteren,
vereenvoudigen en/of veranderen van bedrijfsprocessen door een unieke
combinatie van kwantitatieve analyses en observaties uit de praktijk. TriFinance
onderscheidt verschillende fases in het Purchase to Pay (P2P) proces, waarin uw
organisatie zich kan bevinden (bekijk het proces op de volgende pagina).
FINANCIAL
MANAGEMENT
SERVICES
PURCHASE
TO PAY
Het digitaal en elektronisch
afhandelen en verwerken
van facturen ontwikkelt zich
steeds verder. Uit onderzoek
is gebleken dat digitalisering
en automatisering leiden tot
een betere controle over het
proces, meer efficiëntie en
forse kostenbesparingen.
FINANCIAL
MANAGEMENT SERVICES
TriFinance Amsterdam
Teleportboulevard 110
1043 EJ Amsterdam
+31 (0)20 580 0330
info@trifinance.nl
TriFinance Rotterdam
Stationsplein1
3331 LL Zwijndrecht
+31 (0)88 022 7000
info@trifinance.nl
In welke fase u zich ook bevindt: het onafhankelijke advies van Financial Management Services biedt u de beste
oplossing aan dankzij onze vakkennis in IT  Finance. Dit advies is gericht op het optimaliseren en digitaliseren van
uw inkoopproces van bestelaanvraag tot het betalen van de factuur. Daarnaast adviseren we u over de software,
managen de implementatie en trainen uw medewerkers.
We kennen de softwareleveranciers in de markt goed en hebben daardoor inzicht in de functionaliteit, kwaliteit,
gebruiksvriendelijkheid en prijs van de verschillende software. Onze informatie is altijd up-to-date, waardoor wij snel
onafhankelijk advies kunnen geven, uiteraard op basis van de door u gestelde randvoorwaarden.
Tevens helpen wij bij het efficiënt inrichten van uw (crediteuren)administratie en implementeren van doeltreffende
inkoopprocedures waardoor u forse besparingen kan realiseren. Dat houdt concreet in:
FURTHERING PEOPLE FOR BETTER PERFORMANCE IN DO-HOW
De internationale netwerkorganisatie TriFinance biedt u pragmatische, hands-on consultancy in Finance  Advisory
aan. We zijn een vlakke netwerkorganisatie. Vlak, omdat we geloven in ondernemerschap en open communicatie
en niet in hiërarchie. Een netwerk, omdat we zo snel nieuwe verbindingen kunnen leggen en kennis kunnen delen
en aanbieden. Bij TriFinance zijn we ervan overtuigd dat we hierdoor de hoogste kwaliteit bereiken en we op maat
gemaakte oplossingen aan onze klanten bieden.
MEER INFORMATIE
Bent u geïnteresseerd in onze diensten en wilt u meer informatie van onze experts?
Neem dan contact op via telefoonnummer 020 580 03 30 of mail naar fms@trifinance.nl.
 automatiseren van factuurverwerking,
u kunt tot 60 procent kosten besparen.
 u bent in control: door transparantie en inzicht
in betalingsverplichtingen, het invoeren van digitale
workflows waarmee u systeemcontroles kunt uitvoeren,
het inzetten van ‘audit-trails’ waarmee u transacties
administratief kunt volgen en controleren.
 hogere efficiëntie: door automatische
factuurherkenning kunnen we efficiëntieslagen behalen
op digitale goedkeuring en archivering, en kunnen we
een snellere factuurverwerking realiseren.
 terugverdientijd (ROI) tussen de 6 maanden en 2 jaar;
 volledig gedigitaliseerde factuurstroom met een
zichtbaar kleinere CO2-voetafdruk.
 projectteams op basis van uw behoeftes
snel op- en afschalen
FINANCIAL
MANAGEMENT SERVICES
HERKENT U ZICHZELF?
Steeds meer bedrijven willen actuele en betrouwbare rapportages om hun
organisatie meer sturing en betere inzichten te geven. Het Record-to-Report
proces (R2R) verzamelt en verwerkt relevante managementinformatie en stelt
dit tijdig beschikbaar. Zo kunnen u en uw stakeholders precies zien hoe uw
organisatie presteert en waar u kunt bijsturen. Hoe zorgt u voor verandering en
optimalisatie in uw organisatie?
Zijn de volgende punten voor u herkenbaar?
•	 Uw financiële administratie werkt niet efficiënt en is veel tijd kwijt tijdens de
periodeafsluiting;
•	 Veel handmatige acties, waardoor de foutgevoeligheid en het gebruik van
spreadsheets groot zijn;
•	 Beperkt procesbeheer: onduidelijke procedures en richtlijnen;
•	 Ontbrekende tooling en koppelingen;
•	 Data inconsistentie en onvoldoende kennisborging;
•	 Vermindering van motivatie, door tijds- en werkdruk op de afdeling.
WAT KUNNEN WE VOOR UW ORGANISATIE
BETEKENEN?
Financial Management Services (FMS) helpt organisaties door innovatieve
oplossingen aan te bieden in Finance en Control, die processen zoveel mogelijk
vereenvoudigen. Daarvoor hanteren we een combinatie van inzichten, kennis en
pragmatische uitvoering.
FINANCIAL
MANAGEMENT SERVICES
Meer inzichten en betere
sturing, door complete
en tijdig beschikbare
management informatie.
FINANCIAL
MANAGEMENT
SERVICES
RECORD
-TO-
REPORT
Of u nu voor één van de pijlers advies en/of ondersteuning wilt of voor alle drie: Financial Management Services biedt
u een snelle en pragmatische oplossing dankzij onze inhoudelijke vakkennis in IT  Finance. Onze dienstverlening is
gericht op het optimaliseren van uw afsluit- en consolidatieproces, waarbij wij ervoor zorgen dat de continuïteit van het
proces gewaarborgd is.
Onze aanpak is modulair opgebouwd. Ons startpunt ligt bij Finance, IT of HR en van daaruit bepalen we de IST en de
SOLL situatie.
FURTHERING PEOPLE FOR BETTER PERFORMANCE IN DO-HOW
De internationale netwerkorganisatie TriFinance biedt u pragmatische, hands-on consultancy in Finance  Advisory
aan. We zijn een vlakke netwerkorganisatie. Vlak, omdat we geloven in ondernemerschap en open communicatie,
en niet in hiërarchie. Een netwerk, omdat we zo snel nieuwe verbindingen kunnen leggen en kennis kunnen delen
en aanbieden. Bij TriFinance zijn we ervan overtuigd dat we hierdoor de hoogste kwaliteit bereiken en we op maat
gemaakte oplossingen aan onze klanten bieden.
MEER INFORMATIE
Bent u geïnteresseerd in onze diensten en wilt u meer informatie van onze experts?
Neem dan contact op via telefoonnummer +31 (0)20 580 03 30 of mail naar fms@trifinance.nl.
•	 Afsluiting binnen 3 tot 5 werkdagen
•	 In kaart brengen van alle risico’s en control
m.b.t. afsluiting
•	 Vastlegging  beschrijving (tekst of flowchart)
van de processen
•	 Meer ruimte voor business control taken
•	 Toenemende kwaliteit van de rapportage
•	 Tijd- en kostenbesparing
•	 Tevreden en gemotiveerde medewerkers
We werken toe naar de volgende resultaten:
3. SYSTEMEN
IT
IT/SYSTEEM SCAN
IMPLEMENTATIE,
API’S, INTEGRATIE
TOOLING
1. MENSEN
HR
GEMOTIVEERDE CAPABELE
CULTUURSCAN
MEDEWERKERS
TIJDSBESTEDINGSONZERZOEK
TRAINING (ON THE JOB),
WORKSHOPS
2. PROCESSEN
FINANCE
PROCESSFLOW ANALYSE
PROCESSFLOW
PROCESS CONTROLS
TOOLING
TriFinance onderscheidt drie pijlers in het Record-to- Report (R2R) proces, waarin uw organisatie zich kan optimaliseren.
FINANCIAL
MANAGEMENT SERVICES
TriFinance Amsterdam
Teleportboulevard 110
1043 EJ Amsterdam
+31 (0)20 580 0330
TriFinance Rotterdam
Stationsplein1
3331 LL Zwijndrecht
+31 (0)88 022 7000
Triggered?
Neem contact
op voor meer
informatie

