Định dạng văn bản Bố cục danh sách và đường bao Căn chỉnh bố cục Làm việc với bảng Chèn các thành phần đồ họa

1. Bài 2
ĐỊNH DẠNG &
CHÈN CÁC THÀNH PHẦN VĂN BẢN

2. HỆ THỐNG BÀI CŨ
 Khái quát về ICDL
 Các công cụ soạn thảo văn bản
 Tìm hiểu Microsoft Word 2007
 Quy trình soạn thảo tài liệu
 Các tính năng mới của Microsoft Word 2007
Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 2

3. NỘI DUNG BÀI HỌC
Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 3
Định dạng văn bản
Bố cục danh sách và đường bao
Căn chỉnh bố cục
Làm việc với bảng
Chèn các thành phần đồ họa

4. Định dạng văn bản đơn giản – Để thay đổi kiểu, văn bản và màu của tài liệu
Tăng cường bố cục văn bản – Thêm vào danh sách và đường biên để tăng khả
năng trình bày của văn bản
Thay đổi bố cục văn bản – Thay đổi bố cục, các tùy chọn định dạng như căn lề, thụt
đầu dòng, tab
4Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

5.  Cần phân biệt rất rõ giữa đoạn văn bản và chuỗi văn bản. Các
đoạn văn bản được phân cách với nhau bởi dấu Enter.
 Khi soạn thảo, khi nhấn Enter sẽ tạo ra một đoạn mới, nhấn
Shift+Enter sẽ tạo ra một dòng mới nhưng vẫn thuộc cùng đoạn
văn bản.
 Nhiều thuộc tính định dạng chỉ có thể tác động lên cả đoạn văn
bản, chứ không thể tác động lên chuỗi (ví dụ thuộc tính căn lề).
Phân biệt đoạn và chuỗi
5Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

6. Để thay đổi định dạng, kích cỡ và màu sắc, hãy dùng nhóm lệnh
Font. Chọn đoạn văn bản và nhấn vào các tùy chọn này để thấy
tác dụng.
Các thuộc tính định dạng này có thể áp dụng cho chuỗi hoặc đoạn
văn bản
Các thuộc tính định dạng
6Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

7. Sao chép định dạng bằng chổi quét
 Để áp dụng định dạng của một đoạn cho một đoạn khác,
hãy dùng công cụ Format Painter (chổi quét)
 Đây là cách dễ dàng nhất để áp dụng một định dạng có sẵn
cho nhiều phần khác nhau, thay vì phải chỉnh style cho từng
phần đó.
 Cách thức tiến hành: đặt dấu nhắc tại đoạn có định dạng
sẵn, nhấn vào Format Painter, rồi bôi đen cùng muốn áp
dụng định dạng đó. Có thể nhấn đúp vào Format Painter để
áp dụng định dạng được nhiều lần.
7Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

8. 8Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản
Bạn có thể bố cục các mục nội dung dưới dạng danh sách như
trên để tạo điểm nhấn.

9. Hình trên minh họa chuyển văn bản sang dạng danh sách đánh số hoặc
chấm. Cần bôi đen các mục trước khi chuyển.
Tạo mục danh sách
9Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

10. Có cách khác để tạo danh sách là chọn kiểu danh sách trước khi
nhập chi tiết các mục
Tạo mục danh sách trước
10Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

11.  Word có nhiều kiểu đánh số và chấm khác, nhấn phải chuột để chọn
chi tiết
Thay đổi kiểu danh sách
11Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

12. Các dấu định dạng
 Một điều lưu ý là trong đoạn danh sách này có các dấu định dạng.
Tuy nhiên, ở chế độ bình thường chúng ta không nhìn thấy chúng
(như ví dụ trước). Chúng ta sẽ nhìn thấy ở slide sau.
 Để thấy các dấu định dạng chúng ta cần chỉnh trong Word
Options.
12Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

13.  Sau khi chỉnh trong Options, các dấu định dạng sẽ xuất hiện. Ký
hiệu thể hiện sự kết thúc của một đoạn văn bản. Mỗi mục trong
danh sách thuộc một đoạn riêng.
 Nếu cuối mục danh sách nhấn Enter sẽ tạo ra một mục mới, hay là
một đoạn mới. Nếu chỉ muốn thêm văn bản cho mục danh sách mà
không muốn tạo mục mới, hãy nhấn Shift+Enter. Bạn sẽ nhìn thấy
dấu định dạng
Hiện dấu định dạng trang
13Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

14. Tạo đường bao nội dung
 Tạo đường biên cho nội dung là một cách hay được sử dụng để
nhấn mạnh hay thu hút sự chú ý của người đọc.
14Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

