SeniorERP structura

4,185 views

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
4,185
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
103
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SeniorERP structura

  1. 1. SeniorERP Oferta / Sistem Integrat Distributie, Servicii Page 1 of 47
  2. 2. 1. INTRODUCERE ........................................................................................................................................................... 4 1.1 Cine suntem noi? ........................................................................................................................................... 4 1.2 Ce este un ERP? ............................................................................................................................................. 5 1.3 Intrebari frecvente despre SeniorERP ........................................................................................................... 7 2. BENEFICII COMERCIALE SI TEHNOLOGICE ....................................................................................................................... 10 2.1 Schema flexibila de licentiere ...................................................................................................................... 10 2.2 Personalizarea solutiei ................................................................................................................................. 10 2.3 Versiuni de update si upgrade ..................................................................................................................... 10 2.4 Scalabilitate si performanta pe platforma Windows Server 2008 ............................................................... 10 2.5 Lucrul in timp real prin Windows Communication Foundation ................................................................... 11 2.6 Securitatea datelor si controlul accesului .................................................................................................... 12 3. SERVICII AFERENTE SISTEMULUI................................................................................................................................... 12 3.1 Analiza proceselor de afaceri ....................................................................................................................... 12 3.2 Implementarea SeniorERP ........................................................................................................................... 13 3.2.1 Planificarea implementarii si Analiza detaliata ...................................................................................................... 13 3.2.2 Instalarea Serverului .............................................................................................................................................. 13 3.2.3 Training .................................................................................................................................................................. 14 3.2.4 Configurarea aplicatiei ........................................................................................................................................... 14 3.2.5 Importul datelor .................................................................................................................................................... 14 3.2.6 Go live .................................................................................................................................................................... 14 3.2.7 Post - Go live .......................................................................................................................................................... 14 3.2.8 Evaluarea Rezultatelor ........................................................................................................................................... 14 3.3 Managementul de proiect ........................................................................................................................... 15 3.4 Suport post implementare........................................................................................................................... 15 4. STRUCTURA FUNCTIONALA......................................................................................................................................... 16 4.1 NIVELUL DE LICENTIERE “STANDARD” ......................................................................................................... 16 4.1.1 Nomenclatoare ...................................................................................................................................................... 16 4.1.2 Spatiu de lucru ....................................................................................................................................................... 18 4.1.3 Aprovizionare......................................................................................................................................................... 19 4.1.4 Vanzari ................................................................................................................................................................... 21 4.1.5 Politici comerciale.................................................................................................................................................. 24 4.1.6 Stocuri.................................................................................................................................................................... 24 4.1.7 Productie ............................................................................................................................................................... 26 4.1.8 Trezorerie .............................................................................................................................................................. 27 4.1.9 Administrare .......................................................................................................................................................... 29 4.2 NIVELUL DE LICENTIERE “SILVER” ................................................................................................................ 31 4.2.1 Contabilitate .......................................................................................................................................................... 31 4.2.2 Mijloace fixe .......................................................................................................................................................... 33 4.3 NIVELUL DE LICENTIERE “GOLD”.................................................................................................................. 35 4.3.1 Management depozit - WMS ................................................................................................................................. 35 4.3.2 Logistica ................................................................................................................................................................. 36 4.3.3 Controlling ............................................................................................................................................................. 38 4.4 ADD-ON-URI................................................................................................................................................. 41 4.4.1 Business Intelligence .............................................................................................................................................. 41 4.4.2 Conector pentru portal de e-commerce integrat .................................................................................................. 42 4.4.3 Automatizarea fortei de vanzari (SFA) ................................................................................................................... 43 4.4.4 Virtual Earth........................................................................................................................................................... 43 4.4.5 EDI (Electronic Data Interchange) .......................................................................................................................... 44 5. TIPOLOGII DE INSTALARE ON PREMISE (LA CLIENT) ......................................................................................................... 45 5.1 Arhitectura sistemului ................................................................................................................................ 45 5.2 Start-up (<10 utilizatori) .............................................................................................................................. 45 5.2.1. Cerinte software ................................................................................................................................................... 45 5.2.2. Cerinte hardware .................................................................................................................................................. 46 5.3 Instalare tipica (10 - 25 Utilizatori simultani)............................................................................................... 46 5.3.1. Cerinte software ................................................................................................................................................... 46 Page 2 of 47
  3. 3. 5.3.2. Cerinte hardware .................................................................................................................................................. 46 5.4 Instalare peste 25 utilizatori simultani ........................................................................................................ 46 Page 3 of 47
  4. 4. 1. Introducere 1.1 Cine suntem noi? Senior Software este o companie privata cu capital integral romanesc ce ofera servicii de dezvoltare de aplicatii informatice si consultanta pentru managementului afacerilor. Domeniile de competenta includ dezvoltarea de aplicatii de tip ERP (Enterprise Resource Planinng) oferite prin intermediul solutiei proprietare SeniorERP. Printre cei ce au ales sa foloseasca serviciile Senior Software se numara: Ficosota Sintez Romania, Electric Metsan, Apollo Mod Distribution, General Industry, Rosims Unic, General Parma Food, Cyrom Romania, Parma Euxin, Regency Company, Aluplast Romania, Koelner Romania, S&D Pharma, DianFlex, Eurocleaner, Immergas Romania, V-Tarus / Farmaceutica Remedia, Civis Group, Mediarom / Wunderbaum, Bohemia / Koh-I-Noor, EuroGrawo, Pharma Vita / Plant Univers, Master Company, Convergent Media / Gazeta Sporturilor, Trans Courier Service SRL - agent exclusiv UPS Romania, Eximod / Pneumatic, Hofigal, Biochefarm, VitaCare International, Mim Team, ComGex / Office Media, Mirano Internetional, KG Rulmenti, Grazy Price, IDC / Inter Distribution Company, Beauty Box, PetLine, Dinamic 92 Distribution, Dispo Trading, Felder Gruppe, Vitap Echipamente, Accesoria Group, Sea-Bell Trading, General Beauty Supply. Senior Software este certificata conform standardelor ISO 9001:2000 pentru sistemul de management al calitatii. Auditul si certificarea a fost realizata de AJA Registrars, companie acreditata de UKAS (UK). Implementarea standardelor ISO pentru managementul calitatii a avut ca scop principal definirea unor procese si obiective masurabile si garantarea replicarii calitatii la standarde inalte in orice activitate desfasurata pentru clientii companiei. Senior Software este Microsoft Gold Certified Partner iar sistemul SeniorERP este certificat Microsoft si Veritest pentru Windows Server, .NET si Web Services. In cele ce urmeaza oferim un rezumat al solutiei propuse, descrierea tehnica, precum si termenii de implementare. Apreciem interesul cu care ati abordat propunerea noastra si suntem increzatori in parteneriatul pe termen lung pe care il vom construi impreuna! Page 4 of 47
