Christiaens begrijpt de problematiek van de KMO beter dan wie ook. Sinds 1982 heeft het bedrijf immers meer dan 400 KMO’s bijgestaan bij de keuze, realisatie en ondersteuning van informatica-oplossingen, en dit met drie basisprincipes die klanten sterk waarderen: 1) Een pragmatische aanpak die de eenvoud van de bedrijfsprocessen respecteert 2) Een full-service dienstverlening waar hardware, software en diensten geïntegreerd worden tot een totaaloplossing 3) Sterke partnerships met marktleiders in hun domein ‘We make technology work’ is bij Christiaens geen loze slogan. Onze uitdaging bestaat er niet in om hardware en software te verkopen, maar om deze componenten samen te brengen tot een reëel werkende oplossing. Daar is heel wat expertise voor nodig, en die heeft Christiaens in huis. www.christiaens.net

1. Colmar België kiest voor
Microsoft Dynamics NAV
van Christiaens om
productieplanning aan
te sturen voor 3,6 miljoen
maaltijden per jaar
MAGAZINE
In het oog van de
digitale storm.
Waar ligt de echte
toegevoegde
waarde van going
digital?
Drankenhandel
Tommelin stapt
vloeiend over op
Microsoft Dynamics
NAV
Bang voor de Grote,
Slechte Beslissing?

2. Krijg antwoorden en bekijk bedrijfsinformatie in de gewenste opmaak — allemaal in Excel.
Ververs Excel-rapporten automatisch, met de meest recente informatie uit uw database.
Organiseer, toon en start rapporten op uw computer met onze Report Player.
Van Rapportage...
...tot Business Intelligence
Jet Essentials is complete rapportage in Excel.
Jet Enterprise is een complete Business Intelligence oplossing die, binnen een programma dat u al kent - Excel, de
antwoorden levert op al uw belangrijke bedrijfsinformatievragen. Met maar heel weinig training kunt u snel en vanuit
veel verschillende invalshoeken zaken analyseren en trends in uw business ontdekken. Jet Enterprise levert u de
strategische informatie die u nodig heeft om kansen te ontdekken en om pro-actief problemen op te sporen voordat deze
escaleren.
Jet Enterprise is Business Intelligence gemakkelijk gemaakt
• Jet Essentials is helemaal Excel
• Automatiseer de distributie van
rapporten
• Consolideer informatie
• Maak verbinding met uw
gegevens
• Bekijk met één klik de
onderliggende data
• Nauwelijks training nodig
• Directe Return-on-Investment
• Business Intelligence en
rapportage in één tool.
Christiaens Computer Service NV
Passendalestraat 199
B-8980 Passendale
Tel. +32 (0)51 78 83 83
Fax +32 (0)51 78 83 73
www.christiaens.net
info@christiaens.net
Als u Excel kent, zult u
Jet Essentials geweldig vinden!
Jet Enterprise:
Direct inzicht in uw bedrijf

3. 3Ke yboard
EDITORIAAL
Paradoxaal genoeg draait het in de ERP-wereld
minder vaak dan vroeger om ERP. Steeds meer
vallen de woorden ‘Business Intelligence’,
‘elektronischdocumentbeheer’, ‘workflowbeheer’
en ‘CRM’, niet meer als randapplicaties van
een centrale bedrijfstoepassing, maar als de
hoofdreden waarom bedrijven willen investeren
in een nieuw geïntegreerd systeem.
Van Microsoft kan veel gezegd worden, maar
niet dat ze niet weten waar ze naartoe willen.
Het platformverhaal waarbij ERP-toepassingen,
Office 365, SharePoint, SQL Server en Microsoft
Dynamics CRM samen deel uitmaken van één
geïntegreerd verhaal, blijkt een schot in de roos
bij grote bedrijven én bij KMO’s.
Bij Christiaens kunnen wij er alleen maar blij om
zijn. Van onze kant investeren wij voortdurend
om het kennisniveau van onze medewerkers op
het allerhoogste peil te houden in alle domeinen
die voor u van belang zijn. Dat vergt heel wat
investeringen, maar onze inspanningen worden
beloond met een groeiend aantal klanten die onze
vernieuwende aanpak waarderen!
Wij hopen dat u zal genieten van de bijdrages en
klantengetuigenissen in dit magazine!
Alexander Christiaens, Marc Christiaens,
Olivier Christiaens,
Christiaens Computer Service
INHOUD
Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV van
Christiaens om productieplanning aan te sturen voor
3,6 miljoen maaltijden per jaar
Pag. 4
In het oog van de digitale storm. Waar ligt de echte
toegevoegde waarde van going digital ?