More Related Content

Similar to E-Facturatie ja! Maar is uw organisatie er écht klaar voor?

Digital accountant NL
Digital accountant NLDigital accountant NL
Digital accountant NLdeloittefidu
 
Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)
Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)
Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)Patrick_van_Buren
 
OpEx crediteurenproces
OpEx crediteurenprocesOpEx crediteurenproces
OpEx crediteurenprocesAureusIproma
 
Finance inC
Finance inCFinance inC
Finance inCOrdina
 
Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)
Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)
Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)Patrick_van_Buren
 
OpEx debiteurenproces
OpEx debiteurenprocesOpEx debiteurenproces
OpEx debiteurenprocesAureusIproma
 
Microsoft Dynamics NAV, flexibele ERP-software
Microsoft Dynamics NAV, flexibele ERP-softwareMicrosoft Dynamics NAV, flexibele ERP-software
Microsoft Dynamics NAV, flexibele ERP-softwareChristiaens
 
E-facturatie gezien fanuit ERP perspectief
E-facturatie gezien fanuit ERP perspectiefE-facturatie gezien fanuit ERP perspectief
E-facturatie gezien fanuit ERP perspectiefInformatielogistiek
 
Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011
Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011
Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011martindesain
 
Uitbesteding reporting
Uitbesteding reportingUitbesteding reporting
Uitbesteding reportingInAudit BV
 
Welke ambitie heeft uw medewerker?
Welke ambitie heeft uw medewerker?Welke ambitie heeft uw medewerker?
Welke ambitie heeft uw medewerker?Arjan Gelderblom
 
Ict agenda 2009 - accountant adviseur
Ict agenda 2009 - accountant adviseurIct agenda 2009 - accountant adviseur
Ict agenda 2009 - accountant adviseurArjan Gelderblom
 
0902 Doe dag zwolle eformulieren
0902 Doe dag zwolle eformulieren0902 Doe dag zwolle eformulieren
0902 Doe dag zwolle eformulierenKING
 