  5. 5. 1.2 Ce este un ERP? Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice. De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei. Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara implementarii unui ERP. O companie poate decide implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite. Avantajele furnizate de un sistem ERP Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim: • Reducerea costurilor operationale Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP este stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica. o Exemplu: Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/email) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de catre diverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitati sunt prestate in vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii este un proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal (Business to business sau business to consumer) sau prin alte canale, pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala. • Facilitarea managementului operatiunilor curente Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau prin implementarea de instrumente de tip Business Page 5 of 47
  6. 6. Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale. • Optimizarea stocurilor In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc. • Cresterea nivelului de onorare a comenzilor Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achizitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate. • Imbunatatirea cashflow-ului Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati. • Integrarea informatiilor financiare Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii. Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e- business si comunicare online. Ai nevoie de o solutie de tip ERP ? In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP: Motivatii tehnologice • Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent). • Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu. • Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor. • Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin. • Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business. Page 6 of 47
  7. 7. • Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta. Motivatii operationale • Optimizarea proceselor de business • Reducerea costurilor structurale • Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor • Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente • Implementarea a noi strategii de business • Expansiunea masiva a businessului • Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei. 1.3 Intrebari frecvente despre SeniorERP Prin ce difera solutia SeniorERP, destinata companiilor specializate in import si distributie, de o solutie ERP obisnuita? Un raspuns rapid, bazat exclusiv pe reactiile primite “la prima vedere” in cadrul prezentarilor catre potentialii beneficiari ai sistemului, ar pune pe primul loc naturaletea cu care firmele din domeniul importului si distributiei se regasesc in ceea ce ofera sistemul SeniorERP. Dorinta noastra ca si producator al unui sistem informatic destinat sa fie parte din infrastructura organizatiei este sa punem la dispozitia fiecarui departament intrumente specifice, care sa ajute nu numai la organizarea si controlul propriei activitati, ci sa fluidizeze circuitul informational interdepartamental. In urma experientei acumulate dintr-un numar mare de implementari in domeniu, aceste instrumente au fost adaptate cerintelor specifice companiilor de import si distributie, respectand dorinta acestora de simplitate in utilizare, automatizare a operatiunilor repetitive, scalabilitate la numar mare de tranzactii, utilizatori si puncte de lucru, operare in timp real etc. Faptul ca sistemul este specializat in domeniul importului si distributiei inseamna reducerea timpului de implementare si a riscurilor aferente necunoasterii business-ului clientului. Customizarile necesare fiind deja implementate in mare masura in sistem, iar procesele de afaceri familiare, este destul de usor sa conducem clientul catre obiectivele propuse. De asemenea evitam overhead-ul masiv indus de catre functionalitatile neutilizabile, destinate altor tipuri de companii, care sunt inerente aplicatiilor generaliste, care doresc sa acopere cat mai multe verticale industriale. Efortul de asimilare a SeniorERP de catre utilizatori este relativ redus, iar acolo unde descoperim dificultati, incercam sa le eliminam in versiunile urmatoare. Suntem atenti nu numai la natura informatica a problemelor clientilor nostri, ci si la nevoile lor de business, la mediul economic in care acestia opereaza, pentru a putea oferi beneficiile dorite in urma implementarii cu succes a SeniorERP. In explicarea sistemului nostru catre piata, abordam diverse teme de business intr-o maniera integrata, pentru a sublinia cum intervine tehnologia in procesele de afaceri si a evidential riscurile si beneficiile ce decurg de aici. (http://www.seniorerp.ro/resurse) Un alt aspect extrem de important este pentru noi este sa oferim clientilor nostri tehnologie de ultima generatie. Aceasta reprezinta pentru noi o garantie in plus oferita firmei care implementeaza un sistem ERP privind perspectiva dezvoltarii viitoare sustinuta, nu limitata, de catre infrastructura informatica. Page 7 of 47
  8. 8. Nu in ultimul rand, SeniorERP se diferentiaza prin calitatea serviciilor oferite in cadrul implementarii si postimplementare. Procesul de implementare este foarte clar definit si controlat, iar dupa finalizarea acestuia, proiectul este preluat de catre departamentul de suport, astfel incat in nici un moment nu incetam sa fim alaturi de clientii nostri. Cum se poate adapta SeniorERP necesitatilor specifice unei companii de distributie? SeniorERP este o solutie ce raspunde necestitatilor de proces ale companiilor din verticalele Import, Distributie si Logistica. SeniorERP abordeaza criterii diverse in implementare, printre care: - Dimensiunea companiei: companiile mici necesita implementarea unei solutii centrate pe documente (viteza, simplitate, flexibilitate), in timp ce implementarile in companiile mari sunt bazate pe procese de afaceri (fluxuri, control, scalabilitate). - Canalele de vanzare: de la vanzarile online, la vanzarea prin agenti comerciali, prin distribuitori, prin key accounts - hypermarket-uri sau retail, sunt oferite instrumente specifice, configurabile conform analizei preimplementare. - Structura departamentului de vanzare: in functie de numarul de divizii de vanzare, de numarul de puncte de lucru, de implentarea SFA, abordarile sunt diferite. - Portofoliul de produse: exista portofolii de produse ce variaza de la cateva sute pentru unele companii, pana la zeci sau sute de mii de articole pentru altele. De asemenea, produsele au caracteristici specifice - produse cu serii, cu certificat de garantie, cu termen de expirare etc. - Portofoliul de clienti: dimensiunea portofoliului de clienti influenteaza radical diverse fluxuri interne, in functie de complexitatea si diversitatea politicilor comerciale si de credit control. - Distributia geografica a activitatii: modul in care este distribuita teritorial afacerea influenteaza dimensiunea depozitelor, numarul acestora si problemele legate de managementul acestora (WMS). - Organizarea achizitiilor: exista produse cu sezonalitate, produse care expira, produse cu valori mari, produse cu durata mare de aprovizionare etc. Daca portofoliul de articole este de ordinul miilor sau zecilor de mii, managementul achzitiilor este critic, iar implementarea unor solutii viabile trebuie sa tina seama de specificul fiecarei situatii. Cum se realizeaza controlul distributiei cu ajutorul SeniorERP? Controlul distribuitiei este prezent la doua nivele: operational si managerial. Controlul operational se realizeaza prin proiectarea, implementarea si respectarea unor fluxuri coerente de lucru la nivelul departamentelor si/sau interdepartamental. Controlul la nivel managerial implica studiul indicatorilor cantitativi/calitativi aferenti diverselor procese de lucru si actiuni corective acolo unde este cazul. De asemenea, este foarte important principiul bugetarii costurilor si a veniturilor si urmarirea realizarii acestora prin structurile de centre de cost/venit/profit specifice. Companiile de distributie care doresc sa faca pasul de la un management antreprenorial catre unul bazat pe proces, trebuie sa-si asume acest mod de lucru, care aduce nu numai control, ci si scalabilitate. Asa cum mentionam mai sus, ca si principiu general, prezent la toate nivelele organizatiei, prin implementarea SeniorERP, se urmareste redirectionarea activitatilor departamentelor dinspre zona operational repetitiva catre analiza si control. Page 8 of 47
  9. 9. Cum se pot evalua performantele unei retele de distributie cu ajutorul SeniorERP? Prin analiza diversilor indicatori calitativi sau cantitativi specifici fiecarui proces de lucru in parte si prin analiza indicatorilor financiar economici cumulativi la nivelul organizatiei. Exista indicatori pentru procesul de vanzare, pentru cel de achizitie, pentru logistica, cash flow, etc. Datorita complexitatii acestor analize si a volumului, uneori enorm, de date analizate, SeniorERP dispune de instrumente de tip Business Intelligence, special destinate acestui tip de analiza. Nu neglijam nici rapoartele operationale, rapide si simple de utilizat si inteles, care ajuta in desfasurarea eficienta a activitatilor curente. Exemple de indicatori operationali critici ai afacerii: Indicatori logistici (Timpi pregatire comanda; Grad incarcare parc auto; Rotatia stocurilor) sau indicatori de vanzari (Numar documente; Valoare medie document; Adaos comercial/rata profitului; Numar pozitii pe document; Numar produse vandute; Numar clienti activi; Perioada medie de incasare; Grad de neincasare; Volum retururi; Discount mediu etc.). Ce ar insemna folosirea SeniorERP in termeni de crestere a cifrei de afaceri pentru o firma de import si distributie? O companie care aprovizioneaza, gestioneaza si vinde zeci de mii de produse are nevoie de un control absolut al acestora prin nomenclatoarele de produse. Aceste nomenclatoare trebuie sa fie intretinute, ordonate, clasificate, sa nu fie dublate, triplate etc. In definirea proceselor de lucru folosind solutia SeniorERP conceputa pentru operare online, controlul nomenclatoarelor este centralizat, iar raspunderea revine unui numar limitat de persoane specializate, care au responsabilitati clar definite. Plecand de la o definire inteligentă a nomenclatoarelor in cadrul aplicatiei, implementarea SeniorERP va conduce la: controlul eficient al business-ului, la o productivitate sporita si reduceri de costuri operationale. SeniorERP se constituie in acest fel intr-un suport tehnologic pentru dezvoltarea inteligenta a unei companii. In cazul dezvoltarii distribuite geografic, specifice unei firme de import si distributie, SeniorERP favorizeaza dezvoltarea scalabila a companiei. Deschiderea unei noi filiale sau al unui nou punct de lucru si integrarea rapida a acestuia cu organismul companiei sunt facute cu rapiditate, si costuri semnificativ reduse, avand in vedere integrarea tehnologiei Clickonce. De asemenea, costurile de upgrade sunt reduse substantial, noile versiuni îmbunatatite, sau adugarea de module suplimentare putand fi realizate cu un simplu click. Page 9 of 47
