Creazione di un archivio digitale delle polizze assicurative per una migliore consultazione e per liberarsi dalla carta.

1. SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE
DOCUMENTI/POLIZZE
ASSICURATIVE
GRUPPO DPS SRL
GRUPPO DPS SRL - TEL. 030 35 83 337

2. Quali sono i problemi tipici nella gestione
delle polizze assicurative e dei documenti
in genere?
• Velocità di ricerca della
Polizza.
• Tempi lunghi per
l’archiviazione cartacea
• Difficoltà di reperibilità dei
documenti.
• Errori di archiviazione e
perdita dei dati e
documenti.
• Invasione cartacea degli
spazi
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3. Dopo il nostro intervento: quali sono i
risultati che avrete?
Ottimizzazione dei tempi di ricerca
e risposta
Archiviazione fisica dei documenti
Recupero degli spazi
Reperibilità e disponibilità
immediata del documento
Verifica di anomalie presenti sui
documenti
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4. Quali sono le soluzioni applicate?
ARCHIVIO DIGITALE
Gestione documentale, adattata e
personalizzata alle esigenze del
cliente, che permetta un
sistema di archiviazione e
ricerca dei dati unificata
all’interno dell’azienda stessa.
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5. Descrizione generale di una
lavorazione “STANDARD “
II processo eseguito
con frequenza da
definire (settimanale,
mensile, etc) ad un
lotto di fascicoli,
prevede queste FASI.
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6. 1. Recupero dei documenti
A scadenze
programmate (ogni
giorno, settimana,
mese) DPS organizza
e/o effettua, presso
la sede dell’Azienda
Cliente, il ritiro del
materiale cartaceo
da lavorare
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7. 2. Normalizzazione
( Bonifica dei documenti)
Questa attività è propedeutica
alla scansione delle varie
pagine del lotto. Si tratta, in
sintesi, di ricondurre la carta
ad una condizione ottimale
per l'acquisizione
dell'immagine. Nel caso di
specie si dovranno levare i
punti metallici, eliminare
eventuali post-it e dare il
giusto ordinamento alle
pagine.
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8. 3. Scansione
Questo passaggio consente di produrre le
immagini di ciascuna pagina del lotto. Le
immagini verranno prodotte con una risoluzione
di 200 o 300 dpi. Il formato finale dei file è
Adobe PDF,che garantisce la conformità
all’originale e l’immodificabilità del
documento.
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9. 4. DATA ENTRY
L'indicizzazione dei
documenti, è una fase
importantissima perché
permette di «battezzare»
ogni documento lavorato.
Avviene tramite la digitazione
manuale(data entry) di uno
o più dati (numeri o lettere)
presenti sul documento.
Dopo l’indicizzazione i
documenti possono essere
pubblicati sul Portale web
che DPS mette a
disposizione dei suoi clienti
e visti dagli utenti finali.
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10. 5. Archiviazione dei documenti
nell’Archivio Digitale
Se il cliente lo desidera può
avere anche una copia dei
suoi documenti sia su CD
Rom che su Pen Drive.
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Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,
viene archiviato in un Archivio Digitale dedicato che il cliente
consulterà attraverso un PORTALE fruibile anche su Web.

11. TUO
MARCHIO
6. Il PORTALE WEB di ricerca
documenti
Per cercare la Polizza,
l’utente utilizzerà una
semplice interfaccia
grafica con i dati
necessari a trovare il
documento esatto
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12. 7. Ricomposizione dei
documenti e dei fascicoli
I singoli fogli oggetto di
acquisizione saranno
successivamente
ricomposti in modo tale
da ottenere la giusta
ripartizione fisica dei
documenti e dei
fascicoli.
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13. 8. Posizionamento dei fascicoli in
scatole per archivio cartaceo
Dopo la ricomposizione dei documenti e dei
fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in
apposite scatole d'archivio.
Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco
che sarà associato a ciascun fascicolo in essa
contenuto.
Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole
completate e pronte per essere archiviate, o
stoccarle nei propri magazzini.
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14. GRUPPO DPS SRL - TEL. 030 35 83 337
Gruppo DPS Srl.
Via A. Grandi, 10 - 25125 Brescia
030 3583337 - info@gruppodps.it
www.gruppodps.it
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