1704 e factureren doe-dagen
1704 e factureren  doe-dagen 1704 e factureren  doe-dagen
1704 e factureren doe-dagen KING
 
Doedag DA2020 Venlo 9 maart
Doedag DA2020 Venlo 9 maart Doedag DA2020 Venlo 9 maart
Doedag DA2020 Venlo 9 maart KING
 
Trefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - Schiphol
Trefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - SchipholTrefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - Schiphol
Trefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - SchipholKamer van Koophandel
 
Brochure Financial Fitness
Brochure Financial FitnessBrochure Financial Fitness
Brochure Financial FitnessTwan van de Wiel
 
Inspiration tour exact 24 11 16
Inspiration tour exact 24 11 16Inspiration tour exact 24 11 16
Inspiration tour exact 24 11 16Xeriusslides
 

Similar to E-Facturatie ja! Maar is uw organisatie er écht klaar voor? (20)

De business case
De business caseDe business case
De business case
 
Digital accountant NL
Digital accountant NLDigital accountant NL
Digital accountant NL
 
Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)
Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)
Operational Excellence Crediteurenproces (1.6)
 
OpEx crediteurenproces
OpEx crediteurenprocesOpEx crediteurenproces
OpEx crediteurenproces
 
Finance inC
Finance inCFinance inC
Finance inC
 
Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)
Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)
Operational Excellence Debiteurenproces (1.6)
 
OpEx debiteurenproces
OpEx debiteurenprocesOpEx debiteurenproces
OpEx debiteurenproces
 
Microsoft Dynamics NAV, flexibele ERP-software
Microsoft Dynamics NAV, flexibele ERP-softwareMicrosoft Dynamics NAV, flexibele ERP-software
Microsoft Dynamics NAV, flexibele ERP-software
 
E-facturatie gezien fanuit ERP perspectief
E-facturatie gezien fanuit ERP perspectiefE-facturatie gezien fanuit ERP perspectief
E-facturatie gezien fanuit ERP perspectief
 
Presentatie Van Oers Loonadvies
Presentatie Van Oers LoonadviesPresentatie Van Oers Loonadvies
Presentatie Van Oers Loonadvies
 
Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011
Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011
Advisie Creditmanagement Seminar 27 10 2011
 
Uitbesteding reporting
Uitbesteding reportingUitbesteding reporting
Uitbesteding reporting
 
Welke ambitie heeft uw medewerker?
Welke ambitie heeft uw medewerker?Welke ambitie heeft uw medewerker?
Welke ambitie heeft uw medewerker?
 
Ict agenda 2009 - accountant adviseur
Ict agenda 2009 - accountant adviseurIct agenda 2009 - accountant adviseur
Ict agenda 2009 - accountant adviseur
 
0902 Doe dag zwolle eformulieren
0902 Doe dag zwolle eformulieren0902 Doe dag zwolle eformulieren
0902 Doe dag zwolle eformulieren
 
1704 e factureren doe-dagen
1704 e factureren  doe-dagen 1704 e factureren  doe-dagen
1704 e factureren doe-dagen
 
Doedag DA2020 Venlo 9 maart
Doedag DA2020 Venlo 9 maart Doedag DA2020 Venlo 9 maart
Doedag DA2020 Venlo 9 maart
 
Trefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - Schiphol
Trefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - SchipholTrefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - Schiphol
Trefi finance presentatie Week van de Financiering 2016 - Schiphol
 
Brochure Financial Fitness
Brochure Financial FitnessBrochure Financial Fitness
Brochure Financial Fitness
 
Inspiration tour exact 24 11 16
Inspiration tour exact 24 11 16Inspiration tour exact 24 11 16
Inspiration tour exact 24 11 16
 

E-Facturatie ja! Maar is uw organisatie er écht klaar voor?