  10. 10. 2. Beneficii comerciale si tehnologice 2.1 Schema flexibila de licentiere Este important sa alegi solutia care ti se potriveste. Pentru aceasta, SeniorERP, datorita avantajelor oferite de tehnologia de ultima generatie inglobata in sistem, ofera o politica de licentiere extrem de flexibila. Aceasta politica porneste in primul rand de la profilul si specificul organizatiei ce urmeaza sa implementeze sistemul ERP si de la datele reale, descrierea concreta a nevoilor si resurselor implicate in proces. Alege: On Demand sau On premise (Licenta sau abonament) SeniorERP ofera posibilitatea achizitionarii sistemului SeniorERP in doua variante: On premise si On demand, dand posibilitatea clientilor sa isi cheltuiasca bugetele legate de achizitionarea unui ERP asa cum considera mai util: prin achizitionarea unei licente si instalarea solutiei ERP in sistemul informatic propriu sau prin achizitionarea unui pachet de servicii lunare de tip abonament, care ofera accesul la un ERP puternic, bazat pe servicii web, smart client si clickonce, prin intermediul internetului. Cele doua metode de achizitionare a sistemului au rezultate similare, cu modalitati de livare diferite. In final, in ambele cazuri sunteti beneficiarul unei solutii ERP puternice, potrivita pentru necesitatile reale si conform bugetelor alocate: SeniorERP. 2.2 Personalizarea solutiei Datorita structurii modulare a aplicatiei, fiecare Beneficiar isi poate personaliza licentele client in functie de nevoile reale. Mai mult, echipa noastra de analiza va asista gratuit la locatia Dvs pentru a alege impreuna cea mai buna solutie. In finalul procesului de analiza va propunem un estimat al costurilor si un calendar de implementare. Nivelul de customizare permis depinde de varianta de licentiere selectata (on premise sau on demand – licente sau abonament). 2.3 Versiuni de update si upgrade Fiecare client beneficiaza de un Contract anual de intretinere in baza caruia are acces la versiuni noi ale produsului (third and second digit upgrades) precum si la actualizarile legislative, daca este cazul. SeniorERP integreaza ClickOnce, tehnologie dezvoltata de Microsoft pentru implementarea software-ului bazat pe platformele Windows Forms si Windows Presentation Foundation, numite si Smart Clients. Aplicatiile de tip ClickOnce se pot actualiza singure; ele verifica automat existenta unor versiuni mai noi decat cea folosita in mod curent, si atunci cand detecteaza noi versiuni ale aplicatiei, le inlocuiesc automat pe cele vechi si actulizeaza sistemul. Acest lucru conduce la o reducere substantiala a costului de instalare si mentenanta, apropiind din acest punct de vedere sistemele bazate pe Windows Forms de cele Web, oferind in acelasi timp facilitatile de operare rapida si securitatea maxima specifice. 2.4 Scalabilitate si performanta pe platforma Windows Server 2008 SeniorERP este disponibil pe baza platformei Windows Server 2008 ca parte a strategiei de dezvoltare tehnologica permanenta. Windows Server 2008 este cel mai avansat sistem de operare Windows Server de pana acum, conceput să stea la baza următoarei generatii de retele, aplicatii si servicii web. Odata cu implementarea SeniorERP pe noua platforma, avand avantajul finalizarii transferului clientilor pe sistemul de baze de date SQL Server 2005, se deschid noi capabilitati de dezvoltare, livrare și administrare de functionalitati, confortul unei retele securizate si cresterea eficientei tehnologice a organizatiei, in conditiile reducerii semnificative a costurilor de intretinere. Page 10 of 47
  11. 11. Arhitectura solutiei SeniorERP Ca urmare a alegerilor tehnologice facute in perspectiva anilor urmatori, arhitectura SeniorERP este configurata pentru a oferi avantaje pe termen lung: - Server de aplicatie SeniorERP hostat in IIS 7.0 + Windows Process Activation Service (WAS) si .Net 3.5 - Server baze de date: SQL Server 2005/2008 - Client Windows: smart client, .Net 3.5, cu actualizare automata prin ClickOnce - Client mobile: smart client .NET CF 3.5 - Portal E-Commerce integrat cu SeniorERP, realizat utilizand ASP.NET - Platforma de colaborare + publicare BI: Sharepoint 3.0 - Platforma de comunicare SeniorERP bazata integral pe Windows Communication Foundation (WCF) Windows Server 2008 - Performanta, Scalabilitate, Interoperabilitate Windows Server 2008 vine cu o platforma web puternica pentru aplicatii si servicii, Internet Information Services 7.0 (IIS7), oferind scalabilitate, securitate, flexibilitate in configurari, performanta ridicata, facilitati extinse de administrare si monitorizare, constituind o platforma capabila de o crestere sustinuta a activitatilor de business. Serverul de aplicatie SeniorERP este optimizat pentru a beneficia de noile capabilitati oferite, menite sa ridice substantial standardele de performanta si securitate precedente, in conditiile minimizarii timpilor pierduti in administrarea si mentenenata sistemului. Prin integrarea cu platforma de comunicare Windows Communication Foundation si prin integrarea unor instrumente puternice de monitorizare in timp real a eventualelor disfunctionalitati, are loc o extensie a capabilitatilor de management ale sistemului. Scopul final al acestei configuratii este de a oferi un sistem ERP puternic, centralizat, capabil de fi accesat in conditii de siguranta maxima de la distanta, de a oferi capabilitati intuitive si sigure de vizualizare, partajare si operare asupra informatiilor in timp real, fara intreruperi datorate administrarii sau pierderilor datelor, usor de administrat, cu costuri reduse de intretine, deschis spre a comunica cu alte sisteme. 2.5 Lucrul in timp real prin Windows Communication Foundation SeniorERP a ales sa utilizeze WCF in urma experientei acumulate in decursul deselor implementari in cadrul companiilor de import si distributie cu unul sau mai multe puncte de lucru regionale. Decizia incorporarii WCF in cadrul sistemului SeniorERP are ca scop principal oferirea unui raspuns imediat oricaror nevoi de scalabilitate si flexibilitate ale companiilor din verticalele import, distributie sau logistica. Firmele care activeaza in verticalele import, distributie sau logistica au de obicei mai multe depozite, un volum de tranzactii foarte mare, nomenclatoare de produse deseori de ordinul zecilor de mii. Aceste companii resimt acut nevoia de a avea informatie in timp real, care sa ajute la fluidizarea proceselor si fluxurilor de business. In urma acestor experiente si bazandu-se pe realitatile de azi, Microsoft a lansat odata cu .NET 3.0 o noua platforma de comunicare: Windows Communication Foundation - WCF. Aceasta platforma reprezinta o unificare a tehnologiilor existente dezvoltate de Microsoft pentru lucrul in mediu distribuit. Se abstractizeaza astfel mesajele (datele) transportate de canalul de comunicatie, alegerea acestuia din urma putand fi efectuata in momentul implementarii sistemului informatic. Incepand din acest moment, un sistem bazat pe WCF poate fi configurat pe aproape orice infrastructura IT existenta la client. Optiunile de configurare sunt extrem de variate, astfel incat sa acopere situatiile reale intalnite in practica. Pentru administratorii de infrastructura IT, este foarte important faptul ca platforma WCF utilizeaza Page 11 of 47
  12. 12. tehnologii cunoscute, mature, documentate, este administrabila centralizat, implementeaza nativ ultimele standarde de securitate, este extrem de scalabila, este rapida si aduce solutii simple si flexibile, nepurtatoare de costuri ascunse, pentru probleme complicate. De asemenea, WCF este o tehnologie optimizata pentru urmatoarea generatie de sisteme de operare de tip Windows Server, ceea ce garanteaza o durata de viata mare si costuri mici de intretinere si actualizare. 2.6 Securitatea datelor si controlul accesului Fiecare Utilizator al solutiei primeste un card unic (InfoCard), inregistrat in baza de date Senior Software. Utilizarea acestui sistem de control al accesului permite ulterior obtinerea de rapoarte de utilizare per Utilizator sau statie de lucru. Configurarea grupelor de Utilizatori si a drepturilor de acces asociate se face la instalarea sistemului de catre Administrator. Aceste date se pot modifica ulterior folosind interfata de control. Structura de nivele de securitate permite configurarea drepturilor de acces pentru fiecare meniu/optiune din program. De exemplu, un Utilizator cu responsabilitati doar de vanzator are acces doar in sectiunea dedicata iesirilor/vanzarilor. Mai mult de atat, accesul este controlat si mai fin, Beneficiarul avand dreptul de a vizualiza doar anumite rapoarte sau de a modifica anumite informatii, fara a le putea sterge definitiv din sistem. Noi standarde de securitate Implementarea SeniorERP pe Windows Server 2008 aduce cu sine avantajul celor mai inalte standarde de securitate, la nivel de server, de retea, de informatii sau de utilizatori. Nevoia de siguranta creste odata cu accesul la informatii in timp real, peste Internet. Noile tehnologii acopera si scenarii de operare in mod conectat, conectat partial sau deconectat, sau interconectari intre sisteme diferite (ERP, SFA, WMS, CRM, E-Commerce). Standarde de securitate ridicate sunt necesare si pentru protejarea datelor atat de accesari neautorizate, in special la nivel de raportari manageriale, cat si de pierderi sau distrugeri. 3. Servicii aferente sistemului Orice companie are nevoie de un sistem informatic performant in vederea managemetului resurselor proprii si a relatiei cu clientii. Datorita diversitatii activitatilor care compun business-urile actuale, sistemele informatice au devenit extrem de complexe. O implementare de succes depinde in acceasi masura de calitatea intriseca a sistemului cat si de modul in care acesta este parametrizat conform necesitatilor clientului. Datorita experientei acumulate deja in domeniu, precum si a calitatii personalului, Senior Software ofera valoare adaugata solutiei SeniorERP-ului prin experienta si kow-how-ul acumulate in relatia cu clientii, ajutand companiile sa-si atinga propriile obiective de crestere. 3.1 Analiza proceselor de afaceri Analiza proceselor de afaceri a companiilor inaintea semnarii contractului este un demers proactiv pentru reducerea factorilor de risc la implementare si setarea de obiective realiste. Acest proces implică cunoasterea şi stabilirea fluxului de activitati si documente specifice, analiza datelor şi problemelor de integrare, luarea de decizii cu privire la posibilitatile de optimizare, identificarea customizarilor necesare pentru desfasurarea la parametrii optimi a activitatii clientului. Metodologia de implementare folosita va fi adaptata în concordanta cu necesitatile clientului, care vor fi documentate şi agreate pe parcursul proiectului. Aceasta abordare structurata va permite clientului sa controleze procesul si sa inteleaga directia şi necesitatile proiectului în orice moment. Abordarea implementării programului de catre consultantii Senior Software permite clientului sa-si utilizeze resursele în cel mai eficient şi economic mod, în minimum de timp posibil şi cu cele mai mici costuri pentru client. Page 12 of 47
