SERVIZIO DI GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI Il SERVIZIO riguarda l’acquisizione delle immagini di tutti i documenti di trasporto e allegati di varia natura, che l’Azienda intende archiviare elettronicamente ed in modo permanente. Lo scopo del SERVIZIO è quello di permettere agli utenti del sito web del Cliente di tracciare e visualizzare, i vari documenti relativi ad una determinata spedizione, in modo particolare i bollettini di trasporto firmati dal destinatario al momento dell’avvenuta consegna.

1. SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE
BOLLE DI TRASPORTO - DDT
GRUPPO DPS
Data Processing Support

2. Quali sono i problemi tipici nella
gestione delle bolle di trasporto?
• Difficoltà nella verifica e
controllo dell’emissione bolle.
• Tempi lunghi per inserimento
dati.
• Difficoltà di recupero dati e
reperibilità dei documenti.
• Errori di archiviazione e
perdita dei dati e documenti.
• Invasione cartacea degli
spazi

3. Quali sono i risultati che
raggiungiamo?
Ottimizzazione dei tempi di ricerca
e risposta
Archiviazione fisica dei documenti
Recupero degli spazi
Reperibilità e disponibilità
immediata del documento
Verifica di anomalie presenti sui
documenti

4. Quali sono le soluzioni applicate?
Gestione documentale, adattata e
personalizzata alle esigenze del
cliente, che permetta un sistema di
archiviazione e ricerca dei dati
unificata all’interno dell’azienda
stessa.

5. DEFINIZIONI
• Pagina o foglio: singolo foglio di carta
elettronicamente rappresentato da un
singolo fotogramma.
• Documento: sequenza ordinata di
pagine logicamente legate tra loro
• Fascicolo: insieme di documenti
singolarmente identificabili e
logicamente raggruppati tra loro
• Lotto: insieme di fascicoli fisicamente
distinguibili

6. Descrizione generale di una
lavorazione “STANDARD “
II processo eseguito
con frequenza
giornaliera ad un
lotto di fascicoli,
prevede 10 fasi.

7. 1. Recupero della materialità
Ogni giorno lavorativo,
o a scadenze
programmate, DPS
organizza e/o
effettua, presso la
sede dell’Azienda
Cliente, il ritiro del
materiale cartaceo
da lavorare
“Subito”

8. 2. Fornitura del file guida
• II file guida (file contenente la lista teorica di tutti i
documenti presenti nel lotto cartaceo) prodotto dal
cliente sarà spedito giornalmente a DPS mediante
un trasmissione telematica basata sul protocollo FTP.
• Dopo la trasmissione del file guida, il cliente spedirà un file
“civetta” che notifica l'avvenuta fornitura dell'elenco dei
documenti.

9. 3. Normalizzazione
( Bonifica dei documenti)
Questa attività è propedeutica
alla scansione delle varie
pagine del lotto. Si tratta, in
sintesi, di ricondurre la carta
ad una condizione ottimale
per l'acquisizione
dell'immagine. Nel caso di
specie si dovranno levare i
punti metallici, eliminare
eventuali post-it e dare il
giusto ordinamento alle
pagine.

10. 4. Scansione
Questo passaggio consente di produrre le
immagini di ciascuna pagina del lotto. Le
immagini verranno prodotte in toni di grigio con
una risoluzione di 200 dpi. Nel caso fosse richiesta
un maggiore definizione DPS può operare senza
incremento di costi a 300 dpi. Il formato finale dei
file è Adobe PDF.,che garantisce la conformità
all’originale e l’immodificabilità del documento.

11. 5. Indicizzazione
L'indicizzazione dei documenti,
propedeutico alle ricerche,
avviene tramite la digitazione
manuale(data entry) di un
codice numerico presente sul
documento. Tale codice
potrà essere scritto a penna
oppure stampato a secondo
dei casi. Durante la fase di
data entry, per evitare errori di
digitazione, ci sarà il controllo
del codice digitato
dall'operatore. Il controllo si
basa sulla verifica che il dato
introdotto sia presente nel file
guida fornito dal cliente.

12. 6. Ricomposizione dei
documenti e dei fascicoli
I singoli fogli oggetto di
acquisizione saranno
successivamente
ricomposti in modo tale
da ottenere la giusta
ripartizione fisica dei
documenti e dei
fascicoli.

13. 7. Posizionamento dei fascicoli in
scatole per archivio fisico
Dopo la ricomposizione dei documenti e dei
fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in
apposite scatole d'archivio.
Ogni lotto di fascicoli sarà separato da quello
precedente e da quello successivo da un “testa
pacco” cartaceo. In questo modo, tenuto conto
che i lotti sono giornalieri, ogni giornata è separata
da quella precedente e da quella successiva,
facilitando così l'eventuale recupero della
documentazione cartacea.
Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco
che sarà associato a ciascun fascicolo in essa
contenuto.
Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole
completate e pronte per essere archiviate, o
stoccarle nei propri magazzini.

14. 8. Produzione
dei fascicoli
elettronici
Terminato il processo di lettura
dei codici a barre, sarà
possibile comporre i vari
fascicoli elettronici,
allegando in un unico file
PDF tutte le pagine tra loro
correlate.

15. 9. Generazione del file
indice del lotto
Contestualmente al processo
precedente, DPS produrrà un file
indice del lotto. Questo file
veicola una serie di informazioni
legate ai singoli fascicoli lavorati.
Il file indice del lotto avrà le
medesime caratteristiche del file
guida.
Si noti che il file indice può
contenere dei record che
risultano essere privi di immagine.
Questo aspetto si verifica quando
nel file guida è presente un
documento la cui materialità non
è pervenuta in DPS.

16. 10. Generazione e trasmissione del
lotto elettronico delle immagini
Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,
viene trasmesso in formato elettronico al cliente.
La trasmissione telematica è basata sul protocollo FTP.
DSP mantiene per più
giorni (concordati con il
cliente) la copia delle
immagini fornite, nel
caso sia necessario
trasmettere nuovamente
un lotto di documenti
elettronici.

17. GRUPPO DPS
Data
Processing
Support
…dal 1976 esperti in
gestione
documentale.Gruppo DPS Srl.
Via A. Grandi, 10 - 25125 Brescia
Tel. 030 3583337 - Fax 030 2680418
Mail : ottico@gruppodps.it
Web: www.gruppodps.it