  • 1. FROM INSIGHT TO REALIZATION BREAK-OUT SESSIE – E-FACTURATIE 1 1 A P R I L 2 0 1 9 D a v i d B u s b y | E x p e r t m a n a g e r F i n a n c i a l M a n a g e m e n t S e r v i c e s
  • 2. 2 AGENDA 3. WAAR STAAT UW ORGANISATIE? 4. ALLE FEITEN OP EEN RIJ 5. E-FACTURATIE [O2C & P2P] 6. STAPPENPLAN 2. PLAN JE ROUTE 7. TRIFINANCE 8. CONTACTINFORMATIE 1. EVEN VOORSTELLEN
  • 3. DAVID BUSBY | EXPERT MANAGER OPLEIDINGEN Master of Science (MSc.) in Control (2019) | Bachelor of Business Administration (BBA) Business Economics FUNCTIES 2003 - 2012 Credit Analist | Sr. Credit Controller & Supervisor | Business Controller | Assistant Controller PROJECTEN FMS 2017 - HEDEN Expert Manager Order-to-Cash | ERP implementaties | E-facturatie implementaties | Purchasing tool implementaties | ERP Package selecties | IT Architecture optimalisaties | Interne audit | Transitie support PRIVÉ Eén dochter | Microsoft Excel trainer | Fitness - Cross-Fit - Tennis OPDRACHTEN 2012 - 2017 Business & Cost Control | Change Manager | ERP package selection | Procesmanager | Creditmanager | Ass. Projectleider faillissement PORTFOLIO
  • 4.
  • 5. VOOR JE DE E-FACTURATIEREIS BEGINT, PLAN JE EERST GOED JE ROUTE.
  • 6. WA AR STAAT UW ORGANISATIE VANDAAG DE DAG? * Extensible Markup Language **Robotic Process Automation … E N WA A R G A A T U M O R G E N N A A R T O E ?
  • 7. ALLE FEITEN OP EEN RIJ 1. EEN E-INVOICE OF E-FACTUUR IS GÉÉN PDF-FACTUUR PAPIER PDF XML
  • 8. 2. HET E-FACTUUR LANDSCHAP ALLE FEITEN OP EEN RIJ XML eXtended Markup Language DIALECTEN UBL eFactura SETU fInvoice en veel meer… VERZENDEN E-mail, direct of via platform KOSTEN E-mail & direct € 0,00 via platform € X,XX per transactie PROVIDER Direct of met behulp van provider
  • 9. 9 ALLE FEITEN OP EEN RIJ 3. MET HOEVEEL BEDRIJVEN KUNT U AL E-FACTUREN UITWISSELEN? ONTVANGT Kan XML facturen ontvangen binnen Nederland VERSTUURT Kan XML facturen versturen binnen Nederland ONTVANGT Daadwerkelijk XML facturen VERSTUURT Daadwerkelijk XML facturen CBS - 22 December 2017 47,2% 29,9%18,3% 12,1% Op dit moment ontvangt 81,7% zijn of haar factuur nog via post of PDF. 41,9% verstuurt nog papieren facturen
  • 10. 10 ALLE FEITEN OP EEN RIJ 4. WAAR DIENT U REKENING MEE TE HOUDEN ADOPTIE KOPLOPER DATA MANAGEMENT IMPLEMENTATIE O2C CONTINU PROCES
  • 11. 11 HOE GAAT U VAN A NAAR B? PAPIER OPMAKEN FACTUUR MANUELE CONTROLE PAPIEREN FACTUUR VERSTUREN PER POST ONTVANGEN PER POST SCANNEN PDF FACTUUR PDF OPMAKEN FACTUUR CONTROLE VERSTUREN PER POST ONTVANGEN PER EMAIL PDF FACTUUR XML OPMAKEN FACTUUR CONTROLE DIRECT, EMAIL, PORTAL XML FACTUUR B FINANCIËLE VERWERKING OCR OCR HERKENNINGA
  • 12. 12 ORDER TO CASH [O2C] E-FACTUURHANDMATIG PRINTEN CONTROLEREN VERSTUREN ONTVANGEN VERZAMELEN VERWERKEN CREDITEUREN ADMINISTRATIE UW FACTURATIE PROCES EXTERN CREDITEUREN PROCES OPMAKEN FACTUUR OPMAKEN FACTUUR CREDITEUREN ADMINISTRATIE HANDMATIG VS E-FACTURATIE
  • 13. 13 HANDMATIG PURCHASE TO PAY [P2P] E-FACTUUR INTERNE AUTHORISATIE BANK BATCH BANK BETALINGONTVANGEN VERZAMELEN VERWERKEN / AUTHORISEREN CREDITEUREN ADMINISTRATIE UW CREDITEUREN PROCES UW BETALINGSPROCES INTERNE COMMUNICATIE CREDITEUREN ADMINISTRATIE HANDMATIG VS E-FACTURATIE AUTHORISATIE BANK BATCH BANK BETALING COMMUNICATIE INTERNE AUTHORISATIE BANK BATCH BANK BETALING INTERNE COMMUNICATIE
  • 14. 14 HANDMATIG PURCHASE TO PAY [P2P] E-FACTUUR INTERNE AUTHORISATIE BANK BATCH BANK BETALINGONTVANGEN VERZAMELEN VERWERKEN / AUTHORISEREN CREDITEUREN ADMINISTRATIE UW CREDITEUREN PROCES UW BETALINGSPROCES INTERNE COMMUNICATIE CREDITEUREN ADMINISTRATIE HANDMATIG VS E-FACTURATIE & BETAALOPTIMALISATIE AUTHORISATIE BANK BATCH BANK BETALINGCOMMUNICATIE XML VERWERKING FACTUREN PORTAL AUTO-BETALING
  • 15. 15 • Handmatige werkzaamheden komen te vervallen; • Gebruikelijke takenpakket medewerkers veranderd; • Om- en bijscholing noodzakelijk; • Mogelijk minder medewerkers nodig; • Continu leveranciers en klanten “onboarden”. NADELEN • Aantal stappen binnen het crediteuren proces komen te vervallen; • Doorlooptijd van het proces gaat fors omlaag; • Minder kans op fouten; • Kosten per factuurverwerking drastisch om laag; • Snelheid verwerken factuur van dagen naar seconden; • Factuur gegarandeerd ontvangen; direct verwerkt in de administratie; • Risico op fraude en spookfacturen minimaal; • Verplichtingen administratie altijd real-time en up-to-date; • Optimalisatie cashflow – weet wat betaald moet worden. VOORDELEN E-FACTURATIE VOOR - EN NADELEN