  13. 13. Acest proces implică cunoasterea şi stabilirea fluxului de activitate al clientului, a fluxurilor de documente, analiza datelor şi problemelor de integrare, luarea de decizii cu privire la posibilitatile de optimizare, identificarea customizarilor necesare pentru desfasurarea la parametrii optimi a activitatii clientului. Analiza va lua forma unui interviu sustinut de 2 chestionare. Rezultatul acestei etape va fi un studiu de fezabilitate, al carui scop este sa determine daca, in limita resurselor disponibile, pot fi realizate obiectivele dorite.Studiul trebuie sa-i asigure pe toti factorii interesati de posibilitatea satisfacerii integrale a cerintelor lor. Aceasta etapa se va sustine inainte de semnarea contractului, detaliile contractului fiind sustinute de rezultatele acestei prime etape. 3.2 Implementarea SeniorERP 3.2.1 Planificarea implementarii si Analiza detaliata Scopul fazei de planificare a proiectului este acela de a confirma cerintele proiectului în ceea ce priveste intinderea, planificarea temporala şi participantii. De asemenea, se convine asupra unui cadru de implementare si se definesc rolurile şi responsabilitatile consultanţilor Senior Software, respectiv personalului din partea clientului care participa la implementare. Aceasta etapa impune stabilirea de asteptari realiste, în scopul asigurarii succesului proiectului şi va constitui fundatia pentru activitatile urmatoare. Etapa de planificare, consta in intocmirea impreuna cu clientul a project plan-ului de implementare. Project manager-ul desemnat de Senior Software va tine permanent legatura cu reprezentantii companiei, pentru desfasurarea optima a implementarii. Tot in aceasta etapa se identifica activitatile critice si ordinea acestora, calculul riscurilor asociate implementarii etc. Analiza detaliata consta in analizarea in detaliu a fluxurilor clientului, configurarea parametrilor functionali, analizarea detaliata a customizarilor si identificarea lor temporal. Finalul acestei etape este un “Raport de analiza detaliata”, ce va contine atat analiza de business cat si elemente de project management. Printre elementele constitutive ale raportului se afla: A. Aria de acoperire a proiectului B. Documente de referinta C. Abordarea proiectului D. Analiza detaliata E. Infrastructura client F. Situatia actuala client G. Cerinte H. Procese standard I. Canale de comunicare J. Analiza customizari K. Fezabilitate L. Riscuri M. Scopuri si obiective N. Planul de proiect Implementarea aplicatiei va incepe numai dupa ce “Raportul de analiza” va fi aprobat de client. 3.2.2 Instalarea Serverului Aceasta faza va implica instalarea SeniorERP pe platforma hardware a clientului de catre Consultantul Tehnic al Senior Software. Consultantul Tehnic va pregati mediul, asigurandu-se ca echipamentele hardware, sistemul de operare, reteaua şi baza de date sunt setate corect inaintea instalarii aplicatiei. Va fi apoi instalata aplicatia SeniorERP; bazele de date vor fi initiate şi vor fi realizate testari initiale pentru a verifica functionalitatea instalarii. Page 13 of 47
  14. 14. Implicarea Administratorului de Sistem IT al clientului este vitala în aceasta faza pentru asigurarea asistentei la accesarea sistemului şi la instalarea aplicatiei. Instalarea serverului se face de la distanta, urmand ca statiile de lucru sa fie instalate de catre consultantul de implementare. De asemenea, in aceasta etapa se parametrizeaza aplicatia conform fisei de parametrii ce a fost completata in cadrul analizei detaliate. 3.2.3 Training Scopul acestei faze este de a asigura training-ul utilizatorilor, prezentandu-le noul sistem, sfera de actiune şi functionalitatile acestuia şi modul cum intervine SeniorERP în activitatea lor. Dupa prezentarea generala a aplicatiei, consultantul de implementare creeaza, impreuna cu reprezentantul de proiect din partea clientului, grupele de training.Trainingul este modular, fiecarei grupe de training ii vor fi prezentate in detaliu functionalitatile aplicatiei conform activitatilor pe care acea grupa o desfasoara. La sfarsitul training-ului, dupa review, are loc testarea utilizatorilor, astfel incat momentul de „Go live” al aplicatiei sa aiba loc in conditii optime. In cadrul perioadei de implementare se agreaza de comun acord un calendar pentru perioadele de training. Sedintele de training se organizeaza la sediul clientului. Se recomanda ca grupele de Utilizatori sa nu depaseasca 7 persoane simultan pentru o eficienta ridicata a procesului de invatare. 3.2.4 Configurarea aplicatiei Aceasta etapa se desfasoara pe parcursul intregii implementari, prin identificarea nevoilor de configurare a layout-urilor si a print-urilor aplicatiei. 3.2.5 Importul datelor Importul datelor are loc inainte de „Go live-ul” aplicatiei. Clientul completeaza fisierele in format excel predate de business analyst in timpul analizei. Acestea sunt verificate de consultantul tehnic care efectueaza importul datelor in aplicatia SeniorERP. Datele urmeaza a fi verificate si de catre client, care isi da acordul scris asupra corectitudinii datelor de pornire. In cazul in care se inlocuieste un alt sistem, transferul activitatii pe noua platforma de lucru se realizeaza prin preluarea soldurilor de inceput in noul sistem si inceperea activitatii de la o data stabilita. 3.2.6 Go live In cele mai multe cazuri nu este necesara rularea paralela a sistemului. Testarea utilizatorilor da masura abilitatii lor de a face fata cerintelor şi procedurilor operationale. De asemenea, avand in vedere ca datele importate au fost verificate de catre client, care si-a dat acordul asupra corectitudinii acestora, atat consultanţii Senior Software cat şi personalul clientului au deja certitudinea in aceasta faza ca noul sistem porneste de la o baza de date stabila şi corecta. Un consultant de implementare va ramane la dispozitia clientului, intre 2 si 5 zile in functie de complexitatea proiectului si tipul de implementare ales, pentru a supraveghea desfasurararea optima a lucrului cu aplicatia. 3.2.7 Post - Go live Dupa terminarea perioadei de „Go Live”, se trece la configurarea si training-ul pe modulul de contabilitate al aplicatiei. Implementarea SeniorERP se considera incheiata odata cu inchiderea cu succes a primei luni contabile in aplicatie. 3.2.8 Evaluarea Rezultatelor Evaluarea proiectului de implementare a sistemului SeniorERP se face cu scopul de a identifica gradul de mulţumire al clienţilor. Evaluarea rezultatelor implementarii are loc in 2 pasi: 1. Imediat dupa implementare: pentru a identifica gradul de multumire al clientului privind procedurile de implementare folosite, profesionalismul angajatilor implicati in implementare s.a. Page 14 of 47
  15. 15. 2. La 6 luni dupa implementare: pentru a identifica gradul de multumire al clientului privind utilizarea aplicatiei si evaluarea sistemului de suport al Senior Software. 3.3 Managementul de proiect Managementul de Proiect reprezinta ingredientul vital al tuturor implementarilor de software reusite. Cercetarea în profunzime a necesitatilor utilizatorilor, a resurselor disponibile pentru proiect, precum şi a complicatiilor sau riscurilor care pot afecta proiectul furnizeaza o fundatie solida şi un reper fata de care poate fi evaluata desfasurarea proiectului. Managerul de Proiect va desfasura activitati aditionale de planificare, va realiza verificari regulate ale desfăşurării proiectului şi va administra în mod proactiv orice problema aparuta pe parcursul desfăşurării proiectului. Acesta va realiza o evaluare detaliata a riscurilor de proiect, identificand potentialele probleme, evaluand impactul acestora şi implementand masuri de rezolvare a lor. Va fi elaborat un Plan de Proiect, care va reflecta distributia activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor de proiect ale clientului. In urma evaluarii disponibilitatii resurselor şi nivelelor de competenta, fiecare sarcina din planul de proiect va fi alocata angajatului potrivit, iar planurile de activitati rezultate vor circula între toti membrii echipei. Planul va fi mentinut pe tot parcursul proiectului pentru a reflecta performantele reale comparativ cu cele planificate si orice modificari agreate pentru realizarea corespunzatoare a proiectului. Managerul de Proiect va realiza, impreuna cu toti membrii echipei de proiect, evaluari pentru a determina progresele realizate şi a rezolva problemele care intarzie indeplinirea anumitor sarcini. Odata discutata starea curenta a proiectului, Managerul de Proiect va actualiza Planul de Proiect şi va informa toti membrii relevanti ai echipei asupra starii proiectului şi va identifica directiile de actiune corespunzatoare pentru rezolvarea problemelor aparute pe parcursul implementarii. 3.4 Suport post implementare Pentru a asigura satisfactia clientului si dupa implementarea aplicatiei, Senior Software pune la dispozitia clientilor sai sistemul de suport post implementare. Senior Software asigura suport pentru intrebari de natura tehnica sau in cazul unor eventuale raportari ale unor situatii de functionare anormala a solutiei. Suportul tehnic este disponibil in timpul orelor normale de operare (9.30-18.30). Sistemul de suport creste fiabilitatea, accesabilitatea si increderea in sistem livrand raspunsuri de calitate pentru aplicatiile Senior Software in cel mai scurt timp, prin folosirea de instrumente performante. Senior Software asigura suportul aplicatiei printr-un sistem de ticketing dupa un Service Level Agrement (Firmele care au contracte active de mentenanţă şi suport tehnic au asigurat un timp de răspuns la incidente conform celor stipulate în contract). Sistemul de suport asigura suport pentru diverse tipuri de probleme: • Optimizarea folosirii • Intrebari post implementare • Preluare de bug-uri • Ajutor in raportare Avantajele folosirii sistemului de suport • Costuri de suport predictibile si scalabile • Cresterea fiabilitatii sistemului • Cresterea increderii personalului in folosirea aplicatiei Page 15 of 47
  16. 16. • Consultanta din partea unor persoane avand cunostinte tehnice si business ridicate 4. Structura functionala Pentru a oferi clientilor o schema de licentiere simpla si flexibila, usor de recunoscut si inteles, SeniorERP este structurat astfel: 4.1 NIVELUL DE LICENTIERE “STANDARD” 4.1.1 Nomenclatoare GESTIUNI • Fiecare punct de lucru al unei companii poate avea un numar nelimitat de gestiuni. Acestea pot fi gestiuni de tip depozit, magazin, custodie de la terti, custodie la terti etc. Rolul acestora este sa suporte activitatile desfasurate pe fiecare punct de lucru. • O gestiune de tip depozit poate avea activata optiunea de managent de depozit. In acest caz se poate efectua localizarea bunurilor in interiorul depozitului conform unei structuri pe 5 nivele: zona, rand, raft, polita, celula. • O gestiune cu caracter special este cea de tranzit. In perioada dintre momentul emiterii avizului de transfer catre o gestiune din cadrul unui alt punct de lucru si momentul receptiei in gestiunea destinatie, bunurile transferate se regasesc in cadrul gestiunii virtuale “tranzit”, gestiune care este unica per companie. ARTICOLE Acest nomenclator este optimizat in vederea gestionarii unui numar ridicat de articole si ofera functionalitati avansate de cautare, sortare, grupare. De asemenea pune la dispozitia utilizatorului o gama variata de informatii grupate pe functionalitati: sistem de codificare, producator, brand, informatii Best Before Date (BBD), informatii de logistica, politici de aprovizionare, preturi, retete, poza, numar nelimitat de clasificari, proprietati etc. Coduri si denumiri alternative In relatia cu furnziorii, producatorii sau clientii de tip hypermarket, apare nevoia de a comunica cu acestia in codurile si denumirile specifice. SeniorERP poate gestiona un numar virtual nelimitat de coduri de denumiri secundare, care sunt atasate la nivel de produs si partener, astfel incat comenzile de aprovizionare sau avizele si facturile clientilor sa fie emise automat in formatele agreate. PARTENERI • Asigura managementul clientilor, furnizorilor, producatorilor. Un partener poate fi simultam client, furnizor sau producator, astfel ca nu este necesara inregistrarea multipla. De asemenea, fiecare partener poate avea unul sau mai multe puncte de lucru, astfel ca tranzactiile sunt urmarite simultan pe punct de lucru si partener. Sunt gestionate informatii atat informatii comerciale, precum si informatii de tip CRM. De asemenea, partenerii sunt alocati pe puncte de lucru ale companiei, astfel incat atunci cand se factureaza din Iasi, spre exemplu, implicit vor fi disponibili in lista de selectie doar clientii care au cel putin un punct de lucru in Iasi. Page 16 of 47
