QUALI SONO I PROBLEMI TIPICI NELLA GESTIONE DELLE POLIZZE ASSICURATIVE ? - Velocità di ricerca della Polizza. - Tempi lunghi per l’archiviazione cartacea - Difficoltà di reperibilità dei documenti. - Errori di archiviazione e perdita dei dati e documenti. - Invasione cartacea degli spazi SE L'AZIENDA NON CREA UN DATABASE DIGITALE DELLE POLIZZE può accadere che, se ad esempio cambia Compagnia Assicurativa, e deve restituire tutto il cartaceo, PERDE TUTTI I DATI DEL PREGRESSO!
2. Quali sono i problemi tipici nella gestione
delle polizze assicurative e dei documenti
in genere?
• Velocità di ricerca della
Polizza.
• Tempi lunghi per
l’archiviazione cartacea
• Difficoltà di reperibilità dei
documenti.
• Errori di archiviazione e
perdita dei dati e
documenti.
• Invasione cartacea degli
spazi
3. Dopo il nostro intervento: quali sono i
risultati che raggiungiamo?
Ottimizzazione dei tempi di ricerca
e risposta
Archiviazione fisica dei documenti
Recupero degli spazi
Reperibilità e disponibilità
immediata del documento
Verifica di anomalie presenti sui
documenti
4. Quali sono le soluzioni applicate?
Gestione documentale, adattata e
personalizzata alle esigenze del
cliente, che permetta un sistema
di archiviazione e ricerca dei dati
unificata all’interno dell’azienda
stessa.
5. Descrizione generale di una
lavorazione “STANDARD “
II processo eseguito
con frequenza da
definire (settimanale,
mensile, etc) ad un
lotto di fascicoli,
prevede queste FASI.
6. 1. Recupero della materialità
Ogni settimana, o a
scadenze
programmate, DPS
organizza e/o
effettua, presso la
sede dell’Azienda
Cliente, il ritiro del
materiale cartaceo
da lavorare
“Subito”
7. 2. Fornitura del file guida
• II file guida (file contenente la lista teorica di tutti i
documenti presenti nel lotto cartaceo) prodotto
dal cliente sarà spedito giornalmente a DPS
mediante un trasmissione telematica basata sul
protocollo FTP.
• Dopo la trasmissione del file guida, il cliente spedirà
un file “civetta” che notifica l'avvenuta fornitura
dell'elenco dei documenti.
8. 3. Normalizzazione
( Bonifica dei documenti)
Questa attività è propedeutica
alla scansione delle varie
pagine del lotto. Si tratta, in
sintesi, di ricondurre la carta
ad una condizione ottimale
per l'acquisizione
dell'immagine. Nel caso di
specie si dovranno levare i
punti metallici, eliminare
eventuali post-it e dare il
giusto ordinamento alle
pagine.
9. 4. Scansione
Questo passaggio consente di produrre le
immagini di ciascuna pagina del lotto. Le
immagini verranno prodotte in toni di grigio con
una risoluzione di 200 dpi. Nel caso fosse richiesta
un maggiore definizione DPS può operare senza
incremento di costi a 300 dpi. Il formato finale dei
file è Adobe PDF.,che garantisce la conformità
all’originale e l’immodificabilità del documento.
10. 5. Indicizzazione
L'indicizzazione dei documenti, è
una fase importantissima ed è
propedeutica alle ricerche;
avviene tramite la digitazione
manuale(data entry) di un
codice numerico presente sul
documento. Tale codice potrà
essere scritto a penna oppure
stampato a secondo dei casi.
Durante la fase di data entry, per
evitare errori di digitazione, ci sarà
il controllo del codice digitato
dall'operatore.
11. 6. Generazione e trasmissione del
lotto elettronico delle immagini
Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,
viene trasmesso in formato elettronico al cliente.
La trasmissione telematica è basata sul protocollo FTP.
DSP mantiene per più
giorni (concordati con il
cliente) la copia delle
immagini fornite, nel
caso sia necessario
trasmettere nuovamente
un lotto di documenti
elettronici.
12. TUO
MARCHIO
7. L’interfaccia WEB di ricerca
documenti
Per cercare la Polizza,
l’utente utilizzerà una
semplice interfaccia
grafica con i dati
necessari a trovare il
documento esatto
13. 8. Ricomposizione dei
documenti e dei fascicoli
I singoli fogli oggetto di
acquisizione saranno
successivamente
ricomposti in modo tale
da ottenere la giusta
ripartizione fisica dei
documenti e dei
fascicoli.
14. 9. Posizionamento dei fascicoli in
scatole per archivio cartaceo
Dopo la ricomposizione dei documenti e dei
fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in
apposite scatole d'archivio.
Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco
che sarà associato a ciascun fascicolo in essa
contenuto.
Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole
completate e pronte per essere archiviate, o
stoccarle nei propri magazzini.
15. GRUPPO DPS
Data
Processing
Support
…dal 1976 esperti in
gestione
documentale.Gruppo DPS Srl.
Via A. Grandi, 10 - 25125 Brescia
Tel. 030 3583337 - Fax 030 2680418
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Web: www.gruppodps.it