  • 17. 1 SOFTWARE (VOOR)-SELECTIE MASTER DATA MANAGEMENT FACTS & FIGURES IMPACT ANALYSE Vraag u af wat de omvang en de impact op de organisatie is: hoeveel facturen worden er nu verstuurd en aan wie? Hoeveel daarvan zijn buitenlandse debiteuren en crediteuren? Hoeveel kost het op dit moment om een factuur te versturen en te ontvangen? Zijn er besparingen te behalen bij vroege betalingen van uw leveranciers? VOORDAT WE ÉCHT VAN START GAAN! BUSINESS CASE
  • 18. 2 INFORMEER EN COMMUNICEER WELKE STAKEHOLDERS ZIJN ER? De implementatie van e-FACTURATIE raakt de hele organisatie: het gaat verder dan de debiteuren- en crediteurenmedewerkers. Denk bijvoorbeeld aan de ICT-beheerders, compliance- en security officers, treasurymedewerkers, sales- en accountmanagers. Betrek, informeer en communiceer met de belangrijkste stakeholders in een zo vroeg mogelijk stadium. IS IEDEREEN AANGEHAAKT? VER WA CHT I NGS - MANAGEMENT AL UW LEVERANCIERS WORDEN BETROKKEN BETREK ALLE BETROKKEN AFDELINGEN
  • 19. 3 VOLDOENDE KENNIS EN KUNDE? WELKE XML TAAL? DIRECT OF PLATFORM? HUIDIGE STAAT ERP? Wanneer u de techniek toevoegt aan uw bestaande boekhoudsysteem of ERP omgeving, bepaal dan vooraf wat belangrijk is: enkel een portal om e-facturen te kunnen versturen en ontvangen? Een volledige end-to end oplossing met e-procurementtoepassingen? Volstaat de meest voorkomende XML-taal: UBL? Faciliteert u zelf het project en beschikt u over de juiste capaciteit en kennis, of hebt u ondersteuning nodig? WAT IS ER ÉCHT NODIG? VEREISTEN
  • 20. 4 INTERNE COMPLIANCE REGELS OPSTELLEN VEREISTEN COMPLIANCE IMPACT ANALYSE E-FACTURATIE dient niet alleen technisch en praktisch te passen binnen de organisatie, de compliancy-regels dienen ook meegenomen te worden. Denk aan de Belastingdienst, bewaartermijnen, partners en leveranciers. WAT ZIJN DE COMPLIANCE REGELS? COMPLIANCE EXTERNE (INTERNATIONALE)COMPLIANCE REGELS
  • 21. 5 KENNISNIVEAU MEDEWERKERS BESCHIKBAARHEID MEDEWERKERS INVENTARISATIE PROJECT OMVANG Het implementeren en uitrollen van E-facturatie is een on-going proces. Wanneer de piek van de implementatie achter de rug is, brengt dit nieuwe werkzaamheden met zich mee: het aanbrengen van nieuwe klanten en leveranciers, het finetunen van de automatische boekingen en overige configuraties. Gemiddeld duurt het anderhalf tot twee jaar voor een middelgrote organisatie het maximale uit E-facturatie haalt en vraagt dus continu capaciteit van uw medewerkers. STAAT UW TEAM KLAAR? CAPACITEIT TECHNISCHE & PROJECT ONDERSTEUNING
  • 22. 6 Ook voor al uw leveranciers, klanten en externe stakeholders verandert er veel. Zij zullen ook moeten veranderen om de vruchten te kunnen plukken van e-FACTURATIE. Het is belangrijk om goed te bepalen met welke houding u uw contacten benadert: stelt u een termijn en moet iedereen meedoen? Betaalt u later wanneer leveranciers niet meewerken? Of doet u niets, met het risico dat u alleen kunt samenwerken met organisaties die E-facturatie faciliteren. Heeft iedereen het al gehoord? COMMUNI CA TIE GEVOLGEN TIJDSLIJNEN EN TERMIJNEN COMMUNICATIE STIJL INVENTARISATIE COMMUNICATIELIJST
  • 23. 7 WEL KE E-FACTURATIE LEVERANCIER PAST HET BESTE BIJ U? EN ER ZIJN ER NOG MEER… ECHT.
  • 24. VOOR JE DE E-FACTURATIEREIS BEGINT, PLAN JE EERST GOED JE ROUTE.
  • 25. E E N G O E D E V O O R B E R E I D I N G I S H E T H A L V E W E R K …
  • 26. W A A R D E C R E A T I E V O O R O N Z E K L A N T E N A D V I S E R E N , B E G E L E I D E N & I M P L E M E N T E R E N
  • 27. ORDER TO CASH PURCHASE TO PAY RECORD TO REPORT
  • 28. OVER TRIFINANCE SERVICE PORTFOLIO LOCATIES EXPERTISE Werving & Selectie Project & Change Management Interim Management Management Informatie Finance & Control Advanced Analytics Risk & ComplianceTransition & Support 750 Finance Professionals
  • 30. CONTACT INFORMATIE DAVID BUSBY Expert Manager Financial Management Services david.busby@trifinance.nl +31 6 573 124 91 +31 20 580 0330 LEON HARINCK Business Unit Leader Financial Management Services leon.harinck@trifinance.nl +31 6 49 77 37 50 +31 20 58 00 330