  17. 17. PERSONAL • Sunt gestionate informatii utile legate de angajati, structura personalului pe puncte de lucru, departamente, functii. De asemenea se definesc diviziile de vanzari, componenta acestora. TREZORERIE • Avand in vedere faptul ca orice tranzactie se evalueaza simultam in trei valute: cea originala, echivalent moneda nationala, echivalent moneda de referinta, este obligatorie introducerea cursului valutar, existand si posibilitatea de importat automat. De asemenea, aceste nomenclatoare contin bancile, sucursalele, conturile in lei si/sau valuta, precum si asocieri de tipul cont implicit per valuta per divizie de vanzari. MIJLOACE FIXE • Contin clasificarile mijloacelor fixe, precum si alte informatii utile modulului de management al mijloacelor fixe. CONTABILITATE • Deoarece principiul de functionare al contabilitatii implica generarea automata a notelor contabile pentru toate operatiune care necesita acest lucru, rolul acestor nomenclatoare este acela de a sigura informatiile necesare motorului de generare automata: planuri contabile, clasificari contabile (articole, parteneri, personal, MF, etc), modelele de contare, asocierile cu tipurile de tranzactii etc. DOCUMENTE • In general un document este un subiect de workflow si are un set de informatii predefinite. O comanda de client poate parcurge de exemplu urmatoarele stari: oferta, confirmare oferta, rezervare bunuri, in curs de picking, picking finalizat, inchisa partial, inchisa. In cadrul acestor nomenclatoare sunt gestionate aceste stari, precum si fisa documentelor cu regim special. De asemenea topurile de documente sunt asociate punctelor de lucru pentru eliminarea erorilor de operare. Page 17 of 47
  18. 18. GEOGRAFICE • Plecand de la faptul ca o companie care opereaza puncte de lucru isi divide teritoriul astfel incat fiecare punct de lucru acopera o zona geografica, in general bine delimitata, putem distinge opratiuni care se desfasoara in interiorul acestor zone: vizite clienti, livrare marfa, dar si nevoi de raportare, in special, care nu mai respecta aceasta divizare. • Rolul acestor nomenclatoare este de a defini si organiza atat operatiunile intra-punct de lucru, cat si un numar nelimitat de zone geografice in scopuri de raportare (marketing, logistica etc). PARC AUTO • Managementul flotei de masini necesita extrem de multe informatii de toate tipurile, ponind de la structura flotei pe puncte de lucru si departamente si continuand cu date specifice precum anvelope, greutate, volum, numar de europaleti, remorci, soferi, licente etc. 4.1.2 Spatiu de lucru Este destinat centralizarii celor doua tipuri mari de activitati: operarea datelor, respectiv emiterea de rapoarte. Dashboard Rolul acestui submodul este de a reduce timpul in care informatia operata este pusa la dispozitia consumatorului final, in special persoanlelor din conducere care utilizeaza un set standard de indicatori. In cazul acestui gen de consumator de informatii devine o problema configurarea repetata a aceluiasi set de rapoarte, in special in cazul in care sunt utilizate filtre complexe si grupari ale datelor. Indicatorii, parametrii de initializare ai acestora, precum si prezentarea grafica sunt customizabile, iar accesul la datele efective are loc prin apasarea unui buton. Datele se pot vizualiza, exporta in formatele uzuale sau tipari la imprimanta. Indicatorii sunt grupati pe grupe: vanzari, achizitii, stocuri etc. Page 18 of 47
  19. 19. Shortcut Meniuri Datorita faptului ca o aplicatie ERP are prin natura ei un grad de complexitate relativ ridicat, iar operatorii de date efectueza, in general, operatiuni repetitive, este necesara o concentrare a acestor activitati intr- un singur loc. Aceasta functie o indeplineste submodulul curent. 4.1.3 Aprovizionare Necesar de aprovizionat Datorita factorilor diversi care influenteaza aprovizionarea, estimare unui necesar de aprovizionare este o activitate configurabila conform specificului clientului. Rolul acestuia este de a pune la dispozitia factorilor de decizie o propunere de comanda de aprovizionare conform parametrilor presetati (VMZ, comenzi client, stoc minim, durata de aprovizionare etc). In functie de organizarea departamentului de aprovizionare si de alti factori implicati, se poate automatiza intr-o anumita masura procesul de estimare a nevoii de marfa si a emiterii comenzilor de aprovizionare aferente. Gradul de automatizare variaza de la caz la caz, unele companii care au implementat un astfel de proces in SeniorERP estimand-ul la peste 95%. Comenzi intrare Ca si in cazul vanzarilor, recomandam urmarirea completa a fluxurilor de aprovizionare, pentru a putea urmari si controla calitatea procesului. In cadrul acestui proces, comenzile de aprovizionare joaca un rol esential. Ele pot fi generate pe baza unui necesar existent si vor luate in calcul la generarea urmatorului necesar de aprovizionare. In cazul comenzilor de achizitie emise in baza comenzilor de client, in momentul receptiei acestora exista algoritmi configurabili de rezervare a marfii sosite, pentru a putea onora echilibrat cererile. De asemenea, implementarea eficienta a sistemului de Warehouse Management depinde de calitatea informatiilor privind statusul comenzilor emise catre furnizori (data livrarii, cantitati confirmate, date de natura logistica etc). Page 19 of 47
  20. 20. Departamentul financiar poate fi un consumator de informatii interesat de acest tip de tranzactii, avand in vedere ca este probabil, datorita valorilor posibil ridicate, sa aiba un impact semnificativ in cash-flow-ul organizatiei. Avize expeditie intrari Una sau mai multe comenzi, partial sau integral, pot fi livrate prin unul sau mai multe avize, iar acestea se factureaza ulterior. Se urmareste extrem de usor statusul fiecarei linii de comanda sau aviz. Facturi cheltuieli avans Sunt folosite atunci cand doar o parte din valoarea serviciului achizitionat devine efectiva pe loc, restul distribuindu-se in timp. Similar si pentru exigibilitatea TVA. Extracomunitare In cazul importului de bunuri din tari nemembre UE, raman in vigoare vechile norme de achizitie utilizand fluxul: Invoice/s -> DVI -> NIR. Inainte de completarea DVI-ului, utilizatorul trebuie sa aiba grija sa repartizeze facturile de servicii (sau serviciile din interiorul Invoice/s) pe Invoice/s. Dupa acest pas, este rolul DVI-ului de a repartiza taxele vamale si comisioanele in costul marfii, pentru fiecare cod vamal individual si de a pune in evidenta TVA de plata. Noile jurnalele de TVA se genereaza automat conform parametrilor setati. Un DVI poate fi atasat unei singure facturi sau mai multora simultan. Intracomunitare Conform noilor norme fiscale, in cazul achizitiilor din spatiul comunitar nu se mai completeaza DVI-ul. In cazul acestor achizitii, pentru calculul costului marfii, se repartizeaza totusi facturile de servicii aferente (calculul este automat, conform criteriului selectat). Noile jurnalele de TVA se genereaza automat conform parametrilor setati. Facturi intrare/intern Este cazul uzual al achizitiilor de bunuri si servicii interne. Page 20 of 47
  21. 21. NIR-uri Reprezinta modalitatea de a introduce bunurile in gestiune si de a evidentia diferentele dintre scriptic si faptic in cadrul unei receptii de bunuri. Daca se doreste, plusurile sunt evidentiate automat in cadrul unei gestiuni de tip custodie de la terti, iar minusurile in cadrul unei gestiuni de tip custodie la terti, situatia finala a bunurilor evidentiate astfel urmand a fi clarificata ulterior. In momentul salvarii unui NIR, stocul se actualizeaza cantitativ si valoric. De aceea, inainte de crearea unui NIR, se va proceda la repartizarea in costul marfii a diverselor servicii aferente, daca se doreste acest lucru. Sunt puse la dispozitie diverse criterii de repartizare: valoric, volum, greutate, manual. 4.1.4 Vanzari Divizii In cazul unui nomenclator de dimensiuni mari, devine imposibil pentru un agent comercial sa se concentreze echilibrat pe tot portofoliul de produse. De aceea o practica uzuala consta in segmentarea echilibrata a acestui nomenclator pe divizii de vanzare. In acest mod, se poate avea o relatie cu un partener pe mai multe canale de vanzare, cu game de produs diferite, liste de preturi diferite, conditii comerciale diferite si se poate echilibra forta de sustinere a produselor, eliminandu-se tentatia de a promova doar produsele usor vandabile. Zone Vanzare Pentru a putea organiza si controla sistemul de vizite la client, se folosesc zonele de vanzare. In cadrul fiecarei zone de vanzare se planifica structura si durata vizitelor. De asemenea, in cazul rotatiei fortei de vanzari, organizarea clientilor ramane nealterata. Se poate analiza evolutia zonei de vanzare in functie de personalul de vanzari care a administrat-o. Organizarea zonelor de vanzare reprezinta unul dintre punctele importante de interfatare cu sistemul de SFA. Oferte Daca firma distribuie produse de valoare mare, care nu sunt neparat pe stoc sau care necesita personalizare, oferta/cererea de oferta este punctul de plecare al procesului de vanzare. Oferta poate juca si rolul de contract cadru, pe baza ei (a ultimei versiuni acceptate) pot fi generate diversele comenzi Page 21 of 47
  22. 22. de client. Uzual, in acest punct, daca bunurile nu se regasesc pe stoc, procesul de vanzare se interfateaza cu cel de aprovizionare, planificarea livrarilor fiind conditionata de raspunsul furnizorilor si de durata aprovizionarii. Comenzi Comanda unui client este un document care poate urmari, conform implementarii, workflow-ul procesului de vanzare incepand cu momentul finalizarii ofertei, trecand prin confirmare, aprovizionare, rezervare, picking si finalizandu-se cu un document de livrare (aviz sau factura). Se evidentiaza astfel atat stadiul procesului, cat si neconformitatile cu cererile clientilor, calitatea aprovizionarii, calitatea vanzarii etc. O comanda de vanzare poate fi creata in sistem prin diverse metode: telesales, generare din oferta, SFA, portal e-commerce integrat, EDI, import fisier etc. Astfel, prin interfetele oferite, se elimina o mare parte din efortul de operare si din posibilele erori umane si se poate monitoriza provenienta comenzilor in functie de canalul de vanzare. Avize Expeditie Una sau mai multe comenzi, partial sau integral, pot fi livrate prin unul sau mai multe avize, iar acestea se factureaza ulterior. Se urmareste extrem de usor statusul fiecarei linii de comanda sau aviz. Datorita urmaririi la nivel de linie de document, in cazul custodiilor nu este necesar sa fie creata cate o gestiune pentru fiecare client, una singura fiind suficienta pentru fiecare punct de lucru. In orice moment vom putea identifica produsele aflate in custodie prin lista pozitiilor de avize de custodie ramase deschise total sau partial. La nivel total, vom vedea stocul cumulat al gestiunii de tip custodie. Factura Iesire Este documentul care incheie prima parte a procesului de vanzari de bunuri si/sau servicii. Daca toti parametrii sistemului au fost setati, emiterea unei facturi consta din selectia clientului, a punctului de lucru, a articolelor facturate si din completarea cantitatilor. Restul informatiilor se completeaza automat pe baza regulilor de business prestabilite. Bineinteles, daca se utilizeaza alte fluxuri de vanzare (recomandat), factura poate fi un document generat automat. Printre multe altele, pot fi configurate optiunile de a vinde pe stoc negativ, de a vinde sub pretul de achizitie, de a bloca la vanzare Page 22 of 47