Pag. 7
Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op
Microsoft Dynamics NAV
Pag. 10
Bang voor de Grote, Slechte Beslissing?
Pag. 13
Christiaens Computer Service NV
Passendalestraat 199
B-8980 Passendale
Tel. +32 (0)51 78 83 83
Fax +32 (0)51 78 83 73
www.christiaens.net
info@christiaens.net
COLOFON
Uitgever: Lemarco
Sneeuwbeslaan 17 B7
B-2610 Wilrijk
+32 (0)3 827 26 36
contact@lemarco.be
Redactie: Patrick Dalle
Advertenties: JetReports, HP,
Microsoft,
Grafische opmaak:
Lemarco - Lutz Stange

4. 4 Keyboard
Met meer dan 30 restaurants onder verschillende
labels is de Colmar-groep al tientallen jaren aan een
gestadige opmars bezig in België en Frankrijk. De
groep draait echter niet enkel om restaurants alleen.
In de centrale keuken van de Colmar in Oudenaarde
worden dagelijks, op basis van een uitgekiende
planning, kant-en-klare gerechten en sauzen bereid;
iedere dag opnieuw vertrekken vanuit de productiesite
vrachtwagens om dagverse bereidingen te leveren aan
restaurants in België en Frankrijk. Om de productie en
logistiek te ondersteunen had Colmar, als vervanging
voor het bestaande ERP-systeem, nood aan een flexibel
ERP-systeem dat standaard een antwoord kon bieden
op vereisten van een voedingsbedrijf. Christiaens
Computer Service kon het management overtuigen
met hun oplossing op basis van Microsoft Dynamics
NAV. De oplossing weet de gebruikers - zowel in de
financiële afdeling als in de productie - te charmeren
met gebruiksvriendelijke rapporteringsmogelijkheden:
van ieder artikel kent het management met enkele
muiskliks de kostprijs en de winstmarge.
De geschiedenis van Colmar België begon meer dan 50 jaar
geleden met de oprichting van zelfbedieningsrestaurants
die doorheen de jaren evolueerden naar grill- en
buffetrestaurants. Vandaag ligt de focus op themarestaurants
met gezonde en dagverse producten.
Naast 9 Colmar-vestigingen in België exploiteert de familiale
groep in eigen beheer tientallen restaurants in België en
Frankrijk onder de merknamen Restaurants Crocodile, Sbarro,
Café Muffin, Smoothiebar en Wok-A-Way. Het financieel
gezond bedrijf bouwt elk jaar 3 nieuwe restaurants en plant
dit jaar een vernieuwing van al zijn Colmar-restaurants.
Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV
van Christiaens om productieplanning aan te sturen
voor 3,6 miljoen maaltijden per jaar

5. 5Ke yboard
Productieprocessen centraal
Colmar België serveert jaarlijks meer dan 3,6 miljoen
maaltijden; heel wat gerechten en sauzen worden dagvers
klaargemaakt in de productiesite in Oudenaarde, waar
continu een 40-tal verschillende bereidingen lopen. Dagelijks
vertrekken dan ook vanuit Oudenaarde vrachtwagens van
gemiddeld 7 ton voor de leveringen aan de restaurants.
HelmutVerdegem,ITmanagerenSupervisorbijColmarBelgië:
“We zijn niet alleen een restaurantketen, maar evenzeer een
productie- en logistiek bedrijf. De automatisering van onze
productieprocessen krijgt dan ook heel wat aandacht.”
Lessen uit implementatie van Baan
Eind vorige eeuw werd Baan ingevoerd als centraal ERP-
systeem. Het project bleek echter geen onverdeeld succes:
“Baan was onze eerste grote ERP-project en we waren
duidelijk onvoldoende voorbereid op de complexiteit ervan;
het project werd dan ook weer afgevoerd. Het positieve is dat
we er veel uit geleerd hebben”, vertelt Helmut Verdegem.
In 2012 besliste het management om te investeren in een
nieuwe ERP-oplossing. Colmar stelde hiervoor een externe
consultant aan die een gedetailleerd lastenboek zou
voorbereiden.
Hermut Verdegem: “Bij het selectietraject werden lokale
softwaretoepassingennietinoverweginggenomen.Hetmoest
een internationaal ontwikkeld platform worden: we wilden
immers niet het risico lopen dat we in de kou zouden blijven
staan, mocht er iets gebeuren met de softwareleverancier.