15.  Đặt border bằng cách truy cập nhóm lệnh Paragraph trong tab
Home
 Chọn mục Border and Shading và thiết lập các thuộc tính trên
cửa sổ sau:
Thiết lập đường bao
15Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

16. Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 16

17.  Nhóm lệnh Paragraph có các lệnh giúp căn chỉnh đoạn văn bản:
căn trái, phải, giữa, đều hai bên
Căn chỉnh bố cục văn bản
17Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

18. Màn hình trên chỉ ra sự khác nhau giữa các kiểu định dạng đoạn
Minh họa căn chỉnh
18Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

19. Công cụ thụt đầu dòng
 Công cụ thụt đầu dòng thay đổi khoảng cách của đoạn so với lề trái.
19Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

20.  Ký tự tab được sử dụng khi bạn muốn thụt đầu dòng văn bản trong đoạn.
Màn hình dưới cho bạn thấy cách chức năng ký tự Tab hoạt động.
 Ký tự tab di chuyển dấu nhắc và từ đầu dòng đến vị trí mới gọi là tab stop
(điểm dừng tab). Tab stop cho phép thay đổi và thêm khoảng dừng giữa
các tab.
Ký tự Tab
20Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

21. Đặt tab stop
21Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

22.  Có 4 loại tab stop
 Left: giúp căn theo cạnh trái của đoạn văn bản được thụt đầu dòng
 Right: giúp căn theo cạnh phải của đoạn văn bản được thụt đầu dòng
 Center: giúp căn giữa đoạn văn bản được thụt đầu dòng
 Decimal: giúp căn chỉnh số thập phân
Thay đổi căn chỉnh của văn bản
22Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

23. 3 chốt thục đầu dòng
 Có 3 chốt trên thanh thước kẻ ngang mà bạn có thể kéo để điều
chỉnh hình thức thụt đầu văn bản.
23Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

24.  Giữ và kéo chốt left ident trên thanh thước kẻ ngang sang bên
phải để thấy sự thay đổi của dòng đầu tiên
Chốt left ident
24Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

25.  Giữ và kéo chốt thứ hai hanging ident trên thanh thước kẻ ngang
để áp dụng thụt đầu dòng cho văn bản (chú ý nhấn giữ đúng chuột
ở chốt hanging). Dòng đầu tiên giữ nguyên thụt đầu dòng.
Chốt hanging ident
25Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

26.  Chốt thứ ba left ident sẽ áp dụng thụt đầu dòng cho tất cả văn bản
Chốt left ident
26Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

27.  Để thay đổi khoảng cách giữa các
dòng và đoạn, hãy mở cửa sổ tùy
chọn của Paragraph.
 Chọn đoạn, nhấn phải chuột, chọn
Paragraph
Thay đổi khoảng cách dòng, đoạn
27Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

28. 28Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản
Phần này, bạn sẽ học cách tạo, sửa đổi và định dạng bảng. Tạo văn bản
theo định dạng bảng giúp thông tin dễ đọc và có tính thu hút hơn. Hình
trên mô tả các thành phần tạo nên bảng.

29. Tạo bảng
 Vào mục Table ở tab Insert
 Có hai cách tạo bảng:
 Di chuột để chỉ ra kích thước bảng
 Chọn Insert Table để chỉ rõ số hàng, số
cột
29Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

30.  Màn hình dưới mô tả cách nhập dữ liệu vào bảng. Có thể dùng phím
Tab để chuyển sang ô tiếp theo, Shift+Tab để chuyển về ô trước
đó.
Nhập dữ liệu cho bảng
30Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

31. Chọn bảng Chọn hàng
Chọn cột
Thao tác chọn các thành phần của bảng
31Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

32.  Màn hình dưới mô tả cách chèn thêm hàng mới trong bảng. Trước tiên, bạn
cần chọn bảng (hoặc đặt con trỏ trong bảng), nhấn phải chuột và chọn
Insert > Insert Rows Below. Nếu đứng ở ô cuối cùng của bảng, có thể
nhấn Tab để thêm dòng mới
Chèn thêm hàng
32Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

33.  Để chèn thêm cột, bạn cần chọn cột liền kề với cột định thêm vào. Nhấn
phải chuột, chọn Insert rồi chọn chèn cột mới bên phải (Insert Columns
to the Right) hay bên trái (Insert Columns to the Left)
Chèn thêm cột
33Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

34.  Độ rộng của cột hay chiều cao của hàng có thể thay đổi được dễ dàng bằng
cách kéo các đường biên
Thay đổi kích thước hàng, cột
34Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