  23. 23. un client/punct de lucru pentru o divizie/intreaga companie, de a tipari facturile in codurile clientului, de a configura formatul de tiparire. O intrebare des intalnita este legata de modul de operare al retururilor. In SeniorERP exista doua posibilitati de introducere a unui retur: - din istoric. In cazul in care tranzactia sursa este deja in sistem, atunci se poate storna partial sau integral orice linie de document asociata clientului selectat. Marfa este reintrodusa in stoc la costul marfii din momentul vanzarii. Nu este necesara nicio informatie suplimentara, toate datele necesare vor fi preluate din tranzactia sursa. - retur direct. Imediat dupa implementare, atunci cand nu exista in sistem tranzactia sursa, retururile vor necesita completarea manuala corecta a datelor specifice, inclusiv a costului marfii din momentul vanzarii. Pe masura trecerii timpului, aceste situatii devin din ce in ce mai rare, fiind inlocuite de situatiile prezentate la punctul de mai sus. Export Comunitar Sunt puse in evidenta facturile de export pentru bunurile livrate in interiorul UE, conform noului cod fiscal, corespunzator cu pozitia in jurnalele de TVA. Livrari Intracomunitare cu Transport Propriu Sunt puse in evidenta bunurile livrate in interiorul UE, conform noului cod fiscal, corespunzator cu pozitia in jurnalele de TVA. Vanzari in Rate In cazul vanzarii bunurilor de valori mari, pentru stimularea cererii, exista optiunea de a etapiza platile conform unui grafic generat automat conform parametrilor setati. Se poate urmari individual status-ul fiecarei scadente si se poate seta modalitatea de contare dorita. Facturi Venituri in Avans Sunt folosite atunci cand doar o parte din valoarea serviciului vandut devine efectiva pe loc, restul distribuindu-se in timp. Similar si pentru exigibilitatea TVA. Retail In cazul gestiunilor de tip magazin, gestiunea se poate tine la pret de vanzare, metoda de descarcare este specifica, iar vanzarea se face pe bon fiscal. Casa de marcat este folosita ca si imprimanta fiscala, operarea se efectueaza in proportie de 100% in sistem. De asemenea se poate emite automat factura la bonul fiscal generat. Unificare Parteneri Este un instrument prin care, in cazul in care, din motive obiective sau subiective, un partener/punct de lucru este introdus de mai multe ori in nomenclator, toate tranzactiile sunt transferate pe unul singur, iar restul de clienti/puncte de lucru inutile sunt sterse. Pentru a putea elimina un partener redundant, se elimina in prima faza punctele de lucru atasate. Page 23 of 47
  24. 24. 4.1.5 Politici comerciale Liste Preturi Personalizate Acest submodul este suportul decizional destinat uneia dintre cele mai delicate operatiuni din cadrul politicii comerciale ale unei companii: managementul preturilor si al termenelor de plata in conditiile unor nomenclatoare de zeci de mii de produse si parteneri. Este vorba atat de catre preturile de vanzare, cat si despe cele de achizitie, nete/depozit sau brute/retail, de promotii, de liste de preturi fixe sau seturi de discount-uri, de liste de preturi cu un numar limitat de produse, sau cu posibilitati de selectie din lista parinte etc. Tot in cadrul acestui submodul se poate stabili si politica de creditare/termene de plata in acord cu cea de preturi, chiar si la nivel de produs. Listele de preturi sunt asociate si cu gestiunile (ex: preturi nete la depozite sau brute la magazine) sau cu diviziile de vanzare acolo unde este cazul. Recalculare Preturi In cazul utilizarii metodei de descarcare Cost Mediu Ponderat (CMP), utilizand aceasta optiune, exista posibilitatea revaluarii pretului/costului de descarcare a marfii in orice moment. Schimbare Preturi Orice modificare adusa unei liste de preturi genereaza in mod automat un ordin de schimbare de pret. Un ordin de schimbare de pret cu caracter special este cel de schimbare a preturilor de retail. Daca spre exemplu lista de preturi de retail este asociata cu un numar de 20 de magazine si se modifica un pret, se genereaza in mod automat 20 de ordine de schimare de pret, cate unul pentru fiecare magazin, care au rolul de a inregistra/regla noul adaos comercial si de a genera notele contabile aferente. 4.1.6 Stocuri Inventar Se poate efectua inventar la nivel de lot, articol, orice clasificare de articol sau pe intreg nomenclatorul la nivel de depozit. Se completeaza in mod automat scripticul=fapticul, completandu-se doar fapticul acolo unde cazul. In cazul gestiunilor de tip retail, pretul trebuie specificat atat la nivel de cost marfa, cat si la nivel de pret de vanzare cu amanuntul. Page 24 of 47
  25. 25. Bon Intrare Se utilizeaza in special in cadrul modului de productie, dar poate fi utilizat ca substitut pentru plusul de inventar, daca este cazul. Bon Consum Caracteristic acestui tip de tranzactie este faptul ca pe un singur bon de consum pot exista cauze diferite: protocol, depreciere, donatie etc. In functie de cauza selectata la nivel de produs se genereaza automat nota contabila specifica. De asemenea este utilizat si in cadrul modulului de productie. Transfer intre Depozite Transferurile intre gestiuni fac parte din procesul de redistributie a produselor in cadrul companiei si reprezinta rezultatul unui flux decizional, pentru sustinerea caruia SeniorERP ofera instrumente specifice variate. Se pot transfera bunuri intre tipuri diferite de gestiuni din cadrul aceluiasi punct de lucru sau aflate in puncte de lucru diferite. De ex: transfer din depozit in magazin, din gestiunea de vanzare in cea de expirate, din depozitul central (ex: Bucuresti) in depozitul din Cluj etc. In cazul transferurilor intre depozite si retail, marfa se descarca/incarca din/in gestiune conform cu tipul de gestiune. In cazul in care bunurile sunt transferate intre punctele de lucru, in momentul emiterii avizului de transfer, marfa este alocata unui depozit de tranzit (unic la nivel de sistem, predefinit, nemodificabil), pana in momentul receptiei la destinatie. In acest mod, evidentiem in orice moment marfa aflata in miscare si nu afectam stocurile gestiunilor destinatie fara decizia ( receptia ) gestionarului. Daca exista diferente la receptie, bunurile nereceptionate pot fi retinute in tranzit in vederea rezolvarii neconformitatilor (retur la sursa - eroare de operare, facturare transportator - deprecieri etc). Page 25 of 47
  26. 26. Operatiuni pe Loturi In cazul descarcarii de gestiune de tip FIFO, LIFO sau FEFO, apar operatiuni specifice la nivel de lot. Spre exemplu: schimbarea numarului lotului, corectie data expirare, schimbare stare vandabilitate, calitate etc. Unificare Articole Este un instrument prin care, in cazul in care, din motive obiective sau subiective, un articol este introdus de mai multe ori in nomenclator, toate tranzactiile sunt transferate pe unul singur, iar restul de articole inutile sunt sterse. Scheme automate de codificare Nu de putine ori, profitand de ocazia implementarii unui sistem ERP, se doreste schimbarea structurii nomenclatoarelor existente. In cadrul acestei probleme, punctual, pentru a da semnificatie sistemului de codificare, se pot crea machete pentru generarea automata a codurilor, conform noilor cerinte. Proprietati Articole Sunt extrem de utile in cazul in care in nomenclatorul de articole exista game variate de produse, fiecare gama avand caracteristici diferite. Daca, spre exemplu, o companie comercializeaza Monitoare pentru calculatoare, in primul rand le vom clasifica in Monitoare LCD si Monitoare CRT. Un produs de tipul Monitor LCD are urmatoarele proprietati: Diagonala, Tip Interfata, Timp de raspuns, Rezolutie maxima. Un produs de tipul Monitor CRT: Diagonala, Ecran plat, Dimensiune pixel, Rezolutie maxima. In acest moment devine extrem de accesibila orice fel de cautare de tipul: ce produse din grupa Monitoare LCD, avand producatorul SONY, cu Diagonala de 19’’ avem in stoc?, indiferent de dimensiunea nomenclatorului de articole. 4.1.7 Productie Retetar Un produs compus are optiunea de a-i putea atasa una sau mai multe retete. Acestea pot fi de tipul: promotie, compunere, descompunere, productie. O reteta promotionala este utilizata daca nu este necesara manopera. Ex: la 10 pixuri cumparate se ofera o ascutitoare. In momentul selectionarii unui astfel de produs promotional, sistemul descarca automat produsele componente. Retetele de tip compunere, decompunere sau productie sunt folosite in cadrul proceselor specifice. Orice reteta poate avea mai multe versiuni, lucru util in cazul productiei de unicat sau de serie mica, nemaifiind necesara crearea unui articol nou pentru fiecare reteta. Compunere Reprezinta procesul prin care este realizat un produs compus care are atasata o reteta de tip compunere. Fluxul poate fi: emitere ordin de compunere, generare transfer materii prime in gestiunea de productie, emiterea de bonuri de consum si emiterea de bonuri de intrare asociate ordinului de compunere, transfer in gestiunea de vanzare. Descompunere Reprezinta procesul invers compunerii. Specific este modul in care costul marfii bunului care se descompune se transfera produselor rezultate. Page 26 of 47
  27. 27. 4.1.8 Trezorerie Operatiuni Casa Sunt urmarite documentele care afecteaza soldul unei casierii. Spre exemplu: incasari/plati numerar, viramente interne, borderouri incasari agenti, operatiuni pe conturi contabile, avansuri spre decontare etc. Informatiile despre operatiunile la nivelul unei zile sunt prezentate centralizat, registrul de casa generandu-se in mod automat, in lei sau in valuta, dupa caz. De asemenea, notele (inregistrarile) contabile sunt generate conform modelelor de contare prestabilite, diferentele de curs fiind implicit evidentiate in contabilitate conform legislatiei in vigoare. Operatiuni Curente Banca Sunt urmarite extrasele de cont in detaliu. Incasarile si platile se repartizeaza pe facturile sau cecurile restante. Daca incasarea este primita de la punctul central al clientului, ea se poate repartiza pe orice factura restanta din orice punct de lucru valid. Sunt valabile toate regulile de generare automata (registru de banca, note contabile etc), prezentate mai sus. Operatiuni in Curs Banca Sunt urmarite cecurile si biletele la ordin emise/receptionate. Acestea contin atat data emiterii/receptiei, cat si data scadenta. Facturile acoperite isi pierd scadenta, aceasta fiind preluata de catre efectele de incasat. De remarcat faptul ca un CEC are rolul de a prelua ( acoperi ) scadentele documentelor pe care se repartizeaza. El nu scade soldul final al partenerului, ci doar schimba componenta acestuia. Daca, spre exemplu, clientul X are 5 facturi scandente in valoare totala de 1000 RON, si emite un CEC in valoare de 500 RON cu care acopera 3 facturi, soldul curent al clientului are valoarea de 1000 RON si este format din 2 facturi neacoperite si un CEC neincasat. Compensari Procesele verbale de compensare au rolul de anula scadentele unui partener debitor cu cele echivalente ale unui partener creditor. Sumele se echivaleaza la un curs selectat. Page 27 of 47