Ten tweede wilden we zo weinig mogelijk maatwerk. De
oplossing moest met andere woorden grotendeels ‘out of the
box’ aan onze eisen voldoen.”
Eerst automatiseren, dan optimaliseren
Na een evaluatie van verschillende pakketten stonden
twee oplossingen uit de Microsoft-stal op de shortlist:
Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV. Een
referentiebezoek bij een enthousiaste klant van Christiaens
Computer Service gaf voor Colmar de doorslag.
Een eerste vaststelling: de financiële module met de nodige
uitbreidingen ontwikkeld door Christiaens binnen Microsoft
Dynamics NAV, bleek veel meer aangepast aan de Belgische
wetgeving dan die van Microsoft Dynamics AX. Even belang-
rijk was echter dat Colmar België in de oplossing meteen een
antwoord zag op haar specifieke vereisten als voedingsbedrijf.
“Microsoft Dynamics NAV en de uitgebreide kennis van
Christiaens in de voedingsindustrie, leverde de functi-
onaliteiten die Colmar als bedrijf in de voedingssector nodig
had - bijvoorbeeld lottracering, allergenenbeheer, … . De
oplossing moest hoogstens hier en daar nog bijgestuurd
worden, terwijl andere leveranciers basisfunctionaliteiten
vanaf nul moesten ontwikkelen”, licht Hermut Verdegem toe.
De scope van het project was duidelijk: in een eerste fase
wilde Colmar met het nieuwe systeem enkel de huidige
processen automatiseren: deze doelstelling werd begin 2014
tot een goed einde gebracht. In een tweede fase wil Colmar
werk maken van het optimaliseren van bedrijfsprocessen.
Productieplanning: pull-model
Colmar kan gebruik maken van ongeveer 400 recepten in
totaal, waarvan op ieder ogenblik een 40-tal effectief bereid
worden door het keukenteam van 7 à 10 personen. Samen
met de voorraad worden ook de recepten in Microsoft
Dynamics NAV beheerd. Colmar heeft zo’n 450 artikelen
en ingrediënten op stock, verdeeld over 700 palletplaatsen
in het magazijn. Het gaat zowel om ingrediënten voor de
bereidingen (droog, vers en diepgevroren) als non-food
artikelen, van wegwerpbekers tot kledij.
De productie bij Colmar België vertrekt vanuit een pull-
model. Wekelijks wordt in Microsoft Dynamics NAV een
planning ingevoerd voor de week die komen gaat. De picking
van de nodige ingrediënten uit voorraad wordt geregistreerd
via barcodescanners: zo blijft de voorraadsituatie in
“Microsoft Dynamics NAV en Christiaens boden standaard de functionaliteiten die Colmar nodig had.
De oplossing moest hoogstens hier en daar nog bijgestuurd worden, terwijl andere leveranciers basisfunctiona-
liteiten vanaf nul moesten ontwikkelen.”
vlnr: Helmut Verdegem, IT Manager, Yves Christiaens, CFO, Colmar NV

6. 6 Keyboard
Microsoft Dynamics NAV steeds correct. In functie van de
huidige voorraad worden door het systeem ook de nodige
aankooporders voorgesteld.
Helmut Verdegem: “Voor ons is het belangrijk dat een
softwaresysteem over de nodige souplesse en flexibiliteit
beschikt: in functie van marktomstandigheden of van het
weer, moeten wij immers zeer snel onze planning kunnen
aanpassen.”
Rapportering
“Rapportering is ongetwijfeld één van de sterkhouders van
ons nieuw systeem. Dankzij de Business Intelligence-module
Jet Reports moeten wij met enkele muiskliks weten hoeveel
wij op ieder gerecht verdienen”, zegt Helmut Verdegem.
Samenwerking met Christiaens:
professioneel en no-nonsense
Helmut Verdegem is tevreden over de samenwerking met
Christiaens: “Correct, professioneel en no-nonsense. Alle
vragen worden op een informele manier snel opgelost:
wij vermijden liefst tijdrovende stuurgroepvergaderingen.
Bovendien hadden wij het geluk dat wij vanaf de eerste dag
met dezelfde persoon konden samenwerken. Vrij uitzonderlijk
in de IT-sector!,” besluit Helmut Verdegem.
“Alle vragen worden door Christiaens op een informele manier snel
opgelost: wij vermijden liefst tijdrovende stuurgroepvergaderingen.
Bovendien hadden wij het geluk dat wij vanaf de eerste dag met
dezelfde persoon konden samenwerken.”