  • 32. KRIJG UW WERKKAPITAAL ONDER CONTROLE U groeit met uw organisatie. Als ondernemer weet u als geen ander dat u daarvoor moet kunnen vertrouwen op voldoende werkkapitaal. Hoe is dit in uw organisatie geregeld? Heeft u voldoende werkkapitaal beschikbaar of zit uw geld vast bij uw klanten? En heeft u voldoende inzicht in uw debiteurenpositie? Wellicht herkent u zich in onderstaande zaken: • Uw financiële afdeling werkt niet efficiënt, is veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken van facturen, data wordt vaak dubbel ingevoerd en er zijn dubbele controlemomenten; • Te hoog aantal disputen; • Andere interne processen die van invloed zijn op uw Order-to-Cash proces, zoals creditering- en retournering processen, PO-matching en kredietlimieten verlopen niet optimaal; • Uw managementinformatie verschaft onvoldoende informatie over o.a. DSO, achterstallige betalingen en betalingsgedrag om hier actief op te kunnen sturen; • U gebruikt een papieren archief voor contracten en facturen. Een geoptimaliseerd Order-to-Cash (O2C) proces helpt u de bovenstaande situaties zo goed mogelijk te beheersen. WAT WE VOOR UW ORGANISATIE KUNNEN BETEKENEN Financial Management Services (FMS) richt zich op het onderzoeken, verbeteren, vereenvoudigen, en/of veranderen van bedrijfsprocessen door een unieke combinatie van kwantitatieve analyses en observaties uit de praktijk. TriFinance onderscheidt verschillende fases binnen het Order-to-Cash proces met de focus op uw Customer-to-Cash (C2C) proces, waarin uw organisatie zich kan bevinden: FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES ORDER- TO-CASH De trend op gebied van Order-to-Cash is digitalisering, automatisering en robotisering. Optimalisatie van uw Order-to- Cash processen leidt tot een betere cashflow, efficiëntie en beheersing van uw werkkapitaal. FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES
  • 33. TriFinance Amsterdam Teleportboulevard 110 1043 EJ Amsterdam +31 (0)20 580 0330 info@trifinance.nl TriFinance Rotterdam Stationsplein1 3331 LL Zwijndrecht +31 (0)88 022 7000 info@trifinance.nl BENT U AL KLAAR VOOR DE TOEKOMST? In welke fase u zich ook bevindt: het onafhankelijke advies van Financial Management Services biedt u de beste oplossing aan dankzij onze inhoudelijke vakkennis in IT Finance. Dit advies is gericht op het verbeteren van uw cashflow door het optimaliseren en digitaliseren van uw Facturatie, Credit Management, Interne Credit- en Risicomanagement processen en Contract en Claim Management. Dit noemen wij Customer-to-Cash Optimizing. TriFinance kent de relevante softwareleveranciers in de markt goed. We hebben daardoor inzicht in de functionaliteit, kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en prijs van de diverse beschikbare software en blijven up-to-date. Hierdoor kunnen we u onafhankelijk advies geven, op basis van uw gestelde randvoorwaarden, situatie en passend bij uw business. EEN TOEKOMSTBESTENDIG CUSTOMER-TO-CASH PROCES Door uw customer-to-cash proces toekomstbestendig te maken, optimaliseert u niet alleen uw cashflow en werkkapitaal, maar draagt u ook bij aan de groei, ontwikkeling en continuïteit van uw organisatie. Wat houdt dit concreet in? FURTHERING PEOPLE FOR BETTER PERFORMANCE IN DO-HOW De internationale netwerkorganisatie TriFinance biedt u pragmatische, hands-on consultancy in Finance Advisory aan. We zijn een vlakke netwerkorganisatie. Vlak omdat we geloven in ondernemerschap en open communicatie en niet in hiërarchie. Een netwerk, omdat we zo snel nieuwe verbindingen kunnen leggen en kennis kunnen delen en aanbieden. Bij TriFinance zijn we ervan overtuigd dat we hierdoor de hoogste kwaliteit bereiken en we op maat gemaakte oplossingen aan onze klanten bieden. FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES  U verkort de doorlooptijd van uw facturatie en voorkomt manuele fouten door gebruik te maken van E-invoicing (XML);  U voldoet aan de nieuwe wet- en regelgeving voor factureren naar de overheid (per april 2019 bent u verplicht XML facturen te sturen);  U automatiseert uw bankmutaties en laat uw inkomende bankbetalingen zonder tussenkomst van mensen elektronisch afletteren en verwerken;  U bent in control over uw inkomende cash; u bewaakt nauwlettend uw actuele debiteurenstanden, onderhanden werk positie, ouderdom, DSO’s en disputen en stuurt bij wanneer dit nodig is;  Efficiënt werken: Credit Management tooling werkt voor u als een extra medewerker en neemt manuele acties uit handen zoals het opstellen van openstaande postenlijst, ouderdomsanalyse en betalingsherinneringen;  U optimaliseert en borgt uw complexe processen; zoals het beheren van kredietlimieten, crediterings- en retourprocedures en behoudt overzicht en controle over risico’s, afschrijvingen en omzetderving;  