  28. 28. Personal Avansuri / Deconturi Acordarea unui avans spre decontare este o operatiune distincta si genereaza obligatia justificarii acestuia. In multe cazuri, angajatul prezinta documente justificative cumulative, nemaifiind posibila asocierea fiecarei cheltuieli cu un avans bine precizat. SeniorERP permite stingerea mai multor avansuri simultan, printr-o metoda simpla, formata din 4 pasi: 1. operarea documentelor justificative 2. selectarea simpla a avansurilor justificate si a sumelor care se doreste a fi stinse 3. selectarea simpla a documentelor justificative introduse la pasul 1 4. daca se doreste, in cazul in care sumele difera, se poate emite pe loc o dispozitie de plata sau de incasare, dupa caz, pentru stingerea soldului angajatului. Personal Borderouri Utilizand submodulul Operatiuni Casa se opereaza initial depunerea de catre agentul comercial a borderoului cumulativ la casierie (uzual), pentru a fi prins in registrul de casa. In cadrul prezentului submodul, urmeaza detalierea acestuia pe chitante individuale si stingerea soldurilor achitate. In acest fel nu supraincarcam registrul de casa cu operatiuni atomice (fiecare chitanta in parte), si oferim posibilitatea de verificare rapida, cumulativa, a registrului cu documentele primare. Page 28 of 47
  29. 29. Inchideri Avansuri In cazul in care factura soseste in luna urmatoare avansului (mai ales in cazul in care exista diferente de curs), exista operatiunea curenta dedicata stingerii acestora. Astfel, efectele sunt generate la data facturii, neafectand situatia contabila precedenta. Girare CEC-uri In multe situatii, un CEC primit este folosit pentru a acoperi o datorie la un furnizor. In acest caz banii efectivi ajung de la client direct la furnizor, deci este necesara aceasta operatiune pentru stingerea soldurilor. Inchideri Facturi Valuta Se utilizeaza atunci cand au loc inchideri de solduri ale unor facturi in valuta cu alte facturi de semn opus emise/receptionate in luni diferite. Exemplu: credit notes. Reevaluare La sfarsitul anului fiscal (dar si la sfarsit luna, daca se doreste) exista necesitatea actualizarii soldurilor in valuta la un curs actual (31 decembrie). Situatiile acoperite de acest submodul sunt: solduri furnizori, avansuri furnizori, solduri clienti, avansuri clienti. Solduri Initiale Inainte de inceperea implementarii SeniorERP, se initializeaza datele de pornire. In acest caz vorbim despre soldurile casieriilor, conturilor bancare si partenerilor. In cazul partenerilor se urmareste compunerea detaliata a soldului, la nivel de document. 4.1.9 Administrare Grupe utilizatori In cadrul procesului de implemetare a SeniorERP, o atentie deosebita este acordata constructiei coerente a fluxurilor operationale. Companiile care au implementat ISO, sau intentioneaza acest lucru, regasesc in SeniorERP un suport major in vederea realizarii obiectivelor asumate in cadrul certificarii. Primul pas consta in identificarea tipologiilor de activitati operationale si decizionale, precum si a necesarului de personal care sa le presteze. Pentru a realiza un flux coerent, fiecare activitate operationala necesita accesul la anumite resurse din cadrul sistemului, iar in anumite puncte, interventia unui proces decizional. Datorita modului de lucru online cu baza de date centralizata, utilizatorii Senior.ERP beneficiaza de toate avantajele specifice, dar este necesar un sistem complex de drepturi de acces in sistem. Grupele de utilizatori cumuleaza atat drepturile necesare desfasurarii operatiunilor aferente, cat si personalul care efectueaza respectivele operatiuni. Page 29 of 47
  30. 30. Configurare tiparire documente O alta etapa distincta in cadrul procesului de implementare este reprezentata de personalizarea formatelor in care se emit/tiparesc documentele din sistem (vezi ISO). Orice format tiparit al unui document dispune de un designer complet prin care se poate ajusta conform nevoilor. Modul de lucru este exclusiv grafic, fiind in acelasi timp puternic si intuitiv. Page 30 of 47
  31. 31. Back-up/Restore SeniorERP inmagazineaza date critice ca si importanta pentru functionarea companiei. Stabilirea unei politici de back-up este cruciala pentru siguranta in exploatarea sistemului. Aceasta politica este diferita in functie de complexitatea implementarii si de dimensiunea bazelor de date. Se poate porni de la clasicul back-up zilnic, oferit ca functionalitate in sistem, si se poate ajunge la clustering, mirroring si alte instrumente specifice volumelor mari de date. Indiferent de marimea organizatiei, acest proces este critic si nu trebuie sub nici o forma neglijat. Este necesara definirea unui responsabil cu aceasta activitate si trebuiesc luate in calcul si situatiile critice (incendii, inundatii, cutremur), astfel incat in orice situatie, datele sa poata fi restaurate la un anumit punct, cat mai apropiat de prezent. Configurari generale sistem Sunt parametri generali de functionare ai sistemului, grupati pe functionalitati. De obicei se configureaza in cadrul implementarii, dar exista posibilitatea moficarii acestora conform necesitatilor ulterioare. 4.2 NIVELUL DE LICENTIERE “SILVER” 4.2.1 Contabilitate Note Contabile Diverse In urma implementarii SeniorERP, un procent covarsitor din totalul inregistrarilor contabile este generat automat, conform configurarilor dorite. In cazuri exceptionale, este necesara operarea de note contabile corectoare sau, in cazul in care nu au fost achizitionate toate modulele aplicatiei, introducerea manuala a notelor specifice. Chiar si introducerea acestor note contabile diverse se poate efectua conform unor machete usor de predefinit, astfel incat sa nu se completeze decat sumele. Page 31 of 47
  32. 32. Operatiuni conturi In prinicipal acopera activitatile specifice inchiderii contabile a unei luni operationale. Spre exemplu: inchidere TVA, inchidere Venituri si Cheltuieli etc. Aceste operatiuni este recomandat sa se efectueze dupa ce in prealabil s-au rulat verificarile automate de sfarsit de luna. Daca de exemplu, s-a rulat o inchidere de venituri si cheltuieli si s-a constatat neoperarea unei inregistrari, operatiunea poate fi reluata dupa introducerea respectivului document. De asemenea, dupa ce aceste operatiuni au fost efectuate si verificate, este recomandata inchiderea exercitiului (lunii), pentru a avea garantia ca nu se mai poate interveni asupra datelor. Generare Note Contabile Desi notele contabile se genereaza automat in momentul operarii unui document, daca ulterior generarii s-au modificat parametrii specifici, apare necesitatea regenerarii colective a notelor contabile aferente operatiunilor afectate. De asemenea, este locul unde se pot valida, de-valida global documente, cu posibilitati de selectie a tipurilor de operatiuni si a perioadei dorite. Este foarte important de precizat faptul ca in cazul aparitiei unei modificari legislative, daca se regenereaza notele contabile anterioare modificarii, acestea vor respecta setarile valabile la data respectiva, modificarile aduse devenind active doar momentul dorit. Exista situatii in care un document primar (ex: bon de consum, inventar) poate genera note contabile diferite in functie de contextul in care a fost emis (ex: bon de consum de protocol, depreciere, compunere etc). Motorul de generare a inregistrarilor contabile existent in SeniorERP, asigura un mod foarte simplu de asociere a unei note contabile cu un document in functie de cauzele (care pot fi definite dupa caz) selectabile care au condus la emiterea respectivului document. Neselectarea unei cauze specifice conduce la generarea notei contabile implicite asociate documentului. Contabilitatea operatiunilor in valuta respecta toate cerintele uzuale, inclusiv generarea automata a diferentelor de curs. De asemenea, toate notele contabile sunt generate la nivel de punct de lucru, astfel incat este posibila emiterea balantei contabile la nivel de punct de lucru, daca este cazul. Exercitii Financiare Procesul de inchidere contabila a unei luni operationale implica verificari extensive de catre departamentul contabil. In cursul implementarilor am identificat tipuri de astfel de verificari si le-am automatizat. Aceste verificari, impreuna cu posibilitatea de a crea, valida, inchide sau redeschide o luna operationala fac obiectul acestui modul. Se poate opera in urma sau simultan in mai multe luni, atat timp cat acestea nu sunt inchise. Inchideri de Venituri si Cheltuieli Neexigibile Spre exemplu, in cazul vanzarii de abonamente in avans, in fiecare luna, o parte din veniturile in avans si TVA-ul neexigibil aferent devin efective, respectiv exigibil. In cadrul acestui submodul exista posibilitatea de a decide automat/manual care venituri sau cheltuieli devin efective in luna selectata si de a regulariza TVA-ul corespunzator. Page 32 of 47
  33. 33. 4.2.2 Mijloace fixe Lista MF Reprezinta toate bunurile companiei care indeplinesc statutul de mijloc fix, sau daca este cazul, de obiect de inventar. Pot fi urmarite o multitudine de informatii specifice, printre care mentionam: • Codul de clasificare si denumirea grupei • Denumirea mijlocului fix • Numar inventar • Data punerii in folosinta • Tipul de imobilizare • Valoarea de inregistrare • Gestionarul • Centrul de cost • Tipul de amortizare asociat fiecarui standard de amortizare • Coeficientul de amortizare pentru amortizarea accelerata • Durata de amortizare • Unitarea de masura • Durata de amortizare ramasa • Valoarea ramasa • Furnizorul • Data referitoare la documentul de intrare • Conturile contabile aferente Page 33 of 47
  34. 34. Atentie deosebita trebuie acordata clasificarii mijloacelor fixe din punct de vedere al centrelor de cost, pentru ca fiecare operatiune asociata mijloacelor fixe, genereaza atat notele contabile specifice, cat si repartizarile costurilor pe centre. O alta mentiune este legata de posbilitatea declararii mai multor standarde de amortizare (ex: standar de amortizare contabila, standard de amortizare fiscala (utilizarea de credite SAPARD etc). La emiterea rapoartelor se va tine cont de standardul de amortizare selectat. Clasificare MF In cazul amortizarii contabile, in functie de aceasta clasificare, se stabileste perioada de amortizare. Clasificarea ofera un minim si un maxim posibil. Operatiuni MF Sunt urmarite operatiunile care pot avea ca subiect un mijloc fix. Exemplu: reevaluare, casare, vanzare etc. Calcul amortizare Un mijloc fix poate avea asociate una sau mai multe amortizari. O amortizare are asociat cel putin un standard de amortizare. Un singur standard de amortizare este cel care genereaza note contabile. Sunt acoperite metodele: amortizare liniara, progresiva, degresiva cu cele doua variante. Page 34 of 47
  35. 35. 4.3 NIVELUL DE LICENTIERE “GOLD” 4.3.1 Management depozit - WMS Organizare depozit Pe masura ce activitatea companiei creste, controlul costurilor de operare a afacerii devine critic. Din totalul acestor costuri, cele logistice au o pondere semnificativa, mai ales in cadrul firmelor de distributie. Pe langa aspectul financiar, organizarea efienta a depozitelor conduce la un timp mediu de livrare scurt, care se poate constitui in avantaj competitiv important. Un depozit care are activata aceasta optiune poate fi organizat 5 niveluri: zone, randuri, rafturi, polite si celule. Modul de codificare poate fi generat automat. Se poate pune limita pe celule la nivel de volum sau se poate merge pe principiul celulelor flexibile. In functie de arhitectura depozitului, in urma unui proces de analiza, se selecteaza structura care poate conduce la fluxuri eficente de operare a activitatilor specifice. Odata activat acest modul, orice tranzactie care afecteaza depozitul respectiv, se va efectua conform parametrilor specificati. Tranzactii stocuri Prezentat la modul simplist, din punctul de vedere WMS, este vorba despre orice operatiune care necesita asezarea marfii in celule sau culegerea marfii din celule. In functie de parametrii configurati, sistemul poate propune in mod automat pentru intrari locatia in care se vor depozita bunurile, iar pentru iesiri locatia din care se vor culege acestea. La acest nivel vor opera doar tranzactiile aferente depozitelor care au activata optiunea de WMS. De retinut faptul ca activarea acestei optiuni necesita un grad ridicat de disciplina operationala in vederea atingerii obiectivelor de organizare si eficienta. Operatiuni pe celule Este vorba de compactari de celule, reconfigurari ale structurii depozitului si alte operatiuni specifice, care conduc la transferuri de bunuri intre celule. Datorita WMS, este posibila in orice moment inventarierea partiala, constituindu-se, de asemenea, prin natura sa, intr-un sistem de sincronizare permanenta a scripticului din sistem cu fapticul din depozit, orice nesincronizare fiind imediat evidentiata si corectata. Page 35 of 47