Helmut Verdegem, IT manager en Supervisor bij Colmar België
Overzicht:
Profiel:
De familiale groep Colmar exploiteert in eigen beheer een 30-tal restaurants onder de merknamen Colmar Restaurants, Crocodile, Sbarro,
Café Muffin, Smoothiebar en Wok-A-Way. Het financieel gezond bedrijf bouwt elk jaar drie nieuwe restaurants.
Uitdaging:
Colmar had nood aan een ERP-oplossing die de nodige souplesse en flexibiliteit zou bieden om de planning en logistiek te ondersteunen voor
de productie van miljoenen maaltijden per jaar.
Oplossing:
Christiaens Computer Service bood met Microsoft Dynamics NAV een standaard oplossing voor een voedingsbedrijf die bovendien uitblinkt
door krachtige rapporteringsmogelijkheden.
Voordelen:
• Internationaal platform Microsoft Dynamics NAV zorgt voor continuïteit en toekomstgerichtheid
• Minimum aan maatwerk dankzij standaardfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics NAV, aangepast aan Belgische wetgeving
• Zicht op de marge en winstgevendheid van ieder individueel product dankzij Business Intelligence
• Professionele en no-nonsense samenwerking met Christaens Computer Service

7. 7Ke yboard
In het oog van de digitale storm
Waar ligt de echte
toegevoegde waarde van
going digital ?
Mobiel werken, klantenrelaties
onderhouden, het aanboren van
nieuwe online distributiekanalen...
geen enkele sector ontsnapt aan de
gevolgen van de digitale revolutie.
Wie de toepassingsmogelijkheden
onderzoekt voor zijn bedrijf,
kijkt echter zelden verder dan de
impact op louter klantgerichte
processen. Maar ligt daar wel de
grootste toegevoegde waarde
van de going digital ? Hoe zit het
dan met activiteiten in de back-
office - de kostenbesparingen
en efficiëntiewinst die men op
de achtergrond kan realiseren
zonder dat de klant er rechtstreeks
iets van merkt? Laat de echte
opportuniteiten van de digitale
revolutie niet aan u voorbijgaan
en maak een juiste inschatting van
de potentiële impact op uw ganse
waardeketen !
‘Digitaal’ wordt in bedrijfsomgevingen
zonder verpinken in één adem
vernoemd met processen zoals
e-commerce, sociale media en
mobiel werken. En inderdaad,
over alle sectoren heen kan de
verkoop via digitale kanalen tot een
omzetverhoging leiden van gemiddeld
20 procent. Onderzoek toont echter
aan dat de belangrijkste voordelen van
de digitale revolutie optreden waar
men ze het minst verwacht.

8. 8 Keyboard
Hoe de digitale
transformatie leidt
tot waardecreatie
Digitalisering creëert waarde voor
bedrijven op vier niveaus: een betere
connectiviteit, het automatiseren
van manuele handelingen, het
nemen van betere beslissingen en
tenslotte de innovatie in producten
en diensten. In de praktijk blijkt dat
technologieën als Big Data, cloud
platformen, mobiele toepassingen,
documentbeheersystemen en work-
flow-oplossingen slechts selectief
worden ingezet voor specifieke - vaak
secundaire - processen in het domein
van verkoop of CRM.
Indien u enkel focust op klantgerichte
processen, wordt uw bedrijf bijzonder
kwetsbaar voor nieuwe concurrenten
die operationele verbeteringen
doorgevoerd hebben doorheen hun
ganse waardeketen, met betere
en goedkopere producten, een
snellere service en een efficiëntere
administratieve afhandeling.
Een voorbeeld: de toepassing
van Big Data wordt traditioneel
geassocieerd met klantensegmentatie,
gepersonaliseerde promotionele
acties en prijszetting. Maar evenzeer
kan u Big Data inzetten om uw
operationele processen beter aan te
sturen en uw resources efficiënter
in te zetten. Het slim toepassen van
digitale investeringen kan, met andere
woorden, bijdragen tot een betere
informatiedoorstroming en een
meer gestroomlijnde uitvoering van
operationele processen.
Bottom-line varieert van
industrie tot industrie
De impact van going digital hangt
af van sector tot sector. In bepaalde
industrieën worden alleen de omzet
en de kostenstructuren in meer of
mindere mate beïnvloed, andere
sectoren ondergaan min of meer een
tsunami... vraag het maar aan Kodak of
aan Free Record Shop !
Multichannel
Een eerste categorie sectoren, zoals
de retail- en kledinghandel, zullen op
middellange termijn niet naar een
volledig digitaal model evolueren.