U richt uw Contract en Claim Management goed in; beheert uw contracten en afspraken zodat u transparant en zorgvuldig kunt communiceren met uw belangrijkste klanten;  U bespaart kosten; door sneller te incasseren bespaart u rentederving, tijd en middelen. HANDMATIG Papieren facturen Versturen per post Handtekeningen Excel debiteuren lijsten Aanmanen per brief Manueel afletteren Papieren contracten PDF facturen Versturen per mail Digitale handtekeningen ERP debiteuren kaarten Aanmanen per mail Semi-automatisch afletteren (70%) Digitaal contracten opslag E-invoicing [XML*] Contact tussen ERP systemen Workflow authorisaties Taakgerichte Credit Control Cash AR dashboards Vol-automatisch afletteren (95%) E-Contract beheer E-invoice portals Online workflows (all device) RPA** Credit Control Real time Cash AR dashboards Big data; voorspel betaal gedrag Blockchain E-Contract Portals DIGITAAL ELECTRONISCH TOEKOMSTBESTENDIG Neem contact op Bel 020-580 03 30 of mail fms@trifinance.nl
  • 34. HERKENT U ZICHZELF? Verwerkt u uw facturen nog handmatig? Lopen uw processen vertraging op? Worden er veel fouten in gemaakt? Wellicht herkent u zichzelf in die kwesties of in een van onderstaande: • facturen komen per post binnen of worden geprint; • bij de eerste aanmaning blijkt dat de factuur zoek is geraakt in de organisatie; • er is geen actueel overzicht van de uitstaande verplichtingen aan leveranciers; • het beheer van het werkkapitaal verloopt niet efficiënt; • het aantal betalingsherinneringen, aanmaningen en uitzonderingssituaties (o.a. Incasso, geschillen, etc.) nemen toe; • de doorlooptijd van de facturen (van binnenkomst tot betaling) is te lang waardoor betalingskortingen niet worden gehaald; • de verwerkingskosten per factuur liggen hoger dan gemiddeld. WAT KUNNEN WE VOOR UW ORGANISATIE BETEKENEN? Financial Management Services (FMS) richt zich op het onderzoeken, verbeteren, vereenvoudigen en/of veranderen van bedrijfsprocessen door een unieke combinatie van kwantitatieve analyses en observaties uit de praktijk. TriFinance onderscheidt verschillende fases in het Purchase to Pay (P2P) proces, waarin uw organisatie zich kan bevinden (bekijk het proces op de volgende pagina). FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES PURCHASE TO PAY Het digitaal en elektronisch afhandelen en verwerken van facturen ontwikkelt zich steeds verder. Uit onderzoek is gebleken dat digitalisering en automatisering leiden tot een betere controle over het proces, meer efficiëntie en forse kostenbesparingen. FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES
  • 35. TriFinance Amsterdam Teleportboulevard 110 1043 EJ Amsterdam +31 (0)20 580 0330 info@trifinance.nl TriFinance Rotterdam Stationsplein1 3331 LL Zwijndrecht +31 (0)88 022 7000 info@trifinance.nl In welke fase u zich ook bevindt: het onafhankelijke advies van Financial Management Services biedt u de beste oplossing aan dankzij onze vakkennis in IT Finance. Dit advies is gericht op het optimaliseren en digitaliseren van uw inkoopproces van bestelaanvraag tot het betalen van de factuur. Daarnaast adviseren we u over de software, managen de implementatie en trainen uw medewerkers. We kennen de softwareleveranciers in de markt goed en hebben daardoor inzicht in de functionaliteit, kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en prijs van de verschillende software. Onze informatie is altijd up-to-date, waardoor wij snel onafhankelijk advies kunnen geven, uiteraard op basis van de door u gestelde randvoorwaarden. Tevens helpen wij bij het efficiënt inrichten van uw (crediteuren)administratie en implementeren van doeltreffende inkoopprocedures waardoor u forse besparingen kan realiseren. Dat houdt concreet in: FURTHERING PEOPLE FOR BETTER PERFORMANCE IN DO-HOW De internationale netwerkorganisatie TriFinance biedt u pragmatische, hands-on consultancy in Finance Advisory aan. We zijn een vlakke netwerkorganisatie. Vlak, omdat we geloven in ondernemerschap en open communicatie en niet in hiërarchie. Een netwerk, omdat we zo snel nieuwe verbindingen kunnen leggen en kennis kunnen delen en aanbieden. Bij TriFinance zijn we ervan overtuigd dat we hierdoor de hoogste kwaliteit bereiken en we op maat gemaakte oplossingen aan onze klanten bieden. MEER INFORMATIE Bent u geïnteresseerd in onze diensten en wilt u meer informatie van onze experts? Neem dan contact op via telefoonnummer 020 580 03 30 of mail naar fms@trifinance.nl.  automatiseren van factuurverwerking, u kunt tot 60 procent kosten besparen.  