35. Tách, hợp ô
Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 35
Tách ô Hợp ô

36.  Trường hợp có hàng dữ liệu trùng, hoặc đơn giản bạn muốn xóa
hàng hay cột không còn cần thiết, hãy chọn hàng hay cột đó, nhấn
phải chuột, chọn Delete Rows để xóa hàng hoặc Delete Columns để
xóa cột.
 Có thể chọn đồng thời nhiều hàng hoặc cột để xóa.
Xóa hàng hoặc cột
36Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

37.  Word cung cấp tùy chọn để thay đổi định dạng đường biên và nền
của bảng.
 Chọn bảng hoặc thành phần của bảng và nhấn phải chuột, chọn
Borders and Shadings… để hiện cửa sổ này.
Thay đổi các thuộc tính định dạng
37Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

38.  Nếu muốn thiết lập định dạng cho từng phần của bảng, hãy chọn
phần đó rồi điều chỉnh
Định dạng thành phần bảng
38Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

39.  Word 2007 có nhiều cải tiến so với các phiên bản trước, đặc biệt
cung cấp nhiều mẫu định dạng đẹp cho các thành phần của tài liệu.
Có thể chọn định dạng phù hợp trên tab Design cho bảng (đặt con
trỏ vào bảng trước đó).
Áp dụng định dạng có sẵn cho bảng
39Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

40. Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 40
Picture Clip Art Shape Smart Art Chart

41.  Word cho phép chèn nhiều đối tượng có sẵn vào tài liệu
• Picture: ảnh bất kỳ
• Clip art: ảnh minh họa cài sẵn
• Shapes: các hình khối
• SmartArt: các sơ đồ cấu trúc
• Chart: biểu đồ
Chèn các thành phần đồ họa
41Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

42. Ảnh trên được chèn vào sau khi tiến hành các thao tác chèn
Nhấn tab InsertNhấn tab Insert
Nhấn PictureNhấn Picture
Chọn ảnhChọn ảnh
Nhấn InsertNhấn Insert
Chèn ảnh trên máy tính hay mạng
42Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

43. Vị trí của hình ảnh
 Khi chèn ảnh vào văn bản, có thể tùy biến vị trí của ảnh so với văn
bản. Chọn ảnh > chọn mục Position thích hợp
Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 43

44. Chèn clip art
Chọn tab InsertChọn tab Insert
Chọn Clip ArtChọn Clip Art
Nhập từ đại diện cho clip art để tìmNhập từ đại diện cho clip art để tìm
Nhấn GoNhấn Go
Nhấn đúp vào ảnh tìm thấyNhấn đúp vào ảnh tìm thấy
44Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

45. Chèn hình khối
Nhấn Insert > Shapes để chèn các hình
khối vào tài liệu
45Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

46. Chèn SmartArt
SmartArt cung cấp nhiều sơ đồ
cấu trúc chuyên nghiệp được định
dạng sẵn, bạn chỉ cần nhập nội
dung
Nhập nội dung cho các mục
46Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

47.  Bạn có thể copy các thành phần từ các ứng dụng khác vào tài liệu,
ví dụ chèn biểu đồ
Bước 1 – Mở bảng tính, chọn đối tượng và copy
Chèn các đối tượng từ ứng dụng Office khác
vào tài liệu
47Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

48. Bước 2 – chuyển sang Word và paste đối tượng vừa copy từ ứng dụng Excel
Chèn các đối tượng từ ứng dụng Office khác
vào tài liệu
48Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

49.  Để chèn các ký tự đặc biệt, hãy dùng chức năng Symbol
Chèn biểu tượng (symbol)
49Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

50. Chèn công thức toán học
50Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

51.  Word 2007 cung cấp khả năng chèn bố cục văn bản có sẵn vào tài
liệu
Chèn các phần văn bản
51Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

52.  Với những tài liệu gồm nhiều trang, để tiện cho việc theo dõi cần
chèn thêm phần header và footer
 Có thể chèn header/footer cho trang chẵn lẻ khác nhau. Một tài liệu
chuyên nghiệp nên có header/footer.
Chèn header/footer
52Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

53. TỔNG KẾT BÀI HỌC
 Các đoạn văn bản được phân cách nhau bằng dấu Enter.
 Có thể hiện các ký tự ẩn để thấy rõ định dạng trang
 Định dạng được phân biệt rõ áp dụng cho đoạn hay cho chuỗi.
 Dùng chổi quét để sao chép định dạng giữa các phần văn bản.
 Có ba loại chốt thụt đầu dòng trên thanh thước kẻ: first line ident,
hanging ident, left ident
 Word 2007 cung cấp nhiều cơ chế áp định dạng chuyên nghiệp có
sẵn cho bảng
 Bộ Office cho phép sao chép các nội dung từ các ứng dụng khác
nhúng vào tài liệu
Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 53