Allicht zal binnen enkele jaren
hoogstens 10 tot 25% van de omzet
online gebeuren.
De eerste reden hiervoor is dat klanten
in deze sectoren niet gemakkelijk van
hun bestaande winkelgewoontes
afstappen: shoppen blijft bij uitstek
een sociale activiteit, en online social
networking kan voorlopig niet tippen
aan de fysieke interactie tussen
mensen.
Daarnaast ligt de grootste kost van
de retailer of groothandelaar in de
goederen zelf die hij verkoopt en de
achterliggende logistiek: deze kosten
verdwijnen niet door een digitale
transformatie.
Verkoopt u dus een fysiek product
waarbij de ‘shopping experience’ of
het persoonlijk contact met de klant
deel uitmaakt van het aankooptraject,
dan blijft de impact van de digitale
revolutie voor u al bij al beperkt. Een
multichannel-toekomst is voor uw
onderneming en uw sector het meest
waarschijnlijke scenario.
Al blijft u best op uw hoede: ambitieuze
bedrijven (denk maar aan Zalando.be)
leggen traditionele retailers het
vuur aan de schenen door uit te
pakken met een breed aanbod en
gepersonaliseerde online promoties.
Virtuele producten
Andere sectoren - banken,
verzekeringen, telecombedrijven en
ICT-bedrijven - verkopen vaak eerder
virtuele dan fysieke producten.
Hun kostenstructuur is grotendeels
gebaseerd op orderverwerking, beheer
en dienstverlening. Deze sectoren
zijn veel gevoeliger voor de digitale
transformatie: voor hen komt het
erop neer om snel en besluitvaardig
te handelen en te analyseren waar
kapitaal kan vrijgemaakt worden
om te investeren in een digitaal
businessmodel.
Indien uw onderneming zich in
deze categorie bevindt, wordt
het automatiseren van bepaalde
processen - self-service, elektronische
orderafhandeling en facturatie -
essentieel. De investeringen die
gepaard gaan met het invoeren van
deze nieuwe digitale processen zullen
initieel een aanzienlijke impact hebben
op uw rentabiliteit. Er is echter geen
ontkomen aan... tenminste als u zich
de kaas van het brood niet wil laten
eten door nieuwe concurrenten met
een innovatieve marktbenadering.
Digitaal is het
nieuwe normaal
Tenslotte zijn er de sectoren die in
hun kernprocessen getroffen worden
door het digitale model: voor de
fotografiewereld, de muziekhandel
en de luchtvaartbusiness keren de
businessmodellen uit het verleden
nooit meer terug.
Nieuwe paradigma’s duiken op.
iTunes en Spotify hebben geen
fysieke distributie meer, en
luchtvaartmaatschappijen moeten
knippen in de kosten door gebruik te
maken van elektronische check-in.
Zichzelf heruitvinden is de boodschap

9. 9Ke yboard
voor wie zich in het oog van de digitale
revolutie bevindt!
De meerwaarde van going
digital voor uw bedrijf?
Binnen uw sector wil u als bedrijf
uitpakken met uw unieke troeven. Op
welke manier u nieuwe technologieën
als Big Data, cloud en mobiele
toepassingen gaat inzetten, hangt
daarom ook af van hoe u zich als
organisatie wil onderscheiden van uw
concurrenten. Om grip te krijgen op de
impact van de digitale transformatie
voor uw organisatie, kan u alvast vier
regels volgen:
1. Hoe groot is de netto meerwaarde?
Extra commerciële opportuniteiten en
kostenreductie zijn twee bepalende
factoren.Perproductofdienstevalueert
u best het potentieel van de digitaal
beïnvloede verkoop, rekening houdend
met de reactie van uw concurrenten.
Aan de kostenkant, kijkt u best naar
uw administratieve en operationele
processen om het mogelijke impact
van een verdere automatisering
te evalueren. De som van de extra
commerciële opportuniteiten en
de kostenbesparingen vormen, na
aftrek van uw investeringen, de netto
meerwaarde die u kan halen uit going
digital.
2. Stel uw prioriteiten.
Uw bedrijf kan maar een beperkt
aantal transformatieprojecten binnen
een bepaalde tijdspanne aan. Wees
daarom selectief en bepaal waar
uw hoogste rendement ligt. Laat u
niet beïnvloeden door emoties of
impulsievebeslissingen:maaraltevaak
leiden aantrekkelijke demonstraties
en showcases tot een veelvoud aan
geïsoleerde initiatieven die niet door
het bedrijf gedragen worden en dus tot
falen gedoemd zijn.