  36. 36. 4.3.2 Logistica Zone livrare In general, o companie de distributie poate avea unul sau mai multe puncte de lucru proprii. In functie de organizare, un punct de lucru poate avea atat activitati de vanzare, cat si de logistica a livrarilor. Daca punctul de lucru deserveste un numar semnificativ de clienti, si opereaza activitati logistice planificabile, acesti clienti pot diferentiati pe zone de livrare. O zona de livrare reprezinta o grupare logica a clientilor in vederea stabilirii unei rute de aprovizionare. O astfel de zona de livrare poate deservi una sau mai multe divizii de vanzare, in functie de natura produselor si volumul vanzarilor. Pe o zona de livrare activeaza o masina conform unui plan de vizite. In definirea unui client poate fi setat un timp mediu de pregatire a unei comenzi, timp care poate fi estimat pe baza datelor istorice, asfel incat, atunci cand se introduce in sistem o comanda de client noua, se poate planifica in mod automat prima livrare posibila, masina si livratorul care vor deservi ruta in acel moment. Ulterior se pot ajusta aceste planificari, in cazul supraincarcarilor sau a indisponibilitatilor (masina defecta, sofer indisponibil). Planificare livrari / masini / soferi O masina poate fi activa, la modul ideal, 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamana, deci este nevoie de o planificare detaliata a activitatilor. De asemenea, o masina poate avea cel putin un sofer pe schimb sau pe livrare si poate deservi una sau mai multe divizii. Cu ajutorul submodului curent, aceste activitati pot fi planificate si urmarite eficient. Page 36 of 47
  37. 37. Coduri, denumiri si unitati de masura alternative In relatia cu furnziorii, producatorii sau clientii de tip hypermarket, apare nevoia de a comunica cu acestia in codurile si denumirile specifice. SeniorERP poate gestiona un numar virtual nelimitat de coduri de denumiri secundare, care sunt atasate la nivel de produs si partener, astfel incat comenzile de aprovizionare sau avizele si facturile clientilor sa fie emise automat in formatele agreate. Un alt aspect important este legat si de unitatile de masura in care se opereaza documentele catre acest tip de parteneri. Spre exemplu, pot aproviziona in baxuri si vinde la bucata, sau invers. Deci, pe langa denumirile alternative, la definirea relatiei cu un furnizor, spre exemplu, va trebui specificata la nivel de articol si unitatea de masura in care voi emite comenzile. PARC AUTO Foi parcurs Pentru a putea urmari activitatea unei masini, in acest modul se completeaza foile de parcurs cu date complete. Amenzi Sistemul gestioneaza in detaliu amenzile primite, inclusiv numarul de puncte acumulat, cauzele producerii sau penalitatile primite. Accidente Se urmareste inclusiv cauza accidentului, avariile produse, valoarea daunei, numarul de dosar la compania de asigurari. Carburanti Acest submodul inregistreaza istoricul alimentarilor si pune la dispozitia utilizatorilor un sistem de analiza al consumului in modurile tabular si grafic. Page 37 of 47
  38. 38. Gestiune risc Pentru eficientizarea utilizarii parcului auto, este necesara urmarirea duratelor de imobilizare a masinilor si a cauzelor acestora. De asemenea se urmaresc actiunile intreprinse pentru a reuce durata indisponibilitatii unei masini. 4.3.3 Controlling Centre venit si cost Se configureaza structura centrelor de cost/venit, formulele de repartizare automata a tranzactiilor pe centrele definite anterior. Nu exista limite in ceea ce priveste structura si numarul centrelor. Organizarea acestora este arborescenta, pentru a oferi rapoarte de tip drill-down, pornind de la indicatori agregati, mergand catre informatii detaliate. Datorita corelarii informatiilor din acest modul cu cele existente in modulele gestiune si contabilitate, calitatea analizelor este maxima, iar accesul la informatiile dorite este imediat, indiferent de sursa acestora. Avand in vedere nivelul extrem de ridicat de automatizare a generarii efectelor contabile, recomandam companiilor care implementeaza SeniorERP si care nu au utilizat in trecut un astfel de modul, sa-l considere ca o evolutie fireasca calitativa a activitatii departamentului financiar - contabil de la introducere/operare de date catre analiza si control. Page 38 of 47
  39. 39. Bugete de venituri si cheltuieli Odata definita structura de centre, se pot configura bugetele lunare specifice. Se pot urmari bugetele previzionate versus cele in curs de executie versus cele realizate. Bugetele de venituri si cheltuieli sunt instrumente care asigura descentralizarea deciziilor intr-o companie, fara a afecta parametrii financiari prestabiliti. Prin stabilirea precisa a responsabililor pe sectiunile de buget dorite, se poate transfera actul de decizie catre verigile operationale. Cel putin in prima faza a descentralizarii, se recomanda reevaluarea bugetelor la un interval de timp mai scurt - de obicei lunar. Page 39 of 47
  40. 40. Cheltuieli Previzionate Nu toate cheltuielile se inregistreaza in momentul efectuarii lor. De exemplu, decontul de cheltuieli aferent atasat unei deplasari in interes de serviciu, se inregistreaza la revenirea in firma. Intre timp un alt angajat poate cere un avans pentru o alta deplasare, dar nu se stie daca bugetul a fost depasit sau nu. Rolul acestui submodul este acela de a evidentia cheltuielile in curs, pentru a incuraja un comportament proactiv in controlul realizarii bugetelor previzionate. Cashflow Realizat utilizand metoda calculului direct, cashflowul este prezentat atat in format tabular, divizat pe componente, cat si grafic, usor de inteles si urmarit. Astfel devin evidente punctele de maxim sau minim de cashflow si se pot planifica masuri corectorii. O categorie distincta o reprezinta documentele care au termenul de scadenta mult depasit, acestea necesitand un proces de decizie asupra influentei cashflow - ului. Pentru a evita repetarea unor astfel de situatii, exista posibilitatea avertizarii / blocarii emiterii de noi documente catre clientii in cauza, in cazul depasirii pragurilor prestabilite. Este extrem de importanta crearea unor politici comerciale coerente, in care indicatorii de bonitate sa joace un rol important. In cazul utilizarii ca si canal de vanzare a agentilor comerciali, unul din criteriile acordarii de bonusuri este cel al respectarii termenelor de plata agreate. O alta politica de imbunatatire a cashflow-ului este integrarea pe vericala a noi canale de distributie care asigura un cashflow imediat: retail, online etc. SeniorERP permite acordarea de termen de plata la nivel de linie de factura, in felul acesta putandu- se stabili scandente mai apropiate pentru produsele usor vandabile, surplusul de chasflow putand finanta produsele care necesita sustinere. Pentru analize specifice, exista atat rapoarte sintetice de analiza a imbatranirii soldurilor, cat si rapoarte detaliate la nivel de scadenta de document. Page 40 of 47
  41. 41. 4.4 ADD-ON-URI 4.4.1 Business Intelligence Modulul de analize manageriale din SeniorERP utilizeaza instrumentele specifice BI: - Server special destinat agregarii datelor (Microsoft SQL Server 2005/2008 Analysis Services - OLAP). Rolul acestui server este de a procesa periodic (de obicei zilnic) datele primare si de a precalcula diversi indicatori, astfel incat analizele sa fie rapide, desi volumul de date la care se aplica este enorm. Un alt avantaj este dat de faptul ca rapoartele complexe nu mai extrag date din baza operationala, deci operatiunile curente (ex: facturarea) nu mai sunt afectate negativ. - Microsoft SQL Server 2005/2008 Reporting Services Pentru constructia de rapoarte personalizate, conform specificatiilor clientului. Rapoartele pot fi emise pe baza datelor precalculate (OLAP) sau direct din bazele de date operationale (nerecomandat in cazul volumelor mari de date). - Microsoft Office Excel 2003/2007 (recomandat 2007) Datorita familiaritatii, al gradului de ridicat de utilizare precum a si capabilitatilor de tip BI implementate in noile versiuni de Excel, este instrumentul favorit de prezentare a datelor pentru analize de tip pivot table. - Office SharePoint Server 2007 - Excel Services Analizele efectuate in Excel pot fi stocate centralizat si publicate, pe baza drepturilor de acces, catre toate persoanele care au nevoie de aceste informatii, in format WEB. In acest fel se asigura o structura centralizata de procesare, analiza si publicare a informatiilor la nivelul companiei. - Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 Acolo unde este necesara implementarea de instrumente avansate de analize, precum: planificare, bugetare, previzionare, Performance Point este o solutie optima datorita nivelului ridicat de integrare cu restul tehnologiilor de mai sus. Page 41 of 47
  42. 42. 4.4.2 Conector pentru portal de e-commerce integrat Alaturi de SFA, portalul de vanzari online este un alt instrument cu impact semnificativ in organizarea si optimizarea procesului de vanzari. Acest canal de vanzari are anumite proprietati care il fac foarte atractiv: nu-si schimba jobul, este activ 24/7, are acoperire maxima, isi prezinta bine produsele, nu comenteaza bonusurile, este scalabil si flexibil, este in acord cu tendintele curente ale pietei. Indiferent de publicul tinta, un portal de vanzari online este usor de utilizat, are informatii de ultim moment, poate fi promovat usor, ofera informatii utile si de calitate despre produsele oferite. Un beneficiu major al portalului oferit de SeniorERP, este ca si in cazul SFA, integrarea nativa cu ERP-ul. Back office-ul portalului este chiar erp-ul, comenzile emise fiind transferate imediat in SniorERP, informatiile despre stocuri, preturi, istoric etc fiind accesate in timp real. Nu sunt necesare sincronizari costisitoare si greu de intretinut, nu se intoduce informatie redundanta. Ca si principiu general de lucru, un portal de E-commerce integrat cu SeniorERP are 2 componente: 1. Conectorul SeniorERP. Acest conector asigura interfata cu ERP-ul si este un API usor accesibil partenerilor care dezvolta portalul. El asigura securitatea, comunicatia si cache-ul. Este add-on al SeniorERP si este actualizat odata cu versiunile noi de ERP. Datorita arhitecturii avansate a conectorului SeniorERP, care asigura facilitati de cache si care acceseaza serviciile web SeniorERP in conditii de siguranta maxima, portalul poate fi hostat atat in reteaua proprie, pe un server separat, cat si la un provider specializat. Informatiile nu necesita sincronizare, cache-ul are propria politica de reimprospatare. Cel mult va exista o intarziere intre momentul update-ului informatiilor in ERP si momentul in care aceste devin disponibile in portal. 2. Portalul de e-commerce. Acest portal este dezvoltat de catre un partener Senior Software si acceseaza datele din ERP prin intermediul conectorului. Page 42 of 47

×