u bent in control: door transparantie en inzicht in betalingsverplichtingen, het invoeren van digitale workflows waarmee u systeemcontroles kunt uitvoeren, het inzetten van ‘audit-trails’ waarmee u transacties administratief kunt volgen en controleren.  hogere efficiëntie: door automatische factuurherkenning kunnen we efficiëntieslagen behalen op digitale goedkeuring en archivering, en kunnen we een snellere factuurverwerking realiseren.  terugverdientijd (ROI) tussen de 6 maanden en 2 jaar;  volledig gedigitaliseerde factuurstroom met een zichtbaar kleinere CO2-voetafdruk.  projectteams op basis van uw behoeftes snel op- en afschalen FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES
  • 36. HERKENT U ZICHZELF? Steeds meer bedrijven willen actuele en betrouwbare rapportages om hun organisatie meer sturing en betere inzichten te geven. Het Record-to-Report proces (R2R) verzamelt en verwerkt relevante managementinformatie en stelt dit tijdig beschikbaar. Zo kunnen u en uw stakeholders precies zien hoe uw organisatie presteert en waar u kunt bijsturen. Hoe zorgt u voor verandering en optimalisatie in uw organisatie? Zijn de volgende punten voor u herkenbaar? • Uw financiële administratie werkt niet efficiënt en is veel tijd kwijt tijdens de periodeafsluiting; • Veel handmatige acties, waardoor de foutgevoeligheid en het gebruik van spreadsheets groot zijn; • Beperkt procesbeheer: onduidelijke procedures en richtlijnen; • Ontbrekende tooling en koppelingen; • Data inconsistentie en onvoldoende kennisborging; • Vermindering van motivatie, door tijds- en werkdruk op de afdeling. WAT KUNNEN WE VOOR UW ORGANISATIE BETEKENEN? Financial Management Services (FMS) helpt organisaties door innovatieve oplossingen aan te bieden in Finance en Control, die processen zoveel mogelijk vereenvoudigen. Daarvoor hanteren we een combinatie van inzichten, kennis en pragmatische uitvoering. FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES Meer inzichten en betere sturing, door complete en tijdig beschikbare management informatie. FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES RECORD -TO- REPORT
  • 37. Of u nu voor één van de pijlers advies en/of ondersteuning wilt of voor alle drie: Financial Management Services biedt u een snelle en pragmatische oplossing dankzij onze inhoudelijke vakkennis in IT Finance. Onze dienstverlening is gericht op het optimaliseren van uw afsluit- en consolidatieproces, waarbij wij ervoor zorgen dat de continuïteit van het proces gewaarborgd is. Onze aanpak is modulair opgebouwd. Ons startpunt ligt bij Finance, IT of HR en van daaruit bepalen we de IST en de SOLL situatie. FURTHERING PEOPLE FOR BETTER PERFORMANCE IN DO-HOW De internationale netwerkorganisatie TriFinance biedt u pragmatische, hands-on consultancy in Finance Advisory aan. We zijn een vlakke netwerkorganisatie. Vlak, omdat we geloven in ondernemerschap en open communicatie, en niet in hiërarchie. Een netwerk, omdat we zo snel nieuwe verbindingen kunnen leggen en kennis kunnen delen en aanbieden. Bij TriFinance zijn we ervan overtuigd dat we hierdoor de hoogste kwaliteit bereiken en we op maat gemaakte oplossingen aan onze klanten bieden. MEER INFORMATIE Bent u geïnteresseerd in onze diensten en wilt u meer informatie van onze experts? Neem dan contact op via telefoonnummer +31 (0)20 580 03 30 of mail naar fms@trifinance.nl. • Afsluiting binnen 3 tot 5 werkdagen • In kaart brengen van alle risico’s en control m.b.t. afsluiting • Vastlegging beschrijving (tekst of flowchart) van de processen • Meer ruimte voor business control taken • Toenemende kwaliteit van de rapportage • Tijd- en kostenbesparing • Tevreden en gemotiveerde medewerkers We werken toe naar de volgende resultaten: 3. SYSTEMEN IT IT/SYSTEEM SCAN IMPLEMENTATIE, API’S, INTEGRATIE TOOLING 1. MENSEN HR GEMOTIVEERDE CAPABELE CULTUURSCAN MEDEWERKERS TIJDSBESTEDINGSONZERZOEK TRAINING (ON THE JOB), WORKSHOPS 2. PROCESSEN FINANCE PROCESSFLOW ANALYSE PROCESSFLOW PROCESS CONTROLS TOOLING TriFinance onderscheidt drie pijlers in het Record-to- Report (R2R) proces, waarin uw organisatie zich kan optimaliseren. FINANCIAL MANAGEMENT SERVICES TriFinance Amsterdam Teleportboulevard 110 1043 EJ Amsterdam +31 (0)20 580 0330 TriFinance Rotterdam Stationsplein1 3331 LL Zwijndrecht +31 (0)88 022 7000 Triggered? Neem contact op voor meer informatie