3. Behoud het totaalbeeld over uw
back-office processen.
Weersta aan de verleiding om plots
uit te pakken met een flashy klanten-
portaal of andere vorm van nieuwe
online interactie met uw klanten,
indien uw processen in de achtergrond
nog steeds op de oude, stroeve manier
verlopen. Zo creëert u niets anders
dan hoge verwachtingen en frustratie
bij uw klanten. Terwijl administratie,
logistiek en service minstens even
belangrijk voor hun tevredenheid is!
4. Do more with less.
Optermijnzullenbepaaldeactiviteiten,
producten of diensten nu eenmaal
verdwijnen of gekannibaliseerd
worden door digitaal te gaan. Durf ook
afbouwen waar het nodig is. U zal de
vrijgemaakte resources goed kunnen
gebruiken voor nieuwe initiatieven -
wie weet om een bedrijf, technologie
of expertise extern in te kopen indien u
geen tijd heeft om de nieuwe activiteit
organisch te laten groeien.
Besluit
Staat going digital gelijk aan meer
macht en transparantie voor de
klant? Ongetwijfeld. Meer druk op de
marges? Vaak wel. Maar dat betekent
niet noodzakelijk dat er minder geld
zal verdiend worden. Alleen zal het
anders moeten verdiend worden:
door via technologie permanent
uitvoerige analyses uit te voeren van
het aankoopgedrag van uw klanten en
van uw back-office processen, om uw
producten serviceaanbod te versterken
en uw marktbereik uit te breiden.
“Staat going digital gelijk aan meer macht en transparantie voor de klant? Ongetwijfeld. Maar dat
betekent niet noodzakelijk dat er minder geld zal verdiend worden. Alleen zal het anders moeten
verdiend worden.”

10. 10 Keyboard
Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op
Microsoft Dynamics NAV
Tommelin richt zich sinds 1958 als drankenhandel
zowel op privéklanten als op de horeca. Zaakvoerder
Bernard Tommelin is tevens een sturende kracht in de
groepering Prik & Tik. Vandaag haalt het bedrijf met 10
werknemers een omzet van 3,5 miljoen euro.
Tommelin uit Ieper, één van de sturende leden van de
groepering Prik & Tik, wenste haar DOS-gebaseerde
oplossing te vervangen door een Windows omgeving.
Christiaens Computer Service uit Passendale is er op korte
tijd in geslaagd om op basis van Microsoft Dynamics NAV
een oplossing te bouwen. De standaardmodule Drink Suite
ondersteunt de typische processen van een drankenhandel,
van kassaverkoop en barcodescanning, tot het beheer van
leeggoed en accijnzen. Tommelin waardeert in het bijzonder
de sterke rapporteringmogelijkheden van een oplossing die
haar op het lijf geschreven is.
Drankenhandel Tommelin is als familiebedrijf sedert meer dan
een halve eeuw uitgegroeid tot een bekende drankenhandel
in en rond Ieper. Het bedrijf werd opgericht in 1958 en
verzorgde toen leveringen aan huis bij particulieren. 1984 was
een belangrijke mijlpaal in de geschiedenis van Tommelin: om
de steeds heviger wordende concurrentie voor te zijn, werd
in Ieper een gloednieuwe vestiging met drive-in geopend.
Tegelijk werd ook de horecamarkt actiever bewerkt.
Tommelin haalt vandaag met 10 werknemers een omzet
van 3,5 miljoen euro. Het productgamma telt ongeveer
1500 referenties, terwijl het bedrijf jaarlijks zo’n 6500
facturen uitschrijft. Vooral de horeca en de belevering van
feestbenodigdheden nemen een steeds belangrijker plaats
in: samen ongeveer 65% van de totale omzet.
Jamadata
Tommelin werkte in het verleden met Jamadata, een
softwarepakket dat specifiekvoor drankenhandels ontwikkeld
werd. In combinatie met Jamadata maakte Tommelin gebruik
van het boekhoudpakket Cubic.
Bernard Tommelin, zaakvoerder van Tommelin: “Functioneel
gezien is Jamadata een uitstekende oplossing: alles zit erin
wat de drankenhandel nodig heeft. Het probleem is dat

11. 11Ke yboard
Jamadata de Windows trein compleet heeft genegeerd.”
Toen Cubic de overstap naar versie Cubic for Windows
aankondigde, nam Tommelin de beslissing om meteen ook
Jamadata te vervangen. “We wilden volledig overstappen op
een Windows omgeving; de combinatie met DOS leek ons
echt niet optimaal”, aldus Tommelin.
Microsoft Dynamics NAV
De zoektocht naar een nieuw pakket leidde al snel naar
Microsoft Dynamics NAV. Na een eerste minder succesvolle
ervaring met een Microsoft Dynamics partner, klopte
Tommelin aan bij IT-partner Christiaens Computer Service uit
Passendale.
Tommelin: “Christiaens hield vanaf het begin rekening met
onze wensen: zij maken tijd om eerst te luisteren en hebben
de goede elementen uit ons vorig systeem ingebouwd in
de nieuwe oplossing. Op amper drie maanden tijd heeft
Christiaens een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld, van
barcodescanning en leeggoedregistratie, tot kassabeheer.”
Op 1 november 2007 ging met de facturatie de eerste fase
van het project live. In januari 2008 volgde de tweede fase
met de kassamodule, en in september 2008 het systeem met
barcodescanners. Vandaag werkt Tommelin met 7 gebruikers
op Microsoft Dynamics NAV .
Werken met eenheden
“Typisch voor onze sector is het werken met verschillende
eenheden”, aldus Tommelin, “Voor ieder specifiek artikel
kunnenwijinhetsysteemverschillendeverpakkingseenheden
en eenheidsprijzen naar keuze bepalen: per fles, per bak, per
clip,… . Bovendien kunnen we alles ook nog eens omzetten
naar liters. Dat is cruciaal voor de rapporteringen binnen onze
sector.”
Voorraadniveau
Tommelin beschikt nu steeds over correcte informatie over
ieder artikel in voorraad. Barcodelezers helpen bij het up-
to-date houden van de stockgegevens, zowel bij het in
ontvangst nemen, als bij de verkoop via de drive-in. Ook
het voorraadbeheer voor de feestbenodigdheden gebeurt
volledig in Microsoft Dynamics NAV.
“Dat levert een belangrijke efficiëntieverbetering op in
bijvoorbeeld het aankoopproces. We kunnen nu rechtstreeks
vanuit het systeem bestellingen plaatsen bij leveranciers,
zonder dat we eerst door het magazijn moeten lopen”, aldus
Bernard Tommelin.
Statistieken
Bernard Tommelin: “Eén van de grote voordelen van
Microsoft Dynamics NAV is ongetwijfeld de flexibiliteit
waarmee je statistieken kan opvragen. Je kan alle parameters
instellen zoals je zelf wil, en het rapport wordt met enkele
muisklikken op het scherm getoverd: aantal verkochte liters,
“Eén van de grote voordelen van Microsoft Dynamics NAV is ongetwijfeld de flexibiliteit waarmee je statistieken kan
opvragen. Je kan eigelijk alle parameters instellen zoals je zelf wil, en het rapport wordt met enkele muiskliks op het
scherm getoverd: aantal verkochte liters, omzet in euro, met of zonder accijnzen of BTW, en dat per individuele klant
en per artikel.”
Bernard Tommelin, zaakvoerder van Drankenhandel Tommelin

12. 12 Keyboard
omzet in euro, met of zonder accijnzen of BTW. We kunnen
ook per leverancier en per individueel artikel rapporten
opvragen: dat laat ons toe om de eindejaarskortingen en
groeibonussen te berekenen waar we recht op hebben. In
het nieuwe systeem kunnen we ook financiële statistieken
vergelijken met voorgaande boekjaren: de oude gegevens
blijven toegankelijk.”
Efficiëntie
Het Microsoft platform brengt voor Tommelin heel wat
voordelen mee wat efficiëntie betreft. Aankoopbestellingen
worden rechtstreeks in Microsoft Dynamics NAV opgemaakt,
in pdf formaat omgezet en via email naar de leverancier
doorgestuurd.
Toekomst
De wetgeving op voedselveiligheid zal binnenkort ook
tracering in de drankendistributie verplicht maken. “Dat zal
een volgend project worden met Microsoft Dynamics NAV.
Maar we kunnen gerust zijn: de oplossing is er volledig klaar
voor”, aldus Bernard Tommelin.
Daarnaast wil Tommelin op korte termijn de voorraadmodule
intensiever gaan gebruiken door locaties in het systeem te
brengen.
Besluit
“We hebben het geluk om een uitstekende samenwerking te
hebben met onze informaticapartner Christiaens Computer
Service: ze werken niet alleen professioneel en met kennis
van zaken, maar ze spelen ook kort op de bal wanneer we om
een interventie vragen. Kortom: een ideale combinatie voor
een KMO zoals Tommelin”, besluit Bernard Tommelin.
"Op amper drie maanden tijd heeft Christiaens een volledig nieuwe
oplossing ontwikkeld, van barcodescanning en leeggoedregistratie,
tot kassabeheer."
Bernard Tommelin, zaakvoerder van Drankenhandel Tommelin

13. 13Ke yboard
Bang voor de Grote,
Slechte Beslissing?
Vaak vinden wij het moeilijk om beslissingen te nemen. Vooral wanneer het
gaat om Grote Beslissingen: mensen hebben van nature immers een hekel
aan het nemen van risico’s. Toch is een remedie: u kan Grote Beslissingen
verdelen in kleinere, handelbare componenten. Zodat u de risico’s beter kan
inschatten en geen kostbare tijd verliest bij het verzamelen van informatie.

14. 14 Keyboard
Een manager moet dagelijks
massa’s beslissingen nemen - van
het aanwerven of ontslaan van
medewerkers, tot het investeren
in een nieuw product, machine of
magazijn. Iedere beslissing brengt
een bepaald risico met zich mee. De
schrik voor de negatieve impact van
een beslissing kan tot gevolg hebben
dat men beslissingen uitstelt... of zelfs
helemaal niet neemt.
Om nog beter te beslissen verzamelen
we liefst zoveel mogelijk informatie.
Alleen vraagt dit een pak tijd, energie
en resources. En wanneer u eindelijk
de informatie in handen heeft, is de
omgeving veranderd, waardoor de
informatie irrelevant geworden is. Eén
ding is echter duidelijk: geen beslissing
nemen is bijna even slecht als een
slechte beslissing - en in veel gevallen
nog slechter.
Deel de Grote Beslissing
op in meerdere kleinere
Ombeteromtegaanmethetrisicodatu
echtneemt,deeltueenGroteBeslissing
best op in verschillende elementen
die samen de onzekerheidsfactor
uitmaken. U zal daarbij merken dat
bepaalde factoren ofwel zeker zijn
(bijvoorbeeld de groei of daling van
uw omzet in het voorbije jaar), ofwel
verschillende mogelijke uitkomsten
hebben (bijvoorbeeld de evolutie
van uw marktaandeel binnen 3 jaar),
ofwel totaal onzeker zijn (bijvoorbeeld
de reacties van klanten op een totaal
nieuwe productcategorie).
Wanneerudebronnenvanonzekerheid
beter begrijpt en analyseert, kan
u ook het reële risico dat u neemt,
beter inschatten. Beslissen is op zich
een eenvoudig proces: u berekent de
risico’s, neemt de beslissing, meet
en past aan. Onzekerheid vormt de
basis van het risico; dus voelt u zich
comfortabeler bij minder onzekerheid !
U kan steeds de "Undo" knop
indrukken
De meest eenvoudige definitie van
beslissen: ‘Het keuzeproces tussen
twee of meer alternatieven’.
Het is echter altijd mogelijk dat
er zich tussen de beschikbare
keuzemogelijkheden geen correcte
beslissing bevond. Misschien werd een
beter alternatief niet in overweging
genomen, of was de juiste informatie
nog niet beschikbaar.
Durf daarom de “Undo” knop
indrukken als het moet. We maken
onszelf wijs dat Grote Beslissingen niet
ongedaan kunnen gemaakt worden.
Dat is echter vooral het gevolg van
onze trots: het zou immers betekenen
dat we toegeven dat we verkeerd
waren. De meeste managers maken
de fout om kost wat kost de verkeerde
beslissing te blijven verdedigen.
Daarnaast houdt u best een historiek
bij van vroegere beslissingen en
documenteert u die met de redenen
waarom deze beslissingen genomen
werden. U zal er misschien geen fouten
uit het verleden mee rechttrekken,
maar wel toekomstige fouten mee
vermijden !
Breng risico en
snelheid in balans
Iedere beslissing is en afweging tussen
snelheid en risico. Te snel willen
beslissen betekent dat u onvoldoende
tijd heeft om informatie te
verzamelen. Teveel tijd verliezen bij de
informatieverzameling leidt dan weer
tot opportuniteitskosten en nieuwe
bronnen van onzekerheid en risico.
Wanneer u dit delicate evenwicht
aanvaardt en begrijpt, zal u sneller
beslissingen nemen met minder schrik
om fouten te maken !
“Geen beslissing nemen is bijna even slecht als een slechte beslissing - en in veel
gevallen